Академия управления при Президенте Республики Беларусь Специальность «Управление информационными ресурсами» 5 курс, очная форма обучения Лектор: Собалевский Сергей Владимирович, старший преподаватель кафедры управления информационными ресурсами (к.905 корп.1) ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО Лекция 9 © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

1. Предпосылки внедрения информационных технологий в работу с документами. 2. Концепции безбумажных технологий управления. 3. Организация электронного документооборота. Электронная цифровая подпись. 4. Рынок систем электронного документооборота Беларуси. 5. Особенности внедрения и применения систем электронного документооборота на примере ППП «Канцлер». © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 Тема 6. Информационные технологии в документационном обеспечении управления 1. Предпосылки внедрения информационных технологий в работу с документами.

п.1. Предпосылки внедрения информационных технологий в работу с документами © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 6. Информационные технологии в ДОУ Делопроизводству типичной организации характерны следующие общие качественные проблемы: отсутствие у руководства целостной объективной картины состояния бизнес-процессов; множество недокументированных и недостаточно обоснованных эпизодов управления и принятия решений; информационная перегруженность сотрудников и задержка получения ими актуальных данных; плохая взаимная информированностью о состоянии бизнес-процессов и разногласия между структурными подразделениями; большая длительность получения накопленной ретроспективной информации, сложность получения сведений о текущем состоянии документов; нежелательные утечки информации из-за неупорядоченного хранения больших объемов документов.

п.1. Предпосылки внедрения информационных технологий в работу с документами «Делопроизводство» Тема 6. Информационные технологии в ДОУ Дополнительные количественные проблемы: ежегодно неструктурированная информация организаций (предприятий) увеличивается в 2 раза; суммарная стоимость обработки потока документов на предприятии составляет 15% от его прибыли или 45% фонда оплаты труда; обработка документов отнимает 60% рабочего времени работников, до 30% их рабочего времени затрачивается только на поиск документов, 30% документов обрабатываются с задержкой относительно установленных сроков; 70% документов создаются заново, хотя могли бы использоваться повторно.

п.1. Предпосылки внедрения информационных технологий в работу с документами © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 6. Информационные технологии в ДОУ Основные недостатки бумажного документооборота – затрудненный доступ к большим объемам информации, неудобный поиск необходимых сведений, сложность редактирования текста передаваемого документа. Сегодня можно сказать, что (с учетом существующего уровня развития программного обеспечения) созрели необходимые инструментально-технологические предпосылки для широкого внедрения в делопроизводстве информационных технологий по таким направлениям, как: переход как минимум к комбинированному бумажно- электронному документообороту; переход затем к полностью электронному документообороту за счет сокращения использования материальных носителей информации и бумажных документов.

1. Предпосылки внедрения информационных технологий в работу с документами. 2. Концепции безбумажных технологий управления. 3. Организация электронного документооборота. Электронная цифровая подпись. 4. Рынок систем электронного документооборота Беларуси. 5. Особенности внедрения и применения систем электронного документооборота на примере ППП «Канцлер». © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 Тема 6. Информационные технологии в документационном обеспечении управления 1. Предпосылки внедрения информационных технологий в работу с документами. 2. Концепции безбумажных технологий управления.

п.2. Концепции безбумажных технологий управления. © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 6. Информационные технологии в ДОУ Новые информационные технологии повышения эффективности работы любых организаций предполагают возможными два подхода: реинжиниринг бизнес-процессов; переход к безбумажной технологии управления. В рамках делопроизводства рассматривается содержание второго подхода выбора и применения методов и средств организации безбумажной технологии управления, которая основывается на использовании трех основных концепций: переходу к электронным документам и их архивам; созданию систем управления документами (СУД); созданию и внедрению систем электронного документооборота (СЭД).

п.2. Концепции безбумажных технологий управления. © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 6. Информационные технологии в ДОУ Этапы внедрения безбумажных технологий управления Бумажные технологии Безбумажные технологии 1. Рукописная подготовка 2. Подготовка документов с использованием технических устройств 3. Внедрение электронных документов 4. Внедрение систем управления документами (СУД) или систем управления электронными документами (СУЭД) 5. Внедрение систем электронного документооборота

2. Концепция создания систем управления документами (СУД). 3. Концепция создания систем электронного документооборота (СЭД). 1. Концепция перехода к электронным документам. п.2. Концепции безбумажных технологий управления. © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 6. Информационные технологии в ДОУ 1. Концепция перехода к электронным документам.

п.2. Концепции безбумажных технологий управления. Переход к электронным документам © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 6. Информационные технологии в ДОУ Под понятием «бумажный документ» мы подразумеваем информацию, зафиксированную на бумажном носителе и обладающую определенными реквизитами, такими как, например, дата, подпись. Особенностью бумажного документа является его привязка к материальному носителю. В случае уничтожения носителя – теряется и непосредственно документ. Электронный документ не привязан к носителю. Оригинал и копия электронного документа неразличимы – они могут существовать на многих носителях и являться одним и тем же документом. Для обеспечения юридической силы такого документа следует принять специальные меры, принять некие правила определяющие все детали такого документооборота. Правила должны быть едины для всех, и, следовательно, отражены в документах, имеющих юридическую силу закона.

п.2. Концепции безбумажных технологий управления. Переход к электронным документам © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 6. Информационные технологии в ДОУ Электронная форма документа (ЭД) это как правило страница с пустыми полями, оставленными для заполнения пользователем. Под электронной формой документа понимается не изображение бумажного документа, а электронная технология работы с формами, где бумажная форма появляется только по требованию в качестве распечатанной копии электронного документа. Технология обработки электронных форм позволяет уйти от рукописных и машинописных форм и иметь дело только с их электронным представлением. Электронные формы могут допускать различный тип входной информации и содержать: командные кнопки, переключатели, выпадающие меню или списки для выбора.

© Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 Бумажные документы (бланки)Электронные документы (бланки) Требуют затрат времени на печать, распространение и доставку, хранение и поиск Доступны в режиме on-line; печать осуществляется по требованию При необходимости внести изменения, форму приходится проектировать заново Отпечатанные ранее формы использовать по назначению больше нельзя Благодаря графическим инструментам проектирования формы легко поддаются модификации Требуют материальных затрат на обработку и больших площадей под хранение Материальные затраты сокращаются. Документы не требуют места в шкафах и работы обслуживающих их специалистов На обработку могут поступать формы, заполненные неправильно или не полностью Включают интеллектуальные элементы автоматизации контроля правильности заполнения Не настраиваемые Могут динамически адаптироваться под конкретного пользователя (изменяется, к примеру, количество и размер полей) п.2. Концепции безбумажных технологий управления. Переход к электронным документам «Делопроизводство» Тема 6. Информационные технологии в ДОУ

п.2. Концепции безбумажных технологий управления. Переход к электронным документам © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 6. Информационные технологии в ДОУ К числу недостатков использования ЭД можно отнести: - дополнительные организационные проблемы обеспечения хранения не только бумажных, но и электронных документов; неполную юридическую проработку процесса «подписи электронного документа», сравнительную «молодость» технологий подписи ЭД и отсутствие абсолютно надежных технологий.

п.2. Концепции безбумажных технологий управления. Переход к электронным документам © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 6. Информационные технологии в ДОУ Наличие в любой организации большого количества документов в электронной форме подразумевает и необходимость организации их хранения в электронном виде. Данный вопрос в нашей стране решается в том числе и регулированием на республиканском уровне. Так, Белкомархивом был принят ряд нормативных правовых актов, которыми утверждены, например: типовое положение об архиве электронных документов организации (Постановление от г. 5); инструкция по проведению экспертизы ценности и передачи электронных документов и информационных ресурсов на государственное хранение (Постановление от г. 3).

п.2. Концепции безбумажных технологий управления. Переход к электронным документам © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 6. Информационные технологии в ДОУ Архив электронных документов организации осуществляет хранение электронных документов постоянного срока хранения в течение 3 лет до передачи их в государственный архив. Организационно-методическое руководство деятельностью архива ЭД организации осуществляет Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации. Архив электронных документов осуществляет работу по приему, учету, хранению, использованию электронных документов организации, проведению экспертизы их ценности и передаче на государственное хранение на основании Типового положения с учетом специфики деятельности организации.

1. Концепция перехода к электронным документам. 2. Концепция создания систем управления документами (СУД). 3. Концепция создания систем электронного документооборота (СЭД). п.2. Концепции безбумажных технологий управления. © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 6. Информационные технологии в ДОУ 1. Концепция перехода к электронным документам. 2. Концепция создания систем управления документами (СУД).

п.2. Концепции безбумажных технологий управления. Системы управления документами (СУД) © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 6. Информационные технологии в ДОУ Система управления документами, СУД, DMS (Document management system) компьютерная система (или набор прикладных программ), используемая для отслеживания и хранения электронных документов и/или образов (изображений и иных артефактов) бумажных документов. Данное понятие тесно связано с концепцией Content Management System (система управления содержимым) и обычно рассматривается как компонент Enterprise Content Management System (CMS уровня предприятия).Content Management System Любая СУД сегодня действует, как правило, в рамках созданного на базе современных компьютерных технологий поколения систем управления, именуемого ERP-системами (Enterprise Resource Planning - планирование ресурсов предприятия).

п.2. Концепции безбумажных технологий управления. Системы управления документами (СУД) © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 6. Информационные технологии в ДОУ Исторически СУД - вертикальные приложения, разработанные для использования небольшими группами специалистов, работающих в территориальной близости друг от друга с сильно структурированными документами (кадровая, бухгалтерская документация и т.п.). Сегодня в СУД реализованы механизмы распространения документов, обеспечения их доступности и возможности совместной работы с ними. В эпоху Web формализованные документы, доступные только специалистам, не могут более служить хранилищем корпоративных знаний.

п.2. Концепции безбумажных технологий управления. Системы управления документами (СУД) © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 6. Информационные технологии в ДОУ Метаданные. Обычно хранятся для каждого документа, могут включать дату занесения документа в хранилище и идентификатор пользователя, совершившего это действие (СУД может извлекать их из документа автоматически или запрашивать у пользователя). Некоторые системы предоставляют сервис оптического распознавания текста сканированных документов, или извлекают текст из электронных документов. Интеграция. Многие СУД пытаются интегрировать функцию управления непосредственно в различные приложения, позволяя пользователю получать документ сразу из хранилища системы управления документами, делать какие-либо модификации, и сохранять его обратно в хранилище в качестве новой версии, и всё это проделывать в одном приложении, не выходя из него (в основном доступна для офисных пакетов и почтовых клиентов).

п.2. Концепции безбумажных технологий управления. Системы управления документами (СУД) © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 6. Информационные технологии в ДОУ Захват. Перевод в электронный вариант бумажных документов, используя сканеры и МФУ. Также часто используется программное обеспечение для оптического распознавания текста, чтобы конвертировать цифровые изображения в машиночитаемый текст. Индексирование. Предоставляет возможность классифицировать документы посредством метаданных и словарного индекса текста, извлечённого из документа. Индексация существует, главным образом, для поддержки развитых возможностей поиска документов. Одно из главных условий быстрого и качественного поиска это создание индекса документа. Хранилище. Хранит электронные документы. Хранилище документов также включает в себя и управление тех же самых документов, которое оно хранит; также хранилище обеспечивает перенос данных с одного носителя на другой и обеспечивает целостность данных.

п.2. Концепции безбумажных технологий управления. Системы управления документами (СУД) © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 6. Информационные технологии в ДОУ СУД должны решать проблему с управлением большими объемами документов на следующих принципах: 1. Управление должно осуществляться над электронными документами, созданными в разных прикладных программах для персональных компьютеров, таких как: текстовые процессоры, электронные таблицы, электронная почта. 2. Замена концепции имен документов их регистрационными карточками, содержащими расширенную информацию (поисковый образ документа), используемую для их поиска и управления. СУД автоматически заполняет часть полей карточки, остальную информацию пользователь может быстро ввести самостоятельно. Карточки имеют настраиваемую форму.

п.2. Концепции безбумажных технологий управления. Системы управления документами (СУД) © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 6. Информационные технологии в ДОУ СУД должны решать проблему с управлением большими объемами документов на следующих принципах: 3. Обеспечение пользователей мощными функциями поиска по информации карточек. Они хранятся в SQL-базах данных, поэтому СУД может поддерживать работу с очень большим количеством карточек и использоваться как в небольших рабочих группах, так и крупных организациях. 4. Снабжение документов текстовым индексом, который позволяет искать их по контексту. Индекс обновляется после внесения в документ изменений. 5. Гарантирование тесной интеграции с основными приложениями. Команды File New, File Open, File Save, File Save As и File Close в этих системах используются для того, чтобы сделать для пользователя эту интеграцию максимально простой.

п.2. Концепции безбумажных технологий управления. Системы управления документами (СУД) © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 6. Информационные технологии в ДОУ СУД должны решать проблему с управлением большими объемами документов на следующих принципах: 6. Защита документов обеспечивается соответствующими расширенными функциями проверки пароля, прав доступа к документу, полю или операций над полем. 7. Контроль версий и ведение истории работы с документами. 8. Поддержка мобильных пользователей, предоставляя им возможности выписки и возврата документов. 9. Интегрированные СУД связывают карточки документов с их физическими файлами на сетевом сервере - пользователи имеют дело уже с ними, а не с именами файлов и сложными путями к директориям. 10. Создание систем управления документами в сетевой среде.

2. Концепция создания систем управления документами (СУД). 3. Концепция создания систем электронного документооборота (СЭД). п.2. Концепции безбумажных технологий управления. © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 6. Информационные технологии в ДОУ 1. Концепция перехода к электронным документам. 2. Концепция создания систем управления документами (СУД). 3. Концепция создания систем электронного документооборота (СЭД).

п.2. Концепции безбумажных технологий управления. Системы электронного документооборота (СЭД) © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 6. Информационные технологии в ДОУ Следующий этап эволюционного развития Систем управления документами (СУД) – системы электронного документооборота (СЭД). В отличие от большинства российских систем электронного документооборота, которые произошли от решений по автоматизации делопроизводства, решения на основе концепции ECM позволяют создать единую корпоративную систему управления бизнес-процессами, обеспечить эффективную совместную работу различных приложений. Любая СЭД является Системой управления документами, но не любая СУД является системой электронного документооборота. Системы управления документами СЭД

п.2. Концепции безбумажных технологий управления. Системы электронного документооборота (СЭД) © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 6. Информационные технологии в ДОУ История автоматизации документооборота Конец 60-ых и начало 70-х годов характеризовались автоматизацией процедур контроля исполнения документов, заполнения РКК и ведения электронной картотеки. В конце 70-х - начале 80-х годов в таких системах стали применять электронную почту с редактором документов. Середина 80-х отмечена появлением систем, автоматизирующих хранение электронных документов (бумажные документы сканировались с помощью специальных устройств), что позволило в конце 80-х создать документооборот, выражаемый словами: «docflow = работа с образами документов + маршрутизация». В начале 90-х выполнение сотрудниками порученных работ выходит на первый план, в силу чего появляется новая технология: «workflow = работа + управление потоками работ».

п.2. Концепции безбумажных технологий управления. Системы электронного документооборота (СЭД) © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 6. Информационные технологии в ДОУ Классификация систем электронного документооборота: 1. Системы электронной почты с расширенным функционалом. 2. Автоматизированные системы контроля исполнения документов с электронной почтой. 3. Системы коллективной работы. 4. Системы автоматизации управления документооборотом (системы класса «doc- flow»). 5. Системы автоматизации деловых процессов (системы класса «work-flow»). 1. Системы электронной почты с расширенным функционалом.

п.2. Концепции безбумажных технологий управления. Системы электронного документооборота (СЭД) © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 6. Информационные технологии в ДОУ Системы ЭП с расширенным функционалом: Главным компонентом СЭД класса "ad-hoc является система "электронной почты" (ЭП): предназначаются для структурированных процессов, состоящих из небольшого количества простых шагов, но инициируемых произвольно (это системы свободной маршрутизации - инициатор запускает процесс, направляя электронную почту исполнителям, от которых требуются определенные действия в определенный промежуток времени). Подсистема электронной почты и баз данных образуют основу всей интегрированной среды, обеспечивая потребности абонентов по автоматизации электронного оборота документов и доступа к информации. Программное обеспечение базового комплекта ЭП не предъявляет ограничений на тиражирование и регистрацию абонентских мест, что является достаточно редким явлением среди программных средств ведомственных ЭП.

п.2. Концепции безбумажных технологий управления. Системы электронного документооборота (СЭД) © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 6. Информационные технологии в ДОУ Системы ЭП с расширенным функционалом: Имеются некоторые серьезные недостатки систем, построенных на базе ЭП с дополнительными функциональными возможностями. Подходы к проектированию систем ЭП и управления документами принципиально отличаются: сообщения электронной почты представляют собой небольшие текстовые элементы объемом до нескольких килобайт. К ним иногда могут прикрепляться разного рода файлы. Возможно несовпадении размера сообщения и размера документа; ценовая ниша систем электронной почты находится в пределах до 100 долларов за клиента; производители используют базы данных собственной разработки в качестве ядра хранения сообщений и документов. Архитектура систем электронной почты не предназначена для работы с большим количеством документов.

1. Системы электронной почты с расширенным функционалом. п.2. Концепции безбумажных технологий управления. Системы электронного документооборота (СЭД) © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 6. Информационные технологии в ДОУ Классификация систем электронного документооборота: 1. Системы электронной почты с расширенным функционалом. 2. Автоматизированные системы контроля исполнения документов с электронной почтой. 3. Системы коллективной работы. 4. Системы автоматизации управления документооборотом (системы класса «doc- flow»). 5. Системы автоматизации деловых процессов (системы класса «work-flow»). 2. Автоматизированные системы контроля исполнения документов с электронной почтой.

п.2. Концепции безбумажных технологий управления. Системы электронного документооборота (СЭД) © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 6. Информационные технологии в ДОУ АСКИД с электронной почтой: Должна как минимум обеспечивать: единую регистрацию поступающей корреспонденции с последующим направлением на рассмотрение руководству организации или в структурные подразделения; единую регистрацию исходящей корреспонденции и внутренних документов организации; регистрацию движения документов (документооборота) внутри организации, включая резолюции, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов; списание документов в дело; контроль своевременного исполнения документов; поиск документов и получение статистических отчетов; формирование реестров отправки.

п.2. Концепции безбумажных технологий управления. Системы электронного документооборота (СЭД) © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 6. Информационные технологии в ДОУ АСКИД с электронной почтой: Применяются в малых и средних организациях с большими объемами потоков управленческих документов, характеризующимися ограниченным перечнем выполняемых строго регламентированных деловых процессов с целью совершенствования выполнения основных делопроизводственных процедур, которые были рассмотрены выше. К началу восьмидесятых годов практически все союзные министерства, крупные заводы и организации имели АСКИД. Функциональные возможности системы должны поддерживать полный жизненный цикл документа в организации - от его первичной регистрации до списания в дело.

п.2. Концепции безбумажных технологий управления. Системы электронного документооборота (СЭД) © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 6. Информационные технологии в ДОУ Классификация систем электронного документооборота: 1. Системы электронной почты с расширенным функционалом. 3. Системы коллективной работы. 4. Системы автоматизации управления документооборотом (системы класса «doc- flow»). 5. Системы автоматизации деловых процессов (системы класса «work-flow»). 2. Автоматизированные системы контроля исполнения документов с электронной почтой. 3. Системы коллективной работы.

п.2. Концепции безбумажных технологий управления. Системы электронного документооборота (СЭД) © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 6. Информационные технологии в ДОУ Системы коллективной работы: В группу систем groupware входят многие почтовые системы, такие как MS Exchange или GroupWise, главное назначение которых обеспечение коллективной работы пользователей на общем уровне, т. е. обмен сообщениями, документами, общие или персональные папки для хранения информации и механизмы для определения простых маршрутов. Системы коллективной работы класса"groupware" ориентированы на проект и рассчитаны на группы взаимодействующих сотрудников небольшого или среднего размера, совместно использующих информацию из баз данных. Предприятия, имеющие территориально удаленные филиалы, для организации коллективной работы своих сотрудников над документами и их оперативного оповещения могли выбирать программные пакеты Lotus Notes корпорации IBM или Microsoft Exchange.

п.2. Концепции безбумажных технологий управления. Системы электронного документооборота (СЭД) © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 6. Информационные технологии в ДОУ Системы коллективной работы: К возможностям, реализуемым в groupware, могут быть отнесены: ведение корпоративного календаря событий; планирование; предоставление доступа к корпоративным базам данных; обмен административной информацией; внутренний обмен новостями; проведение телеконференций для обмена мнениями между сотрудниками корпорации; создание документов, включающих графику.

п.2. Концепции безбумажных технологий управления. Системы электронного документооборота (СЭД) © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 6. Информационные технологии в ДОУ Классификация систем электронного документооборота: 1. Системы электронной почты с расширенным функционалом. 4. Системы автоматизации управления документооборотом (системы класса «doc- flow»). 5. Системы автоматизации деловых процессов (системы класса «work-flow»). 2. Автоматизированные системы контроля исполнения документов с электронной почтой. 3. Системы коллективной работы. 4. Системы автоматизации управления документооборотом (системы класса «doc- flow»).

п.2. Концепции безбумажных технологий управления. Системы электронного документооборота (СЭД) © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 6. Информационные технологии в ДОУ Системы автоматизации управления документооборотом: Предназначены для автоматизации функционирования рабочих групп пользователей в масштабах предприятия, можно регламентировать и контролировать процесс коллективной работы исполнителей над документами и сохранять результаты этих работ в центральном хранилище. Особенность – системы имеют специальные средства разработки для настройки системы под нужды конкретного предприятия, описания (регламентации) деловых процессов в виде маршрутных электронных форм и распространения их для использования. Ориентированы на использование форм ЭД, при разработке которых планируются маршруты прохождения этих документов через специалистов определенных отделов. Обработка, исполнение и передвижение каждого документа осуществляется согласно прописанному для него маршруту.

4. Системы автоматизации управления документооборотом (системы класса «doc- flow»). п.2. Концепции безбумажных технологий управления. Системы электронного документооборота (СЭД) © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 6. Информационные технологии в ДОУ Классификация систем электронного документооборота: 1. Системы электронной почты с расширенным функционалом. 5. Системы автоматизации деловых процессов (системы класса «work-flow»). 2. Автоматизированные системы контроля исполнения документов с электронной почтой. 3. Системы коллективной работы. 4. Системы автоматизации управления документооборотом (системы класса «doc- flow»). 5. Системы автоматизации деловых процессов (системы класса «work-flow»).

п.2. Концепции безбумажных технологий управления. Системы электронного документооборота (СЭД) © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 6. Информационные технологии в ДОУ Системы автоматизации деловых процессов: Предназначены для жестко структурированных деловых процессов, в которых редко возникают исключительные ситуации. В выполнение работ вовлечено большое количество взаимодействующих сотрудников, имеющих дело с различными типами информации. Программное обеспечение ориентировано на деловой процесс, и для него лучше всего подходят архитектура "клиент-сервер" и высокопроизводительные серверы. Примерами областей, в которых применяются данные системы, могут быть банки, государственные органы, службы страховых компаний.

п.2. Концепции безбумажных технологий управления. Системы электронного документооборота (СЭД) © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 6. Информационные технологии в ДОУ Системы автоматизации деловых процессов: Призваны: 1. автоматизировать формирование, активизацию и контроль выполнения заданий, а также организовать взаимодействие сотрудников и передачу им информации, необходимой для выполнения и формирования заданий (часть процессов система должна описывать в виде электронных моделей); 2. автоматизировать слабо формализуемые процессы (свободная адресация заданий и документов, маршрут формируется в процессе выполнения работы); 3. организовать документооборот и ОРД, и специальных документов (чертежи, спецификации, платежные поручения); 4. интегрировать офисные и прикладные программные продукты в единое целое (роль ядра корпоративной информационной системы).

п.2. Концепции безбумажных технологий управления. Системы электронного документооборота (СЭД) © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 6. Информационные технологии в ДОУ СЭД должны позволять планировать и составлять маршруты передвижения документов, контролировать это передвижение, уметь управлять документооборотом и регулировать его, а также предоставлять для пользователей следующие возможности: единую систему классификации, кодирования и идентификации типов электронных документов; унифицированные принципы порождения новых типов документов из стандартных сегментов данных, позволяющих расширить их номенклатуру в информационной системе; наличие средств для документального взаимодействия с другими аналогичными системами; единую систему шифрования, авторизации документов, электронной цифровой подписи (ЭЦП) и печати.

3. Организация электронного документооборота. Электронная цифровая подпись. 2. Концепции безбумажных технологий управления. 1. Предпосылки внедрения информационных технологий в работу с документами. 4. Рынок систем электронного документооборота Беларуси. 5. Особенности внедрения и применения систем электронного документооборота на примере ППП «Канцлер». © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 Тема 6. Информационные технологии в документационном обеспечении управления 2. Концепции безбумажных технологий управления. 3. Организация электронного документооборота. Электронная цифровая подпись.

п.3. Организация электронного документооборота. Электронная цифровая подпись (ЭЦП) © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 6. Информационные технологии в ДОУ Электронный документооборот включает: создание документов, их обработку, передачу, хранение, вывод информации, циркулирующей в организации или предприятии, на основе использования компьютерных сетей. Под управлением электронным документооборотом в общем случае принято понимать организацию движения документов между подразделениями предприятия или организации, группами пользователей или отдельными пользователями. Под движением документов подразумевается не их физическое перемещение, а передача прав на их применение с уведомлением конкретных пользователей и контролем за их исполнением. Цель СЭД - не искоренение бумажных документов, а создание эффективной среды управления и функционирования организации. Печатаются только конечные полностью подготовленные бумажные документы и только в одной «правоустанавливающей» копии, что все равно приводит к существенному снижению объема бумажных документов.

п.3. Организация электронного документооборота. Электронная цифровая подпись (ЭЦП) © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 6. Информационные технологии в ДОУ Очень часто при внедрении систем электронного документооборота встает вопрос о том, чем заменить обычную подпись на бумажном документе в его электронном аналоге. Способы реализации технологии подписи (ЭЦП): криптографическая методика открытых ключей защиты форм от последующих изменений; использование биометрических характеристик специалистов; применение отпечатков пальцев и изображений лиц и др.

п.3. Организация электронного документооборота. Электронная цифровая подпись (ЭЦП) © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 6. Информационные технологии в ДОУ Используемая электронная подпись на практике должна: обеспечить подтверждение целостности электронного документа, т.е. гарантировать идентичность защищаемой копии оригиналу; должна однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ. Под электронной цифровой подписью (ЭЦП) понимается реквизит электронного документа, защищенный от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием личного ключа ЭЦП, позволяющий установить обладателя электронной цифровой подписи, а также отсутствие утраты, искажения или подделки содержащейся в электронном документе информации. Проверяется ЭЦП при помощи открытого ключа.

п.3. Организация электронного документооборота. Электронная цифровая подпись (ЭЦП) © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 6. Информационные технологии в ДОУ Удостоверяющий центр (УЦ) выполняет следующие функции: регистрирует ЭЦП, создает по обращению пользователей закрытые и открытые ключи ЭЦП; приостанавливает и возобновляет действие сертификатов ключей подписей, а также аннулирует их; ведет реестр сертификатов; выдает сертификаты ключей подписей на бумажных носителях и в виде электронных документов; проводит по обращениям пользователей подтверждение подлинности (действительности) ЭЦП; может предоставлять пользователям информационных систем иные услуги, связанные с использованием электронных цифровых подписей.

п.3. Организация электронного документооборота. Электронная цифровая подпись (ЭЦП) © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 6. Информационные технологии в ДОУ Процесс регистрации сертификата заключается в следующем: подача заявления и сведений для идентификации обладателя сертификата; проверка уникальности открытых ключей; оформление на бумажных носителях двух экземпляров карточки открытого ключа; подписание сертификата на личном ключе УЦ, включение его в реестр сертификатов и обеспечение доступа к нему пользователей.

п.3. Организация электронного документооборота. Электронная цифровая подпись (ЭЦП) © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 6. Информационные технологии в ДОУ Архитектура сертификации: