Проверка наличия документов библиотечного фонда Зав. отделом комплектования и учета фондов СОУНБ им. В.Г. Белинского Позднякова Ольга Леонидовна

Проверка наличия документов библиотечного фонда – это определение наличия зарегистрированных в учетных регистрах документов библиотечного фонда, а также установление их соответствия учетной документации.

Проверка фонда производится в обязательном порядке: 1. При выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи документов; 2. В случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями; 3. При реорганизации или ликвидации библиотеки.

Проверка фонда при смене материально-ответственного лица Можно отразить во внутри библиотечной документации возможность внеплановой проверки библиотечного фонда или его части при смене материально-ответственного лица. Приказ директора библиотеки План проведения проверок библиотечного фонда

Сроки проведения плановых проверок документы, имеющие в оформлении драгоценные металлы или драгоценные камни - ежегодно; фонд редких и ценных книг - один раз в 5 лет; фонды библиотек до 50 тысяч учетных единиц - один раз в 5 лет; фонды библиотек от 50 до 200 тысяч учетных единиц - один раз в 7 лет; фонды библиотек от 200 тысяч до 1 миллиона учетных единиц - один раз в 10 лет; фонды библиотек от 1 до 10 миллионов учетных единиц - один раз в 15 лет; фонды библиотек от 10 до 20 миллионов учетных единиц - один раз в 20 лет; фонды библиотек свыше 20 миллионов учетных единиц - 1 миллион экземпляров в год.

Виды документов, подлежащие проверке Проверке подлежат все виды документов: рукописные, печатные, аудиовизуальные, электронные документы, независимо от присвоенного им регистрационного номера.

Виды проверок Сплошная - проверка документов всех подразделов библиотечного фонда в соответствии со сроками, установленными нормативными документами. Частичная - проверка определенной совокупности документов, выделенных по какому – либо признаку в самостоятельный подраздел и являющийся частью общего фонда библиотеки, например, фонда читального зала, абонемента, отдела редких книг. Выборочная - проверка отдельных документов или части подраздела фонда.

Этапы проверки Подготовительный этап - определение сроков проведения проверки - определение состава комиссии по проверке - инструктирование членов комиссии и определение круга их обязанностей

Этапы проверки Основной этап - написание фишек (выгрузка из электронного каталога по определенным полям (место хранения или инвентарный номер) - способы проверки : по инвентарным книгам или de visu

Технологические правила, которые нужно соблюдать при проведении проверки фонда - стеллажи, на которых стоят документы, на которые уже сделаны фишки для проверки, необходимо пометить, чтобы исключить дублирование или пропуск - чтобы исключить путаницу при написании фишек с инвентарных книг, следует записывать, какие инвентарные книги уже проработаны - документы с разного рода недоразумениями в соответствующих записях откладываются на специально отведенное место для дальнейшей работы

Этапы проверки Подведение итогов - подсчитывается количество документов в фонде на момент проверки -в месячный срок сотрудники отдела-фондодержателя принимают меры к розыску всех документов, информация о которых вошла в картотеку недостающих изданий - готовится список документов, отсутствующих по неустановленным причинам

По итогам проверки составляется акт проверки подсобного фонда

По результатам проверки оформляется: Акт о списании исключенных объектов библиотечного фонда по причине «утрата» К Акту прилагается список отсутствующих книг и пояснительная записка о принятых мерах по предотвращению утрат и по разысканию и восстановлению отсутствующих изданий Процент допустимой недостачи в библиотечном фонде, как собрании материальных, интенсивно используемых ценностей, может устанавливаться руководителем библиотеки по согласованию с учредителем заблаговременно, и он должен быть зафиксирован в Порядке исключения документов из библиотечного фонда или в Учетной политике.

Спасибо за внимание!