проверка знаний студентов, умение работать в команде, приобретение теоретических и практических навыков составления служебных писем, обобщение знаний. - презентация

1

2 проверка знаний студентов, умение работать в команде, приобретение теоретических и практических навыков составления служебных писем, обобщение знаний по оформлению справочно-информационных документов.

3

4 а) материальный объект с подписью б) носитель информации в) удостоверение личности г) нет правильного ответа

5 а) чистовик б) дубликат в) выписка г) подлинник

6 а) повторный экземпляр документа, обладающий юридической силой подлинника б) копия части документа, необходимая для официального представления в государственные органы в) копия официального документа, воспроизводящая его какую-либо часть г) копия исходящего документа

7 а) его можно сократить по смыслу б) документ является исходящим в) оно закреплено в учредительных документах организации г) имеется соответствующий документ

8 а) 12/1-2 б) 154 а в) г) 12/1 а/125-14I

9 а) актах б) приказах в) письмах г) распоряжениях

10 а) констатирующая б) распорядительная в) обе части г) нет правильного ответа

11 а) Директор ЗАО «Мария» Б.Ю. Рогов б) ООО «Квадрат» директор С.П. Орлов в) Директор Носов А.Н. г) Финансовый директор Д.Б. Горин

12 а) можно в исходящих документах б) нельзя в) можно, но только в распорядительных документах г) можно во всех документах

13 а) 5 мм б) 10 мм в) 15 мм г) 20 мм

14

15 Письмо – самый распространенный вид служебных документов. Именно письма являются средством связи организаций с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между юридическими и физическими лицами, излагаются просьбы, претензии и т.п. Поэтому так важно, с одной стороны, чтобы служебное письмо отвечало своему практическому назначению и имело юридическую силу, а с другой стороны, оно должно отвечать всем требованиям этики деловой переписки.

16 В письмах используют следующие формы изложения: от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»); от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»); от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).

17 вводную часть (излагающую повод для написания письма); доказательную часть (приводящую доводы, ссылки на нормативные документы); заключительную часть (в которой излагается просьба, согласие, отказ и пр.) Письма по несложным вопросам, не нуждающимся в пояснении, могут содержать одну заключительную часть.

18 посвящено одному вопросу (так как работа с документом, содержащим несколько вопросов, вызывает трудности (регистрация, контроль исполнения, определение дела по номенклатуре и т.д.), кратким (Размер письма не должен превышать одной машинописной страницы. При необходимости разрешено увеличение объема служебного письма до пяти машинописных страниц. Если текст служебного письма не превышает 5-7 строк, то можно использовать бланк формата А5), полным (несмотря на краткость, вопрос, рассматриваемый в нем, должен быть раскрыт полностью и всесторонне, чтобы исключить дополнительную переписку, запросы по телефону, факсу и т.п.), точным и объективным (содержать только достоверную информацию, исключающую двоякое, неопределенное или многозначное токование), корректным по форме (при составлении текста письма необходимо подбирать слова и выражения так, чтобы тон изложения был нейтральным; текст должен демонстрировать уважительное отношение автора письма к деловому партнеру).

19

20 выражает просьбу о выполнении какого- либо действия и обычно имеет в своем тексте следующие речевые обороты: Просим оплатить в течении … банковских дней…; В связи с … просим подтвердить …; Дирекция просит сообщить …; Мы будем благодарны, если Вы …

21 сообщают адресату о каком-либо факте или мероприятии. Часто с помощью информационных писем рекламируют деятельность какой-либо организации, выпускаемую продукцию.

22 это письмо, сообщающее повторно определенную информацию адресату. Ключевые обороты : Напоминаем Вам, что …; По истечении … срока предложение нашей фирмы теряет силу …; Вторично сообщаем …

23 документ, который информирует адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов или материальных ценностей. Начинается сопроводительное письмо словами: Направляем Вам …; Высылаем запрошенные Вами …; Возвращаем …; Прилагаем … и т.п.

24 подтверждает факт получения каких- либо документов или материалов. Ключевые обороты: Сообщаем Вам …; Ставим Вас в известность, что …; Извещаем Вас, что …

25 содержит ответ на письмо-просьбу, письмо-запрос. Ответ должен излагаться в конкретной и четкой форме. Если письмо содержит отказ, он должен быть хорошо аргументирован. Ключевые обороты: Сообщаем Вам, что …; К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена …

26 При оформлении писем-отказов могут быть использованы следующие обороты: К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам …; К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу в ближайшее время мы не можем, так как …; К сожалению, мы не можем принять Ваше предложение из-за …

27 представляет собой заявление продавца о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий. В оферте указывается: наименование предлагаемого товара или услуги; его количество и качество; цена срок поставки; условия платежа и другие условия поставки в зависимости от характера сделки.

28 это документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем подтверждаются определенные обещания или условия (качество продукции, оплата труда за выполненную работу, сроки ее выполнения, надежность эксплуатации и т.п.)

29 Начало письма: Уважаемый Михаил Георгиевич! Господин Орлов! Уважаемый г-н Тенин! Иван Тихонович! Уважаемые господа! (употребляется в тех случаях, когда неизвестны имена получателей письма). Заключительные фразы: Надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительной. Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества. Мы надеемся на Вашу заинтересованность в расширении связей. С уважением.

30

31

32 01 Государственный герб Российской Федерации 07 Код формы документа (ОКУД) 08 Наименование организации 09 Справочные данные об организации 11 Дата документа 12 Регистрационный номер документа 13 Ссылка на регистрационный номер и дату документа 15 Адресат 17 Резолюция 18 Заголовок к тексту 20 Текст документа 22 Подпись 27 Отметка об исполнителе 28 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело 29 Отметка о поступлении документа в организацию

33

34 Исходный документ Исправленный документ

35 Исходный документ Исправленный документ

36 Исходный документ Исправленный документ

37

38

39

40