1 Методология обследования систем управления электронными документами с целью модернизации существующей или подбора новой СУЭД О.В. Ефремова. - презентация

1 1 Методология обследования систем управления электронными документами с целью модернизации существующей или подбора новой СУЭД О.В. Ефремова

2 МЕТОДОЛОГИЯ ОБСЛЕДОВАНИЯ СУЭД В любой современной организации системы управления электронными документами (СУЭД) становятся неотъемлемым элементом ИТ-инфраструктуры. СУЭД позволяет эффективно организовать делопроизводство и электронный документооборот (управление взаимодействием с клиентами, обработка обращений граждан, автоматизация работы сервисной службы, организация проектного документооборота и др.) на предприятиях любого масштаба и сферы деятельности. Система управления электронными документами или система электронного документооборота – это информационная система, обеспечивающая процесс создания, обработки (включения документов в систему), управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.

3 МЕТОДОЛОГИЯ ОБСЛЕДОВАНИЯ СУЭД В последнее время в России реализуются несколько государственных инициатив, направленных на развитие электронного взаимодействия между государством, населением и бизнесом. Важным шагом на пути развития информатизации страны стало создание «электронного правительства», которое обеспечивает: эффективное и менее затратное администрирование; кардинальное изменение взаимоотношений между обществом и правительством; совершенствование демократии и повышение ответственности власти перед народом. Основная работа по формированию электронного правительства была начата с момента принятия государственной программы Российской Федерации «Информационное общество ( годы)», утверждённой распоряжением Правительства Российской Федерации от 20 октября 2010 г р, в соответствии с которой был выполнен комплекс работ по формированию единой информационно-технологической и телекоммуникационной инфраструктуры электронного правительства.

4 МЕТОДОЛОГИЯ ОБСЛЕДОВАНИЯ СУЭД В настоящее время выполнен комплекс работ по формированию единой информационно-технологической и телекоммуникационной инфраструктуры электронного правительства, разработаны и функционируют ключевые элементы национальной инфраструктуры электронного правительства, в т.ч.: единый портал государственных и муниципальных услуг; система межведомственного электронного взаимодействия; национальная платформа распределенной обработки данных; единая система идентификации и аутентификации в инфраструктуре; информационная система головного удостоверяющего центра.

5 МЕТОДОЛОГИЯ ОБСЛЕДОВАНИЯ СУЭД Распоряжение Правительства РФ от 12 февраля 2011 г. 176-р «Об утверждении плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности предусматривает подготовку ряда нормативных и методических документов: Внесение изменений в Постановление Правительства РФ от 15 июня 2009 г. 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». Определение требований к информационным системам электронного документооборота ФОИВ, учитывающих в том числе необходимость обработки данных систем информации ограниченного распространения. Приведение инструкций по делопроизводству ФОИВ в соответствии с Правилами делопроизводства в ФОИВ, утвержденными постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. 477 и другими нормативно правовыми актами. Утверждение рекомендаций по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых в ФОИВ должно осуществляться в форме электронных документов. Утверждение перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в ФОИВ в форме электронных документов.

6 МЕТОДОЛОГИЯ ОБСЛЕДОВАНИЯ СУЭД Нормативные и методические документы, разработанные во исполнение распоряжения Правительства РФ 176-р от : Постановление Правительства РФ от 7 сентября 2011 г. 751 «О внесении изменений в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций РФ от 2 сентября 2011 г. 221 «Об утверждении Требований к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения». Приказ Росархива от 29 апреля 2011 г. 32 «Об утверждении рекомендаций по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности».

7 МЕТОДОЛОГИЯ ОБСЛЕДОВАНИЯ СУЭД Распоряжение Правительства РФ от 12 февраля 2011 г. 176-р предусматривало: Переход федеральных органах исполнительной власти с января 2012 года к безбумажному документообороту при организации внутренней деятельности. Создание (модернизация) информационных систем электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, обеспечение соответствия информационных систем электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти предъявляемым к ним требованиям.

8 МЕТОДОЛОГИЯ ОБСЛЕДОВАНИЯ СУЭД Постановлением Правительства РФ от 6 сентября 2012 г. 890 « О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти» внесены изменения в некоторые нормативные акты Правительства РФ, такие как: Установить, что переход на обмен электронными документами при взаимодействии ФОИВ между собой и с Правительством РФ осуществляется по мере готовности к такому обмену информационно-технологической инфраструктуры, входящей в состав информационных систем электронного документооборота указанных органов, имея в виду, что этот переход необходимо завершить до 31 декабря 2017 г., а перед началом обмена электронными документами каждый из участников информационного взаимодействия должен подтвердить готовность своей информационной системы электронного документооборота к подобному обмену. В целях формирования единых стандартов представления электронных документов, процедур обеспечения подтверждения и проверки их аутентичности, а также процедур (протоколов) обмена электронными документами в период с 1 марта по 1 сентября 2013 г. осуществить реализацию пилотных проектов электронного документооборота между Аппаратом Правительства РФ и Минкомсвязи, а также между Минкомсвязи и Минюстом в части государственной регистрации нормативных правовых актов Министерства связи и массовых коммуникаций РФ.

9 МЕТОДОЛОГИЯ ОБСЛЕДОВАНИЯ СУЭД Постановление Правительства РФ от 6 сентября 2012 г. 890 в части внесения изменений в некоторые нормативные акты Правительства РФ: Правила подготовки нормативно-правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их гос регистрации: в частности, нормативно-правовой акт (в т. ч. его проект) может создаваться на бумажном носителе или в электронной форме (кроме случаев, когда он содержит сведения, составляющие государственную тайну), при этом нормативно-правовые акты на бумажном носителе руководитель ФОИВ (лицо, исполняющее его обязанности) подписывает собственноручно, а их аналоги в электронной форме - с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП). Документы в электронной форме с УКЭП упоминаются также в Регламенте Правительства РФ и Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти. Внесено дополнение в положение о системе межведомственного электронного документооборота. Направление в электронной форме нормативно-правовых актов федеральных органов исполнительной власти на регистрацию в Минюст России отнесено к взаимодействию информационных систем электронного документооборота.

10 МЕТОДОЛОГИЯ ОБСЛЕДОВАНИЯ СУЭД Государственная программа Российской Федерации «Информационное общество (2011 – 2020 годы)», утвержденная Распоряжением Правительства РФ от 20 октября 2010 г р, предусматривает: Масштабное внедрение электронного документооборота в органах государственной власти. Увеличение доли электронного документооборота между органами государственной власти в общем объеме документооборота с 10% в 2011 г. до 70 % в 2015 г.

11 МЕТОДОЛОГИЯ ОБСЛЕДОВАНИЯ СУЭД Переход на обмен электронными документами при взаимодействии федеральных органов исполнительной власти между собой и с Правительством Российской Федерации до 2017 года предполагается осуществлять в несколько этапов. В результате такого перехода должны быть решены следующие задачи: создание нормативной правовой базы, необходимой для хранения и создание архивов электронных документов, обмена юридически значимыми документами между ФОИВ; разработка национального стандарта (пакета национальных стандартов) формата файла электронного документа, обязательного для использования в ФОИВ и рекомендованного к использованию всеми юридическими лицами; организация взаимодействия ведомственных систем электронного документооборота в целях реализации государственных функций в электронном виде; взаимодействие ведомственных систем электронного документооборота с системой электронного документооборота Аппарата Правительства Российской Федерации;

12 МЕТОДОЛОГИЯ ОБСЛЕДОВАНИЯ СУЭД Правительственной комиссией по использованию информационных технологий в феврале 2014 г. по итогам рассмотрения вопроса перехода федеральных органов исполнительной власти на электронный обмен документами, который должен быть завершен до конца 2017 года : одобрен регламент обмена электронными документами при взаимодействии федеральных органов исполнительной власти между собой; до 26 мая 2014 года Минкомсвязи совместно с Росархивом должны быть подготовлены комплексные предложения по обеспечению централизованного приема, хранения и доступа к электронным документам, в том числе по созданию соответствующей инфраструктуры; в части нормативного правового обеспечения перехода ФОИВ на обмен электронными документами Минкомсвязи совместно с Минюстом, Минкультуры и Росархивом до конца II квартала 2014 года представит в Правительство Российской Федерации проекты нормативных правовых актов, регулирующих вопросы межведомственного электронного документооборота.

13 АЛГОРИТМ РАЗРАБОТКИ РЕГЛАМЕНТНЫХ И ТЕХНОЛОГИЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ ПРИ ОБСЛЕДОВАНИИ СУЭД В соответствии с требованиями ГОСТ «Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Стадии создания», начальной стадией процесса разработки автоматизированной информационной системы (АИС) является стадия работ под общим названием «Определение требований к АС», которая, в свою очередь, предусматривает проведение обследования объектов автоматизации создаваемой системы. В этой связи проводится комплекс работ, целью которых является: обследование объектов автоматизации: анализ организационной структуры, выявление основных бизнес-процессов, потоков работ и описание схемы движения документов; анализ действующих правил и способов организации делопроизводства; анализ существующих регламентов обработки документов, структуры и формы представления нормативно-справочных данных.

14 АЛГОРИТМ РАЗРАБОТКИ РЕГЛАМЕНТНЫХ И ТЕХНОЛОГИЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ ПРИ ОБСЛЕДОВАНИИ СУЭД сбор и формализация требований пользователей к создаваемой системе; предварительный анализ исходных данных и возможных методов решения задач; анализ программно-аппаратной инфраструктуры создаваемой системы с учетом требований по модернизации оборудования и общесистемного программного обеспечения; оценка возможностей для миграции накопленных данных из существующих систем в создаваемую систему; исследование возможностей взаимодействия с другими автоматизированными системами, функционирующими на объекте автоматизации; определение предварительных требований к видам обеспечения системы.

15 АЛГОРИТМ РАЗРАБОТКИ РЕГЛАМЕНТНЫХ И ТЕХНОЛОГИЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ ПРИ ОБСЛЕДОВАНИИ СУЭД Целями информационного обследования являются: изучение и точное описание бизнес-процессов, подлежащих автоматизации; разработка рекомендаций по оптимизации документопотоков и организации документооборота и делопроизводства; определение и описание модификаций системы, интерфейсов, в т.ч. интерфейсов с внешними системами и средств переноса данных из существующих программ, которые должны быть разработаны и внедрены в ходе проекта; возможно разработка технического задания (ТЗ). На этапе обследования осуществляется выбор платформы, на которой будет разработана СЭД.

16 АЛГОРИТМ РАЗРАБОТКИ РЕГЛАМЕНТНЫХ И ТЕХНОЛОГИЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ ПРИ ОБСЛЕДОВАНИИ СУЭД С целью получения необходимой информации проводится анкетирование и интервьюирование основных пользователей (руководителей заинтересованных подразделений и сотрудников, которые непосредственно должны будут работать в СЭД). В процессе работы рекомендуется: составить список существующих видов документов в организации и сделать обследование каждого вида документа: описать технологию документирования (совокупность реквизитов, при необходимости, их расположение, последовательность и особенности оформления); показать условия движения документов (наличие подписей, виз, проверки и др.), схему движения документов (маршрут) или перечень основных визирующих, подписывающих и т.д.; описать способ регистрации (формат регистрационных номеров);

17 АЛГОРИТМ РАЗРАБОТКИ РЕГЛАМЕНТНЫХ И ТЕХНОЛОГИЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ ПРИ ОБСЛЕДОВАНИИ СУЭД составить списки должностных лиц: ответственных за создание документов (кто/какое подразделение и какие виды документов создает); визирующих, подписывающих, утверждающих документы (кто какие виды документов визирует/подписывает; условия, при которых необходима виза/подпись); других ответственных за процесс обработки. определить правила регистрации документов (централизованная, децентрализованная, по видам документов); определить правила работы с контрольными документами (виды контролируемых документов, контролеры, регламент постановки на контроль, снятия с контроля и др.); определить необходимые отчетные документы (условия создания отчетов и их формы); составить алгоритмы движения документов; определить основные правила предоставления доступа к элементам СЭД (приложениям, сервисам, документам, режимам и др.).

18 АЛГОРИТМ РАЗРАБОТКИ РЕГЛАМЕНТНЫХ И ТЕХНОЛОГИЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ ПРИ ОБСЛЕДОВАНИИ СУЭД В ходе обследования, как правило, используются следующие методы сбора информации: запрос на предоставление информации; анкетирование; интервьюирование и обсуждение. Запросы на предоставление информации и анкетирование используются на ранних стадиях обследования для сбора первичной информации. Анкеты готовятся консультантами Исполнителя и заполняются респондентами Заказчика. Вопросы в анкетах соответствуют предметной области респондента и направлены на получение информации, непосредственно связанной с внедрением электронного документооборота в организации. Как правило, это вопросы о потоке документов, их количестве, сроках поступления и передачи, маршрутах прохождения, степени конфиденциальности и др.

19 АЛГОРИТМ РАЗРАБОТКИ РЕГЛАМЕНТНЫХ И ТЕХНОЛОГИЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ ПРИ ОБСЛЕДОВАНИИ СУЭД Во время проведения интервью с респондентами Заказчика консультанты Исполнителя задают вопросы на основе информации, полученной в результате предварительного анкетирования. Помимо предварительных опросов, одинаковых для всех сотрудников организации, в ходе обследований могут проводиться и специализированные опросы среди сотрудников, а также персональное интервьюирование. Тем не менее, четких требований для проведения обследования не существует, поэтому в каждом конкретном случае, используя готовые наработки, нужно проявлять творческий подход к получению необходимой информации, ее структуризации и отображению.

20 АЛГОРИТМ РАЗРАБОТКИ РЕГЛАМЕНТНЫХ И ТЕХНОЛОГИЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ ПРИ ОБСЛЕДОВАНИИ СУЭД По результатам проведения обследования объектов автоматизации должна быть разработана Пояснительной записка, которая может содержать, например: описание объектов автоматизации и их организационной структуры; характеристика условий эксплуатации объекта автоматизации; описание и анализ существующей законодательной и нормативной базы, регламентирующей ведение делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти и в организации; описание существующей методологии обработки документов (формализованные модели процессов и процедур) описание и анализ средств и технологий автоматизации делопроизводства, используемых в организации; описание используемой нормативно-справочной информации (входных данных и выходных форм, словарей, справочников и классификаторов) и способов классификации и кодирования информации; определение и классификация видов обрабатываемых документов;

21 АЛГОРИТМ РАЗРАБОТКИ РЕГЛАМЕНТНЫХ И ТЕХНОЛОГИЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ ПРИ ОБСЛЕДОВАНИИ СУЭД определение необходимости и формализация требований к организации информационного взаимодействия СЭД со смежными программными комплексами и информационными системами; определение необходимости и целесообразности миграции данных из эксплуатирующейся СЭД в новую систему, а также изучение возможностей для их параллельной эксплуатации; формализованные и ранжированные по приоритетам требования ключевых пользователей к СЭД; предварительная спецификация автоматизируемых функций; перечень категорий должностных лиц, для автоматизации деятельности которых предназначена разрабатываемая СЭД; перечень обрабатываемой информации, защищаемых информационных ресурсов и уровень их конфиденциальности; организация применения ЭП и использования средств криптографической защиты информации в организации; технические требования к оборудованию; спецификация оборудования;

22 АЛГОРИТМ РАЗРАБОТКИ РЕГЛАМЕНТНЫХ И ТЕХНОЛОГИЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ ПРИ ОБСЛЕДОВАНИИ СУЭД спецификация системного программного обеспечения; укрупненная схема физического размещения оборудования и использования системного ПО; перечень автоматизированных систем, взаимодействующих с информационной системой организации; назначение и цели интеграции ИС организации с взаимодействующими системами; спецификация требований к системной интеграции; предварительные технические решения для обеспечения интеграции; спецификация объектов и субъектов предметной области; спецификация и описание входных и выходных данных; списание системы классификации и кодирования данных; списание состава и структуры нормативно-справочной информации; спецификация и укрупненное описание моделей деловых процессов; административных регламентов их исполнения.

23 АЛГОРИТМ РАЗРАБОТКИ РЕГЛАМЕНТНЫХ И ТЕХНОЛОГИЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ ПРИ ОБСЛЕДОВАНИИ СУЭД Информационное обследование является важным этапом оптимизации ДОУ и внедрения СЭД. Ведь от полученной информации и качества ее представления напрямую зависит качество принятых решений по оптимизации процессов и разработки требований к функционалу СЭД. В связи с этим необходимо придерживаться главного принципа обследования – получить полную, достоверную и актуальную информацию о процессах, которые планируется автоматизировать.

24 ТРЕБОВАНИЯ К СОВРЕМЕННЫМ АВТОМАТИЗИРОВАННЫМ СИСТЕМАМ УПРАВЛЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ Автоматизированная система управления электронными документами (или иначе – система электронного документооборота ) должна поддерживать полный жизненный цикл обработки и хода исполнения документа: от подготовки или поступления в организацию, регистрации, передачи на исполнение, согласования, утверждения, отправки, в том числе с использованием электронной почты и электронной подписи, - до передачи документа на архивное хранение с дальнейшим выделением его к уничтожению.

25 ТРЕБОВАНИЯ К СОВРЕМЕННЫМ АВТОМАТИЗИРОВАННЫМ СИСТЕМАМ УПРАВЛЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ Современная система управления электронными документами (СУЭД) должна в обязательном порядке обеспечивать автоматизацию большинства технологических процессов обработки документов, циркулирующих в организации, таких как: регистрация, учет и контроль входящих, исходящих, внутренних документов, обращений граждан, организационно-распорядительных документов для поэтапного перехода к безбумажным технологиям работы с документами; подготовка и согласование проектов документов, договоров; учет и обработка документов, находящихся на архивном хранении; применение электронной подписи.

26 ТРЕБОВАНИЯ К СОВРЕМЕННЫМ АВТОМАТИЗИРОВАННЫМ СИСТЕМАМ УПРАВЛЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ Кроме этого к современным СУЭД предъявляются и другие требования, актуальные в настоящее время: обеспечение массового перевода бумажных документов в электронный вид, использование потокового сканирования, распознавания и привязки документов; индексирование и поиск по содержанию с учетом морфологии языка; обмен электронными документами между территориально распределенными подразделениями; учет и хранение электронных документов; интеграция с технико-программными средствами защиты информации, программным обеспечением ведомственных удостоверяющих центров, систем электронной почты; информационный обмен с системой межведомственного документооборота и СМЭВ; информационное взаимодействие с Сайтами организаций для обеспечения автоматической загрузки поступающих обращений граждан; масштабируемость и модульность используемых решений для поддержания способности СЭД к расширению круга решаемых задач, увеличению объемов хранения и обработки данных; наличие развитого прикладного программного интерфейса (Application Program Interface).

27 ОРГАНИЗАЦИЯ ВНЕДРЕНИЯ СЭД Приступая к организации внедрения автоматизированной системы управления документами, необходимо: выбрать программную платформу системы; определить круг задач, которые предполагается автоматизировать; очередность реализации; четко сформулировать функциональные требования к системе; оценить степень обеспечения техническими средствами; определить имеющийся бюджет.

28 ОРГАНИЗАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ Внедрение СЭД должно сопровождаться организационными мероприятиями и политикам управления. Система электронного документооборота, создаваемая, как ведомственная комплексная информационная система, должна являться организованной в единое целое совокупностью частей, т.е. представлять собой комплекс различных видов обеспечения. Одним из основных видов обеспечения и является организационное обеспечение.

29 ТРЕБОВАНИЯ К ОРГАНИЗАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ В процессе создания организационного (организационно-методического) обеспечения СЭД должны быть уточнены и при необходимости разработаны проекты организационно-распорядительных, нормативных и инструктивно- методических документов, определяющих: изменения в организационно-штатной структуре организации; регламенты (должностные инструкции) для различных категорий пользователей и технического персонала по обеспечению сопровождения, обслуживания и использования СЭД; инструкции по эксплуатации СЭД (для каждой категории персонала), содержащие сведения о назначении, функциях, регламентах использования и режимах работы системы, о порядке работы и проверки правильности функционирования программно-технических средств, о правилах технической эксплуатации и информационной безопасности, о действиях при авариях и сбоях; требования к составу и квалификации персонала, порядку проверки его знаний и допуска к работе.

30 ТРЕБОВАНИЯ К ОРГАНИЗАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ Методической основой в области документационного обеспечения управления, на которой должна базироваться разработка моделей процессов, перечня автоматизируемых функций, форм выходных данных СЭД должны являться: инструкция по делопроизводству, применяемая в организации; административные регламенты организации; перечни документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов; порядок применения электронной подписи; инструкция о порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан; регламент согласования решений и взаимодействия подразделений.

31 ПУТИ ВЫБОРА СУЭД При выборе системы электронного документооборота следует учесть множество факторов, и окончательное решение предпочтительно принимать на основе комплексного анализа возможностей СЭД в зависимости от требований и специфики заказчика. Реализации такого проекта, как внедрение СЭД должен предшествовать серьезный подготовительный этап. Проводится анализ существующего документооборота, а также деятельности всех подразделений, вырабатываются рекомендации по формализации деятельности каждого сотрудника. Необходимо описать и закрепить в нормативных документах те бизнес процедуры, на автоматизацию которых направлена система.

32 ПУТИ ВЫБОРА СУЭД Потребителями технологий электронного документооборота являются различные по масштабу и специфике деятельности организации. Традиционно ключевым потребителем СЭД остается государственный сектор. По данным экспертов, порядка 30% проектов по внедрению технологий электронного документооборота приходится на государственные учреждения. При этом важно, что именно интерес со стороны государства стал основой устойчивости рынка СЭД, который даже в условиях кризиса получил существенный импульс развития. Электронный документооборот был назван ключевым элементом концепции «электронного правительства», реализация которой должна способствовать устранению бюрократических препон при взаимодействии государства, населения и бизнеса, а также снижению коррупции. В качестве особенности реализации проектов в органах государственной власти и крупных государственных институтах стоит отметить повышенные требования к информационной безопасности. Речь идет о построении (разработке) на базе тиражируемых программных продуктов защищенных систем электронного документооборота.

33 ПУТИ ВЫБОРА СУЭД Как и любая автоматизированная система, СЭД является организованной в «целое» совокупностью частей и представляет собой комплекс различных видов обеспечения, в том числе, организационного, информационного, программного и технического. Создание СЭД по существу, сводится к разработке перечисленных видов обеспечения и к объединению их в целостную и согласованную общность. Создание программного обеспечения СЭД, как одно из наиболее важных и трудоемких составляющих проекта, может быть реализовано за счет: разработки нового специализированного прикладного программного обеспечения; либо за счет выбора и адаптации соответствующего программного продукта из представленных на рынке программных решений.

34 ПУТИ ВЫБОРА СУЭД. ДОПУЩЕНИЯ И ОГРАНИЧЕНИЯ Использование тиражного программного обеспечения системы управления документами подразумевает наличие готового комплекта программной и эксплуатационной документации СЭД, методикам подготовки пользователей к работе с СЭД, реально функционирующей службы технической поддержки и обслуживания СЭД в ходе ее эксплуатации. В этом случае, можно с большей долей вероятности ожидать, что будут выдержаны сроки реализации проекта и уменьшатся риски при достижении требуемых результатов проекта. Ограничениями для успешного внедрения СЭД может стать недостаточное участие в реализации проекта специалистов Заказчика, а также неготовность смежных информационных систем, обеспечивающих деятельность организации, например, систем электронной почты, удостоверяющих центров, на функционирование которых опирается применение ЭП, систем обеспечения информационной безопасности и др.

35 ТИПОВЫЕ ПРОБЛЕМЫ, ВОЗНИКАЮЩИЕ В ХОДЕ СОЗДАНИЯ И ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ Недостатки и пробелы в нормативной базе. Отсутствие унификации и стандартизации в области электронного документооборота. Слабая материально-техническая база. Недостаточный уровень подготовки сотрудников и квалификации эксплуатационного персонала. Частичная автоматизация и отсутствие интеграции информационных систем в целом. Бюджетные ограничения финансирования работ по созданию информационных систем.

36 ПРИМЕР ВЫБОРА СЭД по материалам, опубликованным на сайте ://habrahabr.ru/hub/ecm/ Процесс выбора СЭД на сайтах ведущих российских поставщиков: 1. Перечень функциональных возможностей системы Начать следует с таких разделов как «Описание решения», «Решаемые задачи», «Возможности» и пр. Постарайтесь найти список конкретных возможностей системы или решаемых задач. Обращайте внимание на уровень детализации, многие вендоры предпочитают общие формулировки типа «навести порядок в договорной работе» или акцентируют внимание на архитектуре, технологиях, поддержке разных СУБД и пр. В разделе «Функциональность» находится простой и понятный перечень основных возможностей, разбитый по функциональным блокам. Позволяет сразу составить представление о системе.

37 ПРИМЕР ВЫБОРА СЭД по материалам, опубликованным на сайте ://habrahabr.ru/hub/ecm/ 2. Примеры использования Надо понять, как именно это реализовано. Мало обещаний в стиле «возможность согласования документов» важно, как в рамках этой возможности будут выполняться нужные операции. Для этого следует искать специальный раздел, посвященный конкретной функции или модулю, либо дополнительные материалы. Зачастую на сайтах можно найти тематические презентации, посвященные конкретным процессам, например «Согласование договора в системе Х», «Автоматизация канцелярии» и тому подобное. Важно найти материалы, демонстрирующие решения проблем, максимально похожих на ваши. Несмотря на очевидную необходимость примеров использования – очень немногие вендоры решаются на их публикацию. Частично это можно объяснить нежеланием поставщиков платформенных решений вписываться в рамки конкретных сценариев. Однако, даже в этом случае вполне возможно показать типовое решение, описав возможности его адаптации.

38 ПРИМЕР ВЫБОРА СЭД по материалам, опубликованным на сайте ://habrahabr.ru/hub/ecm/ 3. Скриншоты Изучение скриншотов – это обязательный этап выбора. Современные покупатели зачастую обладают достаточным опытом, чтобы даже на основании снимка экрана сделать определённые выводы. К тому же скриншот это своего рода доказательство того, написанное на сайте – правда. Одно дело написать что-то в списке функций и совсем другое – показать соответствующий экран. В большинстве случаев, у вас не возникнет проблем с тем, чтобы посмотреть скриншоты. Даже если их нет на сайте, вы вероятно увидите их в презентационных материалах. Обращайте внимание на количество и качество снимков. Сайт, с большим количеством скриншотов, которые можно рассмотреть и осмыслить, скорее всего, показывает правду. Если же скриншотов мало или на них не видно деталей, то возможно разработка не так хороша, как вам расписывают.

39 ПРИМЕР ВЫБОРА СЭД по материалам, опубликованным на сайте ://habrahabr.ru/hub/ecm/ 4. Видео Просматривая видео, можно поставить себя на место пользователя, увидеть и оценить вещи, которые никаким другим способом не обнаружить. На сайтах можно найти видеоконтент трёх типов – короткие обзорные ролики, обучающие видео и записи вебинаров. 5.Демо-версия Завершающий этап отбора – испытание системы в условиях приближенных к реальным. Для этого потребуется демонстрационная версия или бесплатный пробный период. Немногие решаются предоставить демо-версию. Причина может быть проста – при работе с демо-версией инициатива всегда на стороне клиента. Следовательно, все недостатки будут хорошо видны. Поэтому обычно демо- версии стараются не давать. Тем не менее, радостно видеть, что некоторые всё же набираются смелости и выкладывают демо-версии в открытый доступ, как это уже давно принято у всех интернет-сервисов.

40 ПРИМЕР ВЫБОРА СЭД по материалам, опубликованным на сайте ://habrahabr.ru/hub/ecm/ 6.Прайс-лист Если функционал и технические требования устраивают – время взглянуть на стоимость. Здесь самое главное – прозрачность ценообразования, как на лицензии, так и на услуги внедрения. К счастью времена, когда стоимость была коммерческой тайной, уже почти у всех прошли. Однако не всегда неподготовленный пользователь может разобраться в прайс-листе. 7. Резюме Ниже приведенная таблица с перечнем некоторых из рассмотренных систем опубликована на сайте в качестве примера с субъективной оценкой автора статьи. Объектом изучения были сайты вендоров, а не сами продукты.

41 ПРИМЕР ВЫБОРА СЭД по материалам, опубликованным на сайте ://habrahabr.ru/hub/ecm/

42 Optima – один из крупнейших технологических холдингов России, оказывает весь спектр комплексных ИТ-решений и услуг для основных секторов российской экономики, а также инжиниринговые услуги для энергетической и транспортной отраслей. Компания работает на рынке с 1990 года, владея широким спектром как отраслевой, так и продуктовой экспертизы. Имеет богатый опыт реализации проектов для государственных органов и более чем 1500 ведущих предприятий России и СНГ, а также зарубежных проектов в Анголе, Аргентине, Вьетнаме, Кубе, Перу. Качество услуг холдинга подтверждено уникальным пакетом лицензий и сертификатов, в том числе на работу с государственной тайной и на соответствие международному стандарту системы менеджмента качества ISO , – всего около 40 лицензий и сертификатов. Optima – это более 2000 профессионалов. Холдинг работает на территории всей России, имея сеть филиалов в более чем 60 городах страны. ИНФОРМАЦИЯ О ГК «ОПТИМА»