Документирование деятельности коллегиальных органов

Документы коллегиальных органов 1. Протоколы (создаются на заседаниях, совещаниях, собраниях и т.д) 2. Акты (составляются по результатам ревизий, проверок и т.д. )

Протоколы Протоколы создаются в процессе коллегиального принятия управленческих решений, т.е. на заседаниях, совещаниях, собраниях и т.д. В протоколах фиксируются ход обсуждения поставленных вопросов и принятые решения. Протоколы оформляются на бланках организации (бланк конкретного документа)

Реквизиты протокола 1. Наименование организации, 2. Наименование вида документа, 3. Дата регистрации (соответствует дате проведения протоколируемого мероприятия), 4. Регистрационный номер (соответствует месту протоколируемого мероприятия), 5. Место создания протокола (соответствует месту проведения протоколируемого мероприятия), 6. Гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению), 7. Заголовок к тексту,Заголовок к тексту, 8. Текст, Текст 9. Подписи, 10. Визы ознакомления.

Заголовок к тексту протокола Заголовок к тексту протокола это название протоколируемого мероприятия (совещание, заседание, собрание) и наименование коллегиального органа, работа которого протоколируется. Заголовок в протоколе располагается центровано относительно реквизитов бланка.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть текста протокола должна показывать: 1. Кто руководил проведением протоколируемого мероприятия; 2. Кто вел протокол; 3. Кто присутствовал на совещании (заседании, собрании и т.П.) Из числа должностных лиц, входящих в состав коллегиального органа, проводящего совещание; 4. Кто был приглашен (при необходимости) на совещание из числа сотрудников организации или из других организаций; 5. Какие вопросы обсуждались на совещании. 6. Информация о руководителе совещания, секретаре и присутствовавших включает фамилии и инициалы 7. Кто приглашен (фио,должность,название организации) 8. Сведения о приглашенных на совещание лицах можно включать в раздел «присутствовали» или в специальный раздел «приглашенные», например:

Слова «Председательствующий» (или «Председатель»), «Секретарь», «Присутствовали», «Приглашенные» печатают от границы левого поля, после них ставят тире или двоеточие, затем указывают фамилии (в именительном падеже) и инициалы. Фамилии, как правило, располагают или в алфавитном порядке, или по степени важности должностей работников, участвующих в заседании.

Повестка дня Рассматриваемые на заседании вопросы перечисляются в повестке дня. Слова ПОВЕСТКА ДНЯ печатают прописными буквами центровано относительно текста, после них ставят двоеточие. Вопросы повестки дня нумеруются арабскими цифрами. Каждый вопрос печатают от первого положения печатающего устройства. Последовательность расположения вопросов определяется степенью их важности. Формулировка вопросов повестки дня начинается с предлогов о или об и включает должности, фамилии и инициалы докладчиков (в родительном падеже), например:

ПОВЕСТКА ДНЯ О переходе на новую технологию продаж. Доклад начальника отдела маркетинга Федорова Ю.Б. Об исполнении поручений руководителя организации. Сообщение начальника канцелярии Логиновой М.Н.

Основная часть текста протокола строится в соответствии с вопросами повестки дня. Запись обсуждения каждого вопроса и принятых решений осуществляется по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Эти слова выделить в тексте прописными буквами. После этих слов ставится двоеточие. Перед словом СЛУШАЛИ ставят номер вопроса повестки дня. Фамилию докладчика печатают в именительном падеже от первого положения печатающего устройства; после фамилии ставят инициалы, затем тире и пишут содержание доклада в форме прямой речи. Если текст доклада (выступления) застенографирован или представлен докладчиком в письменной форме, то после тире пишут: «текст доклада (сообщения) прилагается» например: 1. СЛУШАЛИ: Иванов А.И. текст сообщения прилагается. Обсуждению доклада могут предшествовать вопросы к докладчику, которые вместе с ответами включаются в раздел СЛУШАЛИ. Перед записью каждого вопроса указываются фамилия, инициалы и должность его автора и ставится тире. Содержание вопроса записывается в форме прямой речи. Перед формулировкой ответа пишется слово «Ответ» ставится тире и записывается ответ в форме прямой речи, например: 1. СЛУШАЛИ: Иванов А.И. текст сообщения прилагается. ВОПРОСЫ: Сазонов Е.М., главный инженер учтены ли претензии заказчиков, высказанные в прошлом году? Ответ да, проанализированы и учтены все претензии заказчиков. Павлова О.В., менеджер отдела продаж планируется ли вносить изменения в ассортимент продукции? Ответ соответствующие предложения уже подготовлены и через неделю будут представлены на рассмотрение в дирекцию.

Ход обсуждения доклада отражается в разделе ВЫСТУПИЛИ. Фамилию выступающего пишут в именительном падеже от первого положения печатающего устройства, затем указывают инициалы и должность выступающего, ставят тире и печатают содержание выступления в форме косвенной речи, например: ВЫСТУПИЛИ: Бобров Д.Н., начальник финансового отдела дополнил сообщение информацией о финансовом состоянии предприятия, отметил высокий уровень работы аналитического отдела, предложил одобрить основные положения доклада главного бухгалтера предприятия. Ветров Ю.И., начальник отдела кадров поддержал предложения, высказанные в докладе главного бухгалтера, отметил вклад бухгалтерии в разработку нового Положения об оплате труда и материальном стимулировании работников.

Принятые решения содержатся в разделе ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Если решений несколько, они нумеруются арабскими цифрами с точкой. Как правило, каждое решение сопровождается указанием должности, фамилии и инициалов ответственного за его выполнение и содержит срок исполнения, например: ПОСТАНОВИЛИ: 1. Разработать предложения по совершенствованию системы материального стимулирования работников организации. Ответственные начальник отдела кадров Терещенко Л.Н. и главный бухгалтер Евсеева Г.Д., срок Подготовить проект нового Положения об оценке деятельности работников организации. Ответственные менеджер по персоналу Макашова С.А., юрисконсульт Тихонов И.Г., срок

Принимаемые коллегиально решения, как правило, требуют голосования. В этом случае после раздела ПОСТАНОВИЛИ указывается: «Голосование» или «Голосовали» (в протоколе без кавычек) и приводятся результаты голосования: единогласно или за... против... воздержались... Протоколы подписываются председателем и секретарем собрания, а затем доводятся под расписку до работников, названных ответственными исполнителями в постановляющей части протокола.

Пример протокола

Акт В актах фиксируются установленные несколькими лицами факты или описываются произошедшие в присутствии свидетелей события. Акты составляются по результатам ревизий деятельности организаций или их структурных подразделений и отдельных должностных лиц, при приеме-передаче дел, сдаче объектов в эксплуатацию, подготовке документов к уничтожению и т.п.

Формуляр акта включает реквизиты: наименование организации, наименование вида документа (акт), дата (дата актируемого события), регистрационный номер, место составления документа, гриф утверждения (при необходимости), заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения (при необходимости), подписи, визы ознакомления, отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей Во вводной части указываются: наименование документа, в соответствии с которым была образована комиссия, его номер и дата; или наименование, дата и номер документа, на основании которого проводится ревизия, проверка; или событие, факт, послужившие основанием для составления акта. Далее в вводной части перечисляется состав комиссии: председатель (должность, фамилия, инициалы), члены комиссии (должности, фамилии, инициалы). Фамилии членов комиссии приводятся, как правило, в алфавитном порядке или по старшинству должностей, нумеруются арабскими цифрами с точками и печатаются через 1,5 интервала. В вводной части указываются также лица, не являющиеся членами данной комиссии, но присутствовавшие при проведении проверки.

В констатирующей части текста акта излагаются цели, задачи, сущность и характер проведенной комиссией работы; фиксируются установленные факты, делаются выводы о полученных результатах и при необходимости даются предложения по устранению выявленных недостатков. Текст акта принято излагать от третьего лица единственного числа («комиссия установила»).

Акт Акт составляется в том количестве экземпляров, которое определяется потребностью заинтересованных лиц. Сведения о количестве экземпляров акта и их местонахождении помещают в конце текста перед подписями или перед отметкой о наличии приложения, если к акту прилагаются другие документы. Акт подписывается лицами, принимавшими участие в его составлении, при этом указывается не наименование должностей, а распределение обязанностей между членами комиссии: председатель, члены комиссии.

Индивидуальными особенностями акта являются: наличие записи «Основание», где указываются причины составления акта (издание распорядительных документов, требующих впоследствии составления актов, или проведение определенных мероприятий, а также возникновение соответствующих управленческих ситуаций); обязательное указание о количестве созданных экземпляров акта и местонахождении каждого экземпляра; подписание акта не только председателем, но и всеми членами комиссии, присутствовавшими при проведении проверки или ревизии.

Формуляр акта имеет вид