Электронный документооборот Счета-фактуры Отдел автоматизации Координатор проектов электронного документооборота Митин Алексей Москва 2013. - презентация

1 Электронный документооборот Счета-фактуры Отдел автоматизации Координатор проектов электронного документооборота Митин Алексей Москва 2013

2 Митин Алексей ООО «реал,- Гипермаркет», Россия 2 Почти половина респондентов (48%) в опросе Ernst & Young сказали, что не планируют использовать электронные счета-фактуры. "Значительная доля компаний, которые не готовы переходить на электронные счета-фактуры, объясняют, что это связано с дополнительными трудозатратами и с отсутствием подходящего программного обеспечения", - говорят составители исследования. "Первое, что говорят люди, которые приезжают из лондонского офиса к нам в Москву: "а эти папки до неба – это что?!" "Это счета-фактуры, и всего лишь за последний месяц, не беспокойтесь, остальное мы уже отправили в архив! " генеральный директор Google Russia Владимир Долгов Link

3 2013 Митин Алексей ООО «реал,- Гипермаркет», Россия 3 Некоторые цифры…. 90 млн. трудоспособного населения 3.5 млн. человек 1 млн. человек В РФ выпускается порядка 13 млрд. первичных документов в год Один гипермаркет генерирует около заказов в год, что приводит к обработке порядка 500 тыс. пакетов первичной документации в год для Реал Россия в целом. Более 150 тыс. листов бумаги в год используется Реал только для согласования ценовых листов.

4 2013 Митин Алексей ООО «реал,- Гипермаркет», Россия 4 Основные преимущества работы с электронными документами с электронной подписью Сокращение финансовых издержек Сокращение временных затрат Снижение издержек на: доставку; хранение и изъятие из архива; заведение документов в ERP. Ускорение: согласования; принятия решения; подписания. Снижение рисков: утери документации; возникновения судебного разбирательства. Дополнительные преимущества: упрощение аудита; повышение прозрачности взаимоотношений с контрагентами; повышение привлекательности компании для контрагентов. Пакет первичной документации переведённый в электронный формат даёт 40 рублей экономии = 40 руб. +

5 2013 Митин Алексей ООО «реал,- Гипермаркет», Россия 5 Нормативная база использования электронного документооборота с электронной подписью. На сегодняшний день существует следующая законодательная база по ЭДО, основные документы: Налоговый кодекс РФ (ФЗ 229-ФЗ от г.); Ст Счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронном виде; Федеральный закон от г. 63-ФЗ «Об электронной подписи» - определил основные правила работы с электронной подписью; Приказ Минфина РФ от г. 50н «Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по ТКС с применением ЭЦП»; Постановление Правительства 1137 от г. «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по НДС». Постановлением утверждена новая форма счета-фактуры, корректировочного счета-фактуры, журнала учета и книг покупок, продаж и порядок заполнения в бумажном и в эл. виде; Приказ ФНС от г. «Об утверждении форматов документов, используемых при выставлении и получении счетов-фактур в электронном виде по ТКС с применением ЭЦП»: Данным приказом утверждены: - формат информационного сообщения об участнике электронного документооборота счетами-фактурами; - формат извещения о получении электронного документа согласно; - формат подтверждения даты отправки документа; - формат подтверждения даты получения документа; - формат уведомления об уточнении электронного документа. Приказ ФНС от 5 марта 2012 г. «Об утверждении форматов счета- фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронном виде»; Приказ ФНС от 21 марта 2012 ММВ-7-6/172 «Об утверждении форматов первичных учетных документов» форматы ТОРГ-12 и Акт приемки-сдачи работ Приказ ФНС от 20 апреля 2012 г. «Об утверждении Временного положения о Сети доверенных операторов электронного документооборота и Временного положения о порядке присоединения к Сети доверенных операторов электронного документооборота».

6 2013 Митин Алексей ООО «реал,- Гипермаркет», Россия 6 Доверенные ФНС операторы ЭДО И ещё около 30 юридических лиц…

7 2013 Митин Алексей ООО «реал,- Гипермаркет», Россия 7 Преимуществ от использования ЭДО гораздо больше, чем недостатков; Таким образом… Сервис – провайдеры подготовили технические решения для внедрения ЭСФ. Юридическая база для использования ЭСФ готова;

8 2013 Митин Алексей ООО «реал,- Гипермаркет», Россия 8 Общая информация по реал,- Гипермаркет, OOO "реал,-Гипермаркет" - российское подразделение немецкой сети гипермаркетов Real. Сегодня сеть представлена в Европе более чем 430 гипермаркетами в Германии, Польше, Румынии, Турции, России и на Украине. Real входит в состав Metro Group, который является одним из крупнейших международных торговых холдингов. На сегодняшний день группа объединяет 2,100 магазинов в 33 странах. В России сеть Real представлена 18 гипермаркетами, шесть из которых расположены в Москве и Московской области, один - в Санкт-Петербурге, по одному - в Липецке, Волгограде, Казани, Ярославле, Нижнем Новгороде, Саратове, Иваново, Тольятти, Тамбове, Ростове-на-Дону и Ижевске. В ноябре 2012 Метро Групп подписала сделку по продаже бизнеса Реал в Польше, Украине, Румынии и России французскому ритейлеру Ашан Групп. Сделка находится на стадии одобрения антимонопольными органами вовлечённых стран.

9 2013 Митин Алексей ООО «реал,- Гипермаркет», Россия 9 реал,- Гипермаркет Проекты в реал,- Гипермаркет, связанные с электронным документооборотом. MetroLink Позволяет получить несколько десятков постоянно обновляемых электронных отчетов, предоставляющих полную информацию по продажам, приемкам, запасам и прочим данным, касающихся Ваших товаров в гипермаркетах Реал. Синхронизация мастер-данных Проект позволяет автоматизировано обмениваться мастер данными о товарах. В целом в результате проекта, поставщик получает следующие преимущества: Отказ от заполнения карточек товара; Ускорение введения нового продукта в сеть; Уменьшение ошибок, связанных со штрих-кодами. E-DOC Юридически значимые электронные документы. Проект позволит минимизировать почтовые издержки, издержки на хранение документов, ускорить оплаты, повысить прозрачность взаимоотношений, значительно сократить время на подписание документов, полностью исключить случаи утери документов. EDI документооборот структурированными электронными документами согласно международным стандартам EANCOM. Проект даёт возможность существенно сократить издержки на обработку и проверку данных в документах. Позволяет обменивающимся сторонам проследить полный путь от отправителя до получателя. Электронные отчёты Электронные мастер данные Электронные документы Электронные документы с ЭП Проекты электронного документооборота

10 2013 Митин Алексей ООО «реал,- Гипермаркет», Россия 10 Цель проекта: Оптимизировать обмен данными на всех этапах цепочки поставок. Проект: Electronic data interchange Статус внедрения EDI в реал,- Гипермаркет 2013ORDERSDESADVRECADVINVOIC Январь86,6%50,1%65,1%5% Цель90%60+%65+%20% Используются электронные документы: Заказ (ORDERS); Уведомление об отгрузке (DESADV) - аналог ТОРГ 12; Уведомление о приёмке (RECADV) – аналог ТОРГ 1; Счёт-фактура (INVOIC) – не юридически значимый документ. EDI провайдеры, входящие в список рекомендованных Реал операторов:

11 2013 Митин Алексей ООО «реал,- Гипермаркет», Россия 11 Проект: юридически значимый ЭДО Цели проекта Детализация целей: Сократить ошибки ручного ввода данных в системы; Сократить почтовые издержки поставщика; Сократить время согласования и подписания документации; Сократить время поиска документов на обеих сторонах; Сократить риски утери документов поставщиком; Сократить издержки на хранение и изъятие документации; на обеих сторонах; Упростить аудит компании ; Повысить прозрачность взаимоотношений с партнёрами. Цель проекта: Минимизировать объёмы бумажной документации между товарным поставщиком и ритейлером.

12 2013 Митин Алексей ООО «реал,- Гипермаркет», Россия 12 Внедрение технологий электронной подписи в юридически значимый документооборот с партнёрами-поставщиками. Концептуальное решение Техническое решение 1. «Облако» Провайдер А ERP real,- Провайдер N Провайдер M Поставщик Техническое решение 2. «ERP интеграция» ERP real,- Провайдер N Провайдер M Поставщик

13 2013 Митин Алексей ООО «реал,- Гипермаркет», Россия 13 Рекламации Акты сверки взаиморасчётов Документы возможные для внедрения METRO Group real,- Поставщик Бухгалтерия Уведомления Акты Акты сверки взаиморасчётов Авизо Счета Счета-фактуры ТОРГ 12ТОРГ 1ТОРГ 2 Бизнес Ценовые листы Дополнительные соглашения к договорам Промо согласования HR Сертификаты качествасоответствия ОтпускаКомандировки Проект E-DOC

14 2013 Митин Алексей ООО «реал,- Гипермаркет», Россия 14 Схема электронного документооборота в Реал Поставщик METRO Group real,- Специализированный оператор Прайс - лист Электронный архив Уведомление о расчёте скидки Прайс - лист Акты приёмки-сдачи услуг Счёт-фактура Рекламация Система электронного документооборота интегрированная с EDI системой edi Реализация остановлена Рекламация Уведомление о выставлении штрафных санкций Запуск отложен

15 2013 Митин Алексей ООО «реал,- Гипермаркет», Россия 15 real,- Supplier WEB portal для работы с ЭЦП Архив электронных документов Корус Консалтинг СНГ Резервный архив ЭД real,- ERP real,-

16 2013 Митин Алексей ООО «реал,- Гипермаркет», Россия 16 Схема работы с электронным счётом-фактурой Supplier ERP real,- EDI Invoice Результат проверки real,- Проверочный модуль Создание ЭСФ Подписание ЭСФ Подписание уведомления 2 Подписание уведомления 1 Подписание уведомления 3 Передача сигнала о подписании документа Передача документа в архив Передача EDI INVOIC на оплату Архив ЭД Копия ЭСФ

17 2013 Митин Алексей ООО «реал,- Гипермаркет», Россия 17 Кейс – внедрение документа счёт-фактура c ЭП в Реал. Количество входящих документов INVOIC в году Издержки на автоматизированную обработку входящих INVOIC4 млн. Издержки на ручную проверку2.1 млн. руб Издержки на хранение INVOIC0,5 млн руб Общие издержки6.6 млн. руб Экономия при 90% электронных INVOIC6 млн. руб. Стоимость внедрения: Приобретение ключей ЭП – 3770 р./шт. Дополнительная настройка собственной ERP системы. Выгоды: Сопутствующие выгоды: Ускорение взаиморасчётов с поставщиками; Уменьшение рисков потери документации; Повышение привлекательности сети для поставщиков. Кейс – внедрение документа счёт-фактура с ЭП

18 2013 Митин Алексей ООО «реал,- Гипермаркет», Россия 18 Ваши вопросы

19 2013 Митин Алексей ООО «реал,- Гипермаркет», Россия 19 Контакты: real,- Hypermarket Тел+7 (495) Leningradskoye Shosse, 71G, , Moscow, Russian Federation PRIM