2-3 февраля 2010 г. Возможности «1С:Документооборот 8» для учебных заведений Павлюнин М.В., разработчик решений по автоматизации документооборота

1С:Документооборот 8 21 декабря 2009 года фирма «1С» выпустила новый продукт «1С:Документооборот 8» «1С:Документооборот 8» решает задачи учета документов, автоматизации взаимодействия сотрудников, контроля исполнительской дисциплины и анализа документооборота: учет входящих, исходящих и внутренних документов; централизованное хранение информационных материалов, доступ с учетом прав пользователей; полнотекстовый поиск любых данных; автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера; автоматизация ключевых бизнес-процессов работы с документами; поддержка бумажного делопроизводства и документооборота.

Платформа «1С:Предприятие 8.2» «1С:Документооборот 8» разработан на основе новой версии платформы «1С:Предприятие 8.2» Поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет, в том числе и через web-браузеры: Microsoft Internet Explorer Mozilla Firefox Открытый код, конфигурация легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретного учреждения Использует свободную версию СУБД PostgreSQL

1С:Документооборот 8 Универсальное решение для автоматизации делопроизводства и документооборота для государственных учреждений и ведомств Полное соответствие действующим стандартам и нормам, например: ГОСТ Р Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Федеральный закон от ФЗ «О персональных данных». Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Примерная инструкция по делопроизводству в высшем учебном заведении (Приказ Минобразования России от ). Методические рекомендации по работе с документами в общеобразовательных учреждениях (Письмо Минобразования России от –51/64).

Хранилище файлов Задачу доступа к различным информационным материалам позволяет решить Хранилище файлов. Поддерживаются любые форматы файлов – для работы с ними используются приложения, установленные на компьютере пользователя. С помощью Хранилища файлов можно, например, организовать общий доступ к: Расписанию занятий Темам курсовых работ Вопросам к экзаменам Методичкам преподавателей и т.п. Доступ ко всем указанным материалам возможен через Интернет с помощью веб-браузера.

Хранилище файлов

Карточка файла

Папки файлов Файлы хранятся в структуре папок, которую можно организовать по различным критериям: Папки для каждого факультета Папки для каждого курса, группы Папки для каждой кафедры Папки преподавателей и т.п.

Права доступа Для каждой папки могут настраиваться права доступа. Например, к папке некоторого факультета, курса, группы могут иметь доступ только определенные студенты и преподаватели. Права могут настраиваться как для чтения, так и для добавления, изменения файлов.

Версии файлов Программой предусмотрено автоматическое сохранение версий файлов при их изменении. Всегда можно установить авторство и дату создания версии. Каждая версия имеет краткое описание внесенных в нее изменений. Поддерживается сравнение версий для файлов форматов txt, html, rtf, odt, doc: OpenOffice.org Writer, Microsoft Office Word.

Бланки документов Инструкция по делопроизводству предписывает оформлять официальные документы на бланках вуза и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения. В системе «1С:Документооборот 8» поддерживается ведение шаблонов документов. В качестве шаблона может использоваться бланк документа. При создании нового документа можно выбрать бланк, на котором он будет создан.

Шаблоны файлов

Регистрация входящего документа Вся корреспонденция, поступающая в вуз, принимается и регистрируется сотрудниками управления делами.

Загрузка файлов со сканера

Загрузка из почты Входящие документы могут быть загружены из электронной почты Автоматическая привязка к корреспонденту по адресу почты Загрузка всех вложенных файлов

Исполнение После рассмотрения документа руководством и выработки резолюции входящий документ может быть передан на исполнение

Исполнение документа

Подготовка исходящего документа Порядок подготовки исходящих документов включает в себя работу по составлению проекта документа, согласованию, подписанию (утверждению), тиражированию и отправке.

Согласование Позволяет отправить документ на согласование перед отправкой или утверждением.

Согласование документов ответственными лицами

Утверждение Позволяет утвердить проект документа у ответственного лица. После утверждения документ может быть зарегистрирован и отправлен получателю.

Регистрация утвержденного документа

Отправка по электронной почте Исходящие документы могут быть отправлены по электронной почте. При отправке исходящих документов почтовый адрес получателя подставляется автоматически из адреса соответствующего контактного лица или корреспондента.

История переписки Входящие и исходящие документы автоматически связываются в цепочки. История переписки открывается из карточки корреспондента или из карточки входящего/исходящего документа.

Внутренние документы Справочник Внутренние документы предназначен для хранения внутренних организационно-распорядительных и информационно-справочных документов официального характера: приказы, распоряжения, инструкции, служебные записки, и другие виды документов.

Карточка внутреннего документа

Папки внутренних документов Все внутренние документы хранятся в структуре папок, которая служит для упорядочивания документов и ограничения доступа к ним. Структуру папок удобно создавать в соответствии с организационной структурой вашей организации или по видам документов.

Виды документов Ведутся отдельные списки видов для входящих, исходящих и внутренних документов. Вид документа определяет: нормативный срок исполнения документа, маршруты обработки документов, правила формирования регистрационного номера.

Дополнительные реквизиты Легко и просто настраиваются «на ходу» Индивидуальная настройка Для каждого типа документов Входящие, исходящие или внутренние Для каждого вида документов Письма, Жалобы, Предложения и др.

Номенклатура дел Номенклатура дел – оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков (наименований) дел с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел и определения сроков их хранения.

Ведение номенклатуры дел

Карточка номенклатуры дел

Печать номенклатуры дел

Формирование дел

Делопроизводственные отчеты Обложка дела Внутренняя опись Лист-заверитель Карта-заместитель и другие

Журнал передачи документов Содержит сведения о передаче бумажных документов или их копий сотрудникам и о возврате переданных документов. Журнал передачи доступен из карточки входящего, исходящего или внутреннего документа. Предусмотрена печать отчета о документах, находящихся у сотрудников.

Журнал передачи

Отчет по журналу передачи

Статистические отчеты по документообороту Статистика по видам внутренних документов Статистика по видам входящих документов

Справка об исполнительской дисциплине

Полнотекстовый поиск Как по реквизитам, так и по содержимому файлов С учетом морфологии Поиск похожих слов Выполняется моментально Ищет по всем данным Всегда «под рукой» Учитывает права доступа к объектам

Где посмотреть На сайте раздел 1С:Документооборот 8 Подробное описание Презентация системы Online-демонстрация Цены и условия покупки

2-3 февраля 2010 г. Спасибо за внимание!