Сирык Любовь Анатольевна Excel. Диаграммы: разновидности, применение, создание. Графические диаграммы оживляют сухие колонки цифр в таблице, поэтому уже. - презентация

1 Сирык Любовь Анатольевна Excel

2 Диаграммы: разновидности, применение, создание. Графические диаграммы оживляют сухие колонки цифр в таблице, поэтому уже в ранних версиях программы Excel была предусмотрена возможность построения диаграмм. В пятую версию Excel включен новый «Конструктор диаграмм», который позволяет создавать диаграммы "презентационного качества". Графические диаграммы оживляют сухие колонки цифр в таблице, поэтому уже в ранних версиях программы Excel была предусмотрена возможность построения диаграмм. В пятую версию Excel включен новый «Конструктор диаграмм», который позволяет создавать диаграммы "презентационного качества". Конструктор диаграмм является одним из наиболее мощных средств в программе Excel. Построение диаграммы с его помощью выполняется за несколько шагов. Конструктору указывается исходная область таблицы, тип диаграммы, используемые надписи и цвета. На основной панели имеется пиктограмма для вызова Конструктора диаграмм. Конструктор диаграмм является одним из наиболее мощных средств в программе Excel. Построение диаграммы с его помощью выполняется за несколько шагов. Конструктору указывается исходная область таблицы, тип диаграммы, используемые надписи и цвета. На основной панели имеется пиктограмма для вызова Конструктора диаграмм. Диаграмму модно расположить рядом с таблицей или разместить её на отдельном рабочем листе. Диаграмму модно расположить рядом с таблицей или разместить её на отдельном рабочем листе. В программе MS Excel 5.0 появился новый тип трехмерных диаграмм - так называемые кольцевые диаграммы, которые дополняют поверхностные и сетчатые трехмерные диаграммы четвертой версии.

3 Сирык Любовь Анатольевна Построение диаграмм «Конструктор диаграмм» будет ожидать информации о местонахождении диаграммы, поэтому указатель мыши приобретает форму пиктограммы «Конструктора». Вы должны сделать с помощью указателя мыши прямоугольник на свободном месте рабочего листа, где будет размещена диаграмма. «Конструктор диаграмм» будет ожидать информации о местонахождении диаграммы, поэтому указатель мыши приобретает форму пиктограммы «Конструктора». Вы должны сделать с помощью указателя мыши прямоугольник на свободном месте рабочего листа, где будет размещена диаграмма. Для этого щелкните левой кнопкой мыши, а затем, не отпуская ее, отбуксируйте образовавшуюся после щелчка пунктирную рамке из верхнего левого угла прямоугольной области в правый нижний угол. Если диаграмму нужно построить на отдельном листе, то откройте в меню «Вставка» подменю «Диаграмма» и выберите в нем директиву «На новом листе». Для этого щелкните левой кнопкой мыши, а затем, не отпуская ее, отбуксируйте образовавшуюся после щелчка пунктирную рамке из верхнего левого угла прямоугольной области в правый нижний угол. Если диаграмму нужно построить на отдельном листе, то откройте в меню «Вставка» подменю «Диаграмма» и выберите в нем директиву «На новом листе». Вызовите «Конструктор диаграмм» (ChartWizard), щелкнув на основной панели по 19-й пиктограмме. Прежде чем строить диаграмму, необходимо закончить все работы в таблице, включая ее форматирование. Вызовите «Конструктор диаграмм» (ChartWizard), щелкнув на основной панели по 19-й пиктограмме. Прежде чем строить диаграмму, необходимо закончить все работы в таблице, включая ее форматирование. Вызовите «Конструктор диаграмм» (ChartWizard), щелкнув на основной панели по 19-й пиктограмме. «Конструктор диаграмм» будет ожидать информации о местонахождении диаграммы, поэтому указатель мыши приобретает форму пиктограммы «Конструктора». Вы должны сделать с помощью указателя мыши прямоугольник на свободном месте рабочего листа, где будет размещена диаграмма. Прежде чем строить диаграмму, необходимо закончить все работы в таблице, включая ее форматирование. «Конструктор диаграмм» будет ожидать информации о местонахождении диаграммы, поэтому указатель мыши приобретает форму пиктограммы «Конструктора». Вы должны сделать с помощью указателя мыши прямоугольник на свободном месте рабочего листа, где будет размещена диаграмма. Прежде чем строить диаграмму, необходимо закончить все работы в таблице, включая ее форматирование.

4 Сирык Любовь Анатольевна Для этого щелкните левой кнопкой мыши, а затем, не отпуская ее, отбуксируйте образовавшуюся после щелчка пунктирную рамке из верхнего левого угла прямоугольной области в правый нижний угол. Если диаграмму нужно построить на отдельном листе, то откройте в меню «Вставка» подменю «Диаграмма» и выберите в нем директиву «На новом листе». После этого Конструктор открывает диалоговое окно, в котором за пять шагов нужно построить диаграмму. Но сначала нужно указать позицию, где находится таблица данных, на основе которой строится диаграмма. Для этого на первом шаге промаркируйте мышью свою таблицу, включая заголовки строк и столбцов. Чтобы выполнить два следующих шага, щелкните по командной кнопке «Далее» и выберите из предложенных образцов тип и вид диаграммы соответственно. На четвертом шаге «Конструктор» предлагает предварительный просмотр получившейся диаграммы. На последнем (пятом) шаге остается только задать имя диаграммы, ее легенду (т.е. соответствие между столбцами диаграммы и табличными данными), а также указать надписи на осях диаграммы. В заключении щелкните по командной кнопке «Finish», и диаграмма появится в указанной области рабочего листа. Для этого щелкните левой кнопкой мыши, а затем, не отпуская ее, отбуксируйте образовавшуюся после щелчка пунктирную рамке из верхнего левого угла прямоугольной области в правый нижний угол. Если диаграмму нужно построить на отдельном листе, то откройте в меню «Вставка» подменю «Диаграмма» и выберите в нем директиву «На новом листе». После этого Конструктор открывает диалоговое окно, в котором за пять шагов нужно построить диаграмму. Но сначала нужно указать позицию, где находится таблица данных, на основе которой строится диаграмма. Для этого на первом шаге промаркируйте мышью свою таблицу, включая заголовки строк и столбцов. Чтобы выполнить два следующих шага, щелкните по командной кнопке «Далее» и выберите из предложенных образцов тип и вид диаграммы соответственно. На четвертом шаге «Конструктор» предлагает предварительный просмотр получившейся диаграммы. На последнем (пятом) шаге остается только задать имя диаграммы, ее легенду (т.е. соответствие между столбцами диаграммы и табличными данными), а также указать надписи на осях диаграммы. В заключении щелкните по командной кнопке «Finish», и диаграмма появится в указанной области рабочего листа.

5 Сирык Любовь Анатольевна Типы диаграмм Тип диаграммы можно задать тремя различными способами. Первый способ описан выше. Второй способ связан с входом в режим редактирования диаграммы, который включается двойным щелчком левой кнопки мыши внутри рамки диаграммы. Тип диаграммы можно задать тремя различными способами. Первый способ описан выше. Второй способ связан с входом в режим редактирования диаграммы, который включается двойным щелчком левой кнопки мыши внутри рамки диаграммы. Тогда в меню «Формат» появится директива «Тип диаграммы». Вызовите эту директиву и в открывшемся диалоговом окне выберите подходящий тип диаграммы. Тогда в меню «Формат» появится директива «Тип диаграммы». Вызовите эту директиву и в открывшемся диалоговом окне выберите подходящий тип диаграммы. Однако проще всего воспользоваться графическим меню. Щелкните правой кнопкой мыши в области пиктографической панели и в открывшемся меню вызовите директиву «Диаграмма». Однако проще всего воспользоваться графическим меню. Щелкните правой кнопкой мыши в области пиктографической панели и в открывшемся меню вызовите директиву «Диаграмма». Гистограмма показывает изменение данных за определенный период времени и иллюстрирует соотношение отдельных значений данных. Категории располагаются по горизонтали, а значения по вертикали. Таким образом, уделяется большее внимание изменениям во времени. Гистограмма с накоплением демонстрирует вклад отдельных элементов в общую сумму. В трехмерной гистограмме сравнение данных производится по двум осям.

6 Сирык Любовь Анатольевна Показанная на рисунке трехмерная диаграмма позволяет сравнить объемы продаж в Европе за каждый квартал с объемами продаж в двух других регионах. Рис 3: Трёхмерная гистограмма Рис 2: Двумерная гистограмма

7 Сирык Любовь Анатольевна Линейчатая диаграмма отражает соотношение отдельных компонентов. Категории расположены по горизонтали, а значения по вертикали, таким образом, уделяется большее внимание сопоставлению значений и меньшее - изменениям во времени. Круговая диаграмма показывает как абсолютную величину каждого элемента ряда данных, так и его вклад в общую сумму. На круговой диаграмме может быть представлен только один ряд данных. Такую диаграмму рекомендуется использовать, когда необходимо подчеркнуть какой-либо значительный элемент. Рис 4: Линейчатая диаграмма Рис 6: Круговая диаграмма

8 Сирык Любовь Анатольевна В лепестковой диаграмме каждая категория имеет собственную ось координат, исходящую из начала координат. Линиями соединяются все значения из определенной серии. Лепестковая диаграмма позволяет сравнить общие значения из нескольких наборов данных. Рис 8: Лепестковая диаграмма

9 Сирык Любовь Анатольевна Актуализация диаграмм Если Вы внесете изменения в ту часть таблицы, по которой строилась диаграмма, то программа Excel автоматически модифицирует диаграмму. Если же Вы добавили в таблицу новую строку или столбец, то действуйте следующим образом. Промаркируйте новые данные в таблице и перенесите их с помощью мыши на диаграмму. Закройте диалоговое окно щелчком по кнопке «OK», и программа внесет в диаграмму соответствующие изменения. Если Вы внесете изменения в ту часть таблицы, по которой строилась диаграмма, то программа Excel автоматически модифицирует диаграмму. Если же Вы добавили в таблицу новую строку или столбец, то действуйте следующим образом. Промаркируйте новые данные в таблице и перенесите их с помощью мыши на диаграмму. Закройте диалоговое окно щелчком по кнопке «OK», и программа внесет в диаграмму соответствующие изменения. Если диаграмма расположена на отдельном рабочем листе, то для ее актуализации можно использовать директиву «Новый документ» из меню «Вставка». В диалоговом окне этой директивы нужно указать область таблицы, которая была добавлена.

10 Сирык Любовь Анатольевна Обмен данными Во всех программах, написанных для операционной системы Windows Во всех программах, написанных для операционной системы Windows пользователь может пользоваться ее буфером обмена (Clipboard), который представляет особую область памяти, представляемой операционной средой в распоряжение различных программ. Используя буфер, можно, работая, например в Excel, прерваться и практически мгновенно перейти в другую программу, которую Windows держит для вас наготове. Причем независимо от текущей программы переход осуществляется с помощью одной и той же команды. Для этого нужно выделить соответствующие ячейки. Занести данные в буфер, используя для этого команду меню «Правка - Копировать», либо комбинацию клавиш Ctrl+C. Теперь либо сам Excel, либо иная программа может вынуть данные из буфера с помощью команды меню «Правка - Вставить» или одной из двух комбинаций клавиш: Shift+Insert или Ctrl+V.

11 Сирык Любовь Анатольевна База данных: список, сортировка, фильтрация. Электронные таблицы Excel 9x часто используют для ведения простейших баз данных Таблица, используемая в качестве базы данных, обычно состоит из нескольких столбцов, являющихся полями базы данных. Каждая строка представляет отдельную запись. Основная работа любой базы данных заключается в поиске информации по определенным критериям. С увеличением количества записи поиск информации затрудняется. Существуют ограничения, накладываемые на структуру базы данных: · первый ряд базы данных должен содержать неповторяющиеся имена полей; · остальные ряды базы данных должны содержать записи, которые не являются пустыми рядами; · информация по полям (столбцам) должна быть однородной, т.е. только циифры или только текст; Другой способ поиска информации в базе данных использование средства Автофильтр. Это средство отображает подмножество данных, не перемещая и не сортируя данные. Параметры сортировки задают командой Данные > Сортировка. При этом открывается диалоговое окно Сортировка диапазона. В нем можно выбрать от одного до трех полей сортировки, а также задать порядок сортировки по каждому полю. Сортировка - это упорядочение данных по возрастанию или по убыванию. Проще всего произвести такую сортировку, выбрав одну из ячеек и щелкнув на кнопке Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию на панели инструментов.

12 Сирык Любовь Анатольевна Щелчок на такой кнопке открывает доступ к списку вариантов фильтрации. Варианты фильтрации записываются обычно с помощью простых или составных условий. Составные условия формируются с помощью логических выражений и логических операции И или ИЛИ. Записи, не удовлетворяющие условию фильтрации, не отображаются. При фильтрации базы отображаются только записи, обладающие нужными свойствами. Простейшее средство фильтрации – автофильтр. Он запускается командой Данные > Фильтр > Автофильтр. По команде Автофильтр в ячейках, содержащих заголовки полей появляются раскрывающие кнопки. Команда Данные > Фильтр > Отобразить все позволяет отобразить все записи. Чтобы отменить использование автофильтра, надо повторно дать команду Данные > Фильтр > Автофильтр. Чтобы создать произвольный фильтр, следует в раскрывшемся списке выбрать пункт Другие. Диалоговое окно Расширенный фильтр позволяет задать более сложное условие фильтрации по данному полю. С помощью диалогового окна Расширенный фильтр можно установить критерий сравнения, а также создать критерии И или ИЛИ. Фильтры позволяют отобразить пять типов критериев Отобразить все. Отображаются все записи в поле Расширенный фильтр. Открывается диалоговое окно Расширенный фильтр, позволяющее создать критерии с использованием И либо ИЛИ. Расширенный фильтр. Открывается диалоговое окно Расширенный фильтр, позволяющее создать критерии с использованием И либо ИЛИ. Точные значения. Отображаются только те записи, которые содержат точные значения в заданных полях. Точные значения. Отображаются только те записи, которые содержат точные значения в заданных полях. Пустые. Отображаются все записи с пустыми полями. Пустые. Отображаются все записи с пустыми полями. Непустые. Отображаются все записи с непустыми полями. Непустые. Отображаются все записи с непустыми полями.

13 Сирык Любовь Анатольевна При использовании Расширенного фильтра необходимо сначала определить (создать) три области · интервал списка - область базы данных, которая подлежит фильтрации; · интервал критериев - область, где задаются критерии фильтрации; Чтобы зарезервировать место для критерия сравнения, в верхнюю часть таблицы можно вставить несколько строк Критерий может состоять из нескольких столбцов, каждый из которых должен иметь заголовок из первой строки таблицы Используемые в критерии заголовки в точности должны соответствовать заголовкам таблицы. Под каждым именем поля, которое используется для фильтрации, должно стоять условие, которое определяет критерии фильтрации. · интервал извлечения - область, в которой будут появляться результаты фильтрации. Имена полей во всех интервалах должны точно совпадать. Для выполнения действий по фильтрации необходимо воспользоваться командами меню Данные, Фильтр, Расширенный фильтр. В диалоговом окне надо указать координаты интервалов. Ячейка, блок ячеек, строка, диапазон строк, столбец, диапазон столбцов, лист, книга это основные объекты, с которыми работает пользователь Excel. Принцип работы с объектами одинаков для всех приложений Windows: следует выделить объект, а затем выполнить требуемое действие.

14 Сирык Любовь Анатольевна Блок выделяется как группа объектов или фрагмент текста в редакторе: следует про тащить по нему мышь. Можно выделить одну из угловых ячеек блока, а затем воспользоваться комбинациями клавиши Shift с клавишами управления курсором для протаскивания выделения. Еще один способ выделения блока щелкнуть на одной из угловых ячеек, а затем на противоположной по диагонали, удерживая при втором щелчке нажатой клавишу Shift. Часто нужно выполнить действие не с одним, а с несколькими блоками. Нужно выделить один из них, а при выделении каждого следующего удерживайте нажатой клавишу Ctrl. Для выделения всех ячеек листа можно щелкнуть на кнопке, расположенной в его левом верхнем углу. Работа с объектами. Форматирование данных. Работа с объектами. Форматирование данных. С выбранным диапазоном в программе Excel можно работать так же, как с выбранным фрагментом текста в программе Word. Ячейки можно удалять, копировать или перемещать. Однако жесткость табличной структуры вносит свои ограничения и дополнительные особенности. Нажатие клавиши Delete приводит не к удалению диапазона ячеек, а к его очистке, то есть к удалению содержимого выбранных ячеек. Для того чтобы реально удалить ячейки выбранного диапазона надо выбрать диапазон и дать команду Правка Удалить. При этом открывается диалоговое окно Удаление ячеек, в котором можно выбрать направление смещения ячеек

15 Сирык Любовь Анатольевна Копирование и перемещение ячеек можно осуществлять через буфер обмена, но использование буфера обмена в программе Excel отличается от других приложений Windows тем, что операцию вставки можно произвести только сразу же после операции копирования или вырезания. Форматирование ячеек Для форматирования выделенной ячейки или блока следует воспользоваться командой меню Формат Ячейки или пунктом его контекстного меню Формат ячеек. Вкладка Выравнивание позволяет задать способ вертикального и горизонтального выравнивания данных в ячейках. Вкладка Шрифт предоставляет стандартное окно для выбора шрифта и его параметров. Вкладка Рамка позволяет обрамить блок с некоторых или со всех сторон линией подходящего типа, толщины и цвета. Вкладка Вид позволяет выбрать цвет фона (заливку) ячейки и узор заполнения. Вкладка Защита предназначена для защиты ячеек от записи. Настройку размеров ячейки удобно выполнять с помощью мыши, перетаскивая границу между именами соседних столбцов или строк. Двойной щелчок на этой границе автоматически подстроит размеры ячейки под размеры данных. Можно также пользоваться командами меню Формат Столбец и Формат Строка.

16 Сирык Любовь Анатольевна Абсолютные и относительные адреса. В формулах, содержащих ссылки (адреса ячеек), используются два вида адресов: относительные и абсолютные. Поясним разницу между ними на примерах.. Пусть в ячейке B2 содержится формула =АЗ+1. Вставим перед второй строкой пустую. Формула переместится в ячейку ВЗ, т. е. адрес ячейки, содержащей формулу, изменился: номер строки увеличился на единицу. При этом формула автоматически изменится на =A4+1, т. е. ссылка в формуле изменится по тому же самому правилу: номер строки увеличится на единицу. Ссылка A3 в формуле АЗ+1 является относительной: это адрес относительно местоположения ячейки с формулой. Адрес ячейки называется относительным, если при изменении местоположения ячейки, содержащей этот адрес, он изменяется по тем же правилам. Для того, чтобы при изменении адреса ячейки, содержащей ссылку, сама ссылка не менялась, следует использовать абсолютные адреса. Абсолютный адрес образуется из относительного с помощью знака $. Символ, перед которым ставится знак $, остается неизменным. Для перехода от относительного адреса к абсолютному следует нажать клавишу F4.

17 Сирык Любовь Анатольевна Присваивание имен ячейкам и блокам ячеек. Часто одна и та же ячейка, диапазон или блок ячеек используются в нескольких формулах. В таких случаях удобно дать этому блоку имя, а затем использовать это имя везде, где требуется вводить соответствующие адреса. Кроме того, если нужно изменить блок ячеек, входящий в несколько формул, проще один раз изменить его, оставив то же имя, чем менять адреса в каждой формуле. Диапазон А1:F1 придется вводить четыре раза. Если же присвоить этому диапазону имя, например, ДАННЫЕ, то при вводе формул достаточно будет в каждую вставить это имя. Проще всего дать имя блоку ячеек, используя поле имени в строке формул. Для этого нужно выделить требуемую ячейку или блок и щелкнуть на поле имени. В нем появится курсор. После этого нужно ввести имя и нажать Enter.