Методология построения и функционирования системы КПД Методический материал, разработанный на основе опыта реализации проектов ПАКК в области построения системы КПД

1 Содержание Сроки реализации проекта по построению и внедрению системы КПД на предприятии 1 Цели построения и функционирования системы КПД на предприятии 2 Требования к системе КПД Этапы построения системы КПД Принципы построения и запуска системы КПД Принципы функционирования системы КПД Последующие шаги внедрения системы КПД на предприятии стр. 2 стр. 4 стр. 6 стр стр стр. 25 стр. 27

2 1. Цель построения и функционирования системы КПД Цель системы КПД - обеспечить достижение стратегических целей и задач предприятия путем построения механизма управления достижением стратегических целей и задач, позволяющего: устанавливать для подразделений предприятия реалистичные цели и задачи распределять ресурсы для реализации стратегических целей и задач мотивировать персонал для постоянного повышения эффективности деятельности Система КПД позволяет: Проводить мониторинг движения предприятия к стратегическим целям и задачам Своевременно выявлять проблемные области предприятия и ответственных за возникновение данных проблемных областей Оценивать деятельность предприятия за период и корректировать задачи на будущие периоды Отслеживать влияние деятельности отдельных функциональных блоков на результат деятельности предприятия в целом Предотвратить повышение эффективности одних функциональных областей за счет снижения эффективности других функциональных областей предприятия Сохранить контроль за текущей деятельностью предприятия при одновременном высвобождении времени высшего руководства для решения стратегических задач Осуществлять сравнение достигнутых предприятием значений показателей с достижениями других предприятий аналогичной отрасли

3 Содержание Сроки реализации проекта по построению и внедрению системы КПД на предприятии 1 Цели построения и функционирования системы КПД на предприятии 2 Требования к системе КПД Этапы построения системы КПД Принципы построения и запуска системы КПД Принципы функционирования системы КПД Последующие шаги внедрения системы КПД на предприятии стр. 2 стр. 4 стр. 6 стр стр стр. 25 стр. 27

4 2. Требования к построению системы КПД Адекватность Набор показателей системы КПД должен соответствовать стратегическим целям и задачам предприятия Управляемость Система КПД должно охватывать следующие механизмы управления: Ответственность; Полномочия; Мотивация; Вовлеченность руководителей предприятия всех уровней Прозрачность Участники системы КПД должны понимать как достижение целевых ориентиров влияет на результаты деятельности предприятия в целом Интегрированность Система КПД должна охватывать все уровни управления предприятием и быть связанной с другими системами управления Гибкость Система КПД должна иметь возможность оптимизации Относительная стабильность Система КПД должна обеспечивать сопоставимость получаемых при ее функционировании результатов Достоверность Значения показателей системы КПД должны рассчитываться на актуальных, достоверных, непротиворечивых данных

5 Содержание Сроки реализации проекта по построению и внедрению системы КПД на предприятии 1 Цели построения и функционирования системы КПД на предприятии 2 Требования к системе КПД Этапы построения системы КПД Принципы построения и запуска системы КПД Принципы функционирования системы КПД Последующие шаги внедрения системы КПД на предприятии стр. 2 стр. 4 стр. 6 стр стр стр. 25 стр. 27

6 3. Этапы построения системы КПД на предприятии Определение принципов запуска, построения и функционирования системы КПД на предприятии* Должностные лица структурных подразделений предприятия Приглашенные для содействия представители сторонних организаций 1 2 Согласование принципов запуска, построения и функционирования системы КПД на предприятии (Положения о системе КПД) * Принципы построения и функционирования системы КПД формализуются в Положение о системе КПД 3 Утверждение принципов запуска, построения и функционирования системы КПД на предприятии (Положения о системе КПД) 4 Выделение показателей системы КПД в соответствии с принципами построения и запуска системы КПД 5 Запуск системы КПД в соответствии с принципами запуска и функционирования системы КПД Согласующие лица предприятия Генеральный директор предприятия Должностные лица структурных подразделений Предприятия Приглашенные для содействия представители сторонних организаций

7 Содержание Сроки реализации проекта по построению и внедрению системы КПД на предприятии 1 Цели построения и функционирования системы КПД на предприятии 2 Требования к системе КПД Этапы построения системы КПД Принципы построения и запуска системы КПД Принципы функционирования системы КПД Последующие шаги внедрения системы КПД на предприятии стр. 2 стр. 4 стр. 6 стр стр стр. 25 стр. 27

8 4. Принципы построения и запуска системы КПД 4.1 Выделение показателей системы КПД 4.2 Участники системы КПД 4.3 Нормативно-регламентная база системы КПД 4.4 Запуск системы КПД

9 4. Принципы построения и запуска системы КПД 4.1 Выделение показателей системы КПД Полнота – количество КПД должно быть достаточным для адекватной оценки достижения каждой стратегической цели и задачи предприятия Значимость – КПД должны быть такими, чтобы их значения являлись для руководства базой для оценки текущего состояния достижения стратегических целей и задач и принятия управленческих решений, направленных на их достижение Контролируемость – руководители должны иметь возможность влиять на достижение целевых значений показателей Ключевые показатели деятельности Ключевые факторы успеха Стратегические цели Стратегические задачи Стратегия Функциональные стратегии Миссия Видение Основания для выделения КПД Требования к совокупности КПД: Верхний уровень Нижний уровень КПД в.у. 1 КПД в.у. 2 КПД в.у. 1 КПД в.у. 3 КПД в.у. 4 КПД в.у. 5 КПД н.у.1 КПД н.у.2 КПД н.у.3 КПД н.у.4 КПД н.у.5 КПД н.у.6 КПД н.у.7 КПД н.у.8

10 4. Принципы построения и запуска системы КПД 4.1 Выделение показателей системы КПД Алгоритм выделения КПД верхнего уровня Определение Видения, Миссии предприятия Формирование стратегических целей и задач предприятия Формализация стратегической карты предприятия Область стратегического управления предприятием Этап 1. Определение факторов успеха для стратегических целей Этап 2. Определение перечня показателей, измеряющих факторы успеха для стратегических целей «длинный перечень показателей» Этап 3. Выбор наиболее контролируемых и значимых показателей «короткий перечень показателей– КПД верхнего уровня» Этап 4. Определение степени сбалансированности показателей Этап 5. Определение данных, требуемых для заполнения методик расчета (карточек КПД) Этап 6. Привязка КПД верхнего уровня к бизнес- процессам предприятия Этап 7. Привязка КПД верхнего уровня к организационной структуре предприятия Область управления предприятием на основе КПД

11 4. Принципы построения и запуска системы КПД 4.1 Выделение показателей системы КПД Алгоритм выделения КПД нижнего уровня ШАГ 1 Анализ основных компонентов КПД верхнего уровня ШАГ 2 Определение факторов успеха для компонент ШАГ 3 Определение показателя, наиболее полно характеризующего ФУ ШАГ 4 Определение степени контроля над достижением показателя нижнего уровня ШАГ 5 Тестирование влияния КПД нижнего уровня на основные бизнес-процессы ШАГ 6 Определение возможности отнесения показателя на организационную единицу ШАГ 7 Разработка типологии управленческих решений на основе показателя ШАГ 8 Определение взаимосвязи КПД нижнего уровня с другими показателями ШАГ 9 Разработка подхода к определению пороговых значений показателя ШАГ 10 Анализ наличия информации для расчета показателя и определение временного разреза ШАГ 11 Анализ потребности в ресурсах для сбора информации ШАГ 12 Заполнение карточки показателя Решение Решение Решение Решение Негативное влияние на эффективность бизнес-процессов Достаточная степень контроля Нет Потребности в ресурсах превышают важность показателя Нет Ресурсы в наличии или важность показателя требует дополнительных ресурсов

12 4. Принципы построения и запуска системы КПД 4.2 Участники системы КПД и их функции Генеральный директор – руководитель, ответственный за эффективность деятельности всех функциональных областей деятельности предприятия и достижение стратегических целей предприятия Экспертная комиссия – постоянно действующий коллегиальный рабочий орган, создаваемый для подготовки предложений и экспертной поддержке участников системы КПД при построении, запуске и функционировании системы КПД Держатель системы КПД – структурное подразделение предприятия, на которое возложены функции единого держателя процесса по поддержанию системы КПД в рабочем и актуальном состоянии Ответственный за КПД верхнего уровня – руководители предприятия, ответственные за эффективность деятельности одной из функциональных областей предприятия в рамках полномочий и ответственности, определенных должностными инструкциями Ответственный за расчет КПД верхнего уровня – руководители или сотрудники структурных подразделений, ответственные за расчет и анализ значений КПД верхнего уровня в рамках закрепленных за ними функциональных обязанностей Ответственный за КПД нижнего уровня – руководители, ответственные за эффективность деятельности вверенных им подразделений в рамках полномочий и ответственности, определенных должностными инструкциями Ответственный за расчет КПД нижнего уровня – сотрудник структурного подразделения,ответственный за расчет и анализ фактических значений КПД нижнего уровня в рамках закрепленных за сотрудником функциональных обязанностей Ответственный за КПД в.у. Генеральный директор Экспертная комиссия Держатель системы КПД Ответственный за КПД н.у. Ответственный за КПД в.у. Ответственный за КПД в.у. Ответственный за КПД н.у. Отв-ный за расчет КПД в.у. Отв-ный за расчет КПД в.у. Отв-ный за расчет КПД н.у. Отв-ный за расчет КПД н.у. Отв-ный за расчет КПД в.у. Ответственный за КПД н.у. Ответственный за КПД н.у. Ответственный за КПД н.у. Отв-ный за расчет КПД н.у. Отв-ный за расчет КПД н.у. Отв-ный за расчет КПД н.у.

13 4. Принципы построения и запуска системы КПД 4.2 Участники системы КПД и их функции Генеральный директор Экспертная комиссия Держатель системы КПД Ответственный за КПД Ответственный за расчет КПД Утверждает:Согласовывает:Формирует: Перечень КПД и алгоритмы их расчета Назначение участников системы КПД Целевые значения и существенность отклонений КПД Управл. решения, направленные на достижение страт. целей и задач Перечень КПД и алгоритмы их расчета Предложения по назначению участников системы КПД Целевые значения и существенность отклонений КПД Управл. решения, направленные на достижение страт. целей и задач Методику расчета КПД (Карточки КПД) Предложения по актуализации системы КПД и осуществление актуализации системы КПД Перечень КПД и алгоритмы их расчета Назначение участников системы КПД Целевые значения и существенность отклонений КПД Управл. решения, направленные на достижение целевых значений КПД Плановые значения КПД Программу мероприятий, направленную на достижение целевых значений Фактические значения КПД Сводную отчетную документацию Программу мероприятий, направленную на достижение целевых значений

14 4. Принципы построения и запуска системы КПД 4.3 Нормативно-регламентная база системы КПД 1. Положение о системе управления предприятием 2. Положение о системе стратегического управления 3. Положение о системе КПД 4. Положение о системе мотивации на основе КПД 5.1. Методика расчета показателей системы КПД Карточки показателей системы КПД - Методика заполнения карточек показателей системы КПД Нормативно-регламентная база системы КПД

15 4. Принципы построения и запуска системы КПД 4.4 Запуск системы КПД 1 вариант Преимущества варианта запуска: Единовременный запуск всей системы КПД Относительно небольшой срок внедрения системы КПД на предприятии Возможность полноценной эксплуатации системы КПД на предприятии Запуск в опытную эксплуатацию всех КПД по всем функциональным стратегиям Корректировка системы КПД в соответствие с выявленными недостатками Запуск в промышленную эксплуатацию всех КПД по всем функциональным стратегиям Выделение показателей системы КПД по всем функциональным стратегиям Недостатки варианта запуска: Большой объем обработки данных Потребность в привлечении большого количества персонала, обладающих экспертными навыками по всем функциональным областям Потребность в большом и единовременном объеме финансовых ресурсов

16 4. Принципы построения и запуска системы КПД 4.4 Запуск системы КПД 2 вариант Преимущества варианта запуска: Возможность выявления недостатков системы КПД на начальной этапе внедрения части системы КПД Возможность рассрочки распределения финансовых ресурсов Возможность более досконального изучения возможностей, недостатков и специфики процедур системы КПД Выделение показателей в рамках приоритетных функциональных стратегий Корректировка системы КПД в соответствие с выявленными недостатками Запуск в промышленную эксплуатацию части системы КПД, относящейся к приоритетным функциональным стратегиям Определение приоритетных функциональных стратегий Недостатки варианта запуска: Длительный срок внедрения системы КПД на предприятии Потребность в определение приоритетных направлениях деятельности предприятия на всех стадиях внедрения системы КПД Потребность в постоянной актуализации системы КПД в процессе интеграции Запуск в опытную эксплуатацию КПД, относящихся к приоритетным функциональным стратегиям Выделение показателей в рамках функциональных стратегий, в соответствии с очередностью ввода в действие Корректировка системы КПД в соответствие с выявленными недостатками Поочередный запуск в промышленную эксплуатацию частей системы КПД, относящихся к функциональным стратегиям Определение очередности ввода функциональных стратегий Поочередный запуск в опытную эксплуатацию КПД, относящихся к функциональным стратегиям

17 Содержание Сроки реализации проекта по построению и внедрению системы КПД на предприятии 1 Цели построения и функционирования системы КПД на предприятии 2 Требования к системе КПД Этапы построения системы КПД Принципы построения и запуска системы КПД Принципы функционирования системы КПД Последующие шаги внедрения системы КПД на предприятии стр. 2 стр. 4 стр. 6 стр стр стр. 25 стр. 27

18 5. Принципы функционирования системы КПД на предприятии 5.1 Установка целевых ориентиров 5.2 Мониторинг и анализ фактических значений показателей системы КПД 5.3 Принятие решений по корректировке отклонений показателей от целевых значений 5.4 Контроль достижения стратегических целей и задач 5.5 Актуализация системы КПД

19 5. Принципы функционирования системы КПД 5.1 Установка целевых ориентиров Целевое значение КПД Существенность отклонения фактического значения КПД от целевого на долгосрочную перспективу на среднесрочную перспективу на краткосрочную перспективу Основание для установки: стратегические цели предприятия стратегические задачи предприятия исторические данные за предшествующие периоды целевые значения КПД верхнего уровня для КПД нижнего уровня На 1 год и менее От 1 до 3 лет От 3 и более лет несущественное отклонение существенное отклонение критичное отклонение Основание для установки: целевые значения КПД стратегические цели предприятия стратегические задачи предприятия исторические данные за предшествующие периоды Отклонение показателя, не влекущее никаких последствий для достижения стратегических целей и задач предприятия Отклонение показателя, не несущие необратимых последствий для достижения стратегических целей и задач предприятия, но для устранения которых может потребовать прив- лечение дополнительных ресурсов Отклонение показателя, влекущее необратимые последствия для достижения стратегических целей и задач предприятия, и для устранения которых потребуется значительный объем дополнительных ресурсов

20 5. Принципы функционирования системы КПД 5.2 Мониторинг и анализ фактических значений показателей системы КПД Оформление результатов расчета и анализа значений КПД Расчет фактических значений КПД Определение приоритетов контроля и анализа Анализ причин возникновения отклонений КПД Разработка программ мероприятий по достижению целевых значений КПД Наименование КПД Значения показателей Дата Динамика Показатель 1 Фактическое значение 1112 Положительная Целевое значение 10 Отклонение Показатель 2 Фактическое значение 2018 Отрицательная Целевое значение 23 Отклонение Показатель 3 Фактическое значение 40 Без изменений Целевое значение 44 Отклонение - 4 Показатель 2 Компонента 1 Компонента 2 Компонента 3 Причина Бизнес-процесс Ответственный Мероприятие результат мероприятия ответственный за исполнение срок выполнения сумма затрат Мероприятие результат мероприятия ответственный за исполнение срок выполнения сумма затрат Мероприятие результат мероприятия ответственный за исполнение срок выполнения сумма затрат Управленческие Решения

21 5. Принципы функционирования системы КПД 5.3 Принятие решений по достижению целевых значений показателей при выявлении отклонений их значений от целевых Подготовка программы мероприятий по достижению целевых значений КПД Потребность в изменении Планов и Бюджетов предприятия Возможность изменения Планов и Бюджетов предприятия Корректировка целевых значений КПД, стратегических целей и задач Управленческие решения по достижению целевых значений КПД, не требующие изменения Планов и Бюджетов предприятия Управленческие решения по достижению целевых значений КПД, требующие изменения Планов и Бюджетов предприятия Корректировка Планов и Бюджетов Согласование изменения Планов и Бюджетов Нет Да

22 5. Принципы функционирования системы КПД 5.4 Контроль достижения стратегических целей и задач предприятия Оперативный мониторинг Ежегодный контроль Интерпретация результатов расчета и анализа фактических значений показателей Информирование участников системы КПД о возникновении проблемных областей в деятельности предприятия Анализ результатов принятых управленческих решений (мероприятий по достижению целевых значений показателей) Информирование руководства предприятия об: уровне достижения стратегических целей и задач области достигнутых значений показателей системы КПД выполнении программы мероприятий, направленной на достижение целевых значений показателей принятых управленческих решениях по достижению целевых значений показателей при выявлении отклонения фактических значений от целевых Анализ результатов принятых управленческих решений (мероприятий по достижению целевых значений показателей)

23 5. Принципы функционирования системы КПД 5.5 Актуализация системы КПД Основные события, влекущие изменение системы КПД: Укрупнение или разделение структурных подразделений Расширение или сокращение зон ответственности структурных подразделений Перераспределение зон ответственности в рамках существующей организационной структуры Изменение видения, миссии, стратегических целей и задач предприятия Потеря актуальности использования показателя системы КПД Изменение требований к разрезам управленческой отчетности Подготовка предложения по изменению системы КПД Мониторинг событий, влекущих изменение системы КПД Согласование предложения по изменению системы КПД Порядок актуализации системы КПД: Утверждение предложения по изменению системы КПД Внесение утвержденных изменений в систему КПД Фиксация внесенных изменений системы КПД и информирование участников системы КПД о произведенных изменениях

24 Содержание Сроки реализации проекта по построению и внедрению системы КПД на предприятии 1 Цели построения и функционирования системы КПД на предприятии 2 Требования к системе КПД Этапы построения системы КПД Принципы построения и запуска системы КПД Принципы функционирования системы КПД Последующие шаги внедрения системы КПД на предприятии стр. 2 стр. 4 стр. 6 стр стр стр. 25 стр. 27

25 6. Последующие шаги внедрения системы КПД Запуск системы КПД на предприятии в опытную эксплуатацию Держатель системы КПД Приглашенные для содействия представители сторонних организаций 1 2 Выявление недостатков работы системы КПД в процессе опытной эксплуатации 3 Устранение недостатков работы системы КПД 4 Внесение изменений в нормативно- регламентную базу предприятия 5 Запуск системы КПД в промышленную эксплуатацию Участники системы КПД 6 Разработка и внедрение механизмов мотивации на основе КПД Держатель системы КПД Приглашенные для содействия представители сторонних организаций Должностные лица структурных подразделений предприятия Приглашенные для содействия представители сторонних организаций Держатель системы КПД Должностные лица структурных подразделений Приглашенные для содействия представители сторонних организаций

26 Содержание Сроки реализации проекта по построению и внедрению системы КПД на предприятии 1 Цели построения и функционирования системы КПД на предприятии 2 Требования к системе КПД Этапы построения системы КПД Принципы построения и запуска системы КПД Принципы функционирования системы КПД Последующие шаги внедрения системы КПД на предприятии стр. 2 стр. 4 стр. 6 стр стр стр. 25 стр. 27

27 7. Сроки реализации проекта по построению и внедрению системы КПД на предприятии 1 кв.2 кв.3 кв.4 кв.5 кв.6 кв. Этап 1. Формирование принципов построения, запуска и функционирования системы КПД на предприятии Этап 2. Выделение набора показателей в соответствии с порядком запуска системы КПД на предприятии Этап 3. Запуск системы КПД в опытную эксплуатацию Этап 4. Корректировка системы КПД в соответствии с выявленными недостатками системы Этап 5. Внесение изменений в нормативно-регламентную базу предприятия Этап 6. Запуск системы в промышленную эксплуатацию Этап 7. Разработка и внедрение механизмов мотивации на основе КПД

28 Обращайтесь и вы получите профессиональную поддержку в вопросах внедрения целевого управления в Вашей организации! Константин Федоров Директор по развитию бизнеса Консультационная компания ПАКК