Документальное наследие в эпоху электронного документооборота проблемы хранения электронных документов Афанасьева Л.П., кафедра архивоведения, РГГУ. - презентация

1 Документальное наследие в эпоху электронного документооборота проблемы хранения электронных документов Афанасьева Л.П., кафедра архивоведения, РГГУ

2 Часть 1. Электронный документооборот и архивы - сканирование документов, создаваемых традиционным путем; - сканирование документов, создаваемых традиционным путем; - комплектование архива электронными документами, образующимися в делопроизводстве организации. - комплектование архива электронными документами, образующимися в делопроизводстве организации.

3 Часть 1. Электронный документооборот и архивы 1.1 Литература по теме. 1.1 Литература по теме Правовое регулирование электронного документооборота в международном информационном праве Правовое регулирование электронного документооборота в международном информационном праве Правовое регулирование ЭД в РФ Правовое регулирование ЭД в РФ Электронный документооборот в контексте архивного хранения Электронный документооборот в контексте архивного хранения.

4 Часть 1. Электронный документооборот и архивы 1.1. Литература по теме. Методическая литература РД «Порядок хранения документов на машинных носителях». РД «Порядок хранения документов на машинных носителях». ГОСТ «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники» ГОСТ «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники» ГОСТ «Системы обработки информации. Документы на магнитных носителях данных. Порядок выполнения и обращения». ГОСТ «Системы обработки информации. Документы на магнитных носителях данных. Порядок выполнения и обращения». Примерное положение об архиве (архивной службе) документов на машинных носителях учреждения, организации, предприятия» (М.,1990); Примерное положение об архиве (архивной службе) документов на машинных носителях учреждения, организации, предприятия» (М.,1990);

5 Часть 1. Электронный документооборот и архивы 1.1. Литература по теме. «Основные правила работы архивов организаций» (М.,2003), «Правила организации хранения комплектования, учета и использования документов АФ РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях РАН». М., с. «Основные правила работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях» ( М., 2003)

6 Работа с электронными документами. Документооборот. составление перечня баз данных и других массивов ЭД, включение их в номенклатуру дел структурного подразделения, классификация ЭД; составление перечня баз данных и других массивов ЭД, включение их в номенклатуру дел структурного подразделения, классификация ЭД; экспертиза ценности ЭД; экспертиза ценности ЭД; участие в создании и внедрении систем электронного документооборота в организации в качестве постановщика задачи; участие в создании и внедрении систем электронного документооборота в организации в качестве постановщика задачи; упорядочение и обеспечение контроля за оперативным хранением массивов ЭД в делопроизводстве, обеспечение резервного копирования, поиска ЭД и т.д.; упорядочение и обеспечение контроля за оперативным хранением массивов ЭД в делопроизводстве, обеспечение резервного копирования, поиска ЭД и т.д.; подготовка наиболее ценных массивов ЭД долговременного и постоянного хранения для сдачи в архив организации (описание, подготовка сопроводительной документации). подготовка наиболее ценных массивов ЭД долговременного и постоянного хранения для сдачи в архив организации (описание, подготовка сопроводительной документации).

7 Работа с электронными документами. Архивное хранение. контроль за комплектованием архива организации ЭД; контроль за комплектованием архива организации ЭД; контроль за хранением ЭД в структурных подразделениях; контроль за хранением ЭД в структурных подразделениях; учет ЭД; учет ЭД; комплекс мер по обеспечению сохранности ЭД; комплекс мер по обеспечению сохранности ЭД; создание НСА к ЭД; создание НСА к ЭД; миграция и перезапись ЭД; миграция и перезапись ЭД; использование ЭД; использование ЭД; подготовка ЭД к передаче на государственное хранение. подготовка ЭД к передаче на государственное хранение.

8 1.1. Методическая литература по теме. Разработки ВНИИДАД г. Методические рекомендации по работе с электронными документами в архивах организаций. Методические рекомендации по работе с электронными документами в архивах организаций. Методические рекомендации по организации хранения, комплектования, учета и использования ЭД в государственных архивах Методические рекомендации по организации хранения, комплектования, учета и использования ЭД в государственных архивах Перечень типовых управленческих документов, создаваемых в федеральных органах исполнительной власти в электронно-цифровой форме с указанием сроков хранения. Перечень типовых управленческих документов, создаваемых в федеральных органах исполнительной власти в электронно-цифровой форме с указанием сроков хранения.

9 Нормативно-методическая база работы с электронными документами. Регламент работы ЦАДЭНМ. М.,2003. Регламент работы ЦАДЭНМ. М.,2003. Тихонов В.И. Принципы архивного хранения электронных документов//Вестник архивиста C Тихонов В.И. Принципы архивного хранения электронных документов//Вестник архивиста C Тихонов В.И. Электронные документы и архивы. Учебно-методическое пособие. М., 2008.

10 Международные стандарты ИСО. Национальные стандарты РФ ГОСТ Р Управление организацией. Электронный регламент административной и служебной деятельности. ГОСТ Р Управление организацией. Электронный регламент административной и служебной деятельности. ГОСТ Р ИСО «СИБИД. Управление документами. Общие требования». М.: Стандартинформ, 2007; ГОСТ Р ИСО «СИБИД. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть. 1. Принципы». М.: Стандартинформ, 2008 ИСО 30300:2011 «Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь». ИСО 30301:2011 «Информация и документация. Системы управления документами. Требования».

11 Учебная литература Ларин М.В. Рысков О.И. Электронные документы в управлении: метод пособие. ВНИИДАД. М., Ларин М.В. Рысков О.И. Электронные документы в управлении: метод пособие. ВНИИДАД. М., Бобылева М.П. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. М.:Издат. Дом МЭИ, Бобылева М.П. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. М.:Издат. Дом МЭИ, Рекомендации по выбору автоматизированных систем ДОУ в организациях. М.:ВНИИДАД, Рекомендации по выбору автоматизированных систем ДОУ в организациях. М.:ВНИИДАД, 2003.

12 Учебная литература Сапков В.В. Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства / В.В. Сапков. – 2-е изд., стер. – М.: Издательский центр «Академия», с. Сапков В.В. Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства / В.В. Сапков. – 2-е изд., стер. – М.: Издательский центр «Академия», с. Саттон М.Дж.Д. Корпоративный документооборот: принципы, технологии, методология внедрения. Изд. на русском языке ООО «БМикро», СПб., Саттон М.Дж.Д. Корпоративный документооборот: принципы, технологии, методология внедрения. Изд. на русском языке ООО «БМикро», СПб., Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере (компьютерные технологии делопроизводства). М.: Бизнес-школа «Интел-Синтез», с. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере (компьютерные технологии делопроизводства). М.: Бизнес-школа «Интел-Синтез», с. Тихонов В.И. Электронные документы и архивы. Учебно-методическое пособие. М., Тихонов В.И. Электронные документы и архивы. Учебно-методическое пособие. М., 2008.

13 Научная литература Тихонов В.И. Задачи архивного хранения электронных документов: из опыта ЦАДЭНМ// Отечественные архивы С Тихонов В.И. Задачи архивного хранения электронных документов: из опыта ЦАДЭНМ// Отечественные архивы С Дроков С.В. Рекомендации МСА по работе с электронными документами для архивистов организаций.// Отечественные архивы С. Дроков С.В. Рекомендации МСА по работе с электронными документами для архивистов организаций.// Отечественные архивы С.

14 1. 2. Правовое регулирование электронного документооборота в международном информационном праве Объекты регулирования Стратегии управления документами Концепция Глобального Инфоормационн ого общества Культурное Разнообразие в киберпространстве Электронный документооборот Электронная торговля E-Government Доступ к информации Защита Персональных данных Свобода доступа к общественно- Значимой информации Сохранение Цифрового наследия

15 1. 2. Правовое регулирование электронного документооборота в международном информационном праве 16 дек 1996 г. – Типовой закон UNCITRAL «Об электронной торговле» 16 дек 1996 г. – Типовой закон UNCITRAL «Об электронной торговле» - «Презумпция невиновности электронного документа»: «информация не может быть лишена юридической силы только на основании того, что она представлена в форме сообщения данных»; - «Презумпция невиновности электронного документа»: «информация не может быть лишена юридической силы только на основании того, что она представлена в форме сообщения данных»; - технологическая свобода : «допустимость любого способа идентификации сообщения при условии, что этот способ надежен и соответствует целям, для которых сообщение подготовлено». - технологическая свобода : «допустимость любого способа идентификации сообщения при условии, что этот способ надежен и соответствует целям, для которых сообщение подготовлено».

16 1. 2. Правовое регулирование электронного документооборота в международном информационном праве сентября 2000 г. – Типовой закон UNCITRAL « «Об электронных подписях» – единые правила для всех типов электронных подписей; сентября 2000 г. – Типовой закон UNCITRAL « «Об электронных подписях» – единые правила для всех типов электронных подписей; 23 ноября 2005 г. – Конвенция ООН «Об использовании электронных сообщений в международных договорах» 23 ноября 2005 г. – Конвенция ООН «Об использовании электронных сообщений в международных договорах»

17 1. 2. Правовое регулирование электронного документооборота в международном информационном праве - 19 декабря 1999 г. Директива ЕС «О цифровых подписях» - для госструктур ЕС - 19 декабря 1999 г. Директива ЕС «О цифровых подписях» - для госструктур ЕС Электронная подпись Simple – не обладает гарантированной юр. силой, но не должна лишаться достоверности только на основании эл. формы. Advansed- - сертифицирована; -- уникальным образом связана с подписавшими документ лицами; -- позволяет индентифицировать создателя; -- связана сданными так, что все последующие процедуры изменения данных м.б. определены.

18 Трехсторонняя модель удостоверения ЭП Корресп ондент 1 ЭД Корреспон ден т 2 запрос Корневой УЦ лицензия УЦ сертифи кат

19 Стандартизация метаданных Model Requirement for the management of Electrone Records Spesification. Вб, Model Requirement for the management of Electrone Records Spesification. Вб, E-Government Metadata Standart. Вб, E-Government Metadata Standart. Вб, ИСО :2003 «Dublin Core» ИСО :2003 «Dublin Core» ИСО «Процессы управления документами. Метаданные документов» ИСО «Процессы управления документами. Метаданные документов» Другие схемы метаданных (GILS, ISAD(G)) Другие схемы метаданных (GILS, ISAD(G))

20 1.3. Правовое регулирование ЭД в РФ. Объект регулирова ния Юр. Сила ЭД Электроная подпись Сопров. письмо Электронное правительство Госуслуги СМЭВ Стратегии информатизации Доступ к информации Защита Конфиденциальной информации, персональных данных Информационные ресурсы органов власти; Создание, защита Простая Ус Неквалифицир ованна я Квалифици рованна я

21 1.3. Правовое регулирование ЭД в РФ. 1. Стратегия информатизации. 1. Стратегия информатизации. Постановление Правительства РФ от 28 января 2002 г. 65 «О федеральной целевой программе «Электронная Россия ( годы)» Постановление Правительства РФ от 28 января 2002 г. 65 «О федеральной целевой программе «Электронная Россия ( годы)» Распоряжение Правительства Российской Федерации от р «О Государственной программе Российской Федерации "Информационное общество (2011–2020 годы)"» Распоряжение Правительства Российской Федерации от р «О Государственной программе Российской Федерации "Информационное общество (2011–2020 годы)"»

22 1.3. Правовое регулирование ЭД в РФ. 2. Электронное правительство. 2. Электронное правительство. Распоряжение Правительства РФ от 17 июля 2006 г р «О Концепции региональной информатизации до 2010 года». Распоряжение Правительства РФ от 17 июля 2006 г р «О Концепции региональной информатизации до 2010 года». Постановление Правительства РФ от 25 декабря 2007 г. N 931 "О некоторых мерах по обеспечению информационного взаимодействия государственных органов и органов местного самоуправления при оказании государственных услуг гражданам и организациям. Постановление Правительства РФ от 25 декабря 2007 г. N 931 "О некоторых мерах по обеспечению информационного взаимодействия государственных органов и органов местного самоуправления при оказании государственных услуг гражданам и организациям. Распоряжение Правительства РФ от 6 мая 2008 г. N 632-р «Об одобрении Концепции формирования в Российской Федерации электронного правительства до 2010 года». Распоряжение Правительства РФ от 6 мая 2008 г. N 632-р «Об одобрении Концепции формирования в Российской Федерации электронного правительства до 2010 года».

23 1.3. Правовое регулирование ЭД в РФ. 2. Электронное правительство. 2. Электронное правительство. Постановление Правительства РФ от «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота». Постановление Правительства РФ от «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота». Постановление Правительства Российской Федерации 697 от «О единой системе межведомственного электронного взаимодействия». Постановление Правительства Российской Федерации 697 от «О единой системе межведомственного электронного взаимодействия». Распоряжение Правительства Российской Федерации от р «Об утверждении плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности» Распоряжение Правительства Российской Федерации от р «Об утверждении плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности»

24 1.3. Правовое регулирование ЭД в РФ. 2. Электронное правительство. 2. Электронное правительство. Федеральный закон «Об обеспечении доступа к информации органов государственной власти и местного самоуправления» от фз Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг"

25 1.3. Правовое регулирование ЭД в РФ. 1. ЭЦП 1. ЭЦП Законодательные и подзаконные акты РФ. Закон РФ от 10 января 2002 г. 1-ФЗ « Об электронной цифровой подписи». Законодательные и подзаконные акты РФ. Закон РФ от 10 января 2002 г. 1-ФЗ « Об электронной цифровой подписи». Федеральный закон РФ от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи". Федеральный закон РФ от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи". ГОСТ Р «ГОСТ Р Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи». ГОСТ Р «ГОСТ Р Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи».

26 Юридическая сила электронного документа удостоверяется с помощью удостоверяющего письма, составленного создателем МЧД (на основании ГОСТа «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники»); с помощью удостоверяющего письма, составленного создателем МЧД (на основании ГОСТа «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники»); с помощью удостоверяющего письма, с помощью удостоверяющего письма, с помощью электронной цифровой подписи (на основании Гражданского кодека РФ, закона РФ об «Об информации, информатизации и защите информации» (1995 г.); закона РФ «Об электронной цифровой подписи» (2002 г.) с помощью электронной цифровой подписи (на основании Гражданского кодека РФ, закона РФ об «Об информации, информатизации и защите информации» (1995 г.); закона РФ «Об электронной цифровой подписи» (2002 г.) Закона «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (2006 г.), Закона «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (2006 г.), «Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (2009 г.) «Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (2009 г.)

27 Удостоверяющее письмо Удостоверяющее письмо Реквизиты организации-создателя документа на машинном носителе или машинограммы Гриф ограничения доступа к документу Заголовок к тексту В соответствии с договором от (решением ЭК, протокол от) направляю Вам документы на машинных носителях, включающие следующие сведения: пп Заводской номер магнитной ленты, диска Серийный номер тома Содержание У67890Выпуск продукции Р01234Реализация Т15168Транспортировка

28 Электронный документооборот в органах власти и самоуправления Постановление Правительства РФ от «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». Постановление Правительства РФ от «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». Постановление Правительства Российской Федерации от 7 сентября 2011 г. 751 «О внесении изменений в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»/ Постановление Правительства Российской Федерации от 7 сентября 2011 г. 751 «О внесении изменений в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»/

29 Национальная система ЭЦП в РФ

30 1. 4. Электронный документооборот в контексте архивного хранения. Стандартизация делопроизводственных метаданных Стандартизация делопроизводственных метаданных Стандартизация форматов ЭД и информационных систем; Стандартизация форматов ЭД и информационных систем; Сертификация ПО для СУД по соответствию вышеуказанным стандартам; Сертификация ПО для СУД по соответствию вышеуказанным стандартам; Управление стратегией разработки СУД в направлении адаптации для хранения; Управление стратегией разработки СУД в направлении адаптации для хранения; Централизованный учет информ. ресурсов; Централизованный учет информ. ресурсов; Организация центра(ов) хранения ЭД. Организация центра(ов) хранения ЭД.

31 Тихонов В.И. Электронные документы и архивы. Учебно-методическое пособие. М., Требования к электронным архива как к программному обеспечению. Создание интеллектуальных полнотекстовых систем путем соединения БД и электронных документов; Создание интеллектуальных полнотекстовых систем путем соединения БД и электронных документов; Поточное сканирование с целью перевода в цифровую форму традиционного документального фонда организации; Поточное сканирование с целью перевода в цифровую форму традиционного документального фонда организации; Способность системы к интеграции файлов разных форматов (символьных, графических, геоинформационных систем); платформенная независимость; Способность системы к интеграции файлов разных форматов (символьных, графических, геоинформационных систем); платформенная независимость; Поиск атрибутивный и полнотекстовый; Поиск атрибутивный и полнотекстовый; Поддержание аутентичности данных Поддержание аутентичности данных Поддержка концепции ILM (Information Lifecycle Manadgement) Поддержка концепции ILM (Information Lifecycle Manadgement) Защита информации, в т.ч. Криптографическая; Защита информации, в т.ч. Криптографическая; Удаленный доступ, возможность представления информации в HTML-формате; Удаленный доступ, возможность представления информации в HTML-формате; Поддержка версионности документов. Поддержка версионности документов.