Документоведение Этапы развития делопроизводстваНа ранних стадиях развития Древнерусского государства и период феодальной раздробленности (до конца XV. - презентация

1 Документоведение Этапы развития делопроизводства

2 На ранних стадиях развития Древнерусского государства и период феодальной раздробленности (до конца XV в.) государственных учреждений еще не существовало. Их функции выполняли чаще всего отдельные должностные лица или органы, осуществляющие свою деятельность либо вообще без штата чиновников, либо с очень ограниченным штатом. В этих условиях единая система делопроизводства не была востребована самой системой управления. Письменные документы, дошедшие до нашего времени, данные, полученные археологами и лингвистами, показывают, что уже в X в. в Древнерусском государстве была культура написания документов. Это договоры с Византией 911 и 945 гг. Примечательно, что в обоих договорах упоминается о практике составления документов. В первом случае - письменных завещаний, во втором - подорожных грамот для купеческих кораблей.

3 ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В КИЕВСКОЙ РУСИ. После образования древнерусского государства письменность стала необходимой для ведения переписки с другими странами, а также для заключения межгосударственных договоров. В условиях формирования классового общества возникла необходимость в составлении завещаний, записях о долгах, заключении торговых контрактов, в надписях на вазах об их предназначении и т.п. Важные документы древнерусские князья сохраняли лучше, чем драгоценности. Известно, что во времена Ярослава Мудрого собрание наиболее давних грамот и договоров Руси хранилось в Михайловском приделе Софиевского собора. Ученые допускают, что именно здесь были сосредоточены и документы до владимирских времен. Одним из древних и важных документов норм права является Правда Русская" или, по принятому в науке названию, "Русская правда" (термин "правда" здесь означает закон). Этот документ не сохранился. До нашего времени дошли лишь многочисленные (около 300) списки, то есть копии, из которых наиболее старинные датируются XIII в. Важными документами той эпохи были "княжьи уставы" и "уроки", а также церковные уставы.

4 Сохранились церковные уставы князей Владимира и Ярослава. Первый известен в копии XIII в., второй XIV в. Наиболее важным историческим документом является "Повесть временных лет", который дошел до нас не в оригинале, а в более поздних списках. До XV столетия в Московском княжестве система управления имела дворцово-вотчинный характер. Органами управления государства были так называемые пути: сокольничий, ловчий, конюший, стольничий, чашничий. Само государство делилось на уезды, станы и волости во главе с наместниками и волостными, компетенция которых распространялась и на барские вотчины. Делопроизводство вели дьяки, а при наместниках писари и подьячие.

5 ЭТАПЫ РАЗВИТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА. Актовое делопроизводство. Как форму ведения делопроизводства актовые книги начали применять на территории западных славянских земель уже в XIII веке. Большой массив актовых книг появился в результате деятельности гродских (польск. grod крепость) и земских судов. Все, что происходило в судах, заносилось в актовые книги. В зависимости от характера рассматриваемых дел они делились на: декретные, записные и текущие. Правильность написания актов проверялась, о чем говорят "маргиналии" отметки на полях, например: "Тот аркуш порядней треба бы переписать". В документах той поры прослеживается стремление придерживаться канцелярского стиля изложения, хотя и встречаются элементы живого разговорного языка, характерного для представителей феодального общества. Учитывая значимость актовых книг, всегда принимались меры для их сохранения.

6 Приказное делопроизводство. Система государственного делопроизводства начинает складываться в период формирования русского централизованного государства, с середины XV в. По мере превращения Московского княжества в великорусское государство в нем усложнялись административные задачи, отдельные части управления, находившиеся в ведении того или иного лица по приказу князя, превратились в сложные и постоянные присутственные места избы или приказы. Происхождение приказов связано с практикой личных поручений (приказов) великого князя ближайшему окружению князьям и боярам по разрешению отдельных вопросов государственного управления.

7 Их деятельность объединялась высшим правительственным учреждением Боярской Думой. Московским великим князьям удалось создать сильную централизованную систему управления, в которой все важнейшие функции административного управления выполняли Боярская Дума и приказы. Именно поэтому период становления и развития государственного делопроизводства принято называть приказным периодом по названию первых государственных учреждений приказов.

8 Этот период охватывает время с XV по XVII вв. В целом система органов государственного управления в этот период выглядит следующим образом:

9 Многие царские указы XVII в. обращают внимание на необходимость строго контролировать работу подьячих, которым доверялась сложная работа, связанная с подготовкой решений по делам, хранением дел, опечатыванием архивных сундуков. За ошибки, допускаемые в официальных документах, подьячих строго наказывали: били батогами, лишали жалованья. Инструментами письма служили гусиные перья, затачиваемые особым образом перочинным ножом. Лучшими, как отмечают историки, считались перья из левого крыла гуся, а сама очинка требовала значительного уменья. Гусиные перья применялись вплоть до второй половины XIX в., хотя металлические перья появились уже в начале века. Написанный гусиным пером текст посыпался мелким кварцевым песком. Московские приказы пользовались песком, привозимым с Воробьевых гор, который считался особенно светлым и чистым.

10 Видовой состав документов приказного делопроизводства был довольно однообразным. Все существовавшие в этот период документы группируются в следующие основные виды: грамоты (царские указы или указные грамоты), приговоры, наказы, доклады, памяти, отписки, челобитные. Однако внутри каждого вида существовало множество разновидностей. Отписки документы, поступавшие в приказы с мест, от воевод; грамоты это царские указы, посылаемые из приказов на места боярам, воеводам, приказным людям. Приказы представляли царю отписки или доклады; воеводам и другим местным начальникам царь давал наказы; приказы между собой сносились памятями; обращения граждан к центральной власти оформлялись в виде челобитных.

11 Важнейшим признаком официального документа является его формуляр совокупность устойчивых информационных элементов (реквизитов, языковых формул) документа, расположенных в определенной последовательности, специфической для каждого вида документа. Формуляр результат повторяемости управленческих ситуаций и управленческих действий. Исследователи отмечают, что еще на заре клинописи письменные памятники отличались использованием устойчивых текстовых формулировок с определенным расположением материала. В документах приказного делопроизводства большинство реквизитов еще не выделилось из текста, т.е. обращение, адресат, дата документа, обозначение автора и др. и собственно содержание документа составляли один сплошной текст. Как правило, документ начинался с обращения, даты или обозначения автора и адресата документа. Например, царские указные грамоты начинались указанием автора и адресата (от кого кому):

12 «От царя и великого князя Алексея Михайловича, всея Великой и Малой и Белой России самодержца, боярину нашему и воеводам князю Якову Куденетовичу Черкасскому...» или: «...князю Ивану Алексеевичу Воротынскому с товарищами...», а затем излагалось существо вопроса. Челобитные и отписки начинались с обращения: «Царю государю и великому князю Михаилу Федоровичу всея Руси бьет челом холоп твой...» или: «Царю государю и великому князю Алексею Михайловичу, всея Великой и Малой и Белой России самодержцу, бьет челом сирота твой Ивашко Михайлов...». При обращении к великому князю служилые люди писались холопами («бьет челом холоп твой»); посадские люди и крестьяне, их жены, вдовы и дети сиротами; духовные лица богомольцами.

13 В заключительной части указной грамоты обозначалась дата ее составления и место, где она была написана: «Писан в царствующем граде Москве в наших царских палатах. Лета 7166 года, марта в 16 день». Челобитная заканчивалась и заверительной надписью: «К сей челобитной Демьянко Власов руку приложил», а также указывались имена послухов (свидетелей), место и время составления челобитной. Анализируя формуляр документов приказного периода, многие исследователи отмечают наличие устойчивых форм, образцов, по которым совершалось делопроизводство. В частности, по единому образцу писались наказы воеводам из приказов, включавшие следующие части: вступление в должность нового воеводы, порядок приема должности от прежнего воеводы; постановления о финансовом управлении; отношение воеводы к местному обществу и выборным должностям; постановления о полицейской деятельности воеводы; определение военных обязанностей воеводы, правила его отношения к иноземцам. Процедура подготовки документов в приказном делопроизводстве включала следующие основные этапы: поступление документа на рассмотрение; подготовка дела к «докладу»; рассмотрение и решение дела; оформление документа, содержащего решение.

14 В целом, в приказной период постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые формы документов и приемы их составления. Однако государство, действуя отрывочными и частными мерами, не сознавая общих административных правил, не могло еще ввести систематического порядка в организацию учреждений и их делопроизводство. Только с середины XVII в. принимаются некоторые меры для наведения порядка в делопроизводстве, появляются отдельные законодательные акты о порядке документирования и составления частных актов. C увеличением числа создаваемых документов обозначились и места для наиболее безопасного их хранения. В городах это, как правило, центральные храмы, посвященные святым, выбранным в покровители конкретного города. В крупных городах существовали хранилища документов.

15 Центрами ведения документации и ее хранения были также гостиные дворы (смоленские, немецкие и др.) и монастыри, так как церковь обладала широкой юридической компетенцией. Сам монастырь - достаточно крупное экономическое предприятие - документировал свою судебную и хозяйственную деятельность, иногда используя для этого и свободное место в духовных книгах. Накопление традиций в сфере документирования вело к формированию круга профессиональных специалистов в области создания и обработки документов. Первоначально их состав пополнялся за счет церковных псаломщиков и дьяков. Не случайно с XIV в. термин "дьяк" как обобщающий закрепился за всеми лицами, ведущими делопроизводство. Параллельно стали вырабатываться устойчивые образцы обращений и завершений в документах, формуляры, т.е. типовые устойчивые формы отдельных, наиболее распространенных документов, из которых составлялись своеобразные пособия по делопроизводству - "формулярники".

16 Устанавливаются приемы засвидетельствования документов, их составления (документы начинают проходить стадии написания - чернописи, редакции и беловика) и такие элементы, как скрепы, печати, мосты (подписи на склейках). Появляются также элементы защиты информации от несанкционированного доступа на стадии хранения и использования. Зафиксированы и первые случаи подделки документов в политических и лично-корыстных целях. В Древнерусском государстве выработалась и процедура отмены юридической силы документов. Материалы вынимались "ларником" и уничтожались в присутствии свидетелей. Особо важные документы уничтожались специально выбранной городским вече комиссией, часто публично, в торжественной обстановке. Менее значительные документы возвращались авторам или просто смывались с пергамента, на котором были написаны, а зачищенные листы снова шли в дело. Достаточно распространенная практика подделки и подчистки текстов потребовала внесения в судные грамоты указаний об аннулировании подложных документов.

17 Практически до конца XIV в. основным материалом для письма на Руси служил пергамент (особым образом выделанная телячья, баранья или козлиная кожа), называемый в документах и "хартией" и просто "телятиной". Лучший пергамент привозили из Греции или ганзейских городов. Самой древней формой документа на Руси была грамота - отдельный лист пергамента шириной около 3,5 вершков (15-17 см). Размеры документа могли быть различными за счет подклейки следующих листов. Потерявшие ценность документы счищали, а дорогостоящий материал подравнивали, обрезали обтрепанные места и снова использовали для записи информации. С увеличением объемов делопроизводства менялась графика письменности: первоначально документы составлялись уставной манерой письма, характерной для книжного дела с выписыванием букв с прямыми очертаниями. В XIV в. стал использоваться полуустав, позволивший ускорить процесс письма за счет выносных букв и сокращений отдельных слов. Документы писались сплошным текстом, без разделения на отдельные слова. Из знаков препинания к XIV в. стала использоваться точка в конце предложения.

18 Расширение практики удостоверения документов печатями не только князей, но и городов и конкретных чиновников (дьяков) с изображением человека, сидящего за столом, свидетельствует о формировании профессионального цеха специалистов по работе с информацией, т.е. выработанные практикой традиции постепенно становились нормами обычая, закладывая основу будущей системы делопроизводства.

19 Основные понятия документационного обеспечения управления (делопроизводства) Организации работы с документами в современном мире уделяется существенное значение. Так в США принят Закон о документе, в Германии организация делопроизводства и оформление документов отнесены к приоритетным направлениям НТР, в России принят и действует Закон об информации, информатизации и защите информации. Документы создают во всех сферах жизнедеятельности человека. Существует множество определений понятия «документ», данных научными дисциплинами, в которых документ изучается. История рассматривает документ как свидетельство определенной исторической эпохи, юридическая наука – как факт доказательства. Специалисты в области управления подчеркивают официальность и достоверность документа как его основные характеристики.

20 В документоведении документ определяется как результат отображения предметов, явлений, фактов, событий, объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Официально установлено понятие «документ» в Законе РФ и в стандарте, регламентирующем терминологию в области делопроизводства и архивного дела. Под документированием информации понимается собственно процесс создания документа. Широко распространено мнение, что создать документ несложно: для этого следует лишь зафиксировать информацию на бумажном или ином носителе. Однако документация служит способом и средством реализации функций управления в государственном аппарате, в любой организации. Поэтому документирование деятельности часто регламентируется законодательными, нормативными актами.

21 Право издания законов, указов, постановлений и распоряжений центральной исполнительной власти установлен Конституцией РФ. Законодательно установлены виды документов, применяемые при создании предприятия (организации). В Государственной системе документационного обеспечения управления регламентированы виды распорядительных документов, издаваемых руководителями различных организаций и предприятий в зависимости от принципов управления – единоначально, коллегиально. Успешное управление любым процессом, бизнесом, предприятием невозможно без использования современных технологий делопроизводства или документационного обеспечения управления(ДОУ). Процесс управления базируется на информации об управляемых объектах, которая чаще всего представлена в документах и, в свою очередь, является основой принятия любого решения.

22 ДОУ возникает только тогда, когда возникает процесс управления, но сам процесс управления может существовать только тогда, когда в нем поставлено ДОУ, то есть, определенпорядок документирования и работы с документами. По существу ДОУ – это технология управления Организация ДОУ на уровне современных требований предусматриваетсоздание единой комплексной системы ДОУ, единого порядка работы с документами, начиная с их создания/получения и до сдачи в архив (уничтожения). ДОУ является эффективным инструментом контроля исполнения, достаточно простым средством ведения общего делопроизводства и решения различных вопросов при работе с документами. Руководитель каждой организации должен владеть информацией о работе его подчиненных и вовремя принимать решения по устранению проблем и координации деятельности персонала организации.

23 Необходимо отметить, что с документами работают все сотрудники организации. Документы всегда создаются исключительно в каких-либо целях: либо для закрепления информации при выполнении поставленных задач, либо по требованию контролирующих органов. Сотрудник организации стремится к закреплению информации в документах при решении следующих задач: управление текущей работой, когда это связано с поступлением и передачей большого количества информации управление ресурсами организации во времени и пространстве в текущем режиме и с перспективой на будущее, управление (координация) работой подчиненного ему персонала, реализация договоренностей с внешними организациями, отражение хода мероприятий, событий,

24 анализ различных данных и их оценка, подведение итогов работы за определенный период, планирование рабочего времени, прогнозирование развития определенных процессов и определения наиболее оптимальной последовательности и содержания действий. Таким образом, сотрудник, составляя тот или иной вид служебного документа, осуществляет определенную функцию, в соответствии со своей ролью в организации. Качество и своевременность подготовки документов влияет на показатели работы, как сотрудника, так и фирмы в целом, а значит и повышает ее конкурентоспоспособность. В каждой конкретной организации (учреждении) должна проводиться регламентация видов и разновидностей документов, применяемых в управленческой практике, требований к оформлению. Эта локальная регламентация основывается на государственной нормативной базе, но конкретизирует ее, исходя из условий работы, ее специфики.

25 Знание основ ДОУ необходимо любому современному специалисту. Именно документ,как зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу, служит основным доказательством того или иного факта деятельности в различных отраслях, в том числе при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражномсуде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками предприятия в народном суде.

26 ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ (ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА)

27 Основные понятия сферы документационного беспечения управления (ДОУ) определеныТрудовым и Гражданским кодексамиРоссийской Федерации, Федеральным законом «Обинформации,информационных технологиях и о защите информации» от ФЗ, Федеральным законом «О персональных данных» от ФЗ, Федеральным законом«О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации от ФЗ», Федеральным законом «Об электронной цифровой подписи» от ФЗ, Федеральным законом«Об Архивном деле в Российской Федерации» от ФЗ и другими законодательными и нормативными актами, в том числе и ГОСТом Р «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Все эти понятия необходимы для осмысления всех процессов, протекающих в сфере ДОУ, и грамотной разработки локальных организационных документов.

28

29 Ниже приведены основные термины, закрепленные в выше приведенных актах. Документ (документированная информация) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющимиее идентифицировать. Реквизитдокумента – обязательныйэлемент оформления официального документа. Формуляр документа – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

30 Официальный документ – документ, созданный юридическим или физическимлицом,оформленный и удостоверенныйв установленном порядке. Организационно-распорядительный документ – вид письменного документа,в котором фиксируется решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

31 В 70-х гг. прошлого столетия была проведена большая работа по унификации управленческих документов. Ее результатом явилась разработка унифицированных систем документации, среди которых – Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД). Унифицированная система документации (УСД) – это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую дляуправления вопределеннойсфере деятельности. УСОРД – это система документации, необходимая для управления организационно-распорядительной деятельностью организации. Состав документов, которые вошли в УСОРД,дан в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД). Поскольку в ОКУД включены все ОРД, можно с уверенностью сказать, что все они создаются по единым правилам, которые следует неукоснительно выполнять.

32 Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам. Дело - совокупность документов (или в редких случаях документ), сформированных по какому-либо признаку (видам документов, вопросам, корреспондентам и т.п.), помещенных в обложку. Формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых ворганизации,с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

33 ДОУ (Делопроизводство) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Это- вся совокупность работ со служебными документами в учреждениях, организациях и на предприятиях: составление, регистрация полученных документов и другой корреспонденции, организация и контроль исполнения, формирование номенклатуры дел и справочных фондов, экспертиза научной и практической ценности, хранение и передачав архив,обеспечение секретности и сохранности служебной тайны. Документооборот - движение документов в организации с момента создания или получения до отправки или передачи их на хранение. В сферу делопроизводства включаются (как отмечалось выше): прием, регистрация входящей и исходящей корреспонденции, ее отправка; приемдокументовнарассмотрениеи подписание администрацией; контроль за правильностью оформления документов;

34 распределение рассмотренных администрацией документов между структурными подразделениями и сотрудниками для исполнения, ознакомление сотрудников с директивными актами администрации; учетстадийпрохожденияиисполнения документовс обеспечением их сохранности; систематизация документов и организация их текущего хранения; проведение экспертизы ценности документов; сдача дел в архив и обеспечение их архивного хранения. Принято выделять несколько видов (групп) документов, работа с которыми обязательна для любого учреждения, а именно: 1) директивные, информационно-инструктивные и информационно- методическиематериалы государственных органов власти и управления, втом числе федеральных и местных (указы, постановления, правовые акты, инструктивные и информационные письма,методические указания,требования кстатистической отчетности и др.)

35 2) организационно-распорядительная документация, которая состоит из трех групп документов: а)организационных (устав,положение,правила внутреннего распорядка, договор, инструкция и пр.) б) распорядительных (постановление, приказ, решение, распоряжение, указание и др.) в) справочно-информационных (деловое письмо, докладная записка, объяснительнаязаписка, справка, акт, протокол, доверенность, телефонограмма и пр.) 3) документы, связанные с оформлением трудовых отношений (табель явки на работу, графики отпусков, трудовые книжки сотрудников, приказы о приеме и увольнении, а также оформление отпусков, наград, поощрений, взысканий и пр.); 4) финансовые документы. ДОУ основывается на нормативно-методической базе – комплексе нормативных правовых актов организационного и инструктивного характера, а также методических документов, определяющих порядок создания документов и организацию работы с ними. Нормативное регулирование ДОУ охватывает всеуровни управления.

36 В РоссийскойФедерации общие принципы организации работы с информацией и документацией определены, в первую очередь, Федеральным законом Об информации, информационных технологиях и о защите информации от 27 июля 2006 г. 149-ФЗ. В частности, закон устанавливает, что: «1. Законодательством Российской Федерации или соглашением сторон могут быть установлены требования к документированию информации. 2. В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота,установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления впределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводстваи документооборотадля федеральных органов исполнительной власти.

37 3.Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписьюили иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иныминормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе». Государственное регулирование распространяется не только на сферу документирования, но и на организацию работы с документами, таким образом, оно охватывает всю область ДОУ.

38 Государственноерегулирование делопроизводства осуществляет Федеральная архивная служба России (Росархив), которая в соответствии с Положением об Архивном фондеРоссийской Федерации (утв. Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. 552), Положением о Федеральной архивной службе России (утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 декабря 1998 г. 1562) и Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» от ФЗ осуществляет межотраслевое организационно- методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводствефедеральныхорганов государственнойвласти, координирует развитие государственной системы делопроизводстваи унифицированных систем документации.

39 Федеральная служба Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации(Госстандарт России) осуществляет государственноеуправление стандартизациейв РоссийскойФедерации, включая работы по унификации и стандартизации документов и систем документации,разработке,внедрению иведению общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации. Правительство Российской Федерации, федеральныеорганы исполнительнойвластинесут ответственность за организацию документационного обеспечения в органах исполнительнойвласти, разрабатывая соответствующие нормативные правовые акты. Нормативныеиметодическиедокументыпо делопроизводствув учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных и нормативных правовых актов, принимаемых на государственном уровне, а также соответствующими министерствами и ведомствами.

40 Конспект Нормативно правовая база в организации документационного обеспечения. (домашнее задание)

41 Современные российские документы и их оформление Реквизиты документа, их назначение и оформление. Каждый документ состоит из отдельных составляющих его информационных элементов, которые называются реквизитами. Реквизит является законченным информационным элементом, т.е. содержит полную информацию по своей локальной теме, например авторство, возможность доступа для прочтения, место хранения.

42 Реквизиты могут быть графическими (герб, печать, эмблема), но в основном являются текстовыми. Текстовые реквизиты могут быть простыми, состоящими из одного- двух слов или цифр (номер листа), или сложными, в свою очередь включать в себя несколько достаточно самостоятельных частей (грифы утверждения, согласования, адресат и др.). Часть информации реквизитов может быть заранее внесена в шаблон (бланк) будущих документов, она называется постоянной частью. Дополняющая, конкретизирующая информация вносится при этом только при оформлении конкретного документа и называется переменной частью. Совокупность реквизитов для конкретного документа с определением их взаимного расположения составляет его формуляр.

43 При создании унифицированной системы документации или группы документов разрабатывается, как правило, формуляр-образец. Формуляр-образец представляет собой графическую модель построения множества документов. Он устанавливает формат бумаги, размеры полей, расположение всех частей (постоянных и переменных) реквизитов, характерное именно для этой группы документов, и определяет необходимые для их размещения площади. Формуляр-образец может быть представлен как в виде чертежа, содержащего план размещения реквизитов, так и в виде описания реквизитов с указанием последовательности их оформления и взаимного расположения в границах выделяемых площадей. В практике традиционных технологий больше прижился первый вариант или сочетание обоих, в компьютерных технологиях предпочтителен описательный вариант.

44 Формуляр, характерный для документов определенного вида (договоры, протоколы, акты), называется типовым формуляром. Государственным стандартом – 87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца» установлены: - Форматы бумаги – от А3 до А6 с горизонтальным (альбомным) и вертикальным (книжным) расположением текста. (см. табл. 1);

45 Таблица 1 Формат бумаги Размеры формата, мм Количество линий конструкционной сетки, не более вертикальныхгоризонтальных А3297х А3L420х A4210х A4L297х A5148х21045 A5L210х A6148х

46 - служебные поля – поле подшивки не менее 20 мм, левое, нижнее и правое поля не менее 10 мм;

47 - конструкционная сетка с ячейкой, равной или близкой к шагу письма канцелярской пишущей машинки (2,6 на 4,25 мм), что четь меньше,чем размер шрифта Times New Roman Cyr 14;

48 - состав и правила оформления реквизитов, придающих документам юридическую силу. По стандарту конструктивным элементом при проектировании форм может являться как отдельная ячейка, например для номера листа документа, так и базисный прямоугольник, включающий две и более ячейки. Государственный стандарт 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования оформлению документов», введенный в действие с 1 июля 2003 г., расширил состав реквизитов документов и определил их расположение на формате бумаги. Он установил почти максимальный набор реквизитов, используемых для конструирования (оформления) любого из управленческих документов. Стандартизировано применение и оформление 30 реквизитов:

49

50 01 Государственный герб Российской федерации; 02 герб субъекта Российской Федерации; 03 эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 код организации; 05 основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 код формы документа; 08 наименование организации; 09 справочные данные об организации; 10 наименование вида документа;

51 11 дата документа; 12 регистрационный номер документа; 13 ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 место составления или издания документа; 15 адресат; 16 гриф утверждения документа; 17 резолюция; 18 заголовок к тексту; 19 отметка о контроле; 20 текст документа; 21 отметка о наличии приложения;

52 22 подпись; 23 гриф согласования документа; 24 визы согласования документа; 25 оттиск печати; 26 отметка о заверении копии; 27 отметка об исполнителе; 28 отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 отметка о поступлении документа в организацию; 30 идентификатор электронной копии документа.

53 Некоторые из реквизитов взаимоисключающие и их применение зависит от вида документа, в конкретном случае на документе их будет гораздо меньше. Каждый из реквизитов не только имеет четкие правила состава информации, ее оформления и размещения на официальном документе. Роль этих информационных элементов в документах неравнозначна, порядок, в котором они приведены и пронумерованы в списке и в соответствующем стандарте, отражает в основном последовательность их расположения на листе бумаги (документе), а не значимость или очередность внесения в документ. Стандарт на оформление организационно- распорядительной документации имеет более чем 30- летний опыт обязательного применения.