© Атлас, стр. 1 www.atlas.ua Управление документами как средство создания единого информационного пространства предприятия. Сергей Заволока Руководитель. - презентация

1 © Атлас, стр. 1 Управление документами как средство создания единого информационного пространства предприятия. Сергей Заволока Руководитель проектов систем управления документами АОЗТ «Атлас»

2 © Атлас, стр. 2Содержание – Необходимость системы управления документами – Решение: Корпоративное хранилище документов Общая стратегия хранения, в т.ч. управление Глобальный поиск по хранилищу документов Вопросы безопасности – Преимущества от внедрения HB DM

3 © Атлас, стр. 3 Необходимость системы управления документами Почему организациям нужна система управления документами? Рост требований к процессу ведения бизнеса и принятия решений. Необходимое условие для выживания современного предприятия в условиях жесткой конкурентной борьбы выражается простым тезисом – «соответствовать моменту». А для того, чтобы быть успешным предприятием его руководству необходимо взять на вооружение проверенную временем «формулу» успеха – «работать на опережение».

4 © Атлас, стр. 4 Необходимость системы управления документами Около 80% всей корпоративной информации содержится в неструктурированных документах Эта информация должна быть вовлечена в бизнес-процессы ERP - системы предназначены для управления финансовыми активами ECM или EDM - системы - средство управления интеллектуальными активами

5 © Атлас, стр. 5 Необходимость системы управления документами Типичные проблемы организаций Документы трудно найти Неуправляемость движения документа по исполнителям Контроль использования и предоставление прав доступа к документам Документы трудно использовать совместно Важность содержимого документа неочевидна Отсутствие централизованного и общедоступного каталогизатора документов Архив из бумажных документов требует существенных затрат и неприменим для быстрого извлечения необходимых данных Электронные документы и управление документами – не одно и то же!

6 © Атлас, стр. 6Решение Способы решения Создание единого защищенного информационного пространства Единый фундамент для автоматизации бизнес-процессов Разделение и контроль доступа к информации Взаимосвязь бумажного и электронного архивов Исключение бумаги из внутреннего документооборота

7 © Атлас, стр. 7Решение Миссия компании Hummingbird Помогать предприятиям и организациям в реализации их стратегических целей посредством применения программных решений, направленных на максимально эффективное использование корпоративной информации АОЗТ «АТЛАС» - стратегический партнер на Украине компании Hummingbird

8 © Атлас, стр. 8Решение Бизнес–Процессы Хранение Управление Создание Распространение Создание единого легко управляемого информационного пространства предприятия – эффективного средства поддержки принятия решений

9 © Атлас, стр. 9Решение Эффективным решением проблемы управления корпоративной информацией является создание единого защищенного хранилища корпоративной информации и организация работы сотрудников предприятия с электронными документами посредством некоего АРМ (автоматизированного рабочего места) с такими ключевыми свойствами, как:

10 © Атлас, стр. 10Решение удобный механизм вовлечения неструктурированной информации, содержащейся в разноформатных файлах в бизнес-процессы предприятия; единый пользовательский интерфейс для работы с широким спектром офисных приложений и электронной почты; управление доступом к документам и распределение прав на их использование в целях исключения возможности несанкционированного доступа к документам, а также их потери или искажения ввиду недостаточного уровня компетенции отдельных сотрудников; быстрый атрибутивный и полнотекстовый поиск нужной информации по всему корпоративному хранилищу документов; коллективная работа с документами, предполагающая создание, блокирование и возврат различных версий документов с возможностью добавления пользователями своих комментариев; доступ к корпоративному хранилищу документов через Интернет при удаленном или мобильном подключении.

11 © Атлас, стр. 11Решение Нет параметров, позволяющих связать документ с бизнес-процессом Документ Документ и бизнес-процессы (до внедрения DM)

12 © Атлас, стр. 12Решение Система управления документами позволяет добавить бизнес-контекст, что обеспечивает привязку документов к бизнес-процессам Бизнес-процессы Докумен т Атрибуты документа в DM-системе Документ и бизнес-процессы (После внедрения DM)

13 © Атлас, стр. 13 Решение: Атрибутирование Вовлечение всей корпоративной информации в бизнес-процессы. Атрибутирование - эффективный способ систематизации информации в соответствии с бизнес-логикой предприятия. Каждому документу в системе соответствует карточка с набором атрибутов.

14 © Атлас, стр. 14 Решение: Решение: Справочники При заполнении атрибутов пользователь работает с удобными справочниками. Исключаются ошибки связанные с неправильным назначением кода при профилировании документа

15 © Атлас, стр. 15 Решение: Интеграция с приложениями MS Office Открытие документа

16 © Атлас, стр. 16 Решение: Интеграция с приложениями MS Office Сохранение документа

17 © Атлас, стр. 17 Решение: Интеграция с приложениями MS Office Решение: Интеграция с приложениями MS Office Колонтитул DM

18 © Атлас, стр. 18 Решение: Интеграция с приложениями MS Office Решение: Интеграция с приложениями MS Office Гиперссылки DM

19 © Атлас, стр. 19 Решение Лавина –Сотрудники тратят по 2 часа в день на работу с почтой –К 2006 г. поток сообщений удвоится –По оценке Gartner свыше ¾ know-how закопано в

20 © Атлас, стр. 20 Решение: Решение: Хранение в общем архиве Интеллектуальное coхранение в общем хранилище документов. Общая стратегия хранения и списания информации в масштабе предприятия.

21 © Атлас, стр. 21 Решение: Решение: Атрибутирование сообщений

22 © Атлас, стр. 22 Решение: Решение: Присоединение документа к письму

23 © Атлас, стр. 23 Решение: Решение: Отправка документа

24 © Атлас, стр. 24 Решение: Глобальный поиск по хранилищу Поиск по атрибутам Благодаря тому, что все документы наделены атрибутами, существует возможность быстро и точно находить нужную информацию.

25 © Атлас, стр. 25 Решение: Глобальный поиск по хранилищу Поиск по контексту (содержанию) Если поиск по атрибутам не даст необходимого результата можно найти нужный документ по нескольким словам или фразам из него. Поддерживаются поиск на русском, украинском и английском языках.

26 © Атлас, стр. 26 Решение: Глобальный поиск по хранилищу Решение: Глобальный поиск по хранилищу Просмотр результатов поиска

27 © Атлас, стр. 27 Решение: Глобальный поиск по хранилищу Решение: Глобальный поиск по хранилищу Сохранение поисковых запросов

28 © Атлас, стр. 28 Решение: Работа с версиями Управление версионностью позволяет упростить коллективную работу над документами.

29 © Атлас, стр. 29 Выбор версии Решение: Работа с версиями Выбор версии

30 © Атлас, стр. 30 Сохранение новой версии из MS Office Решение: Работа с версиями Сохранение новой версии из MS Office

31 © Атлас, стр. 31 Решение: Хранение и использование шаблонов Возможность создания корпоративных шаблонов привилегированной группой пользователей и использования этих шаблонов остальными сотрудниками.

32 © Атлас, стр. 32 Решение: Личное рабочее пространство и его элементы Создание

33 © Атлас, стр. 33 Решение: Личное рабочее пространство и его элементы Вид

34 © Атлас, стр. 34 Решение: Общие папки или виртуальные подшивки документов Карточка папки Возможность создания виртуальных подшивок документов (проектов) руководящими работниками и организация работы сотрудников с документами в рамках этих проектов.

35 © Атлас, стр. 35 Решение: Общие папки или виртуальные подшивки документов Создание документа в папке

36 © Атлас, стр. 36 Решение: Общие папки или виртуальные подшивки документов Автоматическое заполнение карточки документа Наследование атрибутов проекта создаваемыми сотрудниками документами исключает неправильную систематизацию этих документов.

37 © Атлас, стр. 37 Решение: Связанные документы Связывание различных документов, объединенных бизнес-логикой, например, договор – дополнительное соглашение к нему.

38 © Атлас, стр. 38 Решение: Выписка документа из хранилища Интеллектуальная выписка документов из общего хранилища для автономной работы над ними.

39 © Атлас, стр. 39 Решение: Возврат блокированного документа

40 © Атлас, стр. 40 Решение: Портфель Помещение документов в портфель Портфель - удобный инструмент для автономной работы над большими массивами информации с последующей интеллектуальной синхронизацией его содержимого с единым хранилищем.

41 © Атлас, стр. 41 Решение: Портфель Работа в отсоединённом режиме

42 © Атлас, стр. 42 Решение: Портфель Импорт документов из портфеля

43 © Атлас, стр. 43 Решение: Доступ через Интернет Решение: Доступ через Интернет Webtop Доступ к корпоративному хранилищу документов через Интернет при удаленном или мобильном подключении.

44 © Атлас, стр. 44 Решение: Вопросы безопасности Ключевые свойства решения –Обеспечение сохранности документов –Разграничение доступа к документам –История и аудит действий пользователей –Хранение конфиденциальных данных –Применение ЭЦП

45 © Атлас, стр. 45 Решение : Установка прав доступа Защита корпоративной информации от несанкционированного доступа. Права доступа к документам и всевозможные действия над ними можно настраивать более гибко и удобно.

46 © Атлас, стр. 46 Решение : Аудит действий над документом Протоколирование всех действий пользователей по каждому документу.

47 © Атлас, стр. 47 Решение : Вопросы безопасности Выводы Хранение конфиденциальных данных –В любой системе администратор имеет доступ к любым данным –У руководства есть документы, которые не должны попадаться на глаза сотрудникам –Решение – использовать защищенный документ-сервер –На платформе Hummingbird DM можно создать защищенную распределенную среду документооборота

48 © Атлас, стр. 48 Преимущества Для организации в целом Для пользователей Для ИТ-службы Для руководства

49 © Атлас, стр. 49 Преимущества 10 важнейших преимуществ от внедрения управления документами * Увеличение производительности/снижение потребности в новом персонале Сокращение затрат Экономия времени – ускоренный доступ Возможность управлять большим количеством документов Лучшее взаимодействие между сотрудниками Возможность повторного использования информации Более быстрое принятие решений Экономия на штрафах Улучшенная защита документов Более высокая удовлетворенность заказчиков * Исследование IDC

50 © Атлас, стр. 50 Преимущества Для пользователей Систематизация и классификация документов – легче ориентироваться Атрибутивный и полнотекстовый поиск по всему архиву документов Быстрый просмотр документа без его открытия в натуральном приложении Единый пользовательский интерфейс, интеграция с приложениями, Доступ к корпоративному архиву документов через Интернет при удаленном или мобильном подключении Коллективная работа – легче обмениваться документами, нет лишних копий Безопасность – можно управлять доступом Возможности анализа – можно посмотреть на проблему в целом, проследить связи

51 © Атлас, стр. 51 Преимущества Для ИТ-службы Сокращение обращений пользователей по поводу утраты документов Более быстрое «включение» новых сотрудников в работу – им не требуется запоминать множество правил, только изучить интерфейс DM Сокращение работ по поддержке – есть тонкий клиент, любой сотрудник получит доступ к документам Единая система безопасности – легче поддерживать и контролировать

52 © Атлас, стр. 52 Преимущества Основные преимущества для руководства Вся корпоративная информация превращается в управляемый интеллектуальный ресурс предприятия. Корпоративная память – информация не теряется с уходом людей или по-причине недостаточной компетенции отдельных сотрудников. Быстрый и полный переход предприятия на новую систему документооборота благодаря знакомым офисным приложениям. Безопасность – надежное разграничение доступа и протоколирование работы пользователей. Значительное сокращение издержек. Возможности развития и наращивания – управление знаниями.

53 © Атлас, стр. 53 Внедрения Государственные учреждения и организации Администрация Иркутской области Администрация Пермской области Аналитический центр МПС Аппарат Правительства РФ California Department of Insurance British Columbia Центральный Госпиталь Банка России City of Toronto City of Vancouver Congress of Uruguay District of West Vancouver Essex Police European Court of Human Rights Федеральный институт интеллектуальной собственности ФСБ Gobierno del Estado de Veracruz Горбачев-фонд Государственная Дума РФ Government of Canada Indian & Northern Affairs Canada Instituto Costaricense de Electricidad International Aviation Organization London Underground МЧС России Ministerio de Mineria (Chile) Ministry of Defence Министерство финансов Ставрополья Municipal District of Bonneville NASA Ontario Legislative Assembly Orange County Пермское законодательное собрание Port of Halifax Правительство Москвы Public Health Laboratory Service Board Regional Municipality of Waterloo Regional Municipality of York Саратовская областная Дума Совет Федерации РФ State of Georgia State of Indiana The Federal Reserve Board The White House Тюменская областная Дума US Army US Navy Utah Department of Transportation

54 © Атлас, стр. 54 Внедрения ТЭК Alberta Energy and Utilities Board Alliance Pipeline AmerenUE BP Amoco California Public Utilities Commission Calpine Canada Canadian Association of Petroleum Producers Chevron Conoco Domtar Inc. Eni ESVAL Chile Flint Hill Resources Florida Power Газпром Karachaganak Petroleum Operating Ленинградская АЭС Лукойл – Пермь Лукойл – РостовНефтеХим Межрегионгаз Нарвская электростанция Public Service Company of New Mexico Sempra Energy Смоленская АЭС Snohomish County P.U.D. Southern California Edison Talisman Energy Terasen Inc. Texas Utilities True North Energy ВНИИАЭС Волгоград- НИПИМорНефть Чернобыльская АЭС

55 © Атлас, стр. 55 Внедрения Финансовые институты Assante AXA Group Банк России Banco Central de Chile Banco de la Nacion Argentina Banco de Lima Banco Sudameris Chile Banka dItalia Bank of America Bank of Bermuda Banque de France Barclays Bank Battle River Credit Union Battlefords Credit Union BNP Paribas British Bankers Association Canaccord Capital Canadian Imperial Bank of Commerce Charles Schwab & Company Citibank Corporación Andina de Fomento Credit Suisse First Boston Deutsche Bank Estevan Credit Union Friends Provident Hiscox HLB Tautges Redpath HSBC Midland International Monetary Fund Inter-American Bank IW Bank Italy Life of Jamaica Lloydminster Credit Union MBNA Merrill Lynch Europe ММВБ Morgan Stanley Mutual Fund Dealer Association Национальный банк Украины Nacional Financiera National Westminster Bank Northwestern Mutual Life Райффайзен Банк (Москва) Renaissance Capital РОСНО Royal Bank of Canada Royal Bank of Scotland Securities and Exchange Commission Thomson Financial Тройка Диалог TSX Group UBS Warburg Vector Casa de Bolsa Woolwich Plc.

56 © Атлас, стр. 56 Внедрения Промышленность и торговля 36,6 7-Eleven Boeing Bush Hog Celulosa Arauco y Constitucion Chick-Fil-A Codelco Челябинский Тракторный завод ЦВ Протек Daimler Chrysler De Agostini Dow Chemical Dryden Hospital Dupont BMW EDS El Diario (Chile) FIAT Ford Geisinger System Services General Electric GlaxoSmithKline GTE Guidant Homebase.co.uk ХК Океан Продукт ИркутскГражданПроект (Иркутск) Kaiser Permanente KCC Group Краснокамская бумажная фабрика Гознака La Nacion (Chile) Land Rover LG Electronics Ligand Pharmaceutical Loblaws Lockheed Martin Magna Маяк (Челябинск) Motorola Multex.com НИИ Квант NOBEX Northrop Grumman Northwest Airlines Norton Galena (IVAX) НПО Космического приборостроения Объединенная компания ВМС Ontario Cancer Research Победа-Кнауф Pepsi Co. Piaggio Pirelli Procter & Gamble Radio Shack Ramoji Film City Рейн Reuters Русагро Русский Монолит Solar Turbines Transelec The Bay TRW Wal-Mart WEG Industria Westcast Yamanouchi BV Завод Электрощит (Самара)

57 © Атлас, стр. 57 Внедрения Телекоммуникации и hi-tech Alcatel AT & T Bell Canada Bell South British Telecom Deutsche Telecom Hewlett-Packard IBM Intuit KPN LG Electronics Lucent Marconi Mobile Мегафон Motorola Nortel Networks NPower O2 Петербург Транзит Телеком Puerto Rico Telephone Sprint Swisscom Telecom Eirann Telecom Italia Telecom Italia Mobile Telefonos de Mexico Texas Instruments TXU Verizon Vodafone Westcast Xerox

58 © Атлас, стр. 58 Внедрения Юридические и консалтинговые компании Akin Gump Strauss Hauer & Feld Allen & Overy Алруд Baker & McKenzie Borden Ladner Gervais Boult Cummings Conners & Berry Bowman & Brooke Bracewell & Patterson Cancio Nadal Rivera & Diaz Carey y Cía Carrington Coleman Sloman & Blumenthal Carter Ledyard & Milburn Claro y Cía Clifford Chance Corrs Chambers Westgarth Coulder Brothers Cuatrecasas Davis Polk & Wardwell Deliotte & Touche Dickstein Shapiro Morin & Oshinsky Ernst & Young Fasken Martineau DuMoulin Gallastegui y Lozano SC Gowling Lafleur Henderson Hanify & King Hennigan Bennett & Dorman Juaregui, Navarrete, Nader y Rojas Kirkpatrick & Lockhart KPMG Latham & Watkins Leventhal Senter & Lerman MacLeod Dixon McCarthy Tétrault Михайлов и партнеры Morris Manning & Martin Neal Gerber & Eisenberg Ogilvy Renault Patterson Palmer Hunt Murphy Pietrantoni Mendez & Alvarez Prieto y Cía PriceWaterhouseCoopers Reed Smith Shaw & McClay Ritch Heather y Mueller SC Saatchi & Saatchi Sayles & Lidji PC Shearman & Sterling Шевченко, Дидковский и партнеры Skadden, Arps, Slate Meagher & Flom Sprenger & Lang Steptoe & Johnson Sullivan & Cromwell Thompson Dorfman Sweatman Tozzini Freire Teixeira e Silva Василь Кисиль и партнеры Weil Gotshal & Manges Winston & Strawn Wragge & Co

59 © Атлас, стр. 59 Благодарю за внимание... Корпорация Атлас, Департамент программных систем Украина, Киев, бул. Л. Украинки, 34 Тел. (044) , ;