Перспективные технологии управления документами и знаниями в банковской сфере ЗАПРОГРАММИРОВАННЫЙ УСПЕХ

4 Программных продукта на FileNet СЭД с мобильным клиентом Электронный архив Электронное обучение Работа с контрагентами. Кредитный конвейер

Что такое ECM? Современные ECM-системы реализуют следующие ключевые компоненты: Управление документами (Content Management) Управление образами документов (Document Imaging) Управление записями (Records Management) Управление потоками работ (Workflow) Управление веб-контентом (Web-Content Management) Документно-ориентированное взаимодействие (Business Process Management)

Архитектура Интеграция с внешними системами Архив

4 Программных продукта на FileNet СЭД с мобильным клиентом

Предпосылки к внедрению Согласно имеющимся оценкам, каждый сотрудник в среднем ежегодно тратит до шести недель рабочего времени на поиски информации, размещенной в «ненадлежащем» месте Не менее 30-40% времени высококвалифицированных специалистов уходит на решение тех или иных задач, связанных с документами Не менее 25% печатных документов любого предприятия хранятся там, где они никогда не будут найдены В процессе работы над каждым бумажным документом в среднем создается 8 его дополнительных копий

IBM FileNet BPM как средство для организации документооборота Входящие, исходящие документы Приказы, распоряжения, нормативные документы Договоры Счета (согласование заявок на оплату счетов) Кадровый документооборот (прием на работу, заявления) Служебные записки Проект приказа На регистрации Действующий Аннулирован Реквизитные поля карточки Номер приказа Тип приказа Дата приказа На согласовании На утверждении

Рабочее место

Согласование и утверждение Пользователь, указанный в списке согласующих, утверждающим получает задание на согласование/утверждение документа. Пользователь может: Согласовать/утвердить документ; Вернуть на доработку; Отклонить документ; Назначить дополнительных согласующих; Ввести комментарий к тексту документа. Поддерживаются схемы параллельного (документ отправляется на согласование всем согласующим одновременно) и последовательного (документ не отправляется на согласование следующем согласующему, пока предыдущий не выполнил необходимое действие) согласования документов.

Отправление на согласование

Статус документа

Работа с документом

Согласование

Статус документа

Утверждение документа

Механизм замещения Механизм замещения позволяет пользователю производить действия в Системе за другого пользователя. Система позволяет назначить каждому пользователю более одного заместителя. Назначить замещение в Системе могут: Администратор Системы; Пользователь Системы;

Поиск документов/поручений Простой – в разделах Навигатора Системы, осуществляется по следующим критериям: Регистрационный номер; Автор документа/поручения; Описание; Статус документа/поручения; Дата.

Поиск документов/поручений Расширенный – в отдельном разделе Навигатора, осуществляется по расширенному набору реквизитов в соответствии с собственной логикой построения поисковых запросов, возможностью сохранения созданных поисковых запросов.

Формирование отчетов Отчет по исполнительской дисциплине; Отчет по исполнению поручений по документу; Отчет по актуальности документов; Реестр документов. Пользователь самостоятельно задает параметры для построения отчета, а Система формирует его по заданному шаблону.

Уведомления При наступлении определенного события: требующие от пользователя выполнения действия; информационные; Уведомления-напоминания (например, о количестве документов, требующих рассмотрения); Отправляются на почтовый ящик пользователя

Клиент для iPad Просмотр присоединенных файлов Голосовые комментарии Согласование, утверждение документов

Поручения

Голосовые комментарии

Поиск

Распределение ролей и прав on-line доступ через web-интерфейс; off-line доступ с мобильных устройств. идентификация пользователей; проверка полномочий пользователя при работе с Системой; отсутствие возможности получить доступ к тексту документа, минуя Систему; разграничение доступа на уровне действий (функций системы, открытия экранных форм) и данных в Системе; отсутствие прямого доступа пользователей, не имеющих специальных прав доступа, к БД системы; доступ в системе организован по принципу «что явно не разрешено, то запрещено».

Работа с бизнес-процессом Повторное использование/ общая библиотека Drug n Drop Графический редакор Может управляться бизнес аналитиком, а не IT

Итеграция СЭД с системойКанцлер

Интеграция Со следующими внешними информационными системами: Служба каталога Active Directory – синхронизация списка пользователей системы, групп доступа и организационной структуры, Обеспечение совместимости с серверами каталогов по протоколу LDAP, возможность использования LDAP аутентификации пользователей; Обеспечение выгрузки/загрузки в СЭД данных в форматах XML; Формирован ие отчетов в форматах Microsoft Office, HTML.

4 Программных продукта на FileNet Электронный архив

Групповая работа с контентом Teamspace Point in Process Collaboration Приглашение людей Публикация контента Назначение заданий Point in Collaboration Инициация процесса Направить в новый процесс Вызвать подпроцесс Объявить записи Возобновить процесс Исключение Сложный случай Ошибка Требуется групповая работа Результаты… Эффективное управление исключениями Возможность аудита Использование внешних систем

Электронный архив документов Электронный архив система структурированного хранения электронных документов, обеспечивающая: надежность хранения; конфиденциальность и разграничение прав доступа; отслеживание истории использования документа; быстрый и удобный поиск. Электронный архив является необходимым технологическим основанием для поддержки стратегических инициатив, связанных с повышением эффективности использования корпоративной информации.

Функции электронного архива Архив на платформе FileNet обеспечит следующий функционал: Прием документов в архив из СЭД и других источников Перевод бумажных документов в электронный вид Поиск документов в архиве Заявки на выдачу документа Учет движения дел и документов Формирование отчетных форм Установка и отслеживание правил хранения

Организация хранения Архитектура адаптированная для работы с большим количеством графических образов Возможность построения иерархической модели хранения (повышение надежности и снижение себестоимости) Возможность построения распределенной системы хранения Возможность использования специализированных систем хранения – оптических и ленточных библиотек, дисковых массивов (IBM, Hitachi Data Systems, HP, EMC, Network Appliance) и технологий – SAN, NAS, iSCSI … Объединение различных источников информации

Единый централизованный архив

Схема поступления информации Поточное сканирование Факс- сервер Сервер распознавания Верификация Почтовый сервер Внешние учетные приложения Сервер управления контентом Ввод данных из пользовательских приложений (MS Word, Excel, AutoCAD, MicroStation и т.д) или/и через интерфейс корпоративной информационной системы. Быстрое поточное сканирование и индексирование (ABBYY, KOFAX). Улучшение качества сканированного документа и его распознавание Импорт информации из внешних систем и хранилищ (SAP, Lotus\Exchange, MS SharePoint и др.)

Возможности взаимодействия

Иерархическое хранение информации Автоматическое формирование структуры архива на основании реквизитов документов; Автоматическое размещение документа в соответствующей ему разделе архива; Возможность построения любых группировок документов (по контрагентам, по подразделениям и т.п.); Быстрое формирование произвольных подборок документов, например: –Действующие договоры по контрагенту; –Договоры по срокам действия.

Документ в архиве Карточка документа - реквизиты, описывающие документ и используемые для его идентификации. Сканированный образ документа - изображение документа в его оригинальном виде. Распознанный документ - документ в, полученный автоматически при распознавании сканированного образа.

Поиск документов Поиск документов по любым реквизитам документов и их сочетаниям; Контекстный и уточняющий поиск.

Связи документов Возможность связывания документов в логические пакеты, например: карточке договора отображаются дополнительные соглашения, и первичные документы по нему (акты, накладные, счета-фактуры и др.)

Аудит действий пользователей

Оперативные данные Аналитика Мониторинг

Интеграция Интеграция приложений: Интеграция с почтовыми системами Lotus, Exchange; Интеграция с офисными и графическими приложениями (MS Office, AutoCAD и др.); Интеграция с лидерами ERP и CRM систем – SAP, Siebel; Интеграции с порталами: BEA WebLogic, MS SharePoint, IBM WebSphere и др. Интеграция с системами безопасности - IBM Tivoli Directory, MS Active Directory, Novell eDirectory, SUN JAVA System и др; Поддержка внешних алгоритмов шифрования и ЭЦП; Интеграция с внешними системами хранения документов. Технологии: Поддержка интеграционных инструментов и технологий, в частности: Java, COM/API, XML,.Net, WebDAV и/или Web-сервисов; Межсистемная интеграция через коннекторы, порты и компоненты комплекса управлением бизнес-процессами BPM; Сквозная интеграция и управление межсистемными бизнес-процессами; Возможность построения единой интеграционной платформы хранения данных для различных задач и приложений.

4 Программных продукта на FileNet Электронное обучение

Обучение

Статистика

4 Программных продукта на FileNet Работа с контрагентами. Кредитный конвейер

«Кредитный конвейер» В общем кредитный конвейер это процесс комплексной циклической работы с кредитами, включающей в себя: первичную классификацию заемщика; прием и обработку заявления на открытие кредита; оценку кредитоспособности заемщика; выдачу кредита; обслуживание кредита (прием платежей, рассылка уведомлений и т. д.); закрытие кредитного договора; взыскание проблемной задолженности. Разработанная компанией IBA система «Кредитный конвейер» обеспечивает выполнение процесса, который включает следующие этапы: регистрация кредитной заявки; оценка кредитоспособности (согласование заявки); выдача кредита; взаимодействие с внешними системами; работа с кредитным портфелем.

Преимущества Кредитный документооборот поможет: сократить время принятия решения о выдаче кредита; стандартизировать и обеспечить прозрачность бизнес-процессов согласования и выдачи кредитов; организовать процессы сопровождения кредитных сделок; осуществлять контроль над процессами; контролировать работу подразделений банка в режиме реального времени; проводить поэтапное подключение модулей и подразделений. Преимущества для сотрудников кредитного отдела: отказ от тиражирования и пересылки документов; экономия рабочего времени на поиск и составление досье; ускорение создания заключений за счет сканирования; создание единой базы клиентов; возможность повторного использования информации.

Схема Формирование кредитной заявки и её заполнение менеджером клиента Согласование кредитной заявки по маршруту согласования и принятие решения о выдаче

Пользовательский интерфейс Главное окно Форма «Кредитная заявка»

Пользовательский интерфейс Форма «Личные данные» Форма «Трудовая деятельность»

Кредитный документооборот Может управляться бизнес аналитиком, а не IT Повторное использование/ общая библиотека Drug n Drop Графический редакор Разукрупнение шагов Моделирование параллельных работ и условий

Цифровая подпись В системе реализована поддержка цифровой подписи с использованием Криптопровайдера AvCSP. При этом используются криптографические алгоритмы и протоколы в соответствии с ТНПА Республики Беларусь в области криптографической защиты информации. Разработчиком и правообладателем программного продукта «Программное средство криптографической защиты информации «Криптопровайдер Avest CSP» (криптопровайдер AvCSP) является ЗАО «АВЕСТ». Криптопровайдер AvCSP является единственным на сегодняшний день в Республике Беларусь программным продуктом такого рода, прошедшим государственную экспертизу по требованиям информационной безопасности в Оперативно-аналитическом центре при Президенте Республики Беларусь. Пользователь может подписать, используя ключ, занесённые в систему документы, а также удостовериться в подлинности уже существующих цифровых подписей для каждого конкретного документа.

Заключение Результаты внедрения Сокращение времени поиска документа до 90% Повышение операционной эффективности, снижение издержек Исключение необходимости делать копии документа Увеличение производительности сотрудников Исключение рисков утери важной бизнес-информации Максимальная безопасность данных Снижение объема бумажных документов Бизнес-преимущества Процессы контролируются системой Всегда доступны данные и показатели процесса Процессы полностью прозрачны Возможно предварительное тестирование измененного процесса на реальных данных Четкое соблюдение регламентов и политик Снижение зависимости от человеческого фактора

Наш опыт Опыт реальных внедрений

CASE 1: Энергетическая компания Платформа - IBM FileNet P8 v4.5 Content Engine Process Engine Application Engine Интеграция с SAP SOA архитектура

Специализированный документооборот

Сложные процессы

Процессы в Business process designer

CASE2: Ритэйл компания новых документов в день изменений документов в день пользователей Интеграция SAP HR Offline клиент для iPad

Александр Трухан Инженер-програмист 1 категории Тел.: (вн ) Спасибо за внимание! Более подробную информацию можно получить: СП ЗАО «Международный деловой альянс» (IBA) ул. М. Богдановича, 155, , г. Минск, Республика Беларусь Тел.: Факс: ЗАПРОГРАММИРОВАННЫЙ УСПЕХ