Три этапа на пути к электронной бухгалтерии: опыт реформы в крупной металлургической компании

Типовые проблемы и задачи холдингов при автоматизации бухгалтерии 2 Повышение прозрачности и контролируемости предприятий холдинга Эффективное взаимодействие с контролирующими органами Консолидация информации по финансовым потокам всех бизнес единиц

Законодательство г.2011 г.2010 г. Законодательно закреплено право на использование электронной ПБД Порядок ведения и оформления счетов-фактур. Порядок предоставления документов в электронном виде по ТКС Регулирование операторов ЭДО. Утверждение форматов счета-фактуры, Товарной накладной ТОРГ-12 и Акта приемки-сдачи работ (услуг) 229-ФЗ Изменения в НК РФ 63-ФЗ «Об ЭП» Постановление Правительства РФ 1137 Приказ Минфина 50н Приказ ФНС 129-ФЗ от 1996 «О бухгалтерском учете» Распоряжение ФНС Приказ ФНС Приказ ФНС Налоговый Кодекс РФ

Три этапа на пути к электронной бухгалтерии 4 Налоговая отчетность Внутрихолдинговое взаимодействие Юридически значимый электронный документооборот с контрагентами

5 5 Регионов (Нижегородская область, Челябинская область, Московская область, Татарстан, Пермский край) 11 городов (Москва, Владимир, Дзержинск, Выкса, Мытищи, Щелково, Челябинск, Чусовой, Альметьевск, Белгород, Усть-Луга) Более 30 юридических лиц Объединенная металлургическая компания

6 Целевые результаты внедрения ОЦО и эффект от централизации учетных функций Единая модель учетной функции и стандартизация бизнес-процессов обработки и хранения первичных документов Оптимизация численности, а также трудовых и стоимостных затрат на учетную функцию Повышение «сервисности» и надежности учетных и дополнительных услуг, оказываемых ОЦО Повышение качества подготовки отчетности и сроков ее подготовки Единое информационное пространство на базе ERP и 1С в связке с системой электронного архива Для обслуживания группы ОМК создан общий центр обслуживания

7 Процесс взаимодействия ОЦО - Клиент

Критерии выбора ИТ-платформ и поставщика для автоматизации бизнес-процессов в ОЦО Высокая производительность и отказоустойчивость Хранение файлов любых форматов (сканы, файлы приложений, аудио и видео-файлы и др.) Хранение всей истории, невозможность удаления и изменения документа Регламентация доступа Прямое управление оборудованием хранения (роботизированные библиотеки, жёсткие диски, RAID-массивы и т.д.) 8 Опыт реализации крупных проектов по построению систем ЭА Опыт и количество реализованных проектов по управлению фондами первичных бухгалтерских документов Цена предложенного решения, совокупная стоимость владения и период окупаемости

Проект «Электронный архив» в ОМК Старт проекта – август 2010 года, открытие II этапа проекта – апрель 2011 года, открытие III этапа проекта – 2013 год Территориально распределенные точки сканирования и ввода данных в Систему электронного архива (СЭА) в Центрах учета ОМК-Аудит – г. Москва, г. Выкса (Нижегородская область), г. Владимир, г. Челябинск, г. Альметьевск Эталонное тиражируемое решение для всех Центров учета Интеграция Электронного архива с учетными системами (SAP, 1C, OeBS) Наполнение Электронного архива документами из бумажных архивов за прошлые периоды (ретроконверсия, залповый ввод) и привязка электронных документов к соответствующим записям учетных систем Регламентированный доступ к документам Электронного архива всех подразделений, в том числе и территориально-удаленных 9

Особенности проекта в ОМК 10 Территориальная распределенность объединенного центра обслуживания (Центральный аппарат – Москва, Учетные центры – Выкса, Альметьевск, Челябинск, Владимир) Задача организации как горизонтально, так и вертикально интегрированного решения Большие потоки обрабатываемых документов (свыше документов в день)

Техническая реализация. Макроуровень 11

12 Интеграционная архитектура Системы электронного архива

13 Работа с документами. Бухгалтерия Бухгалтерские службы полностью переведены на безбумажную обработку документов Рабочее место бухгалтера оснащается двумя мониторами, на одном – учетная система (1С, Oracle eBS, SAP), на другом – электронный архив САПЕРИОН. Таким образом оптимизированы процессы учета и повышена эффективность поиска и обработки документов

Количество документов и пользователей системы МоскваВыксаВладимирЧелябинскАльметьевскЧусовой Июль Август Сентябрь Октябрь Ноябрь Декабрь Всего Среднее в месяц Кол-во пользователей на * * Пользователи, которые заходили не менее одного раза в течение последнего месяца, без учета пользователей отчетов

Результаты проекта «Электронный архив» Настроена и запущена в промышленную эксплуатацию Система электронного архива документов Созданы точки ввода, налажен бизнес-процесс движения документов, в результате которого большинство участников работает с электронными образами документов Переведен в электронный вид ретроспективный фонд первичных бухгалтерских документов (более единиц) Осуществляется интеграция со всеми учетными системами, программой бюджетного контроля «Система финансового менеджмента», системами «Банк-клиент» обслуживающих банков 15

Результаты проекта «Электронный архив» Сократились непроизводительные трудозатраты бухгалтерии на обработку «бумаги», подбор и ксерокопирование при работе с аудиторами Получены положительные отзывы аудиторских компаний по результатам проведения РСБУ аудита Сократились сроки подготовки к налоговым проверкам. Снизились риски штрафных санкций со стороны регуляторов Снижены издержки на документационную поддержку деятельности холдинга, хранение, обработку, пересылку документации За счет реструктуризации и создания объединенного центра обслуживания ОМК сократился штат бухгалтеров Практическая польза от внедрения Системы – расширение круга пользователей, регулярно поступают запросы на предоставление доступа для сотрудников Дирекции по правовым вопросам, Финансового управления, сопровождения продаж 16

История развития решения год внедрение электронного архива ПБД во всех бизнес-единицах корпорации ЭЛАР. Переход на безбумажный бухгалтерский документооборот 2007 – 2009 год внедрение электронных архивов ПБД для компаний ТНК-BP,СУЭК, РФФИ 2010 – 2013 год внедрение электронного архива в группе ОМК 2011 год интеграция решения с оператором ЭДО Такском, получение сертификата Такском. Пилотный проект по внедрению ЭДО 2012 год интеграция решения с оператором ЭДО СКБ Контур, получение сертификата для сервиса Диадок год завершение первого крупного проекта по переходу на ЭДО, подключение к 2м операторам. (компания ТОП-20)

СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ Корпорация ЭЛАР , г. Москва, Бумажный проезд, стр Тел.:+7 (495) Факс:+7 (499)

Ключевые факторы для создания ОЦО Ключевые факторыДостижение ключевых факторов Воля и решение высшего руководства Вовлечение в процесс высшего руководства и поддержка с его стороны – ключевой фактор успеха внедрения новой модели Осознание необходимости перехода на новую структуру управления Знакомство с опытом других компаний по аутсорсингу бизнес-процессов ( оптимизация ресурсов и повышение эффективности): выездные презентации, референс-визиты, приглашения на конференции по ОЦО Наличие подходящей программной системы и разработчика с опытом Наличие ECM (САПЕРИОН, FileNet, SharePoint) Компетенции и опыт проектов Обеспечение возможности гарантировать безопасность бизнеса на период перехода на новую структуру управления Это главное для собственников бизнеса! Подтверждение компетенций, практики и опыта ЭЛАР: примеры перехода с 1C на SAP и со структуры региональных центров к ОЦО в СУЭК 19