«ИБР: Документооборот КОРП, подсистема «Делопроизводство» на базе платформы «1С:Предприятие 8.2/8.3» © 2013 « Информационные Бизнес Решения» Все права защищены

Каталог профессиональных сервисов Содержание 2 1. Концепция делопроизводства 2. Основные разделы системы 2.1. Рабочий стол 2.2. Электронные документы 2.3. Регистрируемые документы 2.4. Помощник руководителя 3. Основные отчеты 4. Настройка номенклатуры дел 5. Режимы работы платформы 5.1. Толстый клиент 5.2. Тонкий клиент 5.3. Web – клиент 5.4. Интерфейс Web - клиента 6. Сервисные функции 6.1. Управление доступом 6.2. Электронная почта 6.3. Электронная цифровая подпись 6.4. Потоковое сканирование 6.5. Печать документа в шаблон ИБР: Документооборот КОРП, подсистема «Делопроизводства»

Каталог профессиональных сервисов 1. Концепция делопроизводства в системе ИБР: Документооборот КОРП 5 ИБР: Документооборот КОРП, подсистема «Делопроизводства» Категории дел: административно-хозяйственная деятельность; взаимодействие с надзорными и государственными органами; деятельность профсоюзных организаций; методическая деятельность; организационно- распорядительная деятельность; служебная переписка; и т.д. Категории дел: административно-хозяйственная деятельность; взаимодействие с надзорными и государственными органами; деятельность профсоюзных организаций; методическая деятельность; организационно- распорядительная деятельность; служебная переписка; и т.д. Документопотоки Основные операции Создание документа Назначение сценария обработки документа Согласование документа Утверждение документа Зона ответственности Исполнители Руководители Создание поручений Входящие документы: вся поступающая корреспонденция подлежащая регистрации. Внутренние документы: протоколы; приказы; распоряжения; служебные записки; и т.д. Исходящие документы: вся исходящая корреспонденция подлежащая регистрации. Входящие документы: вся поступающая корреспонденция подлежащая регистрации. Внутренние документы: протоколы; приказы; распоряжения; служебные записки; и т.д. Исходящие документы: вся исходящая корреспонденция подлежащая регистрации. Номенклатура дел

Каталог профессиональных сервисов 2.1. Раздел «Рабочий стол» 6 ИБР: Документооборот КОРП, подсистема «Делопроизводства» Делопроизво дство Организацио нный документооб орот Рабочий стол Рабочий стол – это раздел системы, консолидирующий данные по задачам пользователя. Основные возможности: Выполнение задач Назначение задач Контроль выполнения поставленных задач Помощник руководителя

Каталог профессиональных сервисов 2.1. Раздел «Рабочий стол» Пример. Выполнение задачи «Согласование проекта протокола» 6 ИБР: Документооборот КОРП, подсистема «Делопроизводства» Рабочий стол Делопроизво дство Организацио нный документооб орот Помощник руководителя Журнал задач Область статуса документа Меню задач Область реквизитов документа

Каталог профессиональных сервисов 2.2. Раздел «Организационный документооборот» 6 ИБР: Документооборот КОРП, подсистема «Делопроизводства» Рабочий стол Организационный документооборот – это раздел системы, автоматизирующий специализированный документооборот предприятия не требующий регистрации: Служебные записки Заявки Проекты документов Протоколы И т.д. Формы документов данного раздела формируютсяпользователем с помощью конструктора форм без участияразработчика. Делопроизво дство Организацио нный документооб орот Помощник руководителя

Каталог профессиональных сервисов 2.2. Раздел «Организационный документооборот» Пример работы с Заявкой. 6 ИБР: Документооборот КОРП, подсистема «Делопроизводства» Рабочий стол Делопроизво дство Организацио нный документооб орот Помощник руководителя

Каталог профессиональных сервисов 2.3. Раздел «Делопроизводство» 6 ИБР: Документооборот КОРП, подсистема «Делопроизводства» Рабочий стол «Делопроизводство» – это раздел Системы, автоматизирующий юридически значимый документооборот предприятия требующий регистрации: Входящие (письма, заявления, предложения и т.д.) Исходящие (письма, справки и т.д.) Внутренние (приказы, распоряжения, протоколы,служебные записки) Регистрация документов осуществляется в соответствии сшаблонами номеров, принятых на предприятии. Делопроизво дство Организацио нный документооб орот Помощник руководителя

Каталог профессиональных сервисов 2.3. Раздел «Регистрируемые документы» Пример работы с Исходящим документом. 6 ИБР: Документооборот КОРП, подсистема «Делопроизводства» Рабочий стол Делопроизво дство Организацио нный документооб орот Помощник руководителя

Каталог профессиональных сервисов 2.4. Раздел «Помощник руководителя» 18 ИБР: Документооборот КОРП, подсистема «Делопроизводства» Рабочий стол «Помощник руководителя» – это раздел Системы, обеспечивающий помощнику возможность управлять задачами руководителя по согласованию, подписанию документов. Делопроизво дство Организацио нный документооб орот Помощник руководителя

Каталог профессиональных сервисов 2.4. Раздел «Помощник руководителя» Пример. Управление документами на подписи. 18 ИБР: Документооборот КОРП, подсистема «Делопроизводства» Рабочий стол Делопроизво дство Организацио нный документооб орот Помощник руководителя

Каталог профессиональных сервисов 3. Основные отчеты 21 ИБР: Документооборот КОРП, подсистема «Делопроизводства» Виды отчетов системы «Управление документооборотом»: Список входящих документов Список исходящих документов Список внутренних документов Отчет об исполнении документов Справка об объеме документооборота Сводка по видам документов Документооборот по корреспондентам Отчет по задачам (просроченным, выполненным в срок, находящимся на исполнении).

Каталог профессиональных сервисов Примеры отчетов 22 ИБР: Документооборот КОРП, подсистема «Делопроизводства»

Каталог профессиональных сервисов Примеры отчетов 23 ИБР: Документооборот КОРП, подсистема «Делопроизводства»

Каталог профессиональных сервисов 4. Жизненный цикл документов 24 ИБР: Документооборот КОРП, подсистема «Делопроизводства»

Каталог профессиональных сервисов 5. Режимы работы платформы 5.1. Толстый клиент 25 ИБР: Документооборот КОРП, подсистема «Делопроизводства» Толстый клиентТонкий клиентWeb - клиент Работает в файловом варианте, где вся функциональность исполняется в клиентском приложении. Работает в клиент-серверном варианте, где часть функциональности исполняется на клиенте, а часть – на сервере.

Каталог профессиональных сервисов 5. Режимы работы платформы 5.2. Тонкий клиент 26 ИБР: Документооборот КОРП, подсистема «Делопроизводства» Тонкий клиентТолстый клиентWeb - клиент Удаленная Online работа через интернет с использованием Web - сервера. Взаимодействие с кластером серверов напрямую, по протоколу TCP/IP. Работа в файловом варианте на компьютере, где в рамках специализированной среды используются: загрузка необходимых для работы системы серверных компонентов; загрузка прикладной конфигурации; другие действия, необходимые для организации работы системы с информационной базой. Взаимодействие между тонким клиентом и специализированной средойвыполняется по тем же протоколам, что и в случае работы в клиент-серверномварианте или через Web -сервер. Таким образом, специализированная среда выступает в роли сервера. С точки зрения операционной системы, даннаяспециализированная среда не выделена в отдельный процесс и выполняется врамках процесса тонкого клиента.

Каталог профессиональных сервисов 5. Режимы работы платформы 5.3. Web - клиент 27 ИБР: Документооборот КОРП, подсистема «Делопроизводства» Web - клиентТолстый клиентТонкий клиент Работа 1С:Предприятия в Интернет-браузере без установки системы на компьютер пользователя (в качестве клиентского приложения используетсяинтернет-браузер Microsoft Internet Explorer или Mozilla Firefox ); Многоплатформенность (Использование режима Web -клиента позволяет всем элементам системы работать, под управлением операционной системыLinux и Windows ); Применение особенной техники работы с локальными файлами - для передачи файлов между клиентом и сервером с использованием специальноговременного хранилища; Конфигурация должна полностью одинаково работать в Web -клиенте и в тонком клиенте.

Каталог профессиональных сервисов 6. Сервисные функции 6.1. Управление доступом 29 ИБР: Документооборот КОРП, подсистема «Делопроизводства» 1.Предотвращение доступа нелегальных пользователей к системе Идентификация каждого пользователя при входе в систему по имени пользователя и паролю Блокировка системы при бездействии пользователя в течение определенного промежутка времени 2.Управление доступом легальных пользователей к системе Каждому пользователю доступны для применения только те возможности системы, которые необходимы для выполнения своих функций Каждый элемент хранилища (документы, папки) имеет свой набор прав доступа, определяющий пользователей, имеющих доступ к элементу, и уровни этого доступа

Каталог профессиональных сервисов 6. Сервисные функции 6.1. Управление доступом 30 ИБР: Документооборот КОРП, подсистема «Делопроизводства» 1.«НЕТ» - нет доступа к данному элементу 2.«Просмотр» - пользователь может просматривать только свойства элемента, но не его содержимое 3.«Чтение» - пользователь может просматривать содержимое документа 4.«Реакция» - пользователь может снабжать элемент комментариями 5.«Изменение» - пользователь может изменять и записывать новые версии элемента 6.«Запись» - пользователь может изменять и записывать документ, не меняя версии 7.«Удаление» - пользователь может удалять элемент Реквизиты: 1.______ 2.______ 3.______ 4.______ Комментарии: __________________

Каталог профессиональных сервисов 6. Сервисные функции 6.2. Электронная почта 30 ИБР: Документооборот КОРП, подсистема «Делопроизводства» ИБР: Документооборот КОРП обладает полноценным почтовым клиентом, обеспечивающий создание, отправку, хранение электронных сообщений, а также обработку с использованием функционала блока «Задачи/Поручения».

Каталог профессиональных сервисов 6. Сервисные функции 6.3. Электронная цифровая подпись 31 ИБР: Документооборот КОРП, подсистема «Делопроизводства» Электронная цифровая подпись ( ЭЦП ) реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи. Использование электронной цифровой подписи позволяет осуществить: Доказательное подтверждение авторства документа. Контроль целостности передаваемого документа. При любом случайном или преднамеренном изменении документа изменится подпись, следовательно, онастанет недействительной. Защиту от изменений (подделки) документа. Невозможность отказа от авторства. Так как создать корректную подпись можно, лишь зная закрытый ключ, а он известен только владельцу, то владелец неможет отказаться от своей подписи под документом.

Каталог профессиональных сервисов 6. Сервисные функции 6.3. Электронная цифровая подпись 32 ИБР: Документооборот КОРП, подсистема «Делопроизводства» Электронная цифровая подпись ( ЭЦП ) реализована в документах при: Согласовании документа; Утверждении документа. Электронная цифровая подпись ( ЭЦП ) при правильном вводе пароля будет отображаться в листе согласования к документу.

Каталог профессиональных сервисов 6. Сервисные функции 6.4. Потоковое сканирование 33 ИБР: Документооборот КОРП, подсистема «Делопроизводства» Потоковое сканирование ( ПС ) производится в полуавтоматическом режиме с большой производительностью. Потоковое сканирование документов оптимально подходит для создания электронного архива большого объема однотипной информации следующего вида: бухгалтерских и финансовых документов договорных документов юридических документов архивных документов каталогов библиотек др.

Каталог профессиональных сервисов 6. Сервисные функции 6.5. Печать документа в шаблон 34 ИБР: Документооборот КОРП, подсистема «Делопроизводства» Печать документа в шаблон производится в автоматическом режиме и позволяет осуществить экономию рабочего времени и увеличить производительность печати всех видов документов. Печать документов в шаблон может быть осуществлена для: бухгалтерских и финансовых документов договорных документов юридических документов архивных документов каталогов библиотек и любых др.

Каталог профессиональных сервисов 7. Необходимость комплексных решений 35 ИБР: Документооборот КОРП, подсистема «Делопроизводства» Создание единого информационного пространства Минимизация использования бумажных носителей информации Однократный ввод данных Взаимосвязанная модель бизнес-процессов Оптимизация финансового документооборота Оптимизация организационной структуры Использование отработанной технологии внедрения

Каталог профессиональных сервисов 36 ИБР: Документооборот КОРП, подсистема «Делопроизводства» СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ