Николаева Татьяна Викторовна, декан факультета повышения квалификации, к. п. н., доцент ОГБОУ ДПО «Костромской областной институт развития образования»

Новый ГОСТ Р Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения " ( утв. Приказом Росстандарта от N ст ) взамен ГОСТ Р « Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения », введен в действие с 1 марта 2014 г. ГОСТ Р устанавливает термины и определения основных понятий, используемых в области делопроизводства и архивного дела. ГОСТ Р

Делопроизводство - деятельность, которая обеспечивает документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов. Документирование – запись информации на носителе по установленным правилам. Документированная информация – структурированная информация, зафиксированная на носителе. Юридическая сила документа - свойство официального документа вызывать правовые последствия. Документ - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

информационная ( документ создают для сохранения информации ); социальная ( документ является социально значимым объектом, т. к. связан с определенной социальной потребностью ); коммуникативная ( документ выступает средством связи между организациями и другими общественными структурами ); культурная ( документ закрепляет и передает культурные традиции ). Общие функции : управленческая ( документ является инструментом управления, поскольку специально создан для этой цели ): правовая ( документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе ); историческая ( документ - это источник исторических сведений о развитии общества ). Специальные функции :

Реквизит документа – элемент оформления документа. Для того чтобы повысить эффективность использования технических средств, устанавливаются единые правила оформления документов и их реквизитов, проводится унификация состава, форм документов, а также процессов работы с документами. Если в каждой орорганизации приказы, договоры, справки будут составляться по - разному, то работа с документами существенно осложнится. Поэтому, чтобы сократить количество применяемых форм, разработаны унифицированные формы документов ( УФД ) Они представляют собой формуляр документа определённого вида, содержащий постоянную часть текста. Порядок расположения реквизитов в документе, определяется задачами, для решения которых этот документ создается.

Бланк документа - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа. Документы должны не только иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения, но и оформляться на бланках. Бланки документов изготавливаются на бумаге форматом А 4 (210x297 мм ), А 5 (148x210 мм ). Бланки не используются для оформления документов, создаваемых от имени двух или более организаций. Рекомендуется использовать следующие виды бланков документов : общий бланк ; бланк письма ; бланк конкретного вида документа ( за исключением письма ).

организационные документы ( устав, учредительный договор, структура, штатная численность, правила внутреннего распорядка ) распорядительное документы ( приказы по основной деятельности, распоряжения, решения ); документы по личному составу ( приказы по личному составу, трудовые контракты, личные карточки, трудовые книжки ); финансово - бухгалтерские документы ( главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, отчеты, сметы, накладные, приходные ордера, расходные ордера, счета и др.). информационно - справочные документы ( акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы ); нормативные документы государственных органов ( документы, регулирующие различные вопросы деятельности : налоги, охрана окружающей среды и т. п.); коммерческие контракты или договоры. Вид документа – классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определённой группе документов по признаку общности функционального назначения.

Документооборот орорганизации - это движение документов в орорганизации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной орорганизации документооборота все документы распределяются по документопотокам ( совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут ), например : регистрируемые и нерегистрируемые документы ; входящие, исходящие и внутренние документы ; документы, направляемые в вышестоящие орорганизации и поступающие из вышестоящих организаций.

Организация работы с документами - это обеспечение оптимальных условий для работы с документами, начиная с момента создания или получения документа и до его уничтожения или передачи на архивное хранение. В документационном обеспечении орорганизации выделяют три группы документов : поступающие ( входящие ) документы ; отправляемые ( исходящие ) документы ; внутренние документы. Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.

Поступающие в организацию документы называют входящими Поступившие документы проходят следующие этапы : первичную обработку ; предварительное рассмотрение, разметку ; регистрацию ; рассмотрение документов руководством ; направление на исполнение ; контроль исполнения ; исполнение документов ; подшивку документов в дела.

Отправляемые организацией документы называют исходящими Обработка исходящих документов состоит из следующих операций : составление проекта документа исполнителем ; проверка правильности оформления проекта документа ; согласование проекта документа ; подписание документа директором ( в необходимых случаях - утверждение ); регистрация документа ; отправка документа адресату подшивка второго экземпляра ( копии ) документа в дело.

Внутренние документы - это документы, составление, оформление, исполнение и хранение которых осуществляется в рамках op организации, не выходя за ее пределы На этапах подготовки и оформления порядок работы с внутренними документами такой же, как и с исходящими документами. На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами. Завершающими стадиями работы с внутренними документами являются : использование в справочно - информационной работе ( от 1 года до 3 лет ); определение дальнейшего срока хранения ( экспертизы ценности документов ). Внутренние документы могут использоваться в справочно - информационной работе более трех лет или могут быть переданы в архив, или уничтожены.

Регистрация документов - это начальный этап контроля за исполнением документов. Основная цель контроля - обеспечение исполнения тех документов, которые по поручению директора поставлены на контроль. Обычно контролируется исполнение очень важных или срочных документов. Технологическое обеспечение контроля за исполнением осуществляет секретарь - референт или сотрудник службы делопроизводства. Существуют следующие этапы контроля исполнения документов : текущий контроль ( сбор ежедневных сведений об исполняемом документе ); предупредительный контроль ( предупреждение о необходимости исполнения документа за 2-3 дня до срока ); итоговый контроль ( обобщает результаты по исполнению документов отдельными сотрудниками и всей организацией ). Для большинства документов срок исполнения не должен п pe выжать 10 дней.

Чтобы обеспечить систематизацию документов в делопроизводстве, необходимо составить номенклатуру дел. Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков ( наименований ) дел, создаваемых в орорганизации, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, их учета и обеспечения сохранности. В номенклатуру дел включаются все дела орорганизации, журналы регистрации, справочные картотеки. Не включаются в номенклатуру научно - технические документы и печатные издания.

Регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно - учётную форму. Регистрационно - учётная форма – документ ( карточка, журнал ), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учёта, поиска и контроля. Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов оперативного поиска, учета и контроля. Существуют несколько форм регистрации документов : Централизованная - осуществление всех регистрационных операций в одном месте ( например, в канцелярии ) или одним сотрудником ; Децентрализованная - регистрация документов в местах их создания или исполнения ( в структурных подразделениях ); Смешанная.

В настоящее время оргтехника классифицируется по следующим основаниям : Носители информации ( на бумажной основе, на магнитных носителях и т. д.). Средства составления и изготовления документов ( ручки, компьютеры, диктофоны и т. д.). Средства репрографии ( воспроизведения ) и оперативной полиграфии ( копиры, дупликаторы и т. п.). Средства обработки документов ( листоподборочные машины, ламинаторы и т. п.). Средства хранения, поиска и транспортировки документов ( папки, картотеки, шкафы и т. п.). Средства электросвязи ( телефонная связь, электронная почта и т. п.). Банковская оргтехника ( банкоматы, машины для счета купюр и т. п.). Другие средства оргтехники ( компьютерные аксессуары и т. п.). Офисная мебель и оборудование.

Статистические данные экспертов для российской действительности : 15% всех бумажных документов безвозвратно теряется, и сотрудники тратят до 30% своего времени в попытках его найти ; в организациях в среднем делается 19 копий каждого документа ; 90% всей корпоративной информации остается на бумаге ; общий объем информации удваивается за 5 лет и учетверяется за 10 лет ; соотношение количества бумажных и электронных документов составит через 5 лет 50 на 50 процентов, через 10 лет - 30 на 70 процентов.