1 Электронный документооборот. Основные понятия и определения (по тексту федеральных законов) «документированная информация (документ) – зафиксированная. - презентация

1 1 Электронный документооборот

2 Основные понятия и определения (по тексту федеральных законов) «документированная информация (документ) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать» «электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно- цифровой форме»

3 Основные понятия и определения (по тексту федеральных законов) «информационная система - организационно упорядоченная совокупность документов (массивов документов) и информационных технологий, в том числе с использованием средств вычислительной техники и связи, реализующих информационные процессы» «информационные ресурсы - отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других информационных системах)»

4 Нужна ли СЭД малым предприятиям? Размер предприятия Стоимость обработки на единицу документа Количество документов С СЭД Без СЭД

5 Значения термина «документ» в информационных системах бумажный документ и набор его свойств электронный образ документа электронный документ записи баз данных, а также отчёты из записей различных баз данных

6 Атрибуты документов Установленная форма Носитель Реквизиты:

7 Регистрационный номер документа - однозначно позволяет сослаться на документ, прошедший через канцелярию Источник документа (контрагент) - указывает на источник получения документа Ответственный исполнитель документа - указывает сотрудника, которому поручено исполнение данного документа или который разработал документ (для исходящих и внутренних). Исполнитель документа всегда только один Дополнительные реквизиты – у конкретных предприятий разные

8 Реквизиты электронного документа: От: Департамента информатизации Кому: НИИ «ИНТЕГРАЛ» Дата: 21 января 2010 г. 12:24 Тема: Отчет по НИР /169Руководителю предприятия О.М.Лаврову В соответствии …. ……………… Генеральный директорТ.Г. Рогозин

9 Основные принципы организации документооборота ни у кого не должно существовать локальных архивов только один канал поступления входящих документооборот не должен заканчиваться на ответственных исполнителях система автоматизации документооборота как ядро системы автоматизации основной деятельности предприятия*

10 Определение понятия электронного документооборота Как правило, это целый комплекс средств автоматизации: - создания и модификации электронных документов - автоматизации делопроизводства - электронной почты и организации коллективной работы - архива, деловых процессов обработки документов на всех этапах их жизненного цикла (workflow), извлечения знаний (knowledge management) и многое другое

11 Классификация СЭД Системы делопроизводства Системы маршрутизации и хранения документов Электронные архивы Системы смешанного типа

12 Классификация функций СЭД и смежных систем - регистрационные - реализуют учетные функции - OCR & Production System - средства создания - автоматизация групповой работы (groupware) - управление электронными архивами - извлечения знаний (knowledge management) - управление деловыми процессами обработки документов (workflow) - управление устройствами хранения (storage management system)

13 Вспомогательное программное обеспечение: Системы распознавания Средства шифрования Системы массового ввода Системы редактирования и просмотра хранящихся документов

14 Общие требования к СЭД Масштабируемость Распределенность Модульность Открытость (интегрируемость) Простота ввода в действие

15 Функциональные требования и основные свойства СЭД открытость интегрируемость с прикладным ПО доступ - как иерархический, так и много ссылочный маршрутизация документов - как "свободная", так и "жесткая" разграничение полномочий, контроль за доступом, протоколирование, механизмы обеспечения надежности, ЭЦП утилиты просмотра разных форматов аннотирование (функция «красного карандаша») поддержка различных клиентских программ (многоплатформенность и Web-интерфейс)

16 Состав СЭД При автоматизации документооборота надо изначально разделить: А) внедрение приложений, автоматизирующих конкретные процессы обработки документов и Б) внедрение платформы для подобной автоматизации. Одной из основных причин неуспеха внедрения систем автоматизации документооборота является смешивание двух этих задач

17 А) Приложения автоматизации документооборота (примеры) регистрация корреспонденции согласование и утверждение контроль исполнения документов и поручений автоматизация договорного процесса оформление командировок внутренний информационный портал контроль знаний работников и т.д.

18 Примеры задач СЭД, являющихся частью бизнес- процессов, уже автоматизированных при помощи других ИС формирование документов в бюджетном процессе процесс публикаций и наполнения сайта отслеживание обработки накладной за границами складского учета контроль и уведомление в приложении управления контактами документооборот при управлении проектами утверждение платежных документов и т.д.

19 Б) Подсистемы автоматизации документооборота (СЭД) автоматизация делопроизводства архивы ввода и обработка образов документов оптимизация стоимости хранения маршрутизация комплексная автоматизация бизнес- процессов

20 Потоки документов

21 Построение маршрута документа

22 Поиск документа

23 Структура СЭД

24 Зарубежные производители СЭД Microsoft (Microsoft Exchange Server в комплекте с Microsoft Outlook. Microsoft Sharepoint Portal Server в качестве архива и Intranet/Extranet портала) IBM/Lotus (платформа Lotus Notes, архив - Domino.doc, Domino.Workflow, groupware). Documentum. (Documentum - мощный архив документов, с возможностью разработки управления жизненным циклом и автоматизации бизнес-процессов обработки документов). Humminbird. (Группа продуктов PC Docs – сервер архива документов и Fulcrum – мощная поисковая система) StaffWare. (функции управления бизнес- процессами - WorkFlow системы)

25 Отличия традиционных российских и западных технологий работы с документами (1/2) Предметом регламентации в традиционных западных системах работы с документами является систематизация хранения исполненных документов (аналогично отечественному архивному хранению). Исполнители решают многие вопросы преимущественно на горизонтальном уровне, без участия руководства.

26 Отличия традиционных российских и западных технологий работы с документами (2/3) Отечественная традиция - регистрация каждого документа уже с момента его появления в организации, а также регламентированный документооборот еще до завершения исполнения документа. Предполагается три уровня иерархии: руководители служба делопроизводства исполнители

27 Отличия традиционных российских и западных технологий работы с документами (3/3) Руководители Исполнители ( структурные подразделения ) Служба делопроизводств а

28 Производители отечественных СЭД 1С:Архив - 1С:Документооборот «Дело» -- "Электронные офисные системы" Ефрат-Документооборот Золушка NauDoc "Гран-Док" "Гран-Док" - "Гранит-Центр" Saperion LanDocs Effect Office Effect Office - "Гарант Интернешнл" OPTiMA-WorkFlow OPTiMA-WorkFlow - "Оптима" «БОСС-Референт» -- Ай Ти

29 Производители отечественных СЭД "1С:Архив" - 1С "1С:Архив" "Дело" - "Электронные офисные системы" * "Евфрат-Документооборот" - Cognitive Technologies * "Золушка" - НТЦ ИРМ * * Documentum - EMC * NauDoc - Naumen * "Гран-Док" - "Гранит-Центр" * Saperion - "Электронный архив" * LanDocs - "Ланит" * Directum - Directum * Effect Office - "Гарант Интернешнл" * OPTiMA-WorkFlow - "Оптима" "Дело" "Евфрат-Документооборот""Золушка" DocumentumNauDoc"Гран-Док" SaperionLanDocsDirectumEffect Office OPTiMA-WorkFlow

30 Производители отечественных СЭД N Компания Продукт N Компания Продукт 1 1C1C Документооборот, 1C Архив 12 Интертраст Оффис-Медиа, CompanyMedia 2 Cognitive Technologies Ltd Евфрат- документооборот 13 ИнтерфейсPayDox 3 Аиси Аиси-интеллект 14 ЛанитLanDocs 4 Ай ТиБОСС-Референт 15 НТЦ ИРМЗолушка 5 АквариусAquaDoc 16 Оптима Оптима Workflow 6 АсконКОМПАС 17 Русаудит Азбука управления 7 Атлант-информ Аккорд 18 Центр компьютерных разработок Кодекс 8 Весть- Метатехнология Work Route 19 Экософт Документ 9 Эффект-Офис Гарант Интернешнл 20 Электронные офисные системы Дело 10 Гранит-Центр Гран-док 21 Электрон-Сервис Документооборот и делопроизводство 11 Интерпроком Лан Эскадо … ……

31 План внедрения СЭД (1/2) 1. Первоначальные этапы запуска проекта: подбор команды, организация административных процессов разработка стратегии развертывания установка аппаратного и программного обеспечения и сети согласование, настройка приложений и платформы СЭД указание затрагиваемых СЭД направлений политики компании и процессов разработка стандартов оценки проекта СЭД

32 План внедрения СЭД (2/2) 2. Стадии внесения изменений в управление организацией: разработка коммуникативной стратегии и подбор рабочих групп пересмотр процесса ведения дел 3. Стадии разрешения проблем, возникающих по ходу развертывания СЭД: конвертация в новый формат и перенос в систему унаследованных документов и файлов данных проведение специального обучения сотрудников оценка проекта СЭД завершение проекта

33 Проблемы внедрения СЭД Неинформированность руководителей о продуктах СЭД Расхождение с реальной оргструктурой и бизнес- процессами) Психологические проблемы (СЭД – «контролёр») Отсутствия электронных навыков у большинства из старых кадров Иначе, другими словами: консерватизм персонала отсутствие поддержки первого лица сложность формализации структуры и бизнес- процессов отсутствие корпоративной культуры работы с документами сложность оценки эффекта от внедрения

34 Основные тенденции развития систем электронного документооборота переход от работы с атрибутами документа на работу с содержанием документа повышение спроса на электронные архивы активное применение средств ЭЦП переход к электронному документообороту не только внутри отдельной организации, но и между различными организациями и физическими лицами

35 Стандарты СЭД (1/3) Электронный обмен данными (EDI - Electronic Data Interchange) налагает три основных требования: - соблюдение единого синтаксиса обмена - возможность выбора элементов данных - единый формат, в котором эти элементы представлены при генерации сообщений и файлов для обмена Были разработаны: в Европе - UNTDID (United National Trade Data Interchange Standards) в Америке - ANSI X.12 Общий проект стандарта EDIFACT (Electronic data interchange for administration, commerce and transport) был принят как ISO9735

36 Стандарты СЭД (2/3) ODMA - стандарт взаимодействия с внешними приложениями (средствами потокового ввода, офисными приложениями). Не затрагивает вопросов взаимодействия между различными СЭД XML – документ в этом формате, в отличие от сообщения формата EDIFACT, позволяет более наглядно представить объектную модель данных

37 Стандарты СЭД (3/3) Использование технологий XML/EDI реализует следующие цели: - сделать EDI универсально допустимыми, используя свободное ПО и синтаксис SQL (XQL) - осуществлять разработку последующих EDI-сообщений таким образом, чтобы они были полностью совместимы с существующими стандартами X12 и UN/EDIFACT - осуществлять, по возможности, единую трансляцию сообщений X12 и UN/EDIFACT