Построение современных информационных хранилищ с оптимизацией бизнес- процессов (на платформе IBM FileNet) ЗАПРОГРАММИРОВАННЫЙ УСПЕХ www.iba.by. - презентация

1 Построение современных информационных хранилищ с оптимизацией бизнес- процессов (на платформе IBM FileNet) ЗАПРОГРАММИРОВАННЫЙ УСПЕХ

2 Что такое ECM? Бумажные документы Факсы Эл. почта Веб сайты Электронные документыПечатные формы Формы Другие репозитории Приложения Создание Хранение Поиск Контроль Создание Хранение Поиск Контроль Многообразие данных Известно, что 80% объемов данных, используемых и порождаемых бизнес-процессами, не имеют четко выраженной структуры и только 20% являются структурированными и могут поддерживаться системами управления базами данных. Изображения

3 Почему IBM FileNet? Игроки на рынке решений ECM Gartner, 2012

4 IBA Group – компетенции по FileNet Начало работы с IBM FileNet – 2008 Партнёрские статусы: IBM FileNet Reseller, Value-Add Reseller (VAR) and Service Provider 7 сертифицированных FileNet специалистов Более 300 Java разработчиков

5 Эра архивов Хранилища и архивы – предпосылки Накопилось! Темпы роста данных +40% в год Нагрузка на оперативные системы Регламент ведения делопроизводства Необходимо исполнять политики хранения Все созданные документы подлежат: – хранению на протяжении различных сроков – уничтожению по истечению срока хранения

6 Архивное дело: Назначение системы Ведение электронного архива организации Учет и хранение дел и документов, вышедших из оперативного делопроизводства Разграничение доступа пользователей к функциям и ресурсам электронного архива Обеспечение сохранности документов, повышения эффективности их использования

7 Архивное дело: Структура данных Структура данных Документы образуют дела Дела систематизированы по каталогам: Номенклатуры дел структурных подразделений Описи дел различных типов Акты на удаление в зависимости от статей и сроков хранения

8 Архивное дело: Роли пользователей Категории доступа к системе: – Архивариус– Библиотекарь – Читатель– Администратор Основные процессы: Заявки на доступ к электронным копиям документов Выдача и возврат копий на бумажных носителях Формирование описей дел на основе итоговых номенклатур дел Утверждение актов на выделение к уничтожению Работа с составом номенклатур дел Проверка заполнения архивных данных

9 Формирование и оформление дел из различных источников Ведение номенклатур и описей дел, систематизация дел Контроль сроков хранения и выделение дел к уничтожению Доступ пользователей к документам архива, контроль выдачи дел Топографирование архивного хранилища Поиск документов и дел Архивное дело: Основные функции

10 Архивное дело: Интерфейс пользователя Главный навигатор и выбор каталога дел 41325

11 Карточка ввода Архивное дело: Ввод данных в систему

12 Автоматический ввод данных из внешних систем Реализация архитектуры SOA Архивное дело: Ввод данных в систему Заголовок дела Дата заведения дела Наименование организации Наименование структурного подразделения Регистрационный номер Статья хранения Срок хранения лет Краткое содержание Топографический указатель …. Файлы документов XML

13 Архивное дело: Каталог Номенклатуры дел Каталог номенклатуры дел

14 Архивное дело: РК Номенклатуры дел Регистрационная карточка номенклатуры дел Печатная форма

15 Архивное дело: Роль читателя – Заявка на доступ Регистрационная карточка документа – оформление доступа

16 Архивное дело: Роль читателя – Заявка на доступ Регистрационная карточка документа – оформление доступа

17 Выдача и возврат бумажных документов Архивное дело: Работа с бумажным архивом

18 Топографирование физического архива хранение информации о структуре физического хранилища привязка электронных документов к месту расположения бумажных Архивное дело: Работа с бумажным архивом

19 Фильтрация содержимого каталогов по параметрам Архивное дело: Функции поиска

20 Расширенный поиск Архивное дело: Функции поиска

21 Расширенный поиск – построение запроса Архивное дело: Функции поиска

22 Архивное дело: Печатные формы Печатные формы для объектов архива: Экспорт информации об объектах системы в типовые документы Word Акт о выделении документов к уничтожению Внутренняя опись документов дела Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения Годовой раздел сводной описи дел по личному составу Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения Карточка архивного фонда Лист-заверитель годового раздела сводной описи Лист-заверитель дела Лист-заверитель описи Лист использования Итоговая запись к номенклатуре дел организации Номенклатура дел организации Номенклатура дел структурного подразделения Обложка дела Опись дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения Титульный лист описи

23 Заключение Система «Архивное дело» - типовое решение Возможность доработки под нужды организации Простой и понятный интерфейс Мощный функционал Ориентировано на крупные организации

24 Наши решения на платформе IBM FileNet Система Электронного Документооборота Система «Архивное Дело» Модуль сканирования (ABBYY) Мобильный клиент (iPad) Кредитный конвейер Post scriptum

25 Спасибо за внимание! СП ЗАО «Международный деловой альянс» (IBA) ул. М. Богдановича, 155, , г. Минск, Республика Беларусь Тел.: Факс: ЗАПРОГРАММИРОВАННЫЙ УСПЕХ