Решение в области корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Константин Майоров Konstantin.Maiorov@bix.ru «БИКС» www.bix.ru тел. +7 (495) 644-24-13. - презентация

1 Решение в области корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Константин Майоров «БИКС» тел. +7 (495)

2 Business Information eXperience Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Москва 2008 г. Коротко Надстройка над Outlook (Exchange), добавляющая в инструмент для работы с почтой, задачами и календарями функции централизованной системы документооборота корпоративного уровня Outlook Docflow – это Microsoft Office 2003 System Microsoft Outlook 2000/ XP/ 2003/ 2007

3 Business Information eXperience Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Москва 2008 г. Назначение решения Автоматизация коллективной работы с информацией для организаций с полностью или частично устоявшимися бизнес- процессами: Документооборот (внутренние документопотоки организации); Делопроизводство (регистрация, контроль исполнения); Автоматизация сложных процессов взаимодействия при подготовке, согласовании и утверждении документов; Хранилище документов. Дополнительные возможные варианты использования Help desk – легкая версия Документооборот системы управления качеством

4 Business Information eXperience Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Москва 2008 г. Функциональность Автоматизация документооборота в соответствии с отечественными нормативами, с учетом сложившейся практики делопроизводства, a)регистрация документов в системе (заполнение регистрационной карточки); b)постановка документов на контроль и отслеживание их исполнения; c)отслеживание хода исполнения поручений; Организация потока работ (workflow) в Компании с осуществлением контроля за движением и исполнением документов; Автоматическая передача функций согласования и утверждения. Автоматизация работы с документами

5 Business Information eXperience Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Москва 2008 г. Функциональность Контроль доставки и прочтения задания; Автоматические напоминания о необходимости выполнения задания; Контроль выполнения задания; Мониторинг задания (инициатор всегда может посмотреть, кто и что сейчас делает с его заданием, с поручениями, поставленными на основе его задания); Автоматический контроль сроков исполнения; Анализ истории выполнения заданий; Контроль качества исполнения (система позволяет принимать или отклонять исполнение). Контроль исполнения

6 Business Information eXperience Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Москва 2008 г. Функциональность Гибкая маршрутизация документов; Унификация и фиксация маршрутов согласования и утверждение документов; Унификация и фиксация шаблонов документов и номенклатуры дел; Создание и модификация многоуровневого классификатора для хранилища документов. Оптимизация и стандартизация документопотоков

7 Business Information eXperience Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Москва 2008 г. Функциональность Разграничение прав доступа к документам, в том числе с использованием ролей, что удобно при временном или постоянном замещении должностей Подготовка и печать журналов, оперативных и аналитических отчетов Интеллектуальные уведомления о движении документов Работа с разными источниками входящих документов (бумажный документ, факс, и т.д.); возможность подключения средств распознавания текста Поиск документов по содержанию и любому из полей регистрационной карточки (полнотекстовый, с учетом морфологии) Управление документами и взаимодействием

8 Business Information eXperience Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Москва 2008 г. Состав решения Microsoft Exchange Server – современная полнофункциональная платформа для построения корпоративной системы документооборота Модуль «Outlook Docflow», разработка компании BIX Microsoft Outlook – единый инструмент пользователя (вся работа с системой документооборота происходит с помощью Microsoft Outlook) Microsoft Visio – программа из пакета Microsoft Office, используется для составления и редактирования маршрутов движения документов Microsoft Word, Microsoft Excel – тесно интегрированы с системой документооборота, используют единые корпоративные шаблоны для создания документов. Компоненты решения

9 Business Information eXperience Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Москва 2008 г. Состав решения Модуль «Outlook Docflow» - разработка компании BIX - представляет собой набор компонентов, работающих в рамках стандартных продуктов Microsoft Ключевым компонентом является Серверный Агент (BIX Srv), который позволяет: Автоматически контролировать сроки, проставленные на карточке документа Контролировать маршрут и правила перехода по статусам Контролировать права доступа, изменяемые в соответствии с текущим статусом документа

10 Business Information eXperience Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Москва 2008 г. Архитектура решения

11 Business Information eXperience Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Москва 2008 г. Пример внедрения распределенной системы Представлена архитектура системы, разработанной по заказу администрации одной из российских областей

12 Business Information eXperience Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Москва 2008 г. Примеры построения систем и внешний вид программы можно увидеть в следующих презентациях: Примеры процесса Система управления документопотоками; Система автоматизации задач делопроизводства; Система контроля исполнения поручений; Система автоматизации процесса обслуживания заявок; Система управления заявками «Help Desk»... и другие презентации доступны по адресу

13 Business Information eXperience Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Москва 2008 г. Преимущества решения 1. Уникальная функциональность, технологичность решения Работа в режиме offline – возможность работать на ноутбуке вне офиса и синхронизировать выполненные действия и принятые решения с центральной базой документов; Графический редактор маршрутов на основе Microsoft Visio; Безопасность, интегрированная с Windows, на уровне отдельного документа; Работа в распределенной среде (производится синхронизация баз документов, в том числе в условиях невысокого качества каналов связи); Надежность, доступная за счёт использования промышленных IT систем (кластеризация, полноценное резервное копирование и восстановление; поддержка транзакций, в том числе при операциях с файлами; интеграция с антивирусным ПО).

14 Business Information eXperience Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Москва 2008 г. Преимущества решения 2. Низкая стоимость владения (TCO): Решение работает на MS Exchange и MS Outlook поэтому для многих организаций не требует покупки дополнительных лицензий базового ПО; Отсутствует необходимость дополнительного обучения сотрудников и технического персонала работы с программой (при этом остается необходимость обучения сотрудников новым функциям и регламенту работы в условиях корпоративной политики делопроизводства и документооборота); Тесная интеграция в информационную инфраструктуру, а не автономная работа системы; Большие возможности масштабирования, бесплатные клиентские лицензии; Бизнес-процессы управляются пользователями (через Visio) без привлечения IT специалистов.

15 Business Information eXperience Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Москва 2008 г. Преимущества решения 3. Перспективность, минимальные риски Возможность самостоятельно создавать принципиально новые бизнес процессы и модифицировать исходный код (передача полной технической документации и исходных кодов); Открытость и большие интеграционные возможности (на текущий момент есть опыт интеграции с следующим ПО: EFAS, Microsoft Axapta, Project Server, Symantec WinFax и др.); Система базируется на продуктах Microsoft лидера мирового рынка ПО (широкий быстроразвивающийся рынок смежного ПО, широкий рынок специалистов); Соответствие строгой и целенаправленной корпоративной политике в области IT (гомогенность, однородность информационных систем).

16 Business Information eXperience Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Москва 2008 г. Технические характеристики Программные требования Microsoft Windows Server Microsoft Exchange Server Microsoft Outlook 2000 (XP, 2003) Аппаратные требования Клиент: от P2-300, 64М (рекомендуется от P2-500, 128М) Сервер: от P3-600, 256M (рекомендуется от P3-2G, 1024М) Требования к каналам связи Клиент-Сервер: от 10Мб Сервер-Сервер: от 33,6 Кб (при построении распределенной системы)

17 Business Information eXperience Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Москва 2008 г. О компании СУ 155 ГазЭкспорт СанИнтербрю РЕСО-Гарантия ГУТА-Страхование ИНКОМ-Недвижимость JT International Reemstma СладКо АКБ "ЕВРОФИНАНС МОСНАРБАНК ИД "Советский Спорт" BIX - высокотехнологичная российская компания, присутствующая на рынке с 2000 года Компания BIX занимается внедрением бизнес-ориентированного программного обеспечения. Стратегия компании BIX – помогать своим заказчикам получать максимальную отдачу от используемых в бизнесе ИТ-систем. И получать отдачу не путем добавления новых подсистем и дополнительных инвестиций в ИТ, а путем придерживания взвешенной и дальновидной политики развития Корпоративной Информационной Системы Среди компаний, успешно эксплуатирующих наши решения, широко известны:

18 Для получения дополнительной информации доступа к демонстрационному серверу консультаций и организации презентации системы обращайтесь: Спасибо!!! Вопросы? Константин Майоров «БИКС» тел. +7 (495)