Решение ЛАНИТ на базе OpenText Группа компаний ЛАНИТ, Москва, 2014 г. 25 шагов в будущее

О компании ЛАНИТ 25 лет успешной работы Более сотрудников Годовой оборот 2 млрд. долларов Партнер более 200 ведущих мировых производителей ИТ-продуктов и услуг Входит в тройку крупнейших ИТ-компаний в России Направления деятельности ЛАНИТ: Системная интеграция Дистрибуция Консалтинг Банковские технологии Инженерные решения ИТ-аутсорсинг Системы связи Розничная торговля

Опыт ЛАНИТ в сфере документооборота 17 лет на рынке СЭД Более 300 крупных проектов Top 20 внедрений – более 2000 лицензий Опыт внедрения в отраслях: Государственный сектор Банки Энергетика Страхование Машиностроение Нефтегазовая отрасль Строительство Агропромышленный сектор Телеком Производство и дистрибуция Крупные «ОРД-проекты» от 500 рабочих мест Торговый дом

О платформе OpenText Специализация компании - ECM Представительства в 114 странах 46,000 Клиентов 3000 SAP Клиентов -3.9% +5.5% -0.3% OpenText – крупнейший ECM

Захват Обработка Представление Типизация Решение Сканер Электронная почта Электронный документ Ручной ввод SAP Другие системы Поручение Входящий/Исходящий Внутренний Приказ Договор Доверенность Жесткий маршрут Гибкий маршрут Ручная обработка Архивация Outlook Web-браузер MS Office Проводник Windows Мобильные устройства Платформа OpenText позволяет реализовать единую среду, связывающую источники документов, их способы обработки и представления. Примеры: Бумажный документ сканируется с использованием потокового сканера, распознается и относится к входящим документам, далее исходя из настроенного маршрута он с использованием Microsoft Outlook направляется на рассмотрение В пакет документов к договору, который уже находится на согласовании пользователю из необходимо «доложить» еще один документ от поставщика, полученный по электронной почте и уведомить об этом инициатора договора. Протокол коллегиального органа формируется сразу в электронном виде путем заполнения реквизитов (дата, участники, места) и резолютивной части (решения, ответственные, сроки). После регистрации документа все ответственные и контролеры уведомляются о выданных поручениях, могут посмотреть статус исполнения смежных поручений чрез Web-браузер, а по мере приближения сроков исполнения получают напоминания по почте Общая концепция ECM-решения от OpenText

По данным PriceWaterhouseСoopers: Стоимость подготовки одного документа составляет более 500 рублей. Выявление ошибочного документа стоит компании 4000 рублей. Восстановление утраченного документа обходится в 5000 рублей. При этом 7,5 % документов теряются 3 % документов создаются ошибочно 5 %-15% рабочего времени занимает анализ и подготовка информации до 50 % рабочего время может уйти на поиск информации Использование электронного архива обеспечит: До 80% экономии на хранении документов; До 60% экономии времени на согласовании документов и построении отчетности; До 99% снижается риск утраты документов. Электронный Архив

Предпосылки и цель создания решения Многолетний опыт специалистов ЛАНИТ в сфере российского делопроизводства (как внедрение, так и консалтинг) Стремление заказчиков получить единую платформу международного уровня для управления всеми документами организации При этом желание получить готовые решения для стандартных процессов Гибкость и открытость платформы OpenText для разработки и интеграции с ERP системами (SAP, Oracle, Axapta) Цель создания решения – снижение рисков и затрат клиента при автоматизации процессов документооборота

Настроенные карточки с типовыми наборами атрибутов, в соответствии с практикой российского делопроизводства Автоматическая нумерация документов по настраиваемому алгоритму Маршруты передачи документов и ознакомления с документами, с контролем выполнения Диспетчеризация документов по подразделениям в зависимости от функциональных ролей Связи между документами («в ответ на …» и др.) Версионность скан-образа входящего документа по мере наложения резолюций на бумажный оригинал Состав предлагаемого решения Работа с входящими и исходящими документами

Настроенные карточки документов с типовыми наборами атрибутов, в соответствии с практикой российского делопроизводства Настроенная матрица прав доступа к документам (в зависимости от оргструктуры) Возможность прикрепления к маршруту согласования дополнительных документов, необходимых для принятия решений Отслеживание сроков этапов с автоматическими напоминаниями Механизм замещающих лиц Возможность коллективной работы при обсуждении документа Состав предлагаемого решения Согласование

Настроенные карточки поручений с типовыми наборами атрибутов, в соответствии с практикой российского делопроизводства Механизмы выдачи как контрольных, так и неконтрольных поручений Возможность прикрепления к поручению произвольного количества документов как в качестве основания для поручения, так и в качестве результатов выполнения поручения Отслеживание сроков поручения с автоматическими напоминаниями Возможность создания иерархии поручений с контролем хода выполнения от инициатора начального поручения Состав предлагаемого решения Поручения и контроль исполнительской дисциплины Функции делегирования помощникам руководителей ряда полномочий в части создания и контроля поручений Создание одной копии поручения для одновременной отправки группе равноправных исполнителей Механизмы контроля, отклонения, отправки на доработку и принятия результатов выполнения поручений

Широкий набор готовых отчетов по контролю исполнительской дисциплины (количество выполненных в срок, просроченных, среднее время просрочки и др. по подразделению, конкретному сотруднику, по поручениям конкретного автора поручений или инициатора согласования и др.) Отчеты по производительности подразделений и сотрудников Отчеты по производительности и загрузке системы Визуальный дизайнер отчетов для создания новых отчетных форм Настроенная матрица прав доступа к отчетам (в зависимости от оргструктуры) Состав предлагаемого решения Система отчетности

Наличие интеграции с ActiveDirectory для функции Single-Sign-On Базовый набор функциональных ролей с привязкой к этапам маршрутов Матрицы прав доступа к документам Динамическое изменение прав доступа на различных этапах маршрутов Матрица прав доступа к отчетам Аудит действий пользователей над документами Состав предлагаемого решения Подсистема информационной безопасности

Типовое Техническое Задание Типовой набор модулей системы Руководство администратора Руководство пользователя Обучающие материалы Эксплуатационная документация Состав предлагаемого решения Базовый набор документации в проекте внедрения

Департамента систем управления документами ЗАО «ЛАНИТ , Москва, Мурманский проезд, д. 14, к. 1 Тел.: +7 (495) Группа компаний ЛАНИТ, Москва, 2014 г. 25 шагов в будущее