Види інформаційно- довідкових документів.

Інформаційно-довідкові документи поділяються 1.Акт 2.Протокол 3.Витяг з протоколу 4.Доповідна записка 5.Оголошення 6.Довідка 7.Звіт 8.План роботи 9.Факси 10. Телефонограми

АКТ – документ, складений декількома особами, що підтверджують будь-які встановлені факти або події. Реквізити: Гриф затвердження (за необхідності). Автор документа (назва відомства, організації). Заголовок. Дата, номер, місце складання. Підстава (наказ керівника організації). Склад комісії. Присутні. Текст. Відомості про кількість примірників акта, їх місцезнаходження. Перелік додатків до акту. Підписи всіх членів комісїї (обовязково) і присутніх (у разі необхідності).

Зразок акту

ПРОТОКОЛ – документ, що фіксує хід обговорення питань та прийняття рішень на – засіданнях педагогічної ради; – нарадах; – зборах; – засіданнях органів шкільного самоврядування – тощо

ВИТЯГ З ПРОТОКОЛУ – один із наймасовіших видів документації, що надсилається (передається) окремим закладам, установам, підприємствам. Реквізити: Назва документа. Номер документа, із якого робиться витяг. Назва організації, установи, яка проводила засідання, нараду. Дата проведення зборів, засідання. Номер питання, що розлядалося, і його суть (як воно сформульовано в протоколі). Текст (винесена ухвала щодо питання, яке розглядалося). Посада, прізвище та ініціали того, хто підписав оригінал (без його підпису). Посада, прізвище та ініціали того, хто уклав витяг. Дата укладання витягу.

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА – документ, адресований керівникові чи вищій установі з інформацією про ситуацію, що склалася, про наявні факти, явища, про виконану роботу з висновками і пропозиціями. Групи Звітні Інформаційні Ініціативні

ДОВІДКА – документ, який містить опис і підтвердження тих чи інших фактів і подій Реквізити: Назва міністерства, якому підпорядкована організація, установа (для державних). Повна назва організації, установи, що видає довідку. Адреса – посада, назва установи, прізвище й ініціали (для службових). Дата видачі. Місце укладання. Назва документа тай його номер (посередині). Заголовок до тексту (для службових). Текст. Посада укладача, керівника(ліворуч), ініціали та прізвище (для зовнішних). Посада керівника фінансового відділу,його підпис, ініціали, прізвище (якщо в довідці йшлося про матеріальні кошти). Печатка (якщо довідку укладено не на бланку).

ЗВІТ - документ, у якому в письмовій формі додається повідомлення про виконання якоїсь роботи. Група Характер оформлення Статистичні (цифрові) На бланках Текстові На звичайному папері за встановленою формою

ПЛАН РОБОТИ – документ, що встановлює точний перелік намічених робіт (заходів), які повинні бути виконані, їх послідовність, обсяг, часові координати, керівників і конкретних виконавців Групи Перспективні (розраховані на кілька років) Річні Піврічні Квартальні Місячні Тижневі Денні

ФАКС-узагальнена назва різноманітних за змістом документів, що безпосередньо за допомогою телекомунікативного зв'язку та принтера надходять до організації, установи, підприємства, фірми. Реквізити: Назва документа (факс). Дата. Назва адресата, установи, яка передбачає факс. Прізвище, посада особи, що підписала документ. Назва організації й службової особи одержувача факсу. Текст. Текст факсу складається без скорочень.

ТЕЛЕФОНОГРАМА-термінове повідомлення, передане адресатам по телефону; це один із видів усного ділового листування. Реквізити: Назва-заголовок документа. Номер, дата. Назва адресата, установи, яка передав телефонограму. Прізвище, посада особи, що підписала документ. Назва організації та службової особи-одержувача телефонограми. Посада та прізвище осіб, які передали й прийняли телефонограму. Час. Текст.

Дякую за увагу!