Автоматизированная система «Электронный Архив» Информационно-справочная система

Назначение системы Организация доступа к документам архива различных подразделений (АУП, Филиалы, РЭС) предприятия, в том числе территориально удаленных от месторасположения архива Обеспечение адресного и атрибутивного поиска Автоматизация деятельности архивариусов (учет папок, журналы работ с архивом) Сохранность бумажного архива Дальнейшая обработка схем газопроводов (оцифровка, занесение объектов газового хозяйства в ГИС)

Центр сканирования Филиалы, РЭСАУП СУБД MS SQL 2000 и выше Хранилище файлов WEB-сервер (Apache, IIS) Интернет, Корпоративная Сеть Структура программно-технических средств средств ПО СКИтД для быстрого ввода и регистрации отсканированных документов Сканер WEB-приложение, работающее под управлением браузера (IE, FF, Opera) Филиал 2 Филиал 1 Хранилище электронных документов

Пополнение Электронного Архива 1.Архивариус филиала заводит описание новых папок в ЭА, отбирает папки и передает их в центр сканирования. 2.Сканировщик извлекает документы из папки ИТД, проставляет номер по порядку их размещения в папке, производит сканирование документов ИТД. 3.Сканировщик сшивает папку, производит импорт и описание отсканированных документов в приложение "Сканирование исполнительно-технической документации" (СКИтД). 4.Сканировщик передает папки ИТД архивариусу. 5.Архивариус принимает данные из БД центра сканирования в БД филиала, проверяет качество описания отсканированных документов в WEB-приложении Электронный Архив.

Компоненты АС ЭА klAudit – система подробного аудита (операции с записями БД, другие события системы: вход, выход, доступ к ресурсу и т.д.) klAccess – подсистема контроля доступа к отдельным компонентам системы, записям. klTransfer – передача данных между серверами с одинаковой структурой данных klRef – справочники

Аналогично бумажному архиву в ЭА для объектов Предприятия создаются папки ИТД, содержащие документы (отсканированные материалы, электронные документы). Параметры архивной папки ИТД Параметры документа Объект Папки ИТД Документы Схема данных

Поиск папок ИТД, чертежей, проектов (по адресу, названию и др.) Изменение данных (групповые операции с записями) Избранное (создание общих каталогов избранных записей (папок, чертежей, проектов); объединение некоторых записей в каталог) Автоматическая подготовка сжатых версий сканобразов (4.5мб TIF 300x300dpi –> 100кб, JPEG 100x100dpi 50% ) Фиксация выдачи папки на руки Функциональные возможности АС ЭА

Администрирование системы Права доступа Авторизованный доступ Распределенная структура Отчеты (отчеты проверки качества данных, отчеты для планирования работ по сканированию и пересканированию чертежей ИТД и другие) Интеграция с другими подсистемами (ГИС, Учет проектов газопроводов и тд.)

Количество хранимых в ЭА и доступных через систему папок и документов составляет: 1 Тб сканобразов, 200 тыс. папок ИТД, 260 тыс. документов Показатели назначения системы Показатели назначения системы

На данный момент конфигурация рабочей системы включает: 17 серверов, 2 центра сканирования. Конфигурация рабочей станции Конфигурация рабочей станции Масштабируемость системы позволяет работать с ЭА в территориально удаленных подразделениях предприятия, сохраняя свою производительность при росте количества пользователей, объема данных.

Взаимоотношения с заказчиками Построение полного технологического цикла создания ЭА: Разработка технического задания, регламентов работы Установка системы Организация центров сканирования Техническая поддержка