Microsoft ® Office Project 2007: обучение Представление проекта в программе Word, PowerPoint или Visio [Название организации] представляет: - презентация

1 Microsoft ® Office Project 2007: обучение Представление проекта в программе Word, PowerPoint или Visio [Название организации] представляет:

2 Представление проекта в программе Word, PowerPoint или Visio Содержание курса Обзор: не блокируйте это Занятие 1: копирование сведений Project в программу Office Занятие 2: копирование сведений Project на веб-страницу Каждое занятие состоит из нескольких практических заданий и списка контрольных вопросов.

3 Представление проекта в программе Word, PowerPoint или Visio Обзор: не блокируйте это Создать проект одно дело, но совсем другое эффективно сообщить нужные сведения другим пользователям. Коллективная работа и составление отчетов часто оказываются неэффективными, если не удается представить сведения другим людям. В ходе этого курса вы научитесь эффективно представлять проект, экспортируя сведения Project в Microsoft Office Word, Microsoft Office PowerPoint ® или Microsoft Office Visio ® либо публикуя их на веб-странице.

4 Представление проекта в программе Word, PowerPoint или Visio Задачи курса Использование мастера для копирования сведений Project в Microsoft Office PowerPoint, Word или Visio. Создание изображения проекта для использования на веб-странице.

5 Занятие 1 Копирование сведений Project в программу Office

6 Представление проекта в программе Word, PowerPoint или Visio Копирование сведений Project в программу Office Вы провели несколько недель над проектом, и теперь вам нужно представить результат коллегам. Все сведения оформлены в Project с аккуратными панелями и диаграммами сетей, но как люди, не использующие Project, увидят ваш план? Ответ: воспользуйтесь мастером для представления проекта в виде нового документа PowerPoint, Word или Visio.

7 Представление проекта в программе Word, PowerPoint или Visio Как извлечь сведения из программы Project? Вы заполнили в проекте все поля и ввели все данные, но как эффективно представить их, не посвящая этому еще одни выходные? Можно было бы создать в Excel или Visio диаграмму проекта. Однако дублирование работы связано с лишними тратами времени, особенно если все необходимое уже есть в Project.

8 Представление проекта в программе Word, PowerPoint или Visio Как извлечь сведения из Project? Для создания изображения проекта, автоматически копируемого в Word, PowerPoint или Visio, можно использовать в Project мастер копирования рисунков в Office. Мастер копирования рисунков в Office доступен на панели инструментов Анализ. В меню Вид наведите указатель мыши на пункт Панели инструментов и выберите пункт Анализ.

9 Представление проекта в программе Word, PowerPoint или Visio Общие сведения Сначала следует подготовить представление Project, чтобы оно содержало все сведения, которые необходимо отобразить в Word, PowerPoint или Visio. Это необходимо для того, чтобы исключить из презентации отвлекающие или неважные сведения, например длительность отдельных задач или стоимость ресурсов.

10 Представление проекта в программе Word, PowerPoint или Visio Начните с общего представления Для начала, возможно, потребуется удалить некоторые столбцы. Типичный проект может включать десятки и даже сотни столбцов. Чтобы презентация была успешной, следует свести это количество к минимуму. Кроме того, если скопированное изображение должно содержать только конкретные задачи, выделите перед запуском мастера строки, которые необходимо отобразить.

11 Представление проекта в программе Word, PowerPoint или Visio Так, отлично. Теперь перейдем к мастеру. Когда столбцы и представление проекта выглядят так, как нужно, можно улучшить вид проекта с помощью мастера. Как уже было сказано выше, щелкните на панели инструментов Анализ элемент Мастер копирования рисунков в Office.

12 Представление проекта в программе Word, PowerPoint или Visio Так, отлично. Теперь перейдем к мастеру. На первом этапе работы мастера необходимо решить, следует ли сохранить первоначальный уровень структуры или изменить его для отображения всех задач либо только сводных задач. Например, можно решить, что отображение только сводных задач сделает презентацию более наглядной и поэтому лучше подойдет для менеджеров или акционеров. От выбора подходящего уровня детализации часто зависит успех всей презентации.

13 Представление проекта в программе Word, PowerPoint или Visio Определите вид презентации Теперь начинается самое интересное определение способа создания изображения проекта. Это следующий этап работы мастера. Если вы уже выделили строки до запуска мастера, можете указать, что должны отображаться только эти строки. Если необходимо выделить другие строки, закройте мастер, выделите нужные строки и перезапустите мастер.

14 Представление проекта в программе Word, PowerPoint или Visio Определение вида презентации Теперь начинается самое интересное определение способа создания изображения проекта. Это следующий этап работы мастера. Если необходимо отобразить конкретный интервал времени, на этой странице мастера можно указать и новое время. Теперь презентация почти готова к экспорту в другую программу.

15 Представление проекта в программе Word, PowerPoint или Visio Насколько большим должно быть изображение? Изображение не должно быть ни слишком большим, ни слишком маленьким. Таким образом, важно указать оптимальный размер изображения. Выберите вариант По умолчанию, если хотите использовать обычные размеры изображения, или примерно 20 x 15 см. Эти размеры могут оказаться подходящими для презентации Visio или PowerPoint.

16 Представление проекта в программе Word, PowerPoint или Visio Насколько большим должно быть изображение? Изображение не должно быть ни слишком большим, ни слишком маленьким. Выберите вариант Максимум, если изображение должно быть большим, например если планируется распечатать его. Максимальный размер составляет 56 см. Выберите вариант Пользовательский и введите нужные размеры, если вы используете Word и хотите создать меньшее изображение, которое можно было бы вставить между абзацами текста.

17 Представление проекта в программе Word, PowerPoint или Visio Оценка результатов Теперь пришло время предварительного просмотра изображения. Щелкните для этого элемент Предварительный просмотр. Если то, что вы видите, не соответствует ожиданиям, просто нажмите в мастере кнопку Назад и внесите нужные изменения. Когда будете довольны изображением, выберите программу Office, в которую необходимо его отправить, а затем выберите альбомную или книжную ориентацию.

18 Представление проекта в программе Word, PowerPoint или Visio Выбор дополнительных сведений для отправки Наконец, необходимо указать дополнительные сведения, которые будут отправлены вместе с изображением. Это сведения о проекте в целом, например даты его начала и окончания, которые будут выведены в отдельной таблице над изображением проекта, которое вы только что настроили.

19 Представление проекта в программе Word, PowerPoint или Visio Выбор дополнительных сведений для отправки Когда в мастере будет нажата кнопка Готово, откроется указанная программа с изображением проекта. Обзорный раздел, содержащий сведения об общей длительности проекта, расходах и прочие сведения, указанные на четвертом этапе работы мастера. Подробные сведения о задачах, выбранных в мастере для составления отчетов. Окончательное изображение будет состоять из двух частей.

20 Представление проекта в программе Word, PowerPoint или Visio Упражнения для практического занятия Экспорт сведений Project в другие программы. Интерактивное практическое заданиеИнтерактивное практическое задание (требуется Word, PowerPoint или Visio версии 2000 или более поздней)

21 Представление проекта в программе Word, PowerPoint или Visio Тест 1, вопрос 1 При копировании изображения в программу Office эти данные связываются с исходным планом Project (выберите один ответ). 1.Верно. 2.Неверно.

22 Представление проекта в программе Word, PowerPoint или Visio Тест 1, вопрос 1, ответ Неверно. При копировании изображения в программу Office эти данные не связываются с исходным планом.

23 Представление проекта в программе Word, PowerPoint или Visio Тест 1, вопрос 2 Какую программу Office нельзя использовать в мастере копирования рисунков в Office (выберите один ответ)? 1.Microsoft Office Word. 2.Microsoft Office OneNote ®. 3.Microsoft Office Visio.

24 Представление проекта в программе Word, PowerPoint или Visio Тест 1, вопрос 2, ответ Microsoft Office OneNote. Программа OneNote обеспечивает возможность централизованного хранения и организации всех заметок на настольных и планшетных компьютерах и других устройствах. Однако отправить изображение Project в OneNote с помощью мастера копирования рисунков в Office нельзя.

25 Представление проекта в программе Word, PowerPoint или Visio Тест 1, вопрос 3 После завершения работы с мастером копирования рисунков в Office необходимо вручную вставить изображение проекта в программу Office (выберите один ответ). 1.Верно. 2.Неверно.

26 Представление проекта в программе Word, PowerPoint или Visio Тест 1, вопрос 3, ответ Неверно. Мастер автоматически открывает программу Office и вставляет в нее изображение.

27 Занятие 2 Копирование сведений Project на веб-страницу

28 Представление проекта в программе Word, PowerPoint или Visio Копирование сведений Project на веб-страницу Имеется ли уже в вашей организации или группе веб-узел, используемый для обмена сведениями о проектах? Вместо копирования сведений о проекте в другую программу Office можно создать веб-страницу и вставить в нее изображение проекта. Существует простой и гибкий способ создания изображения проекта для добавления на веб-узел группы.

29 Представление проекта в программе Word, PowerPoint или Visio Опять-таки, давайте для начала поговорим об общем Как вы узнали на первом занятии, лучше использовать небольшое количество столбцов сведений, чтобы презентация не приводила в замешательство аудиторию или читателей. Для этого может потребоваться удалить некоторые столбцы. Никому ведь не нужно, чтобы презентация содержала отвлекающие или неважные сведения, такие как длительность отдельных задач или стоимость ресурсов.

30 Представление проекта в программе Word, PowerPoint или Visio Выбор параметров изображения Как только вы настроили проект в соответствии с требованиями, необходимо создать изображение для размещения на веб- странице. Сначала следует воспользоваться диалоговым окном Копирование рисунка(меню Отчет) для создания изображения, которое затем можно добавить на веб-страницу с помощью редактора HTML.

31 Представление проекта в программе Word, PowerPoint или Visio Выбор параметров изображения Сначала укажите способ вывода изображения. Вариант для Интернета: как правило, для публикации на веб- странице следует создавать изображения в формате GIF (Graphics Interchange Format). Чтобы скопировать изображение в формате GIF, щелкните элемент В файл GIF, и нажмите кнопку Обзор, чтобы указать место для сохранения изображения.

32 Представление проекта в программе Word, PowerPoint или Visio Выбор параметров изображения Сначала укажите способ вывода изображения. Чтобы создать изображение, оптимизированное для отображения на экране монитора, с неизменными цветами и форматированием, выберите пункт Для отображения на экране. Другие варианты

33 Представление проекта в программе Word, PowerPoint или Visio Выбор параметров изображения Сначала укажите способ вывода изображения. Чтобы создать изображение, адаптированное для печати, с неизменным форматированием и диаграммами Ганта, например изображение, четко отображаемое при наличии различных цветов, фигур и шаблонов, выберите пункт Для печати. Другие варианты

34 Представление проекта в программе Word, PowerPoint или Visio Выбор параметров изображения, продолжение Также имеются некоторые параметры презентации. Чтобы скопировать сведения для диапазона дат, отличного от того, который в текущий момент отображается на шкале времени, введите или выберите под надписью Шкала времени дату начала и дату окончания в полях От и До. Можно также указать, необходимо ли скопировать строки так, как они выглядят на экране, или только выделенные строки.

35 Представление проекта в программе Word, PowerPoint или Visio Изображение готово. Что теперь? Теперь нужно только решить, что делать с изображением. Во-первых, его можно опубликовать на веб-странице. Если выбран файл GIF и размеры изображения превышают 100 x 100 дюймов, будет предложено уменьшить размеры. После этого необходимо только открыть редактор HTML и вставить файл изображения с жесткого диска или из сетевой папки.

36 Представление проекта в программе Word, PowerPoint или Visio Изображение готово. Что теперь? Есть и другие варианты. Как уже было сказано, если выбрать вариант Для отображения на экране или Для печати, необходимо будет сначала выбрать программу, в которую требуется вставить сведения Project. Затем можно будет вставить изображение, нажав клавиши CTRL+V или выполнив в конечной программе команду Вставить.

37 Представление проекта в программе Word, PowerPoint или Visio Упражнения для практического занятия Копирование сведений на веб-страницу. Интерактивное практическое заданиеИнтерактивное практическое задание (требуется Word, PowerPoint или Visio версии 2000 или более поздней)

38 Представление проекта в программе Word, PowerPoint или Visio Тест 2, вопрос 1 При копировании изображения на веб-страницу сведения о проекте будут динамически связаны с веб-страницей, чтобы любые изменения, вносимые в исходный проект, автоматически отражались в веб-странице (выберите один ответ). 1.Верно. 2.Неверно.

39 Представление проекта в программе Word, PowerPoint или Visio Тест 2, вопрос 1, ответ Неверно. После создания изображения в формате GIF ссылка на исходный проект исчезает.

40 Представление проекта в программе Word, PowerPoint или Visio Тест 2, вопрос 2 Какой вариант следует указать при выборе способа вывода изображения на веб-странице (выберите один ответ)? 1.Для отображения на экране. 2.GIF. 3.Для печати.

41 Представление проекта в программе Word, PowerPoint или Visio Тест 2, вопрос 2, ответ GIF. GIF это графический формат со сжатием данных, который веб- обозреватели могут отображать как встроенную графику. Формат GIF часто используется для передачи изображений через Интернет.

42 Представление проекта в программе Word, PowerPoint или Visio Тест 2, вопрос 3 При использовании команды «Копирование рисунка» с целью создания изображения для веб-страницы программа Project автоматически вставит изображение в указанную веб-страницу (выберите один ответ). 1.Верно. 2.Неверно.

43 Представление проекта в программе Word, PowerPoint или Visio Тест 2, вопрос 3, ответ Неверно. Как только в Project создано изображение, его необходимо вставить вручную с помощью редактора HTML.

44 Представление проекта в программе Word, PowerPoint или Visio Краткий справочник Сводку практических заданий этого учебного курса см. в справочной карте. справочной карте

45 ОБ ИСПОЛЬЗОВАНИИ ЭТОГО ШАБЛОНА Подробную справку по данному шаблону см. в области заметок или на странице заметок (меню или вкладка Вид).