06.12.20121 Счетная палата Российской Федерации Создание электронного архива. - презентация

1 Счетная палата Российской Федерации Создание электронного архива.

2 Цель создания электронного архива Счетной палаты Вернуть принятые архивом Счетной палаты на хранение бумажные документы в структурные подразделения аппарата Счетной палаты в ином качестве – в электронном виде, а также предоставить информационно-поисковый механизм работы с этими документами в режиме удаленного доступа. Вернуть принятые архивом Счетной палаты на хранение бумажные документы в структурные подразделения аппарата Счетной палаты в ином качестве – в электронном виде, а также предоставить информационно-поисковый механизм работы с этими документами в режиме удаленного доступа.

3 Задачи создания электронного архива 1. Автоматизация деятельности архива (внедрение системы «Архивное дело»): 1. Автоматизация деятельности архива (внедрение системы «Архивное дело»): - подготовка номенклатуры дел; - подготовка внутренней, сдаточной, сводной описей дел; - ввод топографической информации о хранении архивных дел; - учет и контроль выдачи дел и документов, контроль сроков хранения; - поточное сканирование документов и дел организации. 2. Перевод архивного фонда в электронный вид 3.Организация доступа пользователей к электронным образам дел и документов (подсистема «Читальный зал») 4. Участие архива в развитии электронного документооборота организации

4 Автоматизация деятельности архива В году : - осуществлена регистрация пользователей с правами работы с номенклатурой дел и в режиме формирования дел; - введены справочники системы; - подготовлены методические материалы; - проведена учеба с работниками структурных подразделений, организованы консультации; - организовано рабочее место поточного сканирования.

5 Номенклатура дел 2006 года

6 Архивное дело 2006 года

7 Архивный документ 2006 года

8 Перевод архивного фонда в электронный вид - подготовлена конкурсная документация, проведен конкурс по выбору организации, осуществившей перевод бумажного фонда архива за 1995–2004 годы в электронный вид; - оборудовано помещение для проведения сканирования дел и документов; - заведен справочник «Подразделения», содержащий структуру организации с 1995 года и введена номенклатура дел за все годы; - написаны подробные инструкции по аннотированию архивных документов. -организована ежедневная проверка сканируемых документов; - по окончании работ весь электронный архив закачан в систему «Архивное дело».

9 Документ электронного архива за 2002 год

10 Организация доступа пользователей к электронному архиву (внедрение подсистемы «Читальный зал»)

11 Порядок работы с электронным архивом документов Счетной палаты Российской Федерации с использованием подсистемы «Читальный зал» системы «Архивное дело»

12

13 Участие архива в развитии электронного документооборота организации 1.Сдача документов в архив в бумажном и электронном виде ( годы) 2.Подготовка перечня документов, образующихся в процессе деятельности Счетной палаты Российской Федерации с указанием сроков хранения ( год) 3.Хранение в электроном архиве документов ограниченного распространения 4.Отказ от хранения документов на бумажных носителях в структурных подразделениях Счетной палаты

14 Функция «Опись дел» в СЭД «Дело»

15 Перечень документов

16 Спасибо за внимание Спасибо за внимание