ТОП-10 золотых правил управления задачами и временем

Автор Шогик Авакян, Финансовый директор «РД Констракшн Менеджмент»

Самая ценная вещь в нашей жизни – время. Парадокс в том, что его всегда мало, но при этом должно хватать на все. Существуют правила, которые позволяют находить время для работы, увлечений, своей семьи, друзей, развлечений или просто отдыха. О чем доклад

Управлять временем можно, используя ряд навыков, инструментов и методов: планирование; постановка целей; делегирование; анализ временных затрат; мониторинг; составление списков; определение приоритетов. Что такое управление временем, организация времени, тайм-менеджмент?

Основные аспекты управления временем и задачами

Всегда планируйте основные вопросы на следующий день, определяйте последовательность выполнения задач и время, необходимое для их осуществления. При составлении плана необходимо выделять время для каждой задачи и внимательно следить за тем, чтобы все шло по расписанию с самого утра. Вечером стоит проверить исполнение плана и составить его на следующий день. Это упражнение поможет понять, какие дела требуют больше времени, а какие нуждаются в меньшем внимании, и, в конечном счете, поможет лучше распределить время. 1. Планирование Из практики известно, что, потратив 10 минут на планирование рабочего времени, можно ежедневно экономить до двух часов!

На любой работе бывают более или менее спокойные дни, которые вы можете провести с пользой для себя. Подумайте о том, что вам предстоит сделать в ближайшие несколько дней, и выполните несколько задач «наперед». Таким образом, вы сможете предотвратить ситуации, когда на вас наваливается куча неотложных дел. Проявив мудрость и подумав об этом заранее, вы сможете не спеша решить все вопросы и избежать никому не нужного аврала. 2. Действуйте по плану Ваш план уже готов – отлично! Действуйте по плану!

Если на вашем столе все аккуратно и грамотно разложено и расставлено, то необходимые предметы, папки, отчеты, документы будут всегда у вас под рукой. Вы не будете терять драгоценное время на их поиски. 3. Организуйте свое рабочее место Беспорядок способствует угасанию энтузиазма и интереса к предстоящей работе

Ваша личная эффективность напрямую зависит от того, как выстроены процессы управления временем в вашем подразделении и в компании в целом. 4. Организация рабочего времени отдела или локальных подчиненных Многие руководители страдают из-за плохой организации времени коллег и своих подчиненных. Для выявления причин нехватки времени периодически нужно проводить инвентаризацию времени.

Беспокойство менеджера из-за недостатка времени можно определить по следующим признакам: отсутствует четкое расписание работы на текущий день; секретарь или помощник не знает распорядка дня своего руководителя, не знает, где он будет находиться в определенный момент рабочего дня; из-за чрезмерной занятости менеджер несвоевременно отвечает на деловые письма; из-за нехватки времени в течение рабочего дня менеджер вынужден завершать работу дома; частые телефонные звонки и визиты посетителей не дают сосредоточиться на основной работе; менеджер постоянно выполняет работу за своих подчиненных, поскольку ему кажется, что он сделает ее лучше; большой поток рутинных дел не дает заниматься основной работой; работа в условиях постоянной спешки приводит к переутомлению. 4. Организация рабочего времени отдела или локальных подчиненных

При планировании следует учитывать правила: 1. При составлении плана на день оставить 40% времени свободным, то есть 60% времени отвести на плановые работы, 20% – на непредвиденные, 20% – на спонтанно возникающие. 2. Необходимо постоянно фиксировать затраченное время и указывать, какие задачи при этом решались. 3. Необходимо распределить свои задачи на долго-, средне- и краткосрочные. 4. Основные принципы составления плана: регулярность, системность, последовательность. 5. Следует планировать такой объем задач, с которым реально справиться за один день. 4. Организация рабочего времени отдела или локальных подчиненных

Все задачи можно подразделить на три группы: 1. Наиболее важные дела составляют 15% общего их количества, которыми занимается специалист. Вклад этих задач для достижения цели – около 65%. 2. Важные задачи составляют 20% общего их количества, значимость их для достижения цели равна примерно 20%. 3. Менее важные (малосущественные) задачи составляют 65% общего их количества, а их значимость равна 15%. Для использования такого анализа необходимо следовать следующим правилам: составить список всех будущих задач; систематизировать их по важности и установить очередность; пронумеровать эти задачи; оценить задачи соответственно по категориям A, B и C; задачи категории А (15% общего их количества) решает первый руководитель; задачи категории B (20%) можно перепоручить; задачи категории C в силу своей малозначимости делегируют подчиненным. 4. Организация рабочего времени отдела или локальных подчиненных

Если вы хотите эффективнее использовать время своих подчиненных и выработать общие правила работы с временем в команде – начните с формирования корпоративных стандартов, регулирующих основные аспекты тайм- менеджмента. Например, при внедрении календарей используйте единый стандарт: цветовая разметка встреч, ключевые слова в названиях, вложения (повестка совещания, схема проезда на место встречи). 5. Система контроля над исполнением задач

Корпоративный стандарт управления задачами подразумевает достаточно простые вещи. 1. Материализация всех поручений руководителя в едином хранилище. 2. Разделение поручений в общей базе по тематической системе и по подчиненным. 3. Постоянный контроль. О задаче подчиненным не надо напоминать неоднократно, чтобы гарантировать ее выполнение в нужный срок. 5. Система контроля над исполнением задач

Не следует забывать про контроль внутренних совещаний: Кто и как инициирует совещания, как готовит их, в каком виде и за какой срок участникам присылается повестка; по какому принципу выбираются участники, как они могут отказываться от участия или заменять себя заместителями. Как ведется совещание исходя из его формата (планерка, мозговой штурм, информационное собрание, стратегическое совещание). Как фиксируются в режиме реального времени решения, как они вносятся в систему контроля задач. Как и кем отслеживаются принятые на совещании решения, кто контролирует их исполнение. 5. Система контроля над исполнением задач

Не бойтесь делиться своими обязанностями. Займитесь тем, что действительно важно и что вы обязательно должны сделать сами. Поручите выполнение других задач кому-то еще. Таким образом, вы сэкономите свое время и дадите возможность проявить себя другим сотрудникам. Не используйте принцип «хочешь сделать хорошо – сделай сам» 6. Делегирование

Не стоит пытаться охватить все отрасли сразу. Потратите свое время и силы и ничего толком не добьетесь. Ваша задача – стать заметным профессионалом в своей нише. Только в этом случае вы добьетесь того, о чем мечтали. Не стоит отвлекаться на мелочи, искать проблему в работе или думать, что кто-то вместо вас организует вашу работу. Если вы постоянно развиваетесь и понимаете, что вы хотите, то найдете, как это получить. Если вы реально стали профессионалом, то сможете поменять все вокруг себя, а не тратить время на поиски чего-то нового. Не все, что вы делаете, должно быть доведено до совершенства. Старайтесь хорошо выполнять свои обязанности, но не действуйте по принципу «все или ничего» – у этой цепи есть и промежуточные звенья. 7. Станьте профессионалом в своем деле

Не забывайте, что цели на день должны быть предельно лаконичными, чтобы вы не запутались в том, что сами написали 8. Ставьте четкие цели, чтобы постоянно мотивировать себя на действия

Замечали ли вы, что по-настоящему поработать вам удается до начала официального рабочего дня и после его окончания? Когда офисы пустеют, клиенты не звонят, коллеги не забегают – только тогда можно сосредоточиться на «важном, но не срочном». А официальный рабочий день тратится на непрерывную отработку внешних сигналов, которые поступают в среднем раз в 8–10 минут. В этом случае помогут правильно налаженные коммуникации, которые позволят существенно сократить бюрократический документооборот. Нет необходимости писать служебную записку, если в компании считается официальным документом, сохраняется на сервере (можно поднять историю в конфликтной ситуации), есть жесткие правила по срокам ответа. Общение – один из важнейших факторов управления временем 9. Коммуникации

После работы займитесь тем, что вам нравится: играйте, встречайтесь с друзьями. Обязательно нужно разделять профессиональную и личную жизнь. Такое размежевание позволит наслаждаться и работой, и отдыхом, а это главный принцип успеха в любом деле. Найдите баланс между этими сферами и получайте удовольствие от того, что вы делаете! Не забывайте планировать время на отдых 10. Запланируйте время на отдых

1. Пренебрежение постановкой личных целей 2. Отсутствие плана 3. Отсутствие приоритетов 4. Создание видимости «чрезмерной занятости» 5. Многозадачность 6. Низкоэффективное планирование задач 7. Неумение устранять отвлекающие факторы 8. Промедление 9. Перегрузка 10. Отсутствие времени на отдых 10 распространенных ошибок в управлении временем

Спасибо за внимание!