Кадровое делопроизводство Подготовил: к.э.н., доцент Гаврилов Д.Е.

Основные понятия Кадровое делопроизводство - это деятельность, обеспечивающая документирование и организацию работы с кадровыми документами. Традиционно к кадровому делопроизводству относят вопросы разработки и ведения документации, связанной с управлением персоналом, движением кадров и кадровым учётом, а также учётом рабочего времени и расчетов с персоналом.Законодательство и подзаконные нормативные акты не содержат определения кадрового делопроизводства, поэтому при его составлении следует ориентироваться на определение термина «делопроизводство», которое приводится в Государственном стандарте Российской Федерации «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» ГОСТ Р , разработанном Всероссийским научно- исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России Министерства культуры Российской Федерации утверждённом Постановлением Госстандарта России от 27-го февраля 1998 года номер 28, введённом в действие 1-го января 1999 года.

Документы, предъявляемые работником при заключении трудового договора: -паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; -трудовая книжка, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства; -страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования; -документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; -документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки; -справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданная в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, – при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию. В отдельных случаях в пошаговой процедуре приема на работу с учетом специфики работы Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.

Предварительный медицинский осмотр Согласно ст. 69 ТК РФ обязательному предварительному медицинскому осмотру при заключении трудового договора подлежат: 1) лица, не достигшие возраста восемнадцати лет; 2) иные лица в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ; 3) иные лица в случаях, предусмотренных федеральными законами. Сообщение работодателю обязательных сведений Согласно ст ТК РФ граждане, замещавшие должности, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации, после увольнения с государственной или муниципальной службы в течение двух лет обязаны при заключении трудовых договоров сообщать работодателю сведения о последнем месте службы.

Процедура приема на работу 1. Получение от работника заявления о приеме на работу. 2. Ознакомление работника с локальными нормативными актами работодателя и с коллективным договором (при его наличии). Прохождение вводного инструктажа специалистом по охране труда и промышленной безопасности. 3. Заключение с работником трудового договора и при наличии оснований договора о полной материальной ответственности. 4. Регистрация трудового договора и договора о полной материальной ответственности. 5. Вручение работнику его экземпляра трудового договора 6. Издание приказа (распоряжения) о приеме на работу 7. Регистрация приказа (распоряжения) о приеме работника на работу 8. Ознакомление работника с приказом (распоряжением) 9. Внесение записи о приеме на работу в трудовую книжку 10. Внесение сведений в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним 11. Оформление личной карточки на работника 12. Включение работника в табель учета рабочего времени, другие документы

Локальные нормативные акты работодателя (базовые) Правила внутреннего трудового распорядка Положение об оплате труда и премировании Положение о командировках Положение об аттестации работников Положение о коммерческой тайне Положение об отделе Политика в области информационной безопасности

Журнал ознакомления с локальными нормативными актами Титульная страница журнала ознакомления работников с локальными нормативными актами выглядит следующим образом:

Журнал ознакомления с локальными нормативными актами (продолжение) 2 и 3 страницы журнала ознакомления работников с локальными нормативными актами (разворот): РАБОТНИКИ, ОТВЕТСТВЕННЫЕ ЗА ВЕДЕНИЕ ЖУРНАЛА

Журнал ознакомления с локальными нормативными актами (продолжение) На левой стороне разворота журнала: На правой стороне разворота журнала ознакомления работников с локальными нормативными актами:

Унифицированные формы кадровых документов N Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу". N Т-2 "Личная карточка работника". N Т-2ГС(МС) "Личная карточка государственного (муниципального) служащего". N Т-3 "Штатное расписание". N Т-4 "Учетная карточка научного, научно-педагогического работника". Расчетно-платежная ведомость (форма N Т-49). N Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу". Расчетная ведомость (форма N Т-51). Платежная ведомость (форма N Т-53). Журнал регистрации платежных ведомостей (форма N Т-53 а). Лицевой счет (форма N Т-54). Лицевой счет (свт) (форма N Т-54 а). N Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику". Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-60). Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма N Т-61).

Унифицированные формы кадровых документов N Т-7 "График отпусков". Бланк Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (форма Т-73). Бланк N Т-8 "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)". Бланк N Т-8 а "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)". Бланк N Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку". Бланк N Т-9 а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку". Бланк Т-10 "Командировочное удостоверение". Бланк N Т-10 а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении". Бланк N Т-11 "Приказ (распоряжение) о поощрении работника". Бланк N Т-11 а "Приказ (распоряжение) о поощрении работников". Бланк Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма N Т-12). Бланк Табель учета рабочего времени (форма N Т-13). Бланк Указания по заполнению форм первичной кадровой отчетности Табель учета использования рабочего времени (применяется органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями)

Табельный учет. Табель. Учет рабочего времени каждого работника. Осуществляется в табеле, в котором указываются табельный номер каждого работника, его фамилия, имя, отчество, сведения о рабочем времени за каждое число месяца. Базовый документ по табельному учету - Инструкция по табельному учету является локальным нормативным правовым актом по организации учета использования рабочего времени, учета нарушений трудовой дисциплины, табельному учету личного состава. Табельный учет должен обеспечить: а) учет явки работников на работу и уход с нее; б) выявление и отражение в учете всех неявок, опозданий на работу и преждевременных уходов с работы; в) контроль за соблюдением работниками распорядка дня и рациональным использованием рабочего времени - учет отлучек с работы, простоев и других потерь рабочего времени; г) отражение данных о фактически отработанном времени работниками; д) учет и отчетность о численности работников; е) учет нарушений трудовой дисциплины; ж) правильное ведение табеля. Для ведения табельного учета каждому работнику присваивается табельный номер, который должен быть обязательно проставлен в личной карточке работающего. Основанием для постановки на табельный учет является приказ (распоряжение) о приеме, переводе, основанием для снятия с табельного учета - приказ (распоряжение) об увольнении, переводе.

Наименование затрат времени Код буквенный цифровой Продолжительность работы в дневное времяЯ01 Продолжительность работы в ночное времяН02 Продолжительность работы в выходные и нерабочие праздничные дниРП03 Продолжительность сверхурочной работыС04 Продолжительность работы вахтовым методомВМ05 Служебная командировкаК06 Повышение квалификации с отрывом от работыПК07 Повышение квалификации с отрывом от работы в другой местностиПМ08 Ежегодный основной оплачиваемый отпускОТ09 Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпускОД10 Дополнительный оплачиваемый отпуск в связи с обучением с сохранением среднего заработка работникам, совмещающим работу с обучением У11 Сокращенная продолжительность рабочего времени для обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платы УВ12 Дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения заработной платыУД13 Отпуск по беременности и родам (отпуск в связи с усыновлением новорожденного ребенка) Р14 Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех летОЖ15 Отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый работнику по разрешению работодателя ДО16 Отпуск без сохранения заработной платы в случаях, предусмотренных законодательством ОЗ17 Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платыДБ18 Временная нетрудоспособность (кроме случаев, предусмотренных кодом «Т») с назначением пособия согласно законодательству Б19 Условные обозначения, применяемые при заполнении табеля учета рабочего времени

Временная нетрудоспособность без назначения пособия в случаях, предусмотренных законодательством Т20 Сокращенная продолжительность рабочего времени против нормальной продолжительности рабочего дня в случаях, предусмотренных законодательством ЛЧ21 Время вынужденного прогула в случаях признания увольнения, перевода на другую работу или отстранения от работы незаконными с восстановлением на прежней работе ПВ22 Невыходы на время исполнения государственных или общественных обязанностей согласно законодательству Г23 ПрогулыПР24 Продолжительность работы в режиме неполного рабочего времени по инициативе работодателя в случаях, предусмотренных законодательством НС25 Выходные дни(еженедельный отпуск) и нерабочие праздничные дниВ26 Дополнительные выходные дни (оплачиваемые)ОВ27 Дополнительные выходные дни без сохранения заработной платыНВ28 Забастовка (при условиях и в порядке, предусмотренных законодательством)ЗБ29 Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств)НН30 Время простоя по вине работодателяРП31 Время простоя по причинам, не зависящим от работника и работодателяНП32 Время простоя по вине работникаВП33 Отстранение от работы (недопущение к работе) с оплатой (пособием) в соответствии с законодательством НО34 Отстранение от работы (недопущение к работе) по причинам, предусмотренным законодательством, без сохранения заработной платы НБ35 Время приостановки работы в случае задержки выплаты заработной платыНЗ36 Обозначение дней до вступления в должность или после освобождения с нее (увольнения, переводы и т.п.) Х37

Увольнение (основания)

Увольнение по ст.77 (п.3 ч.1)

Карта процесса увольнения для автоматизации в модулях 1С

Увольнение по сокращению штата

Увольнение за прогул

Отпуск

Перевод