1 PSIR C1 Seminar / Workshop: Quantitative Resource Needs Determination (1) Moscow, November 28, «Проблемы ресурсного обеспечения при разработке и внедрении административных регламентов» Часть 1: Описание использования ресурсов Основа успешного внедрения административных регламентов Москва, 28 ноябрь 2006 Др. Аксель Дж. Коетц Данный документ является полным только в сочетании с устными комментариями и последующим обсуждением Изолированное чтение отдельных слайдов может привести к неверному пониманию Methodology is intellectual property of KPI Направляйте, пожалуйста, Ваши вопросы: Др. Акселю Дж. Коетцу, Managing Partner, KPI International Management and Policy Consultants Аркадис БМБ, Машкова 16, Москва Tel ; ,

2 PSIR C1 Seminar / Workshop: Quantitative Resource Needs Determination (1) Moscow, November 28, Без предоставления соответствующих ресурсов административные регламенты обречены на провал Административный регламент Успешное выполнение Ресурсы (Персонал, ИТ, оборудование, средства) предоставление Определение Накладывание ограничений

3 PSIR C1 Seminar / Workshop: Quantitative Resource Needs Determination (1) Moscow, November 28, Как выявить потребность в ресурсах I: Существующий процесс Описание текущего процесса использования ресурсов Описание процесса Ресурсы посредством... Время + движение Аналитический подсчет Аналитическая оценка Разработка процесса a)Стратегия и стандарты b)Привлечение третьей стороны c)ИТ-поддержка d)Организационная оптимизация Структурно- потребностная модель Описание нового процесса Качественная и количественная потребность в человеческих ресурсах Группирование и новые структуры Стоимость Шаг 1 Шаг 2 Шаг 3

4 PSIR C1 Seminar / Workshop: Quantitative Resource Needs Determination (1) Moscow, November 28, Как выявить потребность в ресурсах: Новые процессы Разработка процесса a)Стратегия и стандарты b)Привлечение третьей стороны c)ИТ - поддержка d)Организационная оптимизация Структурно- потребностная модель Описание нового процесса Качественная и количественная потребность в человеческих ресурсах Группирование и новые структуры стоимость С нуля Схожие процессы Шаг 2Шаг 3

5 PSIR C1 Seminar / Workshop: Quantitative Resource Needs Determination (1) Moscow, November 28, Подобающим образом проведенный сбор информации – ключевой фактор успешности процесса Соответствующее описание процесса и вовлеченных в него подразделений организации на каждом этапе Так как регламенты иногда описывают более одного процесса: необходимо определять и разделять отдельные процессы Выявление наслаивающихся друг на друга этапов в отдельных частях процессах Сбор информации по использованию ресурсов в подразделении организации (на основе отдельных процессов и поддающихся выявлению этапов процесса) при помощи соответствующего инструментария – анализируются все 100% деятельности подразделения организации Сбор дополнительной информации (внутренняя + потребитель) Анализ информации и количественное описание подразделения организации, а также процессов и стоимость «единицы продукции»

6 PSIR C1 Seminar / Workshop: Quantitative Resource Needs Determination (1) Moscow, November 28, Шаг 1 - Как это сделать: Четко определенный процесс и цели Моделирование процесса Процессы / структуры Бланк сбора информации Сбор информации Анализ Статистика Определение процесса Горячая линия Тренинг Инструкции/Справочник Семинар

7 PSIR C1 Seminar / Workshop: Quantitative Resource Needs Determination (1) Moscow, November 28, Шаг 1-11 Определение процесса A A1 Процесс A 3333 (почта) (касса) 3333 (почта) Процесс Б 3333 (почта) (касса) 3233 (почта) Типичная ситуация Почтовая служба, касса являются частью многочисленных процессов Также возможно Процесс Б требует содействия специалиста из другого Департамента (111) – например при регистрации

8 PSIR C1 Seminar / Workshop: Quantitative Resource Needs Determination (1) Moscow, November 28, Шаг 1-12 Понимание и моделирование процесса

9 PSIR C1 Seminar / Workshop: Quantitative Resource Needs Determination (1) Moscow, November 28, Шаг 1-13 Опишите взаимоотношения процесса и структуры Отдел ПроцессыЭтапы/Функции 1A 11A 111A,БA1, A2, A31, A32, A 3Б 32Б 33Б 321Б 3332A,Б 3333A,Б Распределение этапов процесса между отделами Шаг Деятельность Отдел 1 Вскрытие почты Проверка журнала записей Решение по процедуре 11 4 Подготовка документов Изменение в журнале записей Определение размера оплаты Подготовка лицензии Подписание 1 9 Выписка счета об оплате Отправление информации заявителю Процесс A Описание процессов

10 PSIR C1 Seminar / Workshop: Quantitative Resource Needs Determination (1) Moscow, November 28, Шаг 1-14 Подготовка формы сбора информации Отдел ПроцессыФункции 1A 11A 111A,БA1, A2, A31, A32, A 3Б 32Б 33Б 321Б 3332A,Б 3333A,Б Распределение этапов процесса между отделами Департамент 111 В.1 Г.1 Общее управление Обучение Встречи A.1 A.2 A.31 A.32 Б.1 Б.2 Функции Предварительная структура функции отдела 111 Комментарии

11 PSIR C1 Seminar / Workshop: Quantitative Resource Needs Determination (1) Moscow, November 28, Шаг 1-15 Анализ потребностей в ресурсах - основы Анализ потребностей в человеческих ресурсах может быть осуществлен посредством очень дорогостоящих процедур –Методы REFA (изучение трудовых движений и затрат времени) –Отдельный сбор информации с каждого рабочего места Сложные и дорогостоящие методы «аналитических расчетов» ограниченно используются в администрировании Легкие в применении методы аналитической оценки основаны на вовлечении руководителей отделов, снижают стоимость и (тем не менее) относительно надежны Некоторые характеристики этих методов эффективны в предотвращении мошенничества

12 PSIR C1 Seminar / Workshop: Quantitative Resource Needs Determination (1) Moscow, November 28, Шаг 1-15 Анализ ресурсов – принципы работы Базовый принцип: Начальник самого низшего подразделения собирает информацию об использованию ресурсов в своем подразделении, применяя электронную форму для сбора информации. Для того, чтобы правильно это выполнить, консультант / эксперт проводит тренинги по методологии и предоставляет письменные инструкции/объяснения определяет вместе с руководителем подразделения направление работы основываясь на этом представляет подготовленные формы в электронном виде (EXCEL) для заполнения консультирует руководителя подразделения в течение всего процесса заполнения

13 PSIR C1 Seminar / Workshop: Quantitative Resource Needs Determination (1) Moscow, November 28, Шаг 1-15 Заполнение форм сбора информации Форма сбора информации отдела 111 Департаментt 111 В.1 Г.1 Общее управление Обучение Встречи A.1 A.2 A.31 A.32 Б.1 Б.2 Функции Комментарии Департамент 111 В.1 Г.1 Общее управление Обучение Встречи A.1 A.2 A.31 A.32 Б.1 Б.2 Функции Число Итого S1 S2 S3 S ,2 0,1 0, ,5 0,1 0,2 0,2 95 0,1 0, ,6

14 PSIR C1 Seminar / Workshop: Quantitative Resource Needs Determination (1) Moscow, November 28, Шаг 1-16 Перевод в количественные показатели и анализ цены за единицу продукции Шаг ДеятельностьОтдел 1 Вскрытие почты Проверка журнала записей Решение по процедуре 11 4 Подготовка документов Внесение изменений в журнал записей Определение размера оплаты Подготовка лицензии Подписание 1 9 Выставление счета на оплату Отправление информации заявителю Процесс A Стоимость за единицу продукции 0,01 0,02 0,015 0,20 0,01 0,05 0,20 0,02 0,05 0,01 0,565 Департамент 111 C.1 D.1 Gen Mgmt Training Meetings A.1 A.2 A.31 A.32 B.1 B.2 Функции N Итого S1 S2 S3 S4 1000,2 0,1 0,1 1010,5 0,1 0,2 0,2 950,1 0, ,6 Затраты на одного сотрудника x число сотрудников./. Кол-во единиц продукции

15 PSIR C1 Seminar / Workshop: Quantitative Resource Needs Determination (1) Moscow, November 28, Шаг 2 Реформирование Требования к оптимизированному рабочему процессу исходят из: –стратегических задач и потребностей учреждения/потребителя –планов применять ИТ –нестратегической организационной оптимизации –финансовых и юридических ограничений Примененные методы: –SWOT анализ –Анализ стоимостных показателей –Методы моделирования –Контрольные показатели –Методы ИТ разработок Результат: оптимизированный рабочий процесс Тема отдельного семинара

16 PSIR C1 Seminar / Workshop: Quantitative Resource Needs Determination (1) Moscow, November 28, Шаг 3 Новые процессы, потребность в ресурсах и структуры Возможные результаты –Выработка рабочего процесса и стоимости единицы продукции (новой) –Формулирование требований к ресурсам в части оборудования и финансов –Сравнительный анализ старого/нового и оценка успеха –Предложение по новым отделам и ресурсам для них –Создание модели подсчета потребности в ресурсах, основанной на спросе –Введение основанной на разделе общего интереса оплаты- или налоговой модели Методы –Сводный анализ процесса/структурная матрица –Методы подсчета стоимости Шанс / Риск: –Модель показывает предпосылки внедрения административного регламента по персоналу, финансированию, ИТ – что может оказаться положительным или отрицательным. Тема отдельного семинара

17 PSIR C1 Seminar / Workshop: Quantitative Resource Needs Determination (1) Moscow, November 28, Приложение

18 PSIR C1 Seminar / Workshop: Quantitative Resource Needs Determination (1) Moscow, November 28, Шаг 1 Анализ ресурсов: выбор уровень сложности Полный метод: Комплексный анализ правительства, министерств, крупных агентств Упрощенный метод: Анализ простых структур (департаментов с ограниченной структурой задач) с ограниченной потребностью в информации Альтернативный метод: Ограниченная модель для быстрого анализа очень простых и небольших структур/процессов С тем, чтобы не создавать дополнительные трудности начальникам отделов, уровень сложности работы, а также применяемых средств отвечают требованиям последнего анализа

19 PSIR C1 Seminar / Workshop: Quantitative Resource Needs Determination (1) Moscow, November 28, Шаг 1 Полная опросная форма (1 ая часть)

20 PSIR C1 Seminar / Workshop: Quantitative Resource Needs Determination (1) Moscow, November 28, Шаг 1 Полная опросная форма (2 ая часть)

21 PSIR C1 Seminar / Workshop: Quantitative Resource Needs Determination (1) Moscow, November 28, Шаг 1 Полная опросная форма Часть 1 Номер задания. Предпочтительно задания нумеруются в соответствии с соответствующими разделами, используйте десятичную систему классификации (1., 1.1., ) Название задания. Выберите краткое имя для обозначения задания. Описание задания. Если задание, требует более подробного описания, то используйте для этого до 250 знаков. Относящиеся к делу основные процессы. Основные рабочие процессы или процессы, направленные на выполнение соответствующей задачи (не обязательно заполнять все потенциальные процессы) Результат. Типичным результатом по выполнению задачи является, например: отчеты, решения, лицензии, статистика и тд.)

22 PSIR C1 Seminar / Workshop: Quantitative Resource Needs Determination (1) Moscow, November 28, Шаг 1 Полная опросная форма Часть 2 Количество случаев. Напишите число случаев, которое было в прошлом году, либо среднее число по этому году (как Вы предполагаете) Ожидаемое развитие. ++ ожидается намного большая рабочая нагрузка, + ожидается большая рабочая нагрузка, o нагрузка в большей или меньшей степени останется неизменной, - ожидается меньшая нагрузка, - - ожидается гораздо меньшая рабочая нагрузка. Клиент / пользователь. Адресат, пользователь или бенефициар полученного результата Ответственное учреждение. Учреждение, которое несет полную ответственность за выполнение задачи. Например, отел организации или другой отдел (министерство или агентство). Вовлечение в работу другого отдела. Здесь нужно указать название отделов, которые вносят свой вклад в выполнение задачи, но не являются отделом, который несет ответственность. Другие отделы (министерства/агентства). Здесь нужно указать другие министерства, агентства, палаты, ассоциации и тд., которые вносят свой вклад в работу по осуществлению задачи или вовлечены в процесс.

23 PSIR C1 Seminar / Workshop: Quantitative Resource Needs Determination (1) Moscow, November 28, Шаг 1 Полная опросная форма Часть 3 Основной тип функции. Все задачи представляют основные типы функций. Можно отметить более чем одну графу, если задача представляет более чем один функциональный тип. Объем работы. Здесь необходимо написать сколько от объема работы было потрачено на выполнение соответствующей задачи, что измеряется эквивалентом полной занятости. Один эквивалент полной занятости равняется объему нагрузки сотрудника, занятого полный рабочий день. Подробности подсчета объема нагрузки представлены в следующей главе. Комментарии. Все Ваши замечания и комментарии, имеющие отношение к задаче.

24 PSIR C1 Seminar / Workshop: Quantitative Resource Needs Determination (1) Moscow, November 28, Шаг 1 Упрощенная опросная форма

25 PSIR C1 Seminar / Workshop: Quantitative Resource Needs Determination (1) Moscow, November 28, Шаг 1 Альтернативная опросная форма

26 PSIR C1 Seminar / Workshop: Quantitative Resource Needs Determination (1) Moscow, November 28, Шаг 1 Элементы, оказывающие помощь профиль организации имеющийся в наличии персонал –решение относительно сверхурочного времени –решение относительно длительной болезни –решение относительно предусмотренного бюджетом, но не имеющегося в наличии персонала (или имеющегося в наличии, но не учтенного в бюджете) особые формы сбора информации для руководителей высшего звена и секретарей (только «многослойные» помощник калькуляции времени –Как работать с проектами? –Как быть с периодичной работой? инструкции по применению

27 PSIR C1 Seminar / Workshop: Quantitative Resource Needs Determination (1) Moscow, November 28, Шаг 1 Профиль отдела

28 PSIR C1 Seminar / Workshop: Quantitative Resource Needs Determination (1) Moscow, November 28, Шаг 1 Список персонала

29 PSIR C1 Seminar / Workshop: Quantitative Resource Needs Determination (1) Moscow, November 28, Шаг 1 Помощник калькуляции времени

30 PSIR C1 Seminar / Workshop: Quantitative Resource Needs Determination (1) Moscow, November 28, END KONETZ