Обмен юридически значимыми электронными документами: задачи при переходе на ЭДО

Наиболее готовые отрасли к переходу на ЭДО на текущий момент: 2

Понятия ЭДО – юридически значимый обмен электронными счетами фактурами и другими документами через оператора ЭДО. Мы привыкли, что документы информационной базы - электронные, а оригиналы первичных и других документов – бумажные. При переходе на ЭДО, когда все документы становятся электронными, часто возникает путаница. Для этого введем понятия: - Документ информационной базы – документ ИБ. - Юридически значимый электронный документ – ЭД. - Усиленная квалифицированная электронная подпись – ЭП

4 Задачи, при переходе на ЭДО По опыту ряда проектов, можно выделить основные задачи: сформировать экономическое обоснование – повысить приоритет проекта определить бизнес-заказчика и технических исполнителей выбрать решение ЭДО внедрить ЭДО как часть информационной системы оценить необходимость реинжиниринга бизнес-процессов определить форму «Соглашения об обмене ЭД» с контрагентами вовлечь основных контрагентов в обмен ЭД вовлечь остальных контрагентов в обмен ЭД

Задача: составить экономическое обоснование – повысить приоритет проекта Неполное представление о точках затрат при бумажном обмене документами мешает началу проекта. При составлении экономического обоснования перехода на ЭДО можно выделить 4 основных блока вопросов: - Возможность вовлечения ключевых контрагентов по количеству совершаемых сделок - Логистические и хозяйственные издержки - Трудовые ресурсы - Юридическое сопровождение Решение: Мы разработали опросник для составления такого обоснования.

6 Основные точки затрат при бумажном обмене документами Расходные материалы (бумага, картриджи) Амортизация принтеров Доставка документов (почта, курьеры) Ручной ввод входящих документов Время руководителей на подписание документов Хранение бумажных документов (персонал, помещения, противопожарные системы и т.п.) Копирование для сдачи в ФНС Пени, штрафы, доначисление налогов за утерянные документы, нечеткие подписи и печати, ошибки в оформлении

7 Преимущества ЭДО Ускорение обмена документами – ускорение финансовых потоков; Ускорение ввода документов, а, следовательно, и оприходования товара; Снижение затрат на расходные материалы; Снижение рисков начисления пени и штрафов за ошибки в оформлении документов Повышение производительности труда бухгалтеров и операторов; Хранение документов в электронном виде, отказ от бумажных архивов;

8 Преимущества ЭДО непосредственно в учетной системе Быстрый поиск – ЭД найти так же просто, как и документ учетной системы – архив ЭД является частью информационной базы; На основе входящих ЭД автоматически создаются документы учетной системы, которые остается провести; Повышение прозрачности бизнес-процессов за счет более тесного взаимодействия внутреннего (СЭД) и внешнего ДО. Затраты на доставку документов снижаются в разы; Все это позволяет больше времени уделять самому бизнесу, а не бумажкам! ЭДО – первый шаг к сертификации ISO и переходу на более высокие уровни развития бизнеса.

Рабочая группа и ее задачи Состав рабочей группы: Руководителя проекта со стороны бизнеса – топ-менеджер или другой сотрудник, имеющий полномочия. Руководителя проекта с технической стороны – руководитель ИТ/ РП. Задачи/зоны ответственности: Служба ИТ готовит рабочее место с ЭДО Бухгалтер тестирует обмен ЭД и дает обратную связь Доработка ИС?

Выбор решения ЭДО Есть возможность использования различных веб-порталов, отдельных программ, которые позволяют производить обмен ЭД – выбор сделать не всегда просто. Решение 1С-ЭДО является неотъемлемой частью самой учетной системы. Во всех типовых решениях включая БП, УТ, УПП, 1С:ERP и т.д. – функционал ЭДО уже есть «в коробке». Документы «рождаются» в учетной системе, из нее передаются, в нее принимаются и в ней же хранятся. Для работы с ЭД доступны: удобный поиск, фильтрация, массовое подписание, разграничение прав доступа, возможность использования любого количества сертификатов ЭП И многое другое, например:

ЭДО как часть информационной системы Для интеграторов/ИТ служб: понятный бизнес-процесс нет "зоопарка" решений не нужно изучать и администрировать новые программы Для пользователей: не нужно осваивать новые программы, достаточно в привычном ПО использовать дополнительный функционал Для руководителей: проще принять решение об использовании новых функций имеющейся информационной системы, чем о внедрении нового продукта Все это относится и к контрагентам – их привлечение становится проще

ЭДО как часть информационной системы на базе ПП 1С Во всех типовых решениях на платформах «1С:Предприятие 8.2 и 8.3», функционал ЭДО уже есть «в коробке», а также может быть встроен, если конфигурация не типовая. Бесплатно распространяется клиент ЭДО «8» для пользователей систем на базе «1С:Предприятие 7.7» В СЭД системе «1С:Документооборот 8» также будет встроен функционал ЭДО (в декабре 2013 года), что позволит повысить прозрачность бизнес-процессов за счет более тесного взаимодействия внутреннего (СЭД) и внешнего (ЭДО) документооборота.

Изменение бизнес-процессов ЭДО может быть организован по разному, как у продавца, так и у покупателя, в зависимости от трех основных факторов: количества уполномоченных лиц (выполняющих функции: подписания, проведения, визирования/согласования) структуры информационной системы особенностей бизнеса (например, задержки первичных документов от поставщиков).

Базовые изменения в бизнес-процессах при ЭДО При обмене ЭД по услугам, серьезных изменений при переходе на ЭДО обычно не возникает – вместо кнопки печать, ответственное лицо поставщика нажимает кнопку ЭД «Сформировать, подписать и отправить», а ответственное лицо покупателя вместо разбора бумажных документов и их ввода в ИБ, нажимает кнопку «получить и отправить», после чего проверяет, при необходимости дозополняет и проводит документ ИБ, который сформировался автоматически на основании полученного ЭД. При обмене ЭД необходимо учитывать, что в накладной или Акте теперь будет только одна подпись с каждой стороны. Необходимо определить каким образом, например, кладовщик, будет информировать бухгалтера о возможности проведения документов, по полученному товару. Варианты – проведение документа ИБ или утверждение ЭД и др.

Базовые изменения в бизнес-процессах при ЭДО Нужно учитывать, что часть документов останется на бумаге (например, ТТН доверенности на получение товара и т.п.). Частичный переход на ЭДО (даже в рамках одной сделки) НЕ противоречит законодательству и все равно позволит получить ряд преимуществ от ЭДО. Даже если входящие документы часто приходят с опозданием – есть смысл дублировать их ЭД, т.к. снижается количество ошибок и ускоряется ввод документов и оприходование товара. При этом ЭД могут не являться юридически значимыми, а использоваться с целью информационного обмена. Бумажные документы при истребовании ФНС можно отсканировать, заверить ЭП и сдать на равне с ЭД (Приказ ФНС России от N

Анализ количества ответственных лиц (точек контроля) Если в Вашей компании в процессе бумажного обмена документами участвуют несколько ответственных лиц, можно заменить визирование/согласование бумажных документов на электронное визирование/согласование (например, в виде проведения документа ИБ, утверждения ЭД, подписания ответного ЭД). Процесс формирования документа ИБ, проведение, формирование ЭД, его подписание ЭП может быть разбит на этапы и выполняться отдельно разными сотрудниками. Например, менеджер по продажам может только сформировать документ ИБ и провести его (1 точка контроля) – заместитель бухгалтера на основании документа ИБ, может создать ЭД (2 точка контроля) и отправить его на подпись ген. диру для подписания ЭП (3 точка контроля). Если количество виз/согласований более 3-х, то рекомендуется использовать специализированное решение СЭД, например, 1С:Документооборот 8.

Анализ структуры информационных систем 1. Проанализируйте, в каких программах происходит формирование и проведение документов ИБ. 2. Если таких систем две и более, то рекомендуется выбрать «основную» систему, из которой будет осуществляться ЭДО. 3. При необходимости доработайте ИС/выведите «лишние» программы из эксплуатации. Например, если в Вашей компании документы «рождаются» в CRM или ERP, а потом с определенной периодичностью выгружаются в другую учетную систему для ведения учета, то рекомендуется Использовать для ЭДО «основную» систему (CRM или ERP). Либо обмен данными между двумя системами проводить как минимум раз в сутки.

Анализ особенности бизнеса - задержки первичных документов от поставщиков При переходе на ЭДО, необходимо учитывать, что ЭД невозможно выставить задним числом – оператор ЭДО четко фиксирует дату отправки и получения ЭД. Варианты работы с ЭД: 1. По факту - выставлять корректировочные счет фактуры и акты. 2. Формировать документы на «прогнозную» сумму (по аналогии с ЖКХ), далее, по факту, закрывать корректировками. 3. Предусмотреть возможность выставления бумажных документов на стыке периодов (например, если подтверждение о получении или ответная подпись не получены к концу месяца/квартала). 4. На «стыке периодов» можно принимать к учету ЭД как текущим, так и прошлым периодом до 25 числа текущего месяца. 5. Изменить бизнес процесс по которому документы выставляются задним числом.

Задача: определить форму «соглашения об обмене ЭД» с контрагентами Форма соглашения об обмене может быть простой (приглашение – принятие приглашения прямо в программе), а может быть сложной (заключение соглашения об обмене в виде отдельного документа). Простая форма соглашения используется для обмена любыми документами с контрагентами, при высокой степени доверия (например в ГК, партнерской сети и пр.) Сложная форма соглашения используется для того, чтобы: - Определить какими типами ЭД Вы согласны обмениваться с контрагентом - По каким признакам, можно однозначно определить какой документ является оригиналом – электронный или бумажный (например, если Вы оставляете возможность выставления бумажных документов на «стыке периодов») - Зафиксировать регламент работы с ЭД, если контрагент их не получает/не реагирует в определенный срок. - Определить другие специфические для Вашей компании (бизнеса) особенности обмена документами, в т.ч. электронными.

Для того, чтобы получить от перехода на ЭДО экономический эффект в заданные сроки, нужно определить ключевых по количеству сделок контрагентов и предложить им перейти на ЭДО. Решение: Вы и контрагент можете использовать любые сертификаты электронной подписи, которые принимает ФНС, например, используемые для электронной отчетности. Оператор ЭДО «Такском» также предлагает решения ЭДО для «не 1С»- пользователей. (В гетерогенных информационных системах у разных контрагентов предлагается использовать единый сервис ЭДО, но с разными клиентскими модулями – для разных учетных систем). Подключение пользователей производят партнеры «1С». Широкая сеть – 6700 фирм-франчайзи на территории России – могут предложить услугу ЭДО пользователям программ «1С:Предприятия». Таким образом все Ваши контрагенты, использующие ПП 1С – могут перейти с Вами на обмен ЭД, используя свою ЭП и существующие криптосредства. Задача: вовлечь основных контрагентов в обмен ЭД

Вовлечение остальных контрагентов в обмен ЭД типовая настройка ЭДО занимает 5-15 минут контрагент не использует учетной системы или

Задача: перейти на ЭДО с контрагентами, осуществляющими обмен через разных операторов ЭДО Решение: Проанализируйте своих контрагентов на предмет использования решений 1С. Предложите им использовать встроенный функционал ЭДО в ПП 1С для обмена с Вами. Это не требует от контрагента интеграции новой программы, затрат на подключение – таким образом Ваши контрагенты смогут использовать одно или несколько решений для обмена ЭД одновременно.

При переходе на ЭДО корпоративные клиенты обычно проходят 4 этапа: Изучение, принятие решения о начале проекта Тестовый период Опытная эксплуатация Промышленная эксплуатация Фирма 1С и ее партнеры предлагают корпоративным заказчикам особые условия использования решения 1С-ЭДО в период оценки возможностей сервиса и его опытной эксплуатации, в т.ч.: предоставление необходимого количества тестовых сертификатов ЭП бесплатный трафик электронных документов на период тестирования сервиса. Координацию проекта по организационным, методическим и техническим вопросам Хотим сначала «потрогать»!