Повышение эффективности работы структурных подразделений и органов Администрации города Волгодонска путем применения информационных систем при подготовке и согласовании проектов нормативных правовых актов Администрации города Волгодонска Разработчик и докладчик: Кунишевская Т.А.

Цель проекта: повышение эффективности управленческой деятельности Администрации города Волгодонска; обеспечение выполнения принимаемых решений путем применения информационных систем при подготовке и согласовании проектов нормативных правовых актов по реализации полномочий Администрации города Волгодонска по решению вопросов местного значения и возложенных на нее отдельных государственных полномочий, в том числе правила внутренней организации деятельности Администрации города Волгодонска

Мотивация: минимизация недостатков процесса разработки и согласования проектов нормативных правовых актов, выявленных в ходе анализа (нарушение сроков разработки и согласования проектов, низкое качество подготовленных документов, несогласованность замечаний и рекомендаций должностных лиц при согласовании проектов правовых актов, лишние трудозатраты делопроизводителей при регистрации правовых актов, их рассылке, постановке на контроль, подготовке отчетности)

Миссия: упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества подготовки документов, уменьшение временных затрат путем создания условий для эффективного применения прогрессивных технических средств при согласовании проектов нормативных правовых актов, их регистрации, рассылки

Преимущества использования системы «Дело-Web» : отслеживание движения документа на всех этапах его жизненного цикла; эффективный контроль и отчетность по исполнению резолюций; удобный и быстрый поиск по любым реквизитам регистрационной карточки как проектов документов, так и принятых документов;

Преимущества использования системы «Дело-Web» : удобная работа над проектами документов; формирование отчетности; сокращение сроков подготовки и согласования документов; возможность делегирования полномочий ; быстрая и удобная регистрация документов с помощью развернутой системы различных справочников; журнал передачи документов, внутренние и внешние реестры отправки;

Электронный документооборот существенно повышает эффективность работы управленческого и технического персонала: ускоряет процессы подготовки, согласования, визирования и утверждения документов; упрощает процедуры поиска и обработки документов, обмена ими как внутри организации, так и с внешними адресатами; значительно сокращается потребление бумаги и расходных материалов, снижается потребность в копировально – множительной технике и в техническом персонале, выполняющем функции копирования Это совершенно новый подход, как при работе с документами так и при взаимодействии структурных подразделений и органов Администрации города.

При внедрении электронного документооборота появляются новые термины и определения: процесс движения документов в электронном виде с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления; комплекс работ с документами: создание, прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа Электронный документооборот -

Новые термины и определения: документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме, подписан электронной цифровой подписью, равнозначен документу, подписанному собственноручной подписью Электронный документ-

Новые термины и определения: аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов Электронная цифровая подпись (ЭЦП) -

Новые термины и определения: электронный аналог традиционной регистрационной карточки. РК является основной единицей хранения в базе данных системы «Дело-Web» и заводится в момент регистрации документа Регистрационная карточка (РК) -

Новые термины и определения: РКПД содержит основные реквизиты документа (регистрационный номер проекта, исполнитель, плановая дата готовности проекта документа, содержание, адресаты и т.д.), а также информацию о ходе согласования и подписания проекта документа Регистрационная карточка проекта документа (РКПД) -

Участниками обмена электронными документами могут быть: сотрудники структурных подразделений Администрации города Волгодонска органы государственной власти РФ органы Администрации города Волгодонска, участвующие в обмене электронными документами Плюсом системы «Дело-Web» является то, что она масштабируемая и гибкая в настройке (возможно «увеличение охвата» и включение новых пользователей)

Система электронного документооборота «Дело-Web» позволяет работать с единым хранилищем объектов, в котором содержатся как неофициальные данные, так и документы, обрабатываемые «официальным» документооборотом и архивным делом. Только технология электронного документооборота позволяет сформировать и успешно эксплуатировать единую базу знаний.

Работа над проектами документов Рассылка зарегистрированного документа. Функционал подготовки документов позволяет автоматизировать весь процесс создания документа. Работа с проектами документов подразумевает выполнение следующих действий: Создание регистрационной карточки проекта документа (РКПД), в том числе и «во исполнение» распорядительного документа. Изменение проекта с сохранением предыдущих версий. Согласование проекта документа. Утверждение проекта документа. Регистрация документа, созданного на основе проекта.

Для работы с проектами документов используются следующие папки кабинета: Управление проектами – содержит перечень записей об РКПД, исполнителями которых являются владельцы текущего кабинета На визировании – содержит перечень записей об РКПД, присланных на визирование владельцам данного кабинета На подписи – содержит перечень записей об РКПД, присланных на утверждение владельцам данного кабинета

Создание регистрационной карточки проекта документа. Окно регистрации нового проекта.

Проект документа в режиме просмотра

Раздел «ФАЙЛЫ» - позволяет работать с файлами, прикрепленными к РКПД

Проект документа в режиме просмотра

В разделе «ИСПОЛНИТЕЛИ» - содержится информация об исполнителе проекта

Проект документа в режиме просмотра

«РУБРИКИ» - с помощью данного раздела определяется принадлежность документа к той или иной тематической рубрике

Проект документа в режиме просмотра

Раздел «СВЯЗКИ» - содержит перечень записей РК, РКПД, с которыми связана текущая РКПД.

Проект документа в режиме просмотра

Раздел «ВИЗЫ»- содержит перечень записей о должностных лицах, визирующих РКПД.

Проект документа в режиме просмотра

Раздел «ПОДПИСИ»- содержит перечень записей о должностных лицах, утверждающих РКПД.

Проект документа в режиме просмотра

Раздел «АДРЕСАТЫ»- содержит перечень внешних и внутренних адресатов документа

После заполнения всех реквизитов РКПД выглядит следующим образом:

Согласование проекта документа. Должностные лица, которым направлен документ, могут ознакомиться с его содержанием и внести коррективы. Редактирование может осуществляться путем: исправления текущей версии; прикрепления к карточке файла с замечаниями; создания новой версии проекта.

Согласование проекта документа

Статус проекта, отражающий ход визирования и подписания, автоматически обновляется и отображается на рабочем месте исполнителя и согласующих должностных лиц отпадает необходимость отслеживать перемещение бумажных документов среди структурных подразделений и органов Администрации, контролируются сроки рассмотрения и согласования документа. Сроки подготовки документов делаются более прогнозируемыми и управляемыми. Система «Дело-Web» позволяет всем должностным лицам, участвующим в согласовании проекта НПА, в режиме реального времени отслеживать все операции, производимые с проектом. Системой обеспечен сквозной автоматический контроль исполнения на всех этапах работы с документами, в том числе и процесса согласования.

Процесс согласования удобен для согласующих должностных лиц, т.к. проекты в системе выстроены по срокам согласования.

Утверждение проекта документа

После подписания документа Мэром города Волгодонска, проект документа приобретает статус «Подписан». Такой проект отправляется на регистрацию.

Регистрация документов Пройдя все этапы процедуры согласования, подписания проект приобретает состояние «На регистрации».

Для каждого проекта НПА в системе «Дело-Web» формируется регистрационно-контрольная карточка (РК).

Рассылка документов

Контроль исполнения

Полнотекстовый поиск по содержанию документа

Работа с взаимосвязанными документами

Согласование проектов НПА с прокуратурой города Волгодонска с использованием программы «Дело-Web» Согласно Регламенту Администрации города Волгодонска проекты нормативных правовых актов Администрации города Волгодонска, подлежат согласованию прокуратурой города Волгодонска для проверки в порядке надзора соответствия нормативных правовых актов законам, действующим на территории Российской Федерации, и проведения антикоррупционной экспертизы.

Общественная экспертиза проектов НПА с использованием программы «Дело-Web» В отношении проектов нормативных правовых актов, затрагивающих права, свободы и обязанности человека и гражданина, согласно ст Регламента Администрации города Волгодонска может проводиться общественная экспертиза Общественной палатой города Волгодонска.

Представление НПА Администрации города Волгодонска в Правительство Ростовской области Администрация города Волгодонска ежемесячно передает в Правительство Ростовской области нормативные правовые акты и информацию об их опубликовании на электронном носителе и в бумажном варианте для ведения регистра нормативных правовых актов Ростовской области.

Представление постановлений Администрации города Волгодонска на хранение в архив Согласно Регламенту Администрации города Волгодонска первые экземпляры правовых актов хранятся в общем отделе Администрации города два года, затем передаются на хранение в архивный отдел Администрации города.

Эффективность системы «Дело-Web» По данным исследований компаний, занимающихся разработкой информационных систем, при работе с бумажными документами: около 15% всех документов безвозвратно теряется; до 30% рабочего времени сотрудников затрачивается на поиски необходимых материалов; для каждого документа создается в среднем 10 его копий.

На регистрацию и рассылку одного НПА в среднем затрачивается: 1 час рабочего времени 60 листов бумаги + краска в принтер

Таким образом: Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Дело-Web» создает принципиально новые условия для более эффективной организации работы с документами. Современное развитие телеком- муникационных технологий и средств вычислительной техники позволяют осуществлять документооборот в более ускоренном и широкомасштабном режиме.

В настоящее время по Регламенту 4.12 Проекты правовых актов с прилагаемыми материалами, листом согласования, листом рассылки передаются в общий отдел Администрации города на бумажном носителе и по корпоративной электронной почте (с указанием на листе рассылки даты отправления и имени файла) для визирования управляющим делами Администрации города После согласования проекта правового акта всеми должностными лицами, проект правового акта с прилагаемыми материалами, листом согласования, листом рассылки передается в общий отдел Администрации города с использованием электронного документооборота «Дело-Web» При использовании системы «Дело-Web» Исключается возможность несоответствия бумажного варианта документа электронному носителю

В настоящее время по Регламенту Проект правового акта, переданный должностному лицу на визирование, рассматривается им в течение не более двух рабочих дней. Срочные проекты визируются в течение трех часов Сроки согласования остаются те же, но: процесс согласования может быть запараллелен; сроки подготовки документов делаются более прогнозируемыми и управляемыми, так как обеспечен сквозной контроль за процессом согласования; процесс согласования удобен для согласующих должностных лиц, т.к. проекты в системе выстроены по датам согласовании; экономия времени физического переноса документа от одного согласующего лица к другому; экономия бумажных ресурсов При использовании системы «Дело-Web»

В настоящее время по Регламенту В случае несогласия с текстом правового акта лицо, визирующее правовой акт, предлагает свои замечания в письменном виде. Замечания должностного лица, визирующего правовой акт, излагаются отдельной запиской, которая прилагается к проекту правового акта В случае несогласия с текстом правового акта, редактирование может осуществляться путем исправления текущей версии, прикрепления к карточке файла с замечаниями, а также путем создания новой версии проекта. Все участники процесса согласования могут отследить замечания друг друга в режиме реального времени При использовании системы «Дело-Web»

В настоящее время по Регламенту По результатам проведенной антикоррупцион- ной экспертизы проекта нормативного правового акта при выявлении коррупци- огенных факторов юристами составляется заключение по форме, утвержденной правовым актом Администрации города Волго-донска Заключение по результатам проведенной антикоррупцион- ной экспертизы НПА составляется с использованием электронного документооборота «Дело-Web» и прикрепляется в РКПД данного документа При использовании системы «Дело-Web»

В настоящее время по Регламенту В случае, если в тексте НПА коррупциогенных факторов не выявлено, юристами осуществляется визирование проекта с формулировкой «коррупциогенных факторов не выявлено» (на листе согласования) Отметка «коррупциогенных факторов не выявлено» заносится в РКПД данного документа При использовании системы «Дело-Web»

В настоящее время по Регламенту Общий отдел Администрации города в течение 1 рабочего дня после согласования проекта нормативного правового акта управляющим делами Администрации города представляет его на согласование в прокуратуру города Волгодонска Представление проекта НПА в прокуратуру города Волгодонска осуществляется в течение 1 часа (экономия времени, бумажных ресурсов, возможность исполнителей отследить данный процесс) При использовании системы «Дело-Web»

В настоящее время по Регламенту В отношении проектов НПА, затрагивающих права, свободы и обязанности человека и гражданина, может проводиться общественная экспертиза Общественной палатой города Волгодонска. Проекты НПА могут направляться в Общественную палату города Волгодонска в соответствии с соглашением о взаимодействии, заключенным между Администрацией города и Общественной палатой города Волгодонска. Общий отдел Администрации города в течение 1 часа после согласования проекта НПА правовым управлением Администрации города представляет его в Общественную палату города Волгодонска с использованием электронного документооборота ««Дело-Web» (экономия времени, бумажных ресурсов, возможность исполнителей отследить данный процесс) При использовании системы «Дело-Web»

В настоящее время по Регламенту Общий отдел Администрации города обеспечивает тиражирование правовых актов, их рассылку заинтересованным структурным подразделениям и органам Администрации города, иным лицам, а также исполнителям правового акта согласно листу рассылки. Лист рассылки имеет перечень обязательных адресатов с указанием, в каком виде (бумажном, электронном) направляются им копии правовых актов. Рассылка в электронном виде осуществляется с использованием системы «Дело-Web» При использовании системы «Дело-Web»

В настоящее время по Регламенту Общий отдел Администрации города передает в Правительство Ростовской области нормативные правовые акты и информацию об их опубликовании на электронном носителе для ведения регистра нормативных правовых актов Ростовской области по утвержденному графику Общий отдел Администрации города передает в Правительство Ростовской области нормативные правовые акты и информацию об их опубликовании с использованием системы «Дело-Web» При использовании системы «Дело-Web»

Электронный документооборот призван решить такие наболевшие проблемы традиционного делопроизводства, как: проблема поиска документов; невыполнение документов в установленный срок; неподдающаяся контролю текущая работа исполнителей с документами; невозможность проследить историю работы с документами.

РИСКИ: Одна из основных проблем внедрения: в любой организации найдутся люди, стремящиеся избежать чего-либо нового. Консерватизм сотрудников обычно обусловлен нежеланием обучаться или переобучаться. Сотрудники должны воспринимать систему электронного документо-оборота «Дело-Web» как необходимый инструмент, без которого невозможно эффективно работать. ЗАДАЧА: