СИСТЕМА КОЛЛЕКТИВНОЙ РАЗРАБОТКИ СЛОЖНЫХ ДОКУМЕНТОВ – программный продукт, предназначенный для: 1) автоматизации процессов дистанционного выполнения работ сотрудниками организаций, учреждений, предприятий; 2) автоматизированного создания документов сложной структуры с большим количеством участников; 3) организации взаимодействий между участниками различных проектов с возможностью контроля процесса и результатов данных взаимодействий; 4) обеспечения итерационного процесса подготовки и согласования документов; 5) осуществления оперативного мониторинга хода выполнения работ по срокам и содержанию; 6) создания и ведения электронного архива документации, обеспечивающего доступ через систему Интернет в on-line режиме к информации о всех выполненных и выполняемых проектах организаций, учреждений, предприятий 2

1) ежегодные рабочие планы выполнения научно- исследовательских работ института; 2) квартальные и годовые отчеты о выполнении научно- исследовательских работ структурными подразделениями института (формы 1-4); 3) ежегодные индивидуальные планы работ сотрудников структурных подразделений института; 4) месячные отчеты руководителей структурных подразделений института (на основе индивидуальных отчетов сотрудников); 5) заключительные отчеты о выполнении научно- исследовательских работ и научно-технических проектов; 6) коллективные монографии; 7) научные доклады, докладные и аналитические записки, статьи ВИДЫ ДОКУМЕНТОВ ИЭП, которые могут разрабатываться в системе: 3

Проект – сложный документ, требующий коллективной разработки (отчет); Этап проекта – составной элемент сложного документа (пункт отчета); Направление проекта – группа этапов проекта, объединенных по одному признаку (раздел отчета). ТЕРМИНЫ, используемые в системе: В системе существуют такие роли пользователей: Координатор – пользователь с учетной записью, имеющий широкие права по формированию сложных документов (проектов), которому подчиняются все участники проектов; Руководитель проекта – пользователь системы, ответственный за конкретный проект, руководителем которого назначен; Наблюдатель – пользователь системы, имеющий право просмотра конкретного проекта и его содержания (этапов); Руководитель направления проекта – пользователь системы, ответственный за группу этапов проекта, объединенных в отдельное направление (раздел отчета); Исполнитель – пользователь системы, работающий с этапами проекта (пунктом отчета), исполнителем которых назначен. Согласователь – пользователь системы, осуществляющий согласование составных элементов документов (пунктов отчета) 4

ОБЩАЯ ЛОГИКА СИСТЕМЫ 5

Пример Индивидуальные отчеты 6

Пример Квартальный отчет по НИР 7

Пример Заключительный отчет по НТП 8

УПРАВЛЕНИЕ УЧЕТНЫМИ ЗАПИСЯМИ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ 9

УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ 10

РЕДАКТИРОВАНИЕ СВОЙСТВ ПРОЕКТА 11

ЭТАПЫ ПРОЕКТА 12

РЕДАКТИРОВАНИЕ СВОЙСТВ ЭТАПА ПРОЕКТА 13

РАБОТА НАД ЭТАПОМ ПРОЕКТА 14

ОТПРАВКА ДОКУМЕНТОВ НА СОГЛАСОВАНИЕ 15

СОГЛАСОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ 16

МОНИТОРИНГ ВЫПОЛНЕНИЯ ПРОЕКТОВ, ЭТАПОВ (ЗАДАНИЙ) 17

Реализация разрабатываемой Системы позволит руководству, службе ученого секретаря, руководителям подразделений и тем научно-исследовательских работ института: 1) организовать дистанционное выполнение научно-исследовательских работ сотрудниками института; 2) упорядочить процессы планирования и выполнения научно-исследовательских работ и научно-технических проектов; 3) оптимизировать взаимодействие исполнителей, руководителей и координатора проектов при разработке документов; 4) снизить количество бумажного документооборота и упразднить неформализованные взаимодействия сотрудников института; 5) ускорить процессы разработки, согласования и анализа документов; 6) контролировать выполнение документов, своевременно в оперативном режиме получать интересующую пользователей (руководству, службе ученого секретаря) информацию в различных разрезах о процессе формирования документов; 7) создать и использовать общеинститутский электронный архив научной документации; 8) в случае успешной апробации Системы в институте позволит предложить открытие новой темы для Президиума. ВЫГОДЫ ОТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ СИСТЕМЫ 18

АНАЛОГИЧНЫЕ СИСТЕМЫ, ИХ СТОИМОСТЬ 19

1) доработка программного обеспечения Системы (адаптация Системы к особенностям функционирования института); 2) формирование методических положений, регламентирующих работу сотрудников института в Системе (инструкций, стандартов, регламентов); 3) обучение сотрудников института работе в Системе; 4) формирование перечня документов, требующих автоматизированной коллективной разработки; 5) формирование базы пользователей Системы; 6) подготовка шаблонов (форм) документов ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ ДЕЙСТВИЙ ДЛЯ ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМЫ В ИНСТИТУТЕ ЭКОНОМИКИ ПРОМЫШЛЕННОСТИ 20