Система KPI в 1С-Битрикс Корпоративный портал Шатунова Екатерина Руководитель отдела внедрений 1С-КПД. - презентация

1 Система KPI в 1С-Битрикс Корпоративный портал Шатунова Екатерина Руководитель отдела внедрений 1С-КПД

2 Что такое KPI Ключевые показатели эффективности - (англ. Key Performance Indicators, KPI) система оценки, которая помогает организации определить достижение стратегических и тактических (операционных) целей. Использование ключевых показателей эффективности даёт организации возможность оценить своё состояние и помочь в оценке реализации стратегии. КПЭ позволяют производить контроль деловой активности сотрудников и компании в целом в реальном времени. Цели: 1. Прозрачность деятельности, контроль и прогнозирование 2. Определенность целей и результатов работ 3. Перспективность – возможность оперативно изменять текущую ситуацию 4. Обратная связь - тесная вовлеченность персонала в достижение целей и планов компании 5. Согласованность деятельности сотрудников – нацеленность на единый для компании результат

3 Задачи и проблемы KPI Задачи: 1. Создать систему учёта выполнения работ 2. Создать коэффициенты, позволяющие учитывать различия между задачами 3. Создать понятную для руководителей и сотрудников систему подсчёта премий 4. Создать прозрачную для руководителей и сотрудников систему вывода отчётов 5. Создать систему распределения задач между сотрудниками 6. Создать механизм контроля за выполнением этих задач со стороны руководителя Проблемы: 1. Неверно сформулированные показатели 2. Избыточность показателей – не дают сфокусироваться на основных целях 3. Отсутствие универсальности 4. Дополнительные временные затраты 5. Сопротивление персонала 6. Конкуренция среди сотрудников 7. Желание сотрудников «подогнать» числовые значения под необходимые

4 Этапы создания системы Этапы создания системы KPI Формирование рабочей группы Анализ стратегии, миссии и задач Разработка показателей Исключение избыточности Внедрение системы Выбор продукта автоматизации Соответствие системы поощрений системе ключевых показателей ВОПРОСЫ: Какие важнейшие элементы деятельности требуется отслеживать? Почему их надо отслеживать? Что потом будет делаться с этой информацией? Какие решения на основе этой информации можно принять? Когда, или с какой периодичностью, необходимо отслеживать информацию? Как ее отслеживать?

5 Данные по KPI 1С:Документооборот 1С:Зарплата и управление персоналом 1С:Бухгалтерия 1С:УПП Иные системы Показатели внутренних процессов компании Финансовые показатели Кадровые показатели Данные по клиентам 1С:Управление торговлей Показатели рабочего времени

6 Данные по KPI 1С:Документооборот 1С:Зарплата и управление персоналом 1С:УПП 1С:Бухгалтерия 1С:УТ Количество заключенных договоров Суммы заключенных договоров Договоры с истекающими сроками действия Расторгнутые договоры Документы, невозвращенные в срок корреспондентами Сотрудники, часто задерживающие документы План-факт по срокам проекта План-факт по трудозатратам проекта Средняя длительность согласований Средняя длительность утверждений Явка на мероприятия Оригиналы документов, сданные в архив Поступления ДС от продаж Доход Себестоимость Зарплата специалистов Прочие прямые затраты УСН расчетный Маржинальный доход Чистый маржинальный доход Косвенные затраты Прибыль Этапы воронки продаж Результаты качественной оценки персонала Коэффициент текучести кадров Исполнение кадрового плана Затраты на привлечение сотрудника Процент исполнения плана обучения Производительность труда

7 Обмен данными по KPI Схема взаимодействия 1С-Битрикс и систем 1С:Предприятие: -обмен данными производится по расписанию -инициатором обмена может быть 1С-Битрикс или 1С:Предприятие -точкой входа информации может быть 1С-Битрикс или 1С: Предприятие -синхронизация данных не влияет на быстродействие систем 1С:Предприятие Web- сервис 1С-Битрикс: Корпоративный портал Гаджет Отчет из 1С

8 Инструменты Битрикс 24 Пользовательское свойство: Оценка выполненной задачи Приоритет задач, сложность Срок исполнения задачи Учет задач в рамках рабочих групп Бизнес-процессы Данные попадают в отчеты. Отчет по эффективности Учет трудозатрат

9 Учет времени Включите подсчет времени Планируйте - установите «лимит» Таймер задачи можно ставить на паузу Управляет таймером сам сотрудник Если вы переходите к другой задаче, пауза ставится автоматически При завершении рабочего дня таймер автоматически останавливается При переадресации задачи трудозатраты переносятся на нового ответственного Ведите отчетность по трудозатратам Добавьте задачи в план рабочего дня, чтобы видеть список дел и не пропустить важное. Для ответственного за задачу: Для остальных сотрудников: Если времени затрачено больше:

10 Пульс компании Пульс компании - способ контроля за использованием сотрудниками инструментов корпоративного портала. Отбор по: -Периоду (день, неделя, месяц) -Сотруднику -Инструменту Рейтинг – индивидуальная активность сотрудников (в использовании инструментов корпоративного портала) Активность - сумма различных действий, которые совершили сотрудники на портале, используя любой из инструментов портала Вовлеченность - какой процент от всех сотрудников компании пользуется хотя бы четырьмя из представленных инструментов портала

11 KPI компании Инструменты: График: Показатели:

12 Отчет руководителя (495) Руководитель Контроль исполнительской дисциплины Контроль текущей загрузки Контроль трудозатрат Контроль учета рабочего времени

13 Типовые отчеты Битрикс В 1С-Битрикс 7 типовых отчетов: Общий отчет Занятость по проектам Задачи на месяц Отчет по эффективности Задачи за прошлый месяц Ресурсный учёт по задачам Ресурсный учёт по исполнителям

14 Типовые отчеты Битрикс В 1С-Битрикс 7 типовых отчетов Отчёт показывает список задач в рамках проекта, отдела или компании за отчётный период, и затраты времени по ним.

15 Отчет по эффективности На основании задач, включенных в отчет по эффективности Позволяет оценить результативность исполнения задач ответственными Отчет видит непосредственный руководитель Позволяет оценить «качество» исполнения задачи

16 Конструктор отчетов У каждой компании – своя специфика. Типового отчета недостаточно для оценки эффективности сотрудников. Универсальный конструктор отчетов позволяет быстро сформировать нужный отчет и оценить эффективность, трудоемкость и временные затраты по проектам и задачам так, как нужно именно вам.

17 Отчет по показателям из 1С Показатели эффективности деятельности предприятия могут быть интегрированы из учетных систем 1С

18 Личный кабинет руководителя

19 Процесс выполнения KPI Создается задача Исполнение задачи Формирование отчета по KPI Формирование поручения на выплату премии Данные о производственной деятельности (счета, поступившие ДС) Агрегированные данные о показателях деятельности

20 Итоги анализа KPI Создается задача по корректировке показателей Скорректированные показатели

21 Итоги анализа KPI БП 1С-Битрикс результат БП 1С:Предприятие 8 Составной БП 1С-Битрикс результат Вложенный БП 1С:Предприятие 8 Составной БП 1С:Предприятие 8 результат Вложенный БП 1С- Битрикс

22 Система KPI в Битрикс Использование «прозрачного» механизма задач 1С-Битрикс 2. Интеграция с другими системами компании 3. Для группы исполнителей использовать механизм подзадач 4. Использовать признак приоритетности задач 5. Постановка задачи с конкретным заданием и сроком исполнения осуществляется непосредственным руководителем 6. Использование рабочих групп при постановке задачи 7. Признак задачи - оценка выполнения 8. Пользовательское свойство задачи – «сложность» 9. Использовать типовые отчеты и формировать отчеты с помощью конструктора 1С-Битрикс

23 1С-КПД: сплошные плюсы! 1С-КПД – дочернее предприятие Фирмы «1С» 1 место в рейтинге ЦКД Авторский курс «Возможности прикладного решения «1С:Документооборот 8» для организации электронного документооборота» Авторский курс «Технология внедрения "1С:Документооборот» Электронный курс «Возможности прикладного решения «1С:Документооборот 8» iPad клиент для «1С:Документооборот» Разрабатываем полезные приложения для 1С:Документооборот Docstore Более 100 обучающих видеороликов на YouTube (более просмотров) Более 3000 автоматизированных рабочих мест c положительными отзывами клиентов Служба технической поддержки Корпоративные порталы и документооборот (495)

24 Корпоративные порталы и документооборот (495) Спасибо за внимание +7 (495) Шатунова Екатерина Руководитель отдела внедрений