Электронный архив и электронный документооборот Кулешова Ксения, зам. руководителя отдела сопровождения пользователей программ «1С» по методическим вопросам. - презентация

1 Электронный архив и электронный документооборот Кулешова Ксения, зам. руководителя отдела сопровождения пользователей программ «1С» по методическим вопросам

2 Использование современных технологий в работе – возможность упростить себе жизнь -Электронный архив -Электронный документооборот

3 Электронные архивы Электронные архивы незаменимы для нормального функционирования крупных предприятий и учреждений. Они включают в себя копии всех бумажных документов, имеющих отношение к деятельности организации

4 Плюсы электронного архива Экономия времени Сохранность данных Надежное распределение прав доступа Возможность одновременной работы с одним документом несколькими сотрудниками Все документы будут оцифрованы Работа с документами, учитывающими все последние обновления и исправления Экономия офисных площадей

5 Создание электронного архива можно разделить на три этапа: 1.Создание электронных копий документов 2.Обработка данных и ввод данных в базу электронного архива. 3.Индексация документов.

6 Программы «1С» предоставляют все возможности для использования их в качестве электронного архива: К каждому документу «1С» может быть прикреплен электронный документ в отсканированном виде

7 Для того, чтобы использовать программу «1С» для электронного архива, необходимо: Устройство для сканирования(с возможностью потокового сканирования) Программа для извлечения данных из отсканированного документа Соответствующая настройка программы «1С»

8 Две возможности для обработки документов -ABBYY FlexiCapture -Разработка ГК Гэндальф

9 ABBYY FlexiCapture Позволяет автоматически обрабатывать различные формы и документы любой структуры и сложности Результат обработки данные из полей документов разных типов классифицируются, сортируются и экспортируются в различные системы.

10

11

12 Разработка ГК Гэндальф Получение реквизитов документа из штрихкода из отсканированной копии документа Поиск документа в «1С» по извлеченным реквизитам Прикрепление к найденному документу скана изображения

13 Преимущества решений для обработки данных Повышение скорости обработки документов: увеличение скорости ввода данных в информационные системы в 3-10 раз. Снижение затрат на обработку документов: сокращение суммарных расходов на обработку документов более чем на 50%. Повышение удобства и качества работы с данными: высокий уровень безопасности конфиденциальных данных, сокращение количества ошибок, связанных с человеческим фактором.

14 Эффективное решение для автоматизации процесса обработки первичной финансовой документации позволяет обеспечить: увеличение скорости ввода счетов-фактур в 5 раз сокращение количества ошибок и раннее обнаружение неверно оформленных документов сокращение суммарных расходов на обработку счетов-фактур более чем на 50% своевременную отчетность по НДС снижение риска претензий и штрафных санкций налоговых органов, благодаря автоматической проверке реквизитов организаций и описаний номенклатур создание архива электронных образов счетов-фактур, что позволит быстро находить и распечатывать нужные документы Обработка первичной документации

15 Электронный документооборот Электронный документооборот – еще одна возможность значительно повысить эффективность организации Преимущества электронного документооборота Значительное сокращение времени обмена документами – электронный документ передается почти мгновенно. Сокращение времени на ввод входящих документов в информационную систему. Снижение количества ошибок при вводе. Экономия на расходных материалах, почтовых и курьерских расходах. Не требуется вести бумажный архив, документы не теряются.

16 Электронный документооборот В России полностью сформирована нормативная правовая база для юридически значимого электронного документооборота, включая обмен электронными счетами-фактурами. Многие предприятия и организации начинают переходить на безбумажный документооборот с клиентами и поставщиками. Пользователи программ "1С:Предприятия 8" имеют возможность получить дополнительные преимущества при использовании решения для обмена электронными документами "1С-Такском"

17 Общая схема обмена электронными документами Продавец"Такском"Покупатель Подготовить документ в "1С:Предприятии". Нажать кнопку "Сформировать, подписать и отправить" Передача документов оператором электронного документооборота "Такском" Проверить и нажать кнопку "Провести" (документ в "1С:Предприятии" создается автоматически) Обмен электронными документами между пользователями "1С:Предприятие 8" в решении "1С- Такском" проще и удобнее

18

19

20

21 1С:Такском Сформировать, подписать и отправить электронный документ можно нажатием одной кнопки – проще, чем бумажный документ. Входящие документы в информационной базе "1С" формируются автоматически на основе электронных документов – их остается только провести. Подходит любой сертификат ЭЦП, который признает ФНС России(в том числе и полученный при подключении к 1С:Отчетности). Обмениваться можно не только счетами-фактурами, но и всеми остальными документами – накладными, актами, счетами, заказами и т. д. Компания "Такском" гарантирует доставку электронного документа адресату в соответствии с требованиями нормативных актов, регулирующих деятельность операторов электронного документооборота.

22 Для того, чтобы подключиться к 1С:Такском, необходимо Иметь лицензионную программу «1С» Иметь действующий договор 1С:ИТС Получить ЭЦП Внести изменения в учетную политику и заключить соглашения с контрагентами Подписать договор на использование 1С:Такском Заполнить заявку на подключение и выполнить несложную настройку программы

23 Стоимость Подключение к 1С:Такском – бесплатное Входящие документы не тарифицируются Исходящие документы: 10 руб./пакет(один пакет – это 3 документа: счет-фактура и 2 других, например счет и акт) Для пользователей 1С:ИТС ПРОФ льгота – 100 пакетов документов в месяц бесплатно Для пользователей 1С:ИТС Техно льгота – 50 пакетов документов в месяц бесплатно

24 Экономия на: 1.Чернилах для принтера 2.Бумаге 3.Пересылке(конверт, марки, почтовые расходы)

25 Где найти информацию В ИС ИТС ПРОФ: Раздел «Технологическая поддержка»- >Методическая поддержка 1С:Предприятие 8 -> Прикладные решения для хозрасчетных организаций Раздел «Юридическая поддержка». Справочник «Правовое регулирование обмена электронными документами» 1С:Лекторий

26 Техподдержка 1С:Такском Единый федеральный номер горячей линии

27 По всем вопросам Вы можете Обратиться к специалистам в Холле. Будет проведена демонстрация Обратиться в ГК Гэндальф по тел. (863) ,

28 Спасибо за внимание!