1 Опыт внедрения системы электронного документооборота в ОАО «Страховая группа «Прогресс-Гарант» 2006г. Партнер по внедрению компания Syntellect Кузнецов. - презентация

1 1 Опыт внедрения системы электронного документооборота в ОАО «Страховая группа «Прогресс-Гарант» 2006г. Партнер по внедрению компания Syntellect Кузнецов Анатолий Иванович Начальник управления ИТ страховой группы «Прогресс-Гарант»

2 2 Организация электронного согласования документов Создание базы данных электронных копий согласованных договоров с контрагентами и внутренних документов Хранение в базе данных мнений каждого участника согласования Автоматизация деятельности Управления делами Создание базы данных входящей и исходящей корреспонденции Отказ от бумажных служебных записок Контроль исполнительской дисциплины Автоматизировать контроль исполнения поручений правления и руководителей компании Сделать наглядным прохождение служебных записок Автоматизация вспомогательных офисных бизнес процессов компании Цели проекта Не ставили космические цели Только реальные

3 3 Основной заказчик проекта - руководитель компании Готовность и желание персонала управления делами работать с автоматизированной системой Достаточные навыки руководителей высшего и среднего звена для работы с автоматизированной системой Типовые бизнес-процессы, позволяющие воспользоваться готовым специализированным программным обеспечением Невысокая стоимость специализированного программного обеспечения В компании были все условия для начала проекта Условия для внедрения

4 4 Наличие работающего дистрибутива Приемлемая стоимость программного обеспечения Максимально возможное тестирование на предмет соответствия собственным бизнес-процессам Анализ возможности дальнейшего развития системы на выбранной платформе Архитектура программного обеспечения Среда разработки дополнительных приложений Простота установки обновлений на клиентских рабочих местах Отсутствие необходимости постоянного наблюдения системного администратора за системой Был выбран продукт Выбор программного обеспечения

5 5 Разработка Технического Задания Состав реквизитов справочников Нумерация документов Описание постоянных маршрутов движения документов Система администрирования и права пользователей системы Заключение договора на установку программного обеспечения, первоначальную настройку и обучение персонала компании Разработка подробнейших инструкций по всем бизнес-процессам для работы с программой Обучение сотрудников компании Приказ по компании о начале внедрения Подготовка завершена в марте 2006г. Организация внедрения

6 6 Краткая инструкция по работе с DocsVision Стр. Как проверить, что все необходимые программы для работы в среде DocsVision установлены на Вашем компьютере 2 Электронное согласование 4 Как отправить документ на электронное согласование 4 Как работать в режиме согласования документа 9 Как работать в режиме консолидации изменений 15 Исполнение поручения руководителя 22 Работа со служебными записками 28 Как отправить служебную записку руководителю компании 28 Работа Руководителя со служебной запиской 33 Как увидеть результат рассмотрения и резолюцию руководителя 39 Как отправить служебную записку сотруднику компании 42 Вместо эпилога 53

7 7 Две недели под присмотром партнеров по внедрению Месяц жалоб пользователей на «плохой программный продукт» и затруднения в работе Два месяца - консультирование самых неподготовленных Корректировка подробнейших инструкций по всем бизнес- процессам для работы с программой Все готово к промышленной эксплуатации Начало опытной эксплуатации

8 8 Несмотря на проведенное тестирование, в процессе эксплуатации, пришли к выводу что программный продукт оказался недоработанным «Ошибка 128» парализует работу системы Перенос системы на более мощный сервер практически парализовал работу на неделю. Отступление в действиях пользователя от прописанных в инструкции, позволяет выполнить несанкционированные действия Жалобы пользователей на работу системы очень часто бывают необоснованны. Недостаточно читают инструкции В режиме добавления открывают до 20 карточек Пытаются проводить аналогию с электронной почтой Не закрывают исполненные задания Пока не используются в полной мере все возможности системы Не используются функции поиска документов Контроль исполнительской дисциплины не очень актуален для нашей компании При всем сказанном, цели внедрения достигнуты Работа системы в режиме реальной нагрузки

9 9 Цели проекта достигнуты Есть база данных входящей и исходящей корреспонденции; Работает механизм назначения заданий ; Есть механизм контроля исполнительской дисциплины; Автоматизация деятельности Управления Делами Есть база данных с версиями и мнениями по документу всех согласующих: Организация электронного согласования Появились опыт и понимание как можно развивать систему электронного документооборота Есть желание распространить существующую технологию на филиалы; Есть желание автоматизировать основные бизнес процессы С ростом периода использования системы возможности ее будут использоваться полнее Поиск документов двух - трехлетней давности наверняка станет легче Но полная победа над бумажным монстром разумеется невозможна

10 10 Размышления на тему «А что же мешает развитию СЭД?» Отказ поддерживать старые версии и выпуск скороспелых новых версий. Нестабильная работа Программного обеспечения ? «Отчетотворчество» государственных и «отраслевых» чиновников ? Неправильно отрегулированные отношения с разработчиками программного обеспечения и партнерами по внедрению ? Что же в итоге ? Требование представлять отчеты в бумажном виде; В электронном виде представляются не базы, а именно отчеты V1.1 V1.2 V2.1

11 11 Текущее состояние проекта Выполнен перевод системы на новую версию программного продукта Произведена доработка решения Заключен договор на сопровождение Отмечено повышение стабильности работы приложения Исправлены обнаруженные ошибки Повысилась производительность системы В новой версии учтены многие пожелания наших пользователей Работать в системе стало удобнее Светлое будущее стало ближе В результате

12 12 В случае стабильной работы ПО Возьмемся за автоматизацию основных процессов страхового бизнеса Распространим систему на сеть филиалов компании А что же дальше

13 13 Спасибо за внимание !