Автоматизация внутреннего аудита на основе инновационных и информационных решений. - презентация

1 Автоматизация внутреннего аудита на основе инновационных и информационных решений

2 АУДИТОРСКО-КОНСАЛТИНГОВАЯ ГРУППА «ИНТЕГРИРОВАННЫЙ БИЗНЕС СЕРВИС» Внедрение IT-технологий И-Б-С Современный аудит Аудиторская деятельность Автоматизация аудиторской деятельности, услуги для аудиторских компаний

3 AuditModern СИСТЕМНОЕ РЕШЕНИЕ ДЛЯ СЛУЖБ ВНУТРЕННЕГО АУДИТА И ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ Разработчик: АКГ «Интегрированный Бизнес Сервис» AuditModern – Российская программа автоматизации деятельности Служб внутреннего аудита и контроля: Обеспечивает риск-ориентированный внутренний аудит, используя принципы и концептуальный подход модели COSO. Помогает Службе внутреннего аудита работать, соблюдая Международные стандарты внутреннего аудита, Службе внутреннего контроля проводить мероприятия по обеспечению соответствия требованиям разделов 302 и 404 Закона Сарбейнса-Оксли (SOX). Учитывает особенности внутреннего аудита, внутреннего контроля и специфику ведения бизнеса в России и странах постсоветского пространства. Аккумулирует опыты внутренних аудиторов ведущих компаний, финансовых структур, банков России и стран СНГ (в Системе уже заложены методики и специфики более чем 160 технических заданий по автоматизации служб ВА и ВК). Предлагает концептуально новый подход к внутреннему аудиту.

4 Почему возникла задача автоматизации Увеличение информационных потоков Требования к скорости обработки информации и принятия решений возрастают с каждым днем Нехватка подготовленных и грамотных специалистов ставит задачу типизации и сохранения предыдущих опытов Требования регуляторов и управляющих компаний предусматривают большой объем отчетной документации и быстрое реагирование на запросы

5 В условиях международной интеграции возникает необходимость следовать жестким требованиям международных стандартов внутреннего аудита. Соблюдение их – невозможно без использования специализированных автоматизированных систем Почему необходима автоматизация

6 АВТОМАТИЗАЦИЯ СЛУЖБЫ ВНУТРЕННЕГО АУДИТА Прикладные автоматизированные инструменты или специализированное ПО Собственная разработка или профессиональное ПО Автоматизация внутри компании или автономное и независимое от компании ПО

7 Выбор параметров системы автоматизации Правильная постановка целей автоматизации и выбор автоматизируемого функционала Платформа / язык программирования Возможность и глубина интеграции с внешними приложениями и базами данных Внедрение автоматизации своими силами или использование готового продукта Стоимость покупки или создания системы

8 Компоненты автоматизации Стоимость владения системы: Отвлечение специалистов Привлечение внешних консультантов Методологические разработки Наличие техподдержки и возможности внесения изменений в систему с изменениями внешних и внутренних факторов

9 Специализированная система – в отличие от Excell или Access: Это жизнеобеспечивающая система для компании, где хранится полная история взаимоотношения с клиентами и способная одновременно управлять качеством и результатами работы сотрудников. Он-лайн и офф-лайн отчеты в любой момент времени в любых срезах. Одновременно-работающие пользователи. Дружественный интерфейс. Возможность в любой момент времени поднять информацию. Автоматизация деятельности за счет бизнес-процессов. Интеграция с другими системами компании. Единое хранилище информации с большими степенями зашиты информации Мощнейшая аналитика защиты данных. Прикладные автоматизированные инструменты

10 Автоматизация СВА и СВК как компонент автоматизации компании: В задачи внутреннего аудита входит: Проверка и оценка эффективности системы внутреннего контроля (т.е. «контроль за контролем»). Принципы независимости внутреннего аудита, делают невозможным производить аудит внутри системы. В целях поиска и нахождения нарушений, ошибок и искажений для правомочной оценки действительной эффективности СВК – аудитор должен быть «вне системы», с собственным инструментарием, не связанным с системой.

11 За 9 лет опыта деятельности нашей компании к нам обращались не раз после неудачного опыта создания собственных программ компании, не являющиеся специализированными разработчиками ПО (крупные аудиторские компании пытались создать на основе собственного опыта программу автоматизации своей деятельности, СВА крупных холдингов – создавали программу для своей службы). Компаниями были потрачены значительные ресурсы, однако готовых решений, способных удовлетворить всех пользователей даже в рамках одной компании - не появилось. Разработка системы AuditModern заняла более трех лет с учетом выделения ресурсов аудиторов, методологов и программистов. В целях создания Системы переработан большой объем опытов различных компаний и разных подходов. Проводится дальнейшая работа по улучшению и усовершенствованию Системы, которая в рамках обновления пользователей выходит в новых версиях. Собственная разработка внутри компании

12 В России и странах СНГ AuditModern является на сегодняшний день единственной программой по автоматизации служб ВА и ВК, адаптированной под нашу национальную специфику. Специализированное ПО На Западе количество пользователей систем такого уровня более 120 тысяч.

13 Автоматизация при помощи профессионального разработчика Аккумулирование лучших практик и опытов аудиторов и методологов других компаний Получение готовых решений по спорным вопросам и методологическим загвоздкам

14 Стоимость владения AuditModern в разы дешевле (покупка, обновления, внедрение, поддержка). Первоначальная стоимость приобретения AuditModern дешевле в 3 раза аналогичных западных образцов. Поддержка пользователей (большое количество партнеров на территории России и стран СНГ). Учтены специфика и реалии условий постсоветского пространства. Содержит методики и практические наработки более 160 тех. заданий СВА России и стран СНГ. Западные системы, автоматизирующие деятельность внутреннего аудита

15 Процессы внутреннего аудита АНАЛИЗ ДАННЫХ В АВТОМАТИЗИ РОВАННОЙ СИСТЕМЕ

16 Планирование деятельности внутреннего аудита

17 Планирование деятельности Опросы бизнеса – выявление рисков: В Системе, по , либо Web-форма

18 Планирование деятельности Ранжирование по риск-рейтингу: учет доступного рабочего времени СВА

19 Планирование деятельности Согласование и утверждение плана: выбор важных областей и объектов аудита, учет обязательных, рекомендованных и др.

20 Планирование аудита

21 Проведение аудита Интерфейс аудитора – это органайзер календарный план-график процедур

22 Либо список аудиторских процедур Аудиторское задание Проведение аудита

23 Применение информационной методологической базы – формирует заключения и выводы Оценка обнаружений пополняет и уточняет базу рисков, с которыми работает служба контроля Выводы и заключения

24 Результаты деятельности внутреннего аудита

25 Основные принципы Риск-ориентированный подход ко внутреннему аудиту Календарное планирование аудиторских проверок, распределение ресурсов Использование шаблонов аудиторских заданий, описаний и рабочих документов Общая база знаний, архивирование Отчеты и графики для руководства

26 Контрольные процедуры Мониторинг управления рисками предприятия Контроль за проведением аудиторских процедур Оценка и управление бюджетом проверок Отслеживание выполнения рекомендаций Аналитические отчеты, графики и OLAP-кубы

27 Развитие Использование многочисленных прошлых опытов и знаний для проведения аудита Внесение изменений в Систему новых положений и инструкций, регламентирующих деятельность Службы внутреннего аудита Легкая и удобная настройка любых отчетов, графиков и диаграмм Жесткое закрепление ролей, прав и полномочий

28 Система ранжирует риск как высокий/средний/низкий в зависимости от значимости. Риски, значение которых превышает риск-аппетит, помечаются для включения годовой/квартальный план аудиторских проверок. Далее руководитель Службы внутреннего аудита редактирует годовой/квартальный план аудиторских проверок, обозначая цели проверки, сроки, объем, занятость специалистов и другие необходимые параметры. Карта рисков и годовой план Риск-менеджер (отдел управления рисками), а в отсутствии таковых должностей – сам внутренний аудитор (Служба внутреннего аудита) в соответствии с прошлыми опытами (отчетами по прошлым проверкам) – выявляет основные риски, присутствующие в Организации (Холдинге). Далее их классифицирует и оценивает вероятность наступления и последствия /влияние этих рисков, рассылая опросные листы владельцам этих рисков.

29 Планирование аудиторского задания Руководитель проверки формирует аудиторские задания, используя шаблоны аудиторских заданий (из раздела Методология) Далее он назначает исполнителей на работы и детализирует исполнение работы в соответствии с уровнем квалификации исполнителя (либо убирает лишние детали, добавленные автоматически из шаблона проверки).

30 Аудитор выполняет назначенные ему аудиторские процедуры и фиксирует результаты (сохраняет в соответствующей папке аудиторские доказательства в любом формате: документ Word, Excel, аудио-, видео-запись, скан документа, фото, ссылка на размещенный в общедоступных ресурсах файл). Аудиторская проверка

31 Для удобного просмотра своих задач и их выполнения у аудитора имеется несколько режимов просмотра в зависимости от собственных привычек: Календарь аудитора

32 Назначенные задания контролирует руководитель проверки в модуле Процедуры для контроля: Контрольные мероприятия

33 Необходимая переписка с должностными лицами и сотрудниками организации, а также с внешними организациями (кроме личной) автоматически сохраняются в общей базе для возможности использования и дальнейшей работе специалистом, уровень доступа которого позволяет пользоваться данной информацией. Синхронизация данных с Outlook

34 Среди прочих инструментов аудитора в Системе имеется возможность формализовать вопросы и ответы в анкете-опроснике, который заполнять может как сам аудитор, интервьюируя сотрудников Предприятия, так и сотрудники, которым предназначены вопросы, самостоятельно пользуясь Системой. Опросные листы, оценка рисков При этом, результатом заполнения опросника будет являться оценка риска: высокий/средний/низкий, либо иная градация в зависимости от Ваших внутрифирменных стандартов. Помимо этого, при опросе более одной персоналии возможно объединение ответов в графики ответов большинства.

35 При необходимости доведения до нужных лиц соответствующей однородной информации в Системе предусмотрены шаблоны писем, автоматически формируемых и наполняемых информацией по ситуации, а также модуль массовые рассылки: Оповещения и массовые рассылки А наиболее важные задачи будут высвечиваться в режиме напоминания в соответствующее время соответствующему исполнителю- пользователю Системы.

36 Фиксирование нарушений, отклонений, недостатков и замечаний Аудитор фиксирует недостатки, выявленные в процессе выполнения аудиторских процедур. Недостатки определенным образом классифицируются и при необходимости добавляются в базу шаблонов недостатков для дальнейшего использования. При фиксировании недостатка определяется потенциальный (существующий) риск. Аудитор идентифицирует риск, связанный с выявленным нарушением, дополняя (корректируя) тем самым карту рисков. По завершении проекта руководитель аудиторской проверки производит оценку влияния и последствий появления риска(рисков).

37 Далее аудитор пишет рекомендации к исправлению нарушений, адресуя рекомендацию должностному лицу, ответственному за данный бизнес-процесс. Следуя рекомендации, должностное лицо отмечает в Системе результат ее исполнения. Мониторинг исполнения рекомендаций позволяет получить обратную связь от Предприятия в целях пересмотра карты рисков и годового плана аудиторских проверок на следующие периоды. Рекомендации аудитора

38 Используя инструментарий типа «Диаграммы Ганта», Система позволяет наглядно планировать аудиторские задания и распределять рабочее время специалистов Диаграмма Ганта

39 При планировании рабочего времени специалистов Службы внутреннего аудита наглядно можно отследить внутренние расходы предприятия (ставка аудитора*кол-во часов, занятое в проекте) с учетом дополнительных материальных расходов: Бюджетирование

40 В Системе также ведется учет всех необходимых распорядительных и регламентных документов, как например: приказы на проверку, командировочные удостоверения, анкеты и прочее: Организационные документы

41 Которые выводятся на печать и сохраняются в общепринятом формате Word или Excel: Формирование документа по шаблону

42 Аудитором все согласованные вопросы по различным видам рисков и бизнес-процессам заносятся в общую базу знаний, готовые фразы из которой используются затем при написании рекомендаций, замечаний, для аудиторского отчета. Согласованные вопросы, база знаний

43 Все нормы и правила в целях упорядочивания работы и быстрого входа в должность нового сотрудника заносятся в аудиторскую библиотеку, выдержки и цитаты из которой при работе аудиторы используют. Система быстрого поиска и фильтрации позволяет быстро найти нужную типовую фразу из огромной базы знаний. Внутрифирменные методические материалы

44 В зависимости от привычек руководителя итоги можно подвести в табличных, текстовых и графических вариантах, например в виде диаграмм: Оформление итогов в виде графиков и диаграмм

45 Отчет аудитора формируется по завершении проверки в том виде, в котором руководители привыкли видеть отчет, при этом его формирование у аудитора занимает не более минуты: ведь весь текст уже написан при выполнении процедур, Система лишь автоматически сводит последовательно запись к записи. При необходимости можно формировать отчеты: Отдельно по выполненным / не выполненным рекомендациям; Существенным / не существенным недостаткам; В разрезе бизнес-процессов компании; С итоговой суммой финансовых последствий для Предприятия (при условии ввода данной информации в момент проверки); Иной фильтр, который необходим для восприятия текста. Отчет аудитора

46 Услуги Консультационные и методологические услуги для аудиторских компаний. Продажа, внедрение и сопровождение программных продуктов по аудиторской деятельности. Настройка программного обеспечения на внутрифирменные стандарты, обновление продуктов. Организация и проведение семинаров, круглых столов по ознакомлению персонала с программным обеспечением для аудиторов. Обучение персонала работе с программами в офисе клиента, сопровождение в виде on-line консультаций. Проведение различных семинаров, тренингов на актуальные темы по аудиторской деятельности.