Интерфейс Microsoft Excel Подготовила Болдова Ю. Студентка ЗКМК группа СД-14. - презентация

1 Интерфейс Microsoft Excel Подготовила Болдова Ю. Студентка ЗКМК группа СД-14

2 Microsoft Excel-программа для работы с электронными таблицами, созданная корпорацией Microsoft для Microsoft Windows, Windows NT и Mac OS. Microsoft Excel входит в состав Microsoft Office и на сегодняшний день Excel является одним из наиболее популярных приложений в мире.программа электронными таблицамиMicrosoftMicrosoft WindowsWindows NTMac OSMicrosoft Office

3 Запустить Excel можно, щелкнув на кнопке Пуск и выбрав далее Программы - Microsoft Office - Microsoft Office Excel 2007, или воспользовавшись ярлыком этой программы на Рабочем столе. Если ярлыка Excel на вашем Рабочем столе нет, то его можно создать для программы EXCEL.EXE, которая обычно располагается на диске С: в папке: \Program Files\Microsoft Office\Office 12\. После запуска появляется окно программы:

4

5 В Excel 2007 меню и панели инструментов выполнены в виде ленты. Команды упорядочены в логические группы, собранные на вкладках. Например, если строка формул не отображается на экране, то её можно включить, выбрав на вкладке Вид кнопку Показать или скрыть и установив там соответствующий флажок «Строка формул».

6 На ленте отображены наиболее часто используемые команды. Если данная группа содержит больше команд и настроек, чем отображено на ленте, кнопка со стрелкой внизу группы откроет соответствующее диалоговое окно с остальными командами или область задач. Какое именно окно вы увидите, поможет определить всплывающая подсказка. Некоторые группы команд, которые используются не очень часто, сразу на ленте не отображаются, а появляются только при определенных действиях пользователя. Так, например, вкладка «Работа с рисунками» появится при выделении рисунка. Если размер окна Excel недостаточно большой для отображения всех кнопок на ленте, одна или несколько групп команд (в зависимости от ширины окна) будут свернуты до одной кнопки с раскрывающимся списком. При разворачивании списка вы увидите все остальные кнопки данной вкладки. Перемещаться по ленте можно с помощью клавиатуры. Нажмите клавишу ALT. У всех доступных команд на ленте появятся подсказки для перехода к соответствующей вкладке. Если вы нажмете одну из клавиш перехода, на выбранной вкладке будут отображены всплывающие подсказки ко всем командам этой вкладки. Прокручивать вкладки ленты можно с помощью колесика Scroll мыши. Для этого достаточно навести мышь на ленту и прокрутить Scroll до нужной вкладки. Если рабочая область слишком маленькая, ленту можно свернуть. Для этого щелкните по кнопке Настройка панели быстрого доступа и установите флажок Свернуть ленту (для отображения ленты этот флажок нужно будет снять). При этом лента будет отображаться только при щелчке по заголовку одной из вкладок и работы с ее командами. Для быстрого отображения/скрытия ленты достаточно двойного щелчка по заголовку любой вкладки.

7 Файл Excel называют рабочей книгой. При запуске программы сразу, автоматически, создается новый файл с названием Книга 1, которое в дальнейшем можно заменить на любое желаемое. Для создания новой книги, когда Excel уже запущен, нужно щелкнуть по кнопке Office и выбрать пункт меню Создать. В появившемся диалоговом окне вы увидите список шаблонов, по которым можно создать новую книгу. Подробнее работа с шаблонами будет описана позже. Чтобы создать пустую книгу без оформления, нужно из списка шаблонов слева выбрать категорию Пустые и последние и указать шаблон Новая книга. Для быстрого создания новой книги можно воспользоваться стандартной комбинацией «горячих» клавиш CTRL+N. Файлы рабочих книг имеют расширение *.XLSX. Для открытия такого файла понадобится Excel Если вы хотите сохранить файл в предыдущей версии Excel, в меню кнопки Office выберите команду Сохранить как… и тип файла «Книга Excel ». Если вы часто страдаете оттого, что забыли в нужный момент сохранить файл, а компьютер, как обычно, не вовремя завис, установите автоматическое сохранение файлов через определенные промежутки времени. Это можно сделать, в окне настройки параметров, выбрав в левой части категорию «Сохранение». Установите флажок «Автосохранение каждые» и желаемый промежуток времени в минутах. Для быстрого сохранения изменений в файле можно использовать и «горячие» клавиши CTRL+S или SHIFT+F12 и кнопку Сохранить на панели быстрого доступа

8 Каждая рабочая книга состоит из одного или нескольких рабочих листов, ярлычки которых видны внизу. Чтобы перейти на другой лист, нужно щелкнуть по его ярлычку или щелкнуть правой кнопкой мыши на кнопке для продвижения ярлычков и выбрать из списка имен необходимый лист. Если листов слишком много, в списке появится последний пункт «Все листы». Выбрав этот пункт, вы сможете выбрать любой из листов в открывшемся диалоговом окне. Рабочие листы можно переименовывать по своему усмотрению. Для этого достаточно дважды щелкнуть на ярлычке листа и ввести новое имя. Можно также воспользоваться лентой, вкладка Главная, группа Ячейки кнопка Формат - Переименовать лист или щелкнуть правой кнопкой мыши по ярлычку листа и из контекстного меню выбрать команду Переименовать

9 Каждый лист это большая таблица со множеством ячеек, в которые заносятся данные. Одна из ячеек выделена жирной рамкой. Это так называемая текущая или активная ячейка. Переходить от одной ячейки к другой можно, используя клавиши управления курсором или мышь. Годится также клавиша TAB. Без нажатой клавиши SHIFT идет передвижение вправо, с нажатой влево. Ячейки, расположенные рядом, образуют строку, ячейки расположенные одна под другой образуют столбец. Каждая ячейка формируется пересечением строки и столбца. Чтобы можно было отличать одну ячейку от другой, каждая ячейка имеет так называемый адрес, состоящий из номера столбца и номера строки, на пересечении которых она находится. Строки нумеруются арабскими цифрами, а столбцы латинскими буквами. Адрес или ссылка это имя столбца и номер строки, на пересечении которых находится ячейка. Например, ячейка, находящаяся на пересечении столбца В и строки 5, имеет адрес В5. Адреса используются при записи формул в качестве ссылок на ячейки. Диапазоном называются две или более ячеек листа, рассматриваемых как единое целое. Смежный диапазон это прямоугольный блок ячеек. Обозначается он при помощи двух ссылок, разделенных двоеточием. Первая из них указывает на ячейку в левом верхнем углу диапазона, а вторая на ячейку в правом нижнем углу. Например, на рисунке ниже выделены диапазоны B2:C4 и E1:F2.

10 Для вставки столбцов или строк используйте вкладку ленты Главная. Из группы команд Ячейки выполните команду Вставить - Вставить столбцы на лист или Вставить - Вставить строки на лист. Существуют и другие способы добавления строк и столбцов. Выделите целиком столбец (или строку), слева (или сверху) от которых необходимо добавить столбцы (строки) и выполните одно из следующих действий: на вкладке ленты Главная в группе команд Ячейки выберите команду Вставить ячейки; выполните команду Вставить из второй группы команд контекстного меню. Если вы выделите сразу несколько столбцов (строк), столько же столбцов (строк) и будет добавлено. С удалением еще проще. Чтобы удалить строки или столбцы, нужно выделить их и выбрать на ленте команду Удалить - Удалить столбцы (строки, ячейки) с листа или выбрать команду Удалить из контекстного меню.

11 Фильтрация быстрый способ поиска данных и работы с ними в списке. Фильтруя список, можно отобразить только те строки, которые удовлетворяют определенным условиям отбора. В Microsoft Excel доступны два способа фильтрации данных: автофильтр и расширенный фильтр. Для фильтрации данных необходимо: Выделить одну любую ячейку базы данных; Дать команду Данные-Фильтр; Нажать кнопку со стрелкой в столбце и выбрать нужное условие; В возникшем списке указать условие и записать значение; Щелкнуть по кнопке ОК.

12 Сортировка или упорядочивание списков значительно облегчает поиск информации. После сортировки записи отображаются в порядке, определенном значениями столбцов (по алфавиту, по возрастанию/убыванию цены и пр.).

13 Справочная система Для получения справки можно щелкнуть по кнопке Справка в заголовке документа или воспользоваться «горячей» клавишей F1. Поиск справки в открывшемся окне во многом напоминает работу с браузером, в частности, с Internet Explorer. Если вас интересует справка по какой-то конкретной команде, подведите курсор к этой команде на ленте. При этом вы увидите всплывающую подсказку с краткой справочной информацией. В некоторых подсказках для получения дополнительных сведений Вам будет предложено нажать клавишу F1.

14 Настройка строки состояния По умолчанию в строке состояния кроме кратких подсказок отображаются кнопки режима просмотра документа, шкала и кнопка выбора масштаба. Если данные настройки вас не устраивают, щелчком правой кнопки мыши по строке состояния можно вызвать меню и настроить строку так, как вам удобно.

15 Кнопка Office Кнопка Office, расположена в левом верхнем углу экрана. Щелчок по этой кнопке отображает меню работы с файлом, а также дает доступ к настройкам параметров программы. Служит для доступа к простейшим командам (открыть, сохранить или напечатать файл), которые были расположены в меню Файл в прошлых версиях Microsoft Office.

16 Панель быстрого доступа Рядом с кнопкой Office расположена панель быстрого доступа По умолчанию на ней находятся только три кнопки Сохранить документ, Отменить и Вернуть действие. Щелчок по кнопке в правой части панели позволит настроить ее по вашему усмотрению. Добавляйте сюда команды, которые используете наиболее часто, и вам не придется каждый раз искать их на ленте. Если желаемой команды в меню нет, выберите пункт Другие команды. Здесь вы сможете не только найти любую команду, чтобы добавить ее на панель быстрого доступа, но и настроить для этой команды «горячие» клавиши.

17 В Excel предусмотрены определенные средства защиты, от отдельных ячеек рабочего листа до всей рабочей книги целиком.Защитим Лист 1. Для этого активизируем Лист 1, перейдем на вкладку ленты Рецензирование и в группе команд Изменения щелкнем по кнопке Защитить лист. При этом желательно ввести пароль и дать его подтверждение (в пароле различаются строчные и прописные буквы). Для того чтобы снять защиту листа, выберите пункт меню щелкните по кнопке Снять защиту листа и, при необходимости, введите пароль. Вы можете установить защиту всей рабочей книги в целях предотвращения несанкционированного доступа к ней, ее открытия или записи измененной рабочей книги. Microsoft Excel обеспечивает три уровня защиты рабочих книг: защита с помощью пароля предотвращает открытие рабочей книги пользователем, не знающим пароля; защита от записи разрешает любому пользователю открыть рабочую книгу, но записать в нее изменения можно только зная пароль; защита «Рекомендовать только для чтения» позволяет выбирать: открывать ли рабочую книгу только для чтения или для чтения и записи. Вы можете назначить один из этих трех уровней защиты с помощью команды меню кнопки Office - Сохранить Как…. Для этого:

18 1-й шаг. Откройте рабочую книгу, которую вы хотите защитить. 2-й шаг. Выберите команду Office - Сохранить Как… - желаемый формат, затем нажмите кнопку Сервис - Общие параметры…. 3-й шаг. Выберите соответствующий уровень защиты. 4-й шаг. Закройте рабочую книгу для активизации защиты. У Excel, как и у других программ MS Office, есть мощное средство отмены нескольких последних действий, если они были ошибочны.Для отмены одного неверного действия щелкните по кнопке Отменить на панели быстрого доступа.