Архивный фонд Российской Федерации - совокупная многоуровневая информационная система. - презентация

1 Архивный фонд Российской Федерации - совокупная многоуровневая информационная система

2 жизнь любого гражданина, также как и деятельность любой организации невозможно представить без документов документ зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать ключевые слова - носитель и информация P.S. Красноярские «Столбы» документ если Вася оставит письменное объяснение Вере Историкам известно немало случаев, когда настенные или наскальные надписи становились ценным источником по истории культуры народа

3 документальный фонд значимость Архивный документ – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства Документ АФ РФ – архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению совокупность документов созданных обществом (в год примерно 400 млрд. листов документов ) оперативного характера документы, поступившие по факсу и электронной почте оперативного характера документы, поступившие по факсу и электронной почте вечного хранения «документы АФ РФ» ФЗ от ФЗ «Об архивном деле в РФ» вечного хранения «документы АФ РФ» ФЗ от ФЗ «Об архивном деле в РФ» временного хранения - «архивные документы» ФЗ от ФЗ «Об архивном деле в РФ» временного хранения - «архивные документы» ФЗ от ФЗ «Об архивном деле в РФ»

4 документы оперативного характера без комментариев (нет юридической силы, факсы недолговечны и т.д.) документы оперативного характера без комментариев (нет юридической силы, факсы недолговечны и т.д.)

5 документы временного хранения - «архивные документы» к данной группе относится большинство документов, хранящихся в организациях и у граждан ключевые слова (кроме носитель и информация) «подлежит хранению в силу значимости…» значимость официальных документов определяется соответствующими НПА, значимость личных документов -собственниками документы временного хранения - «архивные документы» к данной группе относится большинство документов, хранящихся в организациях и у граждан ключевые слова (кроме носитель и информация) «подлежит хранению в силу значимости…» значимость официальных документов определяется соответствующими НПА, значимость личных документов -собственниками

6 сроки хранения, установленные ФЗ «Об архивном деле в РФ» (п.4 ст.22) Записи актов гражданского состояния – 100 лет Документы по личному составу, записи нотариальных действий, документы, касающиеся приватизации жилищного фонда, похозяйственные книги – 75 лет Проектная документация по капитальному строительству – 20 лет Технологическая и конструкторская документация – 20 лет Патенты на изобретение, полезную модель, промышленный образец – 20 лет Научная документация – 15 лет Кино- и фотодокументы – 5 лет Видео- и фотодокументы – 3 года

7 документы вечного хранения (в общей массе 3-5 %) активно используются в решении практических вопросов, принятии управленческих решений и т.д. являются нашим национальным достоянием, социальной памятью сохранить их – государственная задача, реализация которой лежит не только на архивистах, но прежде всего на самих создателях документов «…что будет положено на архивные полки собственниками документов, то и получат они и наши потомки через 5, 10, 20 и 100 лет…» документы вечного хранения (в общей массе 3-5 %) активно используются в решении практических вопросов, принятии управленческих решений и т.д. являются нашим национальным достоянием, социальной памятью сохранить их – государственная задача, реализация которой лежит не только на архивистах, но прежде всего на самих создателях документов «…что будет положено на архивные полки собственниками документов, то и получат они и наши потомки через 5, 10, 20 и 100 лет…»

8 ФОРМЫ ХРАНЕНИЯ сроки временного хранения строго ограничены законом o федеральные органы государственной власти и иные государственные органы РФ (органы прокуратуры РФ, Центральная избирательная комиссия, Счетная палата, Центральный банк РФ) и некоторые другие – 15 лет o органы государственной власти и иные государственные органы и организации субъектов РФ – 10 лет o органы МСУ и муниципальные организации – 5 лет постоянное хранение хранение без определения срока (бессрочно) временное хранение хранение в организациях, в течение определенного времени, по истечении которого в установленном порядке либо передаются на постоянное хранение, либо уничтожаются архивные документы – уничтожаются документах АФ РФ - передаются на вечное хранение в государственный или муниципальный архив депозитарное хранение хранение документов АФ РФ федеральными органами исполнительной власти в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между ними и официально уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти (Росархив)

9 документы, поступающие на вечное хранение в архивы, составляют АФ РФ Архивный фонд РФ исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов РФ, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению

10 состав Архивного фонда РФ архивные документы независимо от: источника происхождения времени и способа создания вида носителя места хранения, т.е. и архивные документы тех государственных организаций, которые расположены на территории иностранных государств места хранения, т.е. и архивные документы тех государственных организаций, которые расположены на территории иностранных государств форм собственности

11 отнесение документов к АФ РФ проводится в установленном порядке на основании ЭЦД часть документов АФ РФ, выделяется в отдельную группу - УД (включаются в Государственный реестр уникальных документов АФ РФ) часть документов АФ РФ, выделяется в отдельную группу - УД (включаются в Государственный реестр уникальных документов АФ РФ) хранение, комплектование, учет и использование документов АФ РФ осуществляется на основе единых правил и контроля за их соблюдением

12 организации документов АФ РФ рациональная организация документов АФ РФ на практике организация архивных документов складывается из осуществляется на трех уровнях залог оперативного поиска документов возможность создания необходимых условий для сохранности документов административно- правовых решений научно-методических решений технических операций по хранилищам (архивы + музеи + библиотеки + организации РАН) по архивным фондам по единицам хранения (делам)

13 Классификация выработка научных основ (признаков) организации комплексов документов, установление логических и исторических связей между ними Систематизация физическая организация и упорядочение документальных комплексов на основе схемы классификации документов организация документов и дел предполагает единство двух процессов: классификация документов и систематизация документов

14 ЧТО есть АРХИВ??? учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов (ФЗ от С 125-фз «Об архивном деле в РФ») учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов (ФЗ от С 125-фз «Об архивном деле в РФ»)

15 виды архивов муниципальные архивы частные архивы архивы организаций (ведомственный архив) государственные архивы федеральное государственное учреждение, создаваемое Правительством РФ государственное учреждение субъекта РФ, создаваемое органом государственной власти субъекта РФ архив организации центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта РФ центральные отраслевые архивы центральные отраслевые архивы объединенный архив осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов АФ РФ

16 исходя из профиля общие комплектующиеся специализированные некомплектующиеся (исторические) профиль архива состав архивных фондов и архивных документов, хранящихся и подлежащих хранению в архиве определяется вышестоящим органом управления архивным делом и закрепляется в Уставе архива профиль архива состав архивных фондов и архивных документов, хранящихся и подлежащих хранению в архиве определяется вышестоящим органом управления архивным делом и закрепляется в Уставе архива хранят документы, ограниченные конкретными временными рамками или тематикой содержания, способом и техникой закрепления информации хранят документы независимо от того, когда были созданы документы и каким способом РГИА, РГАДА, ГАРФ, РГВИА, РГАЛИ, РГАКФФД Государственный свод особо ценных объектов культурного наследия народов Ф РГИА, РГАДА, ГАРФ, РГВИА, РГАЛИ, РГАКФФД Государственный свод особо ценных объектов культурного наследия народов Ф

17 государственные архивы федеральное государственное учреждение, создаваемое Правительством РФ (15 – более 41,6 млн. ед.хр., более 2 тыс. источников) государственное учреждение субъекта РФ, создаваемое органом государственной власти субъекта РФ ( по л.с. – 135,6 млн. ед.хр., источников) осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов АФ РФ

18 муниципальные архивы учреждения или структурные подразделения ОМСУ (2357, в них 55,7 млн. ед.хр., – источников) стоят особняком, но входят в систему Федерального архивного агентства образованы органами МСУ по Конституции не могут быть государственными Цель: аналогична цели государственных

19 помимо государственных и муниципальных архивов документы АФ РФ могут храниться в государственных и муниципальных музеях, библиотеках, организациях РАН «отраслевых фондах» (постановление Правительства РФ от «Об утверждении перечня федеральных органов исполнительной власти и организаций, осуществляющих депозитарное хранение документов АФ РФ, находящихся в федеральной собственности») 19 федеральных органов исполнительной власти и организаций имеют право депозитарного хранения документов АФ РФ: МВД РФ МИД РФ Минобороны РФ Служба внешней разведки РФ ФСИН Федеральное агентство геодезии и картографии Российские академии наук (5 – с/х, образования, медицинская и т.д.) и другие

20 ведомственные архивы (архив организации) учреждения или структурные подразделения учреждений или ведомств, хранящие документы этих ведомств и организующие их использование источники для пополнения (комплектования) государственных (муниципальных) архивов в отличие от государственных (муниципальных) архивов хранят не только документы постоянного, но и временного срока хранения Цель: обеспечение сохранности документов организации + информационное обеспечение ее деятельности + удовлетворение законных прав и интересов сотрудников и т.д.

21 учреждения, организации и предприятия (ведомственные архивы) – основные источники формирования АФ РФ новыми комплексами документов государственные (муниципальные) архивы основные усилия на организационно-методическое руководство и контроль за деятельностью ведомственных архивов взаимосвязь и преемственность ведомственных и государственных архивов является основой своевременного и качественного пополнения АФ РФ

22 уровни взаимосвязи и преемственности ведомственных и государственных (муниципальных) архивов 1 законодательный 2 организационный 3 нормативно-методический 4 информационный

23 законодательный уровень государственные и ведомственные архивы осуществляют свои задачи в соответствии с одними НПА (Федеральными законами, указами Президента, Постановлениями Правительства и т.д.) - архивное законодательство (более чем 150 НПА) законодательные акты определяют: порядок создания, сбора, обработки и хранения документов, их учет, поиск и использование Центральное место среди НПА занимает ФЗ «Об архивном деле в РФ» (22 октября ФЗ) Определяет основные принципы организации архивного дела и деятельности архивов

24 принципы организации архивного дела принцип бесплатности предоставления архивной информации принцип свободы распоряжения пользователем найденной и полученной информации принцип разграничения собственности на архивные документы принцип ответственности собственников архивов за сохранность документов АФ РФ проявляется в запрете на куплю-продажу или иные сделки с документами АФ РФ принцип ответственности собственников архивов за сохранность документов АФ РФ проявляется в запрете на куплю-продажу или иные сделки с документами АФ РФ принцип общедоступности архивной информации открытой архивной информации, т.к. доступ к секретной информации и информации, затрагивающей тайны личной жизни граждан, ограничен и регламентируется соответствующими правовыми актами принцип общедоступности архивной информации открытой архивной информации, т.к. доступ к секретной информации и информации, затрагивающей тайны личной жизни граждан, ограничен и регламентируется соответствующими правовыми актами принцип деидеологизации отсутствии исключительных прав, льгот и привилегий в организации, хранении и использовании архивов + любой гражданин, партия, общественное движение, учреждение могут создавать в установленном порядке архивы, а также пользоваться документами уже действующих архивов принцип деидеологизации отсутствии исключительных прав, льгот и привилегий в организации, хранении и использовании архивов + любой гражданин, партия, общественное движение, учреждение могут создавать в установленном порядке архивы, а также пользоваться документами уже действующих архивов

25 организационный уровень организационный уровень обеспечивает Федеральное архивное агентство через свою систему органов управления архивным делом на местах и государственные (муниципальные) архивы Федеральное архивное агентство (Росархив) - уполномоченный федеральный орган исполнительной власти, который осуществляет государственное регулирование в области архивного дела и контроль за сохранностью, комплектованием и использованием документов АФ РФ в систему Федеральной архивной службы входят также органы управления архивным делом субъектов РФ и подчиненные им учреждения (государственные и муниципальные архивы) Росархив осуществляет методическое руководство главные задачи архивных органов и архивов - координация деятельности организаций, учреждений и предприятий в области архивного дела, развитие совместно с этими организациями единой государственной системы организации документов

26 нормативно-методический уровень взаимосвязь и преемственность на данном уровне обеспечивается комплексом нормативно-методических документов: инструкции, положения, перечни, разработанные Росархивом (архивными органами, архивами) нормативно-методические документы определяют: - порядок работы ЭК учреждений и положения о них - сроки хранения документов в организации и порядок их передачи в государственные (муниципальные) архивы - целесообразность отнесения документов той или иной организации к составу АФ РФ - и ряд других вопросов, связанных с сохранением и использованием документов ведущая роль среди нормативно-методических документов, регламентирующих организацию документов в учреждениях, принадлежит нормативным документам по стандартизации, т.е. различным ГОСТам (ГОСТ Р «Унифицированная система организационно-распорядительной документации», введенный в действие с 1 июля 2003 г. разработан с учетом норм международных стандартов)

27 информационный уровень представляет собой информационные потоки (своего рода прямые и обратные связи) в системе содержание информационных потоков и их состав определяются первичной информацией (сами архивные документы) вторичной информацией о них (учетная документация, архивные справочники различных видов) нормативно-методическими и организационно-распорядительными документами (положения об ЭК, инструкции по ведению делопроизводства и т.п.). организации (ведомственные архивы делопроизводственные службы) организации (ведомственные архивы делопроизводственные службы) архивные органы и учреждения архивные органы и учреждения

28 укрепление взаимосвязи в работе государственных и ведомственных архивов - залог обеспечения качественного состава АФ РФ РФ

29 частные (общественные) архивы негосударственных предприятий, политических партий, религиозных и общественных объединений, личные документы граждан Центр документации «Народный архив» (1988 ) создан группой историков и архивистов при поддержке фонда «Культурная инициатива» более 100 тысяч ед.хр. (не считая россыпи) конец вв. * личные фонды и коллекции в основном «рядовых» граждан, коллекции документов различных общественных (в том числе неформальных) организаций, значительное количество документальных аудио и видеозаписей, коллекции так называемого «Самиздата» Центр документации «Народный архив» (1988 ) создан группой историков и архивистов при поддержке фонда «Культурная инициатива» более 100 тысяч ед.хр. (не считая россыпи) конец вв. * личные фонды и коллекции в основном «рядовых» граждан, коллекции документов различных общественных (в том числе неформальных) организаций, значительное количество документальных аудио и видеозаписей, коллекции так называемого «Самиздата» Архив общественног о движения «Мемориал» * собирает и хранит документы, относящиеся к истории политических репрессий в СССР Архив общественног о движения «Мемориал» * собирает и хранит документы, относящиеся к истории политических репрессий в СССР негосударственные архивы Русской православной церкви, Российского фонда культуры, «Горбачев-фонда», фонда «Русское зарубежье», архив ЛДПР и другие негосударственные архивы Русской православной церкви, Российского фонда культуры, «Горбачев-фонда», фонда «Русское зарубежье», архив ЛДПР и другие

30 архивное законодательство запрещает частным и общественным архивам комплектоваться документами органов государственной власти и местного самоуправления, государственными и муниципальными учреждениями и предприятиями

31 документы, включенные в состав АФ РФ, независимо от места хранения, изъяты из гражданского оборота, т.е. они не могут являться объектом купли-продажи или иных сделок, которые бы нарушили право собственности на них со стороны государства