Академия управления при Президенте Республики Беларусь Специальность «Управление информационными ресурсами» 5 курс, очная форма обучения Лектор: Собалевский Сергей Владимирович, старший преподаватель кафедры управления информационными ресурсами (к.905 корп.1) © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами, 2009 ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО Лекция 3

Делопроизводство 1. Система организационно-распорядительной документации (ОРД). Нормативное и методическое регулирование оформления ОРД. 2. Требования к бланкам документов. Порядок разработки бланков. 3. Особенности оформления ОРД с использованием компьютерных технологий. 4. Реквизиты ОРД. 5. Особенности оформления отдельных реквизитов. 6. Язык и стиль служебных документов. Требования к тексту документов. © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами, 2009 Тема 2. Структура документа. Требования к оформлению документов

4. Реквизиты организационно- распорядительных документов © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 2. Структура документа. Требования к оформлению документов Стандарт СТБ закрепил: - список из 32 реквизитов организационно-распорядительных документов; - требования к оформлению каждого реквизита. Реквизит – это обязательный элемент служебного документа, имеющий определенные функциональное назначение, вариант содержания (текста) и заданное нормативными документами оформление. Как правило, в одном конкретном документе встречается только часть из всех 32 реквизитов.

4. Реквизиты организационно- распорядительных документов © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 2. Структура документа. Требования к оформлению документов Схема углового расположения реквизитов (А4) по СТБ Документ условно делится на три части: заголовочная – рекв-ты 1– 20; содержательная – рекв-ты 21, 22; оформляющая –рекв-ты 23 – 32.

5. Особенности оформления отдельных реквизитов © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 2. Структура документа. Требования к оформлению документов 01. Государственный герб Республики Беларусь Помещают на верхнем поле бланка над серединой строк наименования организации (при угловом расположении реквизитов), а на бланках с продольным расположением реквизитов – в центре верхнего поля. Диаметр изображения – не более 17 мм. 02. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) Используют на бланках организаций всех форм собственности в соответствии с уставом (положением об организации). Не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Республики Беларусь.

5. Особенности оформления отдельных реквизитов © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 2. Структура документа. Требования к оформлению документов 03. Код организации Проставляют на первом листе на верхнем поле справа. Это код по Общегосударственному классификатору ОКРБ «Органы государственной власти и управления» (ОКОГУ) (для министерств и других органов управления) или по Общегосударственному классификатору ОКРБ « Юридические лица и индивидуальные предприниматели» (ОКЮЛП) для других организаций. 04. Код документа Проставляют на бланке под кодом организации только на документах, формы которых включены в Общегосударственный классификатор ОКРБ 010–95 «Унифицированные документы» (ОКУД). Коды служат для электронной идентификации документа.

5. Особенности оформления отдельных реквизитов © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 2. Структура документа. Требования к оформлению документов 05. Наименование вышестоящей организации Представляет собой полное наименование вышестоящей организации (если она имеется), приведенное в соответствии с Уставом (Положением) организации. 06. Наименование организации Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в её учредительных документах. Указывается обязательно вне зависимости от того, изготовлен документ на бланке или без него. Под полным наименованием организации указывают в скобках сокращенное наименование (если оно определено в Уставе).

5. Особенности оформления отдельных реквизитов © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 2. Структура документа. Требования к оформлению документов 07. Наименование структурного подразделения Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа. Внутренние документы оформляются чаще всего без использования бланка, но и тогда данный реквизит должен обязательно указываться. Располагают ниже реквизита «Наименование организации». 08. Почтовый адрес отправителя Оформляют в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, действующими на территории Республики Беларусь (например, ул. Кропоткина, д.55, , г. Минск).

5. Особенности оформления отдельных реквизитов © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 2. Структура документа. Требования к оформлению документов 09. Коммуникационные и коммерческие данные Коммуникационные данные на бланке письма помещаются ниже почтового адреса отправителя и включают телеграфный адрес, номера телефона, телефакса (с включением кода автоматической междугородней или международной телефонной связи), адрес электронной почты и т.д. Коммерческие данные включают номер счета, наименование банка и т.д. и располагаются ниже коммуникационных. На общем бланке на занимаемом ими месте располагают реквизит «Название вида документа». 10. Название вида документа Определяется назначением и соответствует компетенции организации, содержанию документируемого действия, а также табелю унифицированных форм. На письмах не указывается. Печатается прописными буквами без разрядки (в т.ч и на 2 языках).

5. Особенности оформления отдельных реквизитов © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 2. Структура документа. Требования к оформлению документов Реквизит 11. Дата документа Реквизит, содержащий указанное на документе время его создания и (или) подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования. Оформляют арабскими цифрами: день месяца, месяц, год, например: Буква «г.» после цифр года не ставится. Для финансовых и нормативных правовых актов можно использовать словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например: 1 марта 2009 г. Датой документа является дата его подписания (приказ, распоряжение, указание, письмо и др.) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт), для документа, принимаемого коллегиальным органом (постановление, решение), - дата его принятия, для утверждаемого документа (план, отчет, инструкция, положение и др.) - дата утверждения. Датой совместного документа является дата его подписания последней организацией.

5. Особенности оформления отдельных реквизитов © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 2. Структура документа. Требования к оформлению документов 12. Регистрационный индекс документа Регистрационный номер это порядковый номер, присвоенный документу при его создании или получении (может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел, индексом применяемого в организации классификатора корреспондентов, вопросов деятельности, другими поисковыми признаками). Регистрационный номер с указанными дополнениями и является регистрационным индексом документа. Пример: - регистрационный индекс исходящего письма 5–13/118 состоит из индекса дела по номенклатуре дел (5–13) и порядкового регистрационного номера исходящего документа (118); - регистрационный индекс приказа 112-к - из регистрационного номера приказа (112) и дополнительного поискового признака (к).

2.5. Особенности оформления отдельных реквизитов © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 2. Структура документа. Требования к оформлению документов 13. Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа Включает регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ. Оформляется только на бланке письма (т.е. текст письма нет необходимости начинать фразой «На Ваше письмо от… … даем ответ…»). Выгоды: 1) сокращается используемое текстом место и 2) упрощается обработка документа канцелярией. 14. Место составления или издания Указывают в случае, если по остальным реквизитам установить место издания документа невозможно определить (включает только общепринятые сокращения и только с учетом принятого административно-территориального деления). Таким местом для большинства ОРД считается место регистрации юридического лица.

5. Особенности оформления отдельных реквизитов © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 2. Структура документа. Требования к оформлению документов 15. Гриф ограничения доступа Свидетельствует об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа (для служебного пользования, секретно, совершенно секретно, особой важности, конфиденциально и др.) и проставляется по усмотрению автора документа без кавычек на первом листе документа в верхнем углу справа. Можно дополнить данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации (например, указать номер экземпляра документа).

5. Особенности оформления отдельных реквизитов © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 2. Структура документа. Требования к оформлению документов 16. Адресат В качестве адресата могут выступать 1) организации, 2) их структурные подразделения, 3) должностные или 4) физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Должность лица, кому адресован документ, указывают в дательном падеже. Министерство юстиции Республики Беларусь Управление систематизации законодательства Министерство юстиции Республики Беларусь Начальнику отдела МТС Иванову П.И. ил и Министерство юстиции Республики Беларусь Генеральному директору ЗАО «Минскводоочистка» Петрову В.И. ил и

5. Особенности оформления отдельных реквизитов © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 2. Структура документа. Требования к оформлению документов В состав реквизита «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес; физическому лицу – сначала также фамилию и инициалы получателя, затем – почтовый адрес. Научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Черкасский пер, д.2, г. Минск Республика Беларусь Иванову И.П. ул.Садовая, д.5, кв г.Липки Киреевский р-н Гомельской обл. Республика Беларусь ил и

5. Особенности оформления отдельных реквизитов © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 2. Структура документа. Требования к оформлению документов Документ не должен содержать более четырех адресатов, располагаемых друг под другом. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертыми адресатами не указывают. Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно. При большом количестве адресатов составляют список рассылки документа. Органы государственного управления, государственные организации, подчиненные Совету Министров Республики Беларусь (по списку) ил и Министерство финансов Республика Беларусь Министерство экономики Республика Беларусь Министерство юстиции Республика Беларусь

5. Особенности оформления отдельных реквизитов © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 2. Структура документа. Требования к оформлению документов 17. Гриф утверждения Придает нормативный или правовой характер содержанию документа. Располагают в правом верхнем углу на расстоянии 10 см от левого поля. Утверждаемый должностным лицом документ должен иметь проставленный реквизит «Подпись». Как правило, документ утверждается в том случае, если он пописан должностным лицом, не имеющим достаточных полномочий для того. Чтобы положения документа стали обязательными для исполнения всеми без исключения лицами, указанными в документе, либо в специально оговоренных иных случаях.

5. Особенности оформления отдельных реквизитов © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 2. Структура документа. Требования к оформлению документов Документ утверждается 1) должностным лицом (должностными лицами), 2) коллегиальным органом или 3) специально издаваемым нормативно-правовым или распорядительным документом. УТВЕРЖДАЮ Министр юстиции Республики Беларусь В.Г.Голованов УТВЕРЖДЕНО Протокол заседания общего собрания акционеров ил и УТВЕРЖДЕНО Приказ ректора Академии управления при Президенте Республики Беларусь Дата утверждения (как правило, день) проставляется лично должностным лицом при утверждении документа.

5. Особенности оформления отдельных реквизитов © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 2. Структура документа. Требования к оформлению документов Распорядительный акт для утверждения иного документа издается, как правило, в случае, когда введение утверждаемого документа требует дополнительных предписаний, разъяснений и иных действий, связанных с его применением, а также при утверждении нормативных правовых актов Республики Беларусь. Использование бланков документов с продольным расположением реквизитов для оформления документов, подлежащих утверждению, не допускается. Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в соответствии с законодательством Республики Беларусь и закрепляется в табеле и (или) инструкции по делопроизводству организации, иных локальных нормативных правовых актах.

5. Особенности оформления отдельных реквизитов © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 2. Структура документа. Требования к оформлению документов 18. Резолюция Резолюция – письменное указание руководителя о порядке исполнения или использования документа. Пишется на документе в правом верхнем углу первого листа документа над его текстом соответствующим должностным лицом, включает фамилию исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция должна быть подписана (собственноручная подпись руководителя) и датирована. Допускается оформление резолюции на отдельном листе резолюции (так называемой рефератке) на бумаге формата А6 или А4, с отметкой о связи рефератки с основным документом и наоборот. И.А.Медведевой В.Н.Егорову Для подготовки ответа. Срок - до г. подпись

5. Особенности оформления отдельных реквизитов © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 2. Структура документа. Требования к оформлению документов 19. Заголовок к тексту Реквизит документа, кратко излагающий его содержание (именно он переписывается в журналы регистрации). Заголовок согласуется с наименованием вида документа. К тексту документов, оформленных на бланках А5, либо к тесту на бланке формата А4, не превышающему 5-7 строк, заголовок можно не составлять. Заголовок, как правило, не превышает 150 знаков (не более машинописных знаков или 73 мм в одну строку). Если он больше – его можно продлять на 120 мм от левого поля. о чем (о ком)? - Приказ о создании аттестационной комиссии; чего (кого)? - Акт ревизии; кому? - Должностная инструкция секретарю-референту

5. Особенности оформления отдельных реквизитов © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 2. Структура документа. Требования к оформлению документов 20. Отметка о контроле Представляет собой специальную пометку (наносится рассматривающим должностным лицом – буква «К» на левом поле документа на уровне реквизита «Заголовок к тесту»; канцелярией словом или штампом «Контроль» на верхнем поле документа). Свидетельствует об особом статусе документа и необходимости особого контроля за соблюдением сроков его исполнения.

5. Особенности оформления отдельных реквизитов © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 2. Структура документа. Требования к оформлению документов 21. Текст Информация, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа (оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур). Связный текст, как правило, состоит из двух частей (констатирующей и заключительной, распорядительной), но может содержать и только одну заключительную. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.п., то его следует разбить на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами (возможны сквозная нумерация пунктов в сложных документах, объединение при необходимости пунктов в главы и т.п ). В письмах используют следующие формы изложения: от первого лица множественного числа; от первого лица единственного числа; от третьего лица единственного числа.

5. Особенности оформления отдельных реквизитов © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 2. Структура документа. Требования к оформлению документов Приложение: на 5 л. в 1 экз. Отметку о наличии приложения, упоминаемого в тексте документа, оформляют следующим образом: 22. Отметка о наличии приложения Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например: Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 2 экз. 2. Правила подготовки и оформления документов управления кредитования на 7 л. в 2 экз.

5. Особенности оформления отдельных реквизитов © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 2. Структура документа. Требования к оформлению документов Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. Отметка размещается в документе после текста (через 1,5–2 интервала) перед подписью без отступа от левого поля. В распорядительных документах реквизит "Отметка о наличии приложения" не оформляется; указание о наличии приложения дается в тексте документа. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: Приложение: письмо Комархива от /156 и приложение к нему, всего на 30 л.

5. Особенности оформления отдельных реквизитов © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 2. Структура документа. Требования к оформлению документов 1. Директор Института управленческих кадров 23. Подпись Представляет собой наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись и ее расшифровку (инициалы и фамилия без пробела между ними). Наименование должности в подписи может быть 3 видов: 1) полное; 2) видовое; 3) сокращенное. 2. Директор института 3. Директор

5. Особенности оформления отдельных реквизитов © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 2. Структура документа. Требования к оформлению документов Расшифровку подписи в реквизите «Подпись» печатают на уровне последней строки наименования должности на расстоянии 12 см от левого поля без пробела между инициалами и фамилией. При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с обязательным условием указания фактической должности и расшифровки подписи лица, исполняющего обязанности. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

5. Особенности оформления отдельных реквизитов © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 2. Структура документа. Требования к оформлению документов а. Министр образования Министр иностранных дел Республики Беларусь Республики Беларусь А.М.Радьков С.А.Мартынов Варианты размещения подписи 1) подпись одним должностным лицом; 2) подпись несколькими лицами; а) не подчиненными по должности; б) неравными по должности (в пределах организации); в) неравными по функции. (на расстоянии 0 мм и 100 мм)

5. Особенности оформления отдельных реквизитов © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 2. Структура документа. Требования к оформлению документов б. Директор Института управленческих кадров В.В.Язепчик Заведующий кафедрой физической культуры И.И.Лосева Варианты размещения подписи 1) подпись одним должностным лицом; 2) подпись несколькими лицами; а) равнозначными по должности; б) неравными по должности (в пределах организации); в) неравными по функции.

5. Особенности оформления отдельных реквизитов © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 2. Структура документа. Требования к оформлению документов в. Председатель комиссии В.В.Язепчик Секретарь комиссии И.И.Лосева Члены комиссии: И.П.Адамов В.И.Боровиков А.Г.Эйсмонт Варианты размещения подписи 1) подпись одним должностным лицом; 2) подпись несколькими лицами; а) равнозначными по должности; б) неравными по должности (в пределах организации); в) неравными по функции.

5. Особенности оформления отдельных реквизитов © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 2. Структура документа. Требования к оформлению документов Приложение 2 к приказу директора Института проблем тепло- и энергообмена Гриф приложения Ответный реквизит по отношению к "Отметке о наличии приложения". Располагают в верхнем правом углу первой страницы приложения на расстоянии 100 мм от левого поля (в соответствии с Инструкцией по делопроизводству). Реквизит состоит из слова «Приложение» без кавычек, его порядкового номера (при необходимости), названия вида документа в дательном падеже, его даты и номера. На приложениях, утверждаемых распорядительным документом или протоколом, гриф приложения не оформляется. В этом случае в правом верхнем углу первого листа утверждаемого документа проставляется гриф утверждения.

5. Особенности оформления отдельных реквизитов © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 2. Структура документа. Требования к оформлению документов СОГЛАСОВАНО Ректор Гомельского государственного университета подпись Г.Ф.Куцев Гриф согласования Реквизит официального документа, применяемый при внешнем согласовании текста документа с иными организациями (их должностными лицами). Данный реквизит оформляется ниже реквизита «Подпись» без отступа от левого поля или на отдельном листе согласования. Если грифов согласования несколько, они оформляются по два и располагаются на одном уровне по горизонтали. Согласование также может быть оформлено специальным письмом, протоколом и др. документами. СОГЛАСОВАНО Письмо Национальной академии наук Беларуси /142

5. Особенности оформления отдельных реквизитов © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 2. Структура документа. Требования к оформлению документов Начальник юридического отдела Г.П.Иванов Визы Реквизит согласования текста документа с должностными лицами (структурными подразделениями) организации. Данный реквизит также оформляется ниже реквизита «Подпись» без отступа от левого поля или на отдельном листе согласования. Проставляется на остающихся в организации документах. Виза состоит из наименования должности визирующего, его личной подписи, ее расшифровки и даты. Начальник юридического отдела Г.П.Иванов С проектом не согласен Замечания прилагаются

5. Особенности оформления отдельных реквизитов © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 2. Структура документа. Требования к оформлению документов Лист согласования прилагается Если реквизит не помещается на последнем листе документа ниже реквизита «Подпись», то он оформляется на отдельном листе, а на основном документе делается следующая надпись: С приказом ознакомлен подпись Г.П.Иванов Реквизит «Визы» может применяться и при ознакомлении с документом:

5. Особенности оформления отдельных реквизитов © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 2. Структура документа. Требования к оформлению документов 27. Печать Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами (например, документы, удостоверяющие права лиц, фиксирующие факты, связанные с финансовыми средствами и др.). Оттиск печати ставится так, чтобы он захватывал часть наименования должностного лица, подписавшего документ, и его личную подпись. Устанавливается три вида печатей: печать организации, печать структурного подразделения организации, печать, указывающая на ее целевое назначение (для документов и т.п.). Печати организаций подразделяются на гербовые (печати с изображением Государственного герба Республики Беларусь) и простые.

5. Особенности оформления отдельных реквизитов © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 2. Структура документа. Требования к оформлению документов 28. Отметка об исполнителе Печатается ниже реквизита «Подпись» в нижнем левом углу лицевой стороны последней страницы документа (за исключением рефераток). Обязателен для исходящих документов. В полном варианте включает в себя индекс структурного подразделения, в котором готовился документ, фамилию исполнителя, номер его служебного телефона (на первой строке) и инициалы (для машинисток), дату создания документа, имя файла (на второй строке). Шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), обычный, размер 9 пт; межстрочный интервал - точно 9 пт. Номер телефона пишется через пробелы. 3 Иванова АМ Приказ.doc Иванова

5. Особенности оформления отдельных реквизитов © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 2. Структура документа. Требования к оформлению документов 29. Отметка о заверении копии Проставляется при заверении соответствия копии документа подлиннику (ниже реквизита «Подпись»). В реквизит входят: заверительная надпись (слово «Верно» без кавычек), должность лица, заверившего копию; личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилию), дата заверения. Допускается копию документа заверять печатью (необходимо, если копию документа представляют в другие организации или передают ее на руки ). Верно Инспектор отдела кадров подпись С.А.Хлебников

5. Особенности оформления отдельных реквизитов © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 2. Структура документа. Требования к оформлению документов 30. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело Включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующую о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении: слова «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ. Оформляется от руки и должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ В дело Подготовлен ответ N 11-10/130 Подпись В дело 5-15 Произведен перерасчет Подпись

5. Особенности оформления отдельных реквизитов © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 2. Структура документа. Требования к оформлению документов 31. Отметка о поступлении документа Отметка (регистрационный штамп входящих документов) содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты) и проставляется в правом углу нижнего поля первого листа. Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа (высота не более 16 мм, ширина 42 мм ). В штампе указывается наименование организации, наименование структурного подразделения (канцелярия), номер (индекс входящего документа) и дата поступления.

5. Особенности оформления отдельных реквизитов © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 2. Структура документа. Требования к оформлению документов 32. Отметка о переносе данных на машинный носитель Включает запись «Информация перенесена на машинный носитель». Идентификатор электронной копии может включать имя файла, код оператора, а также другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. Отметка (колонтитул) проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и предназначена для автоматического поиска и контроля информации.

6. Язык и стиль служебных документов. Требования к тексту документов © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 2. Структура документа. Требования к оформлению документов При подготовке текста документа должны соблюдаться следующие основные принципы: достоверность и объективность содержания, полнота информации, краткость изложения, отсутствие рассуждений и повествования, нейтральность тона изложения, средства логической, а не эмоционально-экспрессивной оценки ситуаций и фактов. Язык служебных документов отличают следующие особенности: нейтральность тона изложения, неличный характер изложения, унификация (трафаретизация), типизация речевых средств и стандартизация терминов, сужение диапазона используемых речевых средств, высокая степень повторяемости (частотности) отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов.

6. Язык и стиль служебных документов. Требования к тексту документов © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 2. Структура документа. Требования к оформлению документов Язык делового общения тесно связан с лексикой законодательных и нормативных актов, опирается на нее, и неточное употребление того или иного термина может иметь юридические последствия; на язык и стиль официальной документации распространяются законы составления служебных текстовых документов в аспекте так называемого официально-делового стиля речи; в официально-деловом стиле речи выделяются подстили: законодательный, инструктивно- методический, организационно-распорядительный, статистический, технический, дипломатический и т.д.