Cистема электронного документооборота в органах местного самоуправления: опыт и решения Автоматизация документооборота. - презентация

1 Cистема электронного документооборота в органах местного самоуправления: опыт и решения Автоматизация документооборота

2 Типичные проблемы ОМС в области документного обеспечения управления (ДОУ) Неприемлемые сроки доставки документов и поручений до исполнителей в подразделениях ОМС, городских учреждениях и советах МС сельских поселений района, затягивание сроков рассмотрения документов; Низкий уровень конфиденциальности документооборота (факс, случайные курьеры, ксерокопии и пр.) Низкая исполнительская дисциплина, повсеместное нарушение сроков и правил работы с документами; Нехватка квалифицированных кадров для делопроизводственных служб в учреждениях, невыполнение ими ряда обязательных делопроизводственных операций; Недостаточный уровень организации делопроизводства по муниципальному образованию в целом, отсутствует необходимая координация действий между делопроизводственными службами ОМС, муниципальных учреждений и СМС сельских поселений района; Многочисленные нарекания со стороны граждан по поводу волокиты при рассмотрении их жалоб; Следствие: Падение авторитета местной власти

3 Цели и задачи создания СЭД в ОМС Сокращение сроков перемещения документов по ОМС, по муниципальным организациям и СМС сельских поселений; Обеспечение достоверности пересылаемых документов; Повышение квалификации и расширение функций делопроизводственного персонала ОМС и муниципальных организаций; Организация и координация единого процесса документооборота в муниципальном образовании с обеспечением централизованного контроля перемещения и исполнения документов; Исключение случаев потери документов и волокиты при их рассмотрении; В целом, повышение исполнительской дисциплины по муниципальному образованию; Главное – улучшение имиджа органов местной власти.

4 Реализуемые мероприятия при создании СЭД ОМС Нормативные: - подготовка постановления главы СМС о внедрении СЭД; - приведение к нормативам деятельности ДОУ СМС (инструкция по делопроизводству, административный регламент, сводная номенклатура дел, и пр.); - подготовка регламента применения СЭД, технических регламентов, инструкций, протокола о взаимном признании ЭЦП; Организационные: - расширение перечня выполняемых делопроизводственных функций и их перераспределение между секретариатом, канцелярией и машбюро ОМС; - доукомплектация и повышение квалификации сотрудников ДОУ ОМС, муниципальных учреждений, СМС сельских поселений путем организации постоянных учебных курсов. Технические: - оснащение рабочих мест и сервера оборудованием, ПО, сетью; - внедрение СЭД, обучение персонала и переход на «безбумажные» технологии документооборота; - внедрение новых технологических решений для повышения производительности и качества работы с документами и поручениями,

5 Нормативные мероприятия Положения Регламента ведения «безбумажного» документооборота в ОМС и во всех городских учреждениях: Формирование, сканирование и хранение оригинала документа - в месте регистрации (канцелярии ОМС и учреждений); Каждый оригинал документа имеет свою электронную копию в электронном архиве соответствующей СЭД; Оригинал документа не подлежит передачи в руки (кроме «первого» рассмотрения); Конфиденциальность перемещения документа внутри МО - только средствами СЭД (интранет/ интернет), в виде электронной копии, без факсов и курьеров; Прямая пересылка «регламентных» документов без промежуточного рассмотрения документов «первыми лицами», прямо адресатам;

6 Организационные мероприятия Основные положения проекта постановления главы СМС по организации муниципального электронного документооборота: Координация муниципального документооборота силами специального органа (служба «одно окно»); Организация централизованного контроля за исполнением документов и поручений руководства ОМС, с принятием действенных мер воздействия в отношении нарушителей правил, сроков рассмотрения и исполнения, в.т.ч. должностными лицами и делопроизводителями муниципальных учреждений; Повышение квалификации сотрудников делопроизводственных служб ОМС и учреждений с целью расширения перечня и объема выполняемых операций с документами; Оснащение делопроизводственных служб необходимым инвентарем, кадрами, наделение необходимыми полномочиями; Закупка администрацией и учреждениями оборудования и программного обеспечения, привлечение квалифицированных специалистов для корректировки документооборота, внедрения СЭД, обучения персонала;

7 Технические мероприятия Оснащение рабочих мест делопроизводителей оборудованием - ПК с модемом, принтер-сканером или МФУ, доступом в Интернет; Внедрение СЭД в ОМС (10-15 мест) и в муниципальных учреждениях и предприятиях (по 1 раб. месту), с настройкой работы электронной почты по коммутируемому доступу в интернет; Настройка рабочих мест делопроизводителей в СМС сельских поселений для работы с электронной почтой по коммутируемому доступу в интернет ( ПК+MS Outlook); Использование новых технологий для обеспечения «безбумажного» документооборота: Использование интранет- и интернет-технологий для взаимной пересылки документов и поручений Поточное сканирование документов Использование ЭЦП Шифрование отдельных пересылаемых документов Web-доступ к своим документам из любой точки мира

8 Требования к системе электронного документооборота ОМС Оперативность Достоверность Конфиденциальность Прозрачность для централизованного контроля Соответствие российским нормативам делопроизводства Эргономичность Экономичность

9 Схема СЭД муниципального образования

10 новые возможности… новые возможности… Создается инфраструктура для решения задачи т.н. «одного окна», т.е. централизованного приема документов граждан для решения вопросов собственности на землю и недвижимость, переоформлению пенсий и пособий и пр. за одно посещение; Создаются условия для взаимной оперативной пересылки документов с вышестоящими (госсоветом, аппаратом президента, кабмином) и нижестоящими (сельскими СМС) органами власти; Реализуется возможность получения по писем и жалоб от граждан, организаций и им пересылка официальных ответов;

11 Наблюдаемый эффект Ускорение перемещения и исполнения документов и поручений за счет использования СЭД и регламентации сроков рассмотрения документов; Экономия рабочего времени должностных лиц за счет ускорения поиска нужных документов, их «истории» и прямой рассылки регламентных документов; Повышение уровня информационной безопасности за счет пересылки документов по , «сужения» доступа к документам, применения новых технологий защиты документов; Повышение исполнительской дисциплины за счет четкого учета поручений и разграничения ответственности при их исполнении; Централизованное управление процессом делопроизводства, снижение внутреннего документооборота, Экономия бумаги и расходных материалов.

12 И, главное… Повышение эффективности деятельности органов местной власти Уменьшение нареканий со стороны граждан в адрес органов местного самоуправления Создание условий для расширения налоговой базы в МО – контроль за регистрацией права на недвижимость Следствие: Улучшение авторитета и имиджа органов местного самоуправления

13 Спасибо за внимание! Гайнутдинов Рустам ООО Научно-производственная фирма «ИнфоИнжиниринг», директор РФ РТ г.Казань, ул.Татарстан,