SWOT-анализ или Способ определения «болевых» точек

SWOT-анализ метод стратегического планирования, заключающийся в выявлении факторов внутренней и внешней среды организации и разделении их на четыре категории: Strengths (сильные стороны) Weaknesses (слабые стороны) Opportunities (возможности) Threats (угрозы).

Внутренняя среда Сильные (S) и слабые (W) То, на что сам а библиотека способ на повлиять

Внешняя среда Возможности (O) и угрозы (T) то, что может повлиять на библиотеку извне и при этом не контролируется Объектом (библиотекой)

Например Дружный, сплоченный, нацеленный на инновации персонал - это сильная внутренняя сторона библиотеки. Отсутствие у 50 процентов работников знания основ компьютерной грамотности – слабая внутренняя сторона.

Сильные стороны (Strengths) - это то, что мы делаем хорошо, что выделяет нас на фоне конкурентов, те преимущества, которые мы и наши услуги имеют перед другими учреждениями и организациями. Например, такими преимуществами могут быть: статус признанного лидера, опыт проектной и фандрейзинговой деятельности, инновационная активность, эффективная реклама, уникальные проекты, специализация, сильные партнеры, интересные мероприятия, креативные исследования, привлечение волонтеров, командная работа, безбарьерный доступ, повышенная комфортность, обслуживание дополнительных групп потребителей, широкая номенклатура новых услуг и т.д.

Слабые стороны (Weaknesses) -это проблемы, которые требуют внимания. Здесь необходимо максимально честно перечислить области, в которых в вашей библиотеке (отделе) есть сложности. Среди слабостей могут быть следующие: отсутствие четкой стратегии, отставание в обновлении продуктов, неблагоприятная репутация или недостаточно сформированный имидж, недостаток компьютерной техники, неудовлетворительное состояние МТБ библиотеки, отсутствие корпоративной культуры, недостаточная квалификация персонала, его старение, недостаток нужных навыков и профессионализма, ухудшение условий труда.

Факторы внешней среды - возможности и угрозы. Они находятся вне контроля работников библиотеки, но их стоит учитывать и использовать с максимальной отдачей или застраховаться от них.

Возможности (Opportunities) это те области, в которых сильные стороны используются недостаточно. Посмотрите, не появились ли на рынке новые тенденции, совпадающие с вашими возможностями? Существуют ли ниши услуг, в которые вы могли бы хорошо вписаться, но еще не заняли их? Примеры резервов для роста: выгодное географическое положение (в центре города), расширение ассортимента библиотечной продукции и услуг за счет приобщения к электронному управлению, работа с новыми группами населения (переселенцы), повышение квалификации персонала путем дистанционного образования или участия в тренингах, привлечение средств благотворительных фондов.

Угрозы (Threats) Это факторы внешней среды, которые могут нанести вред нашей деятельности. Задумайтесь: - не становятся ли ваши конкуренты сильнее, - не появляются ли новые тенденции, которые делают очевидными ваши слабости? К угрозам можно отнести нестабильную политическую и экономическую ситуацию в стране, рост цен на книги и периодические издания, изменение потребностей пользователей, рост конкуренции, разрыв отношений с партнерами или прекращение их деятельности, Неблагоприятные демографические изменения, изменения предпочтений и вкусов потребителей услуг.

Будьте объективными Качественная оценка всегда бывает частично субъективной. Мерилом истинности оценок библиотекарей должна быть ориентация на потребности пользователей, лояльность и дружелюбие в отношении к ним. Нельзя поручать анализ одному человеку, поскольку он будет не таким точным и глубоким, как анализ, осуществленный в виде групповой дискуссии и обмена мнениями. Лучший формат проведения - мозговая атака, в пределах группы людей, которые хорошо знают ситуацию.

Используйте разнообразную входную информацию. Это могут быть: результаты специальных исследований, статистические данные, отчеты, публикации, информация от волонтеров, комментарии пользователей на сайте библиотеки и т.п.

Вопросы · Уверены ли мы, что так есть на самом деле? · Насколько мы уверены? · Откуда мы это знаем? · Возможно, что это вскоре изменится? · Имеет ли это заявление отношение (значение, смысл) к нашим пользователям? · Рассмотрели ли мы эту позицию относительно конкурентов?

Избегайте слишком больших и двусмысленных заявлений. Очень часто подобные утверждения скорее всего ничего не значат для большинства потребителей услуг. Чем более точные формулировки, тем полезнее будет анализ. Например, неуместно писать о «падении духовного уровня подрастающего поколения», когда речь идет об информационно- библиографической грамотности подростков в конкретной библиотеке.

Алгоритм проведения анализа Составление списка сильных и слабых сторон Составление списка угроз и возможностей Установление связей между различными элементами списков Позиционирование различных вариантов.

Слабые стороны Что мешает активному развитию организации? Что препятствует реализации инноваций? В чем мы пока слабы? В чем отсталость наших технологий? В чем недостатки нашего маркетинга? Какие ошибки мы допускаем?

Сильные стороны. Чем мы сильны в технологиях? Какие сильные стороны у нашего персонала? Сильная сторона нашего бренда? За что нас любят клиенты? Что мы умеем делать хорошо? Что позволяет нам развиваться? Что является стержнем нашего отдела? В каких еще сферах мы большие молодцы?

Сгруппируйте полученные результаты. Обсудите полученные результаты. Запишите выводы на отдельном листке.

Риски Вспомните слабые стороны. Какие риски они влекут за собой? Что может вам помешать? Что против вас делают конкуренты? Какие барьеры вам могут встретиться на пути? К чему вам нужно быть готовыми?

Внимательно… посмотрите на сильные стороны. Какие возможности они вам дают? Дайте ответы на вопросы: Как мы можем использовать наши сильные стороны? Что позволит нам стать успешными? Чем мы выгодно отличаемся от конкурентов? Какие возможности мы еще не используем? Как риски можно превратить в возможности?

Просчитайте… все, что записано в квадрате Возможности, добавьте, если появились новые идеи. Проанализируйте еще раз содержание трех других квадратов. Что еще можно перевести в возможности? Насколько велики риски? Что можно сделать, чтобы снизить их влияние или использовать для увеличения роста? Как подготовиться к неприятностям? Зафиксируйте ответы в квадрате Возможности.

Характерные ошибки при осуществлении этого этапа анализа 1. Смешивается «внешнее» и «внутреннее», например, очень часто в «силы» попадает «Большая клиентская база». Внутреннее - это то, чем организация, фирма, владеет, управляет. Соответственно, клиентами управлять нельзя, они всегда будут «снаружи». Внутри могут быть товары, услуги, библиотечное пространство, менеджмент и др. Аналогично, персонал всегда внутри, снаружи может быть состояние или динамика рынка труда.

2. Путаются факты и оценки, часто появляются фразы вроде: «недостаточная лояльность», «отсутствие рекламы», «высокое качество» и т.д. В действительности, фактами являются: «отток клиентов на N%», недостаточное количество документов: книгообеспеченность на 1 жителя – N экземпляров», «значительное количество отказов – процент от общего количества заказов» т.д. 3. Одни и те же факты заносятся одновременно как «плюсы» и «минусы».

Возможности Угрозы Сильные СиВ (сила/возможности) СиУ (сила/угрозы) Слабые СиВ (слабость/ возможности) СиУ (слабость/угрозы)

На каждом из полей необходимо рассмотреть все возможные комбинации и выделить те, которые необходимо учесть при разработке стратегии развития отдела. Например: 1. Как с помощью сильных сторон мы можем воспользоваться возможностями? По вертикали выделены сильные стороны, по горизонтали - возможности. На пересечении сильной стороны и возможности отвечаем на вопросы.