Основные критерии выбора решения для автоматизации управления документами в государственных организациях Основные критерии выбора решения для создания автоматизированных систем документационного обеспечения управления в государственных организациях

Важнейшие направления деятельности государственных организаций в концепции «электронного правительства» Повышение качества жизни граждан (G2C- Government For Citizen) Усовершенствование систем социальных услуг и здравоохранения Повышение безопасности граждан Создание новых возможностей для образования Обеспечение более эффективной защиты окружающей среды и забота об улучшении условий жизни населения Экономическое развитие государства(G2B- Government For Business) Облегчение процедур, необходимых для осуществления производственной и торгово-закупочной деятельности Повышение конкурентоспособности отечественных производителей на внутреннем и международном рынках Повышение эффективности работы управленческого аппарата (G2G-Government For Government) Упорядочивание и регулирование в сфере налогов и сборов Совершенствование законодательства Автоматизация регистрации, учета и хранения информации Организация единого межведомственного «информационного пространства»

Основные особенности управления в государственных организациях Нацеленность деятельности на качество предоставляемых услуг, а не на извлечение прибыли Государственная услуга – это нормативно закрепленная услуга, оказываемая государственными органами гражданам, бизнесу или другим государственным органам Полная административная регламентация деятельности Административные регламенты – совокупность правил, процедур, регламентация прав и обязанностей ведомств и отдельных должностных лиц Строгая дисциплина планирования бюджетного финансирования и его исполнения

Основные особенности документационного обеспечения управления в госорганах Высокая изменчивость предметной области, правил и методов ее регулирования Наличие строгих государственных и ведомственных нормативов по порядку учета, обработки и исполнения документов Административные регламенты обработки документов, ориентированы на традиционный бумажный документооборот «Параллельное существование» бумажных документов и их электронных образов (аналогов) Жесткие требования к сохранности, юридической значимости и ограничению доступа к документам

Типовые проблемы, возникающие в ходе создания АС ДОУ в госорганах Недостатки и пробелы в нормативно-правовой базе Отсутствие унификации и стандартизации в области электронного документооборота в госсекторе Слабая материально-техническая база госорганов Недостаточный уровень подготовки сотрудников и квалификации эксплуатационного персонала «Лоскутная автоматизация» и отсутствие интеграции информационных систем на уровне организации в целом Бюджетные ограничения финансирования работ по созданию информационных систем

Область применения АС ДОУ в государственных организациях Автоматизация делопроизводства Создание и совершенствование электронных административных регламентов обработки документов Управление архивами бумажных и электронных документов Контроль исполнительской дисциплины Распределенная обработка документов и межведомственный обмен документами Поддержка процесса принятия управленческих решений Защита информации от несанкционированного доступа

7 Типовая модель управления автоматизированной системой ДОУ в крупной государственной организации Многоуровневая децентрализованная модель управления автоматизированной системой Общее Программно-аппаратная платформа Методология ДОУ НСИ централизованного ведения СККИ Отдельное Регламенты эксплуатации Базы данных Локальная часть НСИ

Место АС ДОУ в ведомственной информационной системе Средства электронной почты и другие системы электрической связи Ведомственная инфраструктура удостоверяющих центров Ведомственные автоматизированные системы Офисные приложения и OCR системы Корпоративный портал АС ДОУ

Модель функционального взаимодействия программно-аппаратных комплексов АС ДОУ на примере ФТС России

Логическая структура автоматизированной системы ДОУ для государственной организации Автоматизированная система управления архивами бумажных и электронных документов САУ Автоматизированная система управления электронными регламентами обработки документов СЭД Автоматизированная система делопроизводства АСД

Функциональная структура автоматизированной системы ДОУ государственной организации СЭД АСДСАУ Технологические компоненты

Основное функциональное назначение АСД Прием документов поступающих почтовой, специальной и фельдъегерской связью, по каналам электрической связи (факсограммы, телетайпограммы, телеграммы, телефограммы и электронная почта) Регистрация и реестровый учет документов в том числе учет документов ДСП и использования гербовых бланков Исполнение документов Подготовка и сбор резолюций, доставка исполнителям, контроль хода исполнения Отправка документов Сортировка, взвешивание, франкирование и оформление почтового отправления Формирование описей и реестров рассылки и описи вложений Рассылка документов по каналам электрической связи

Критерии выбора решения для создания АСД Требования к решению Бесшовная интеграция с продуктами MS Office, Open Office и другими офисными приложениями Развитые средства потокового сканирования и распознавания текстов документов на основе использования штрих-кодовых меток сепараторов Взаимодействие с системами электронной почты и факсимильной связи Возможность одновременной работы с бумажными и электронными документами Макетируемые формы регистрации документов Встроенные средства ведения нормативно-справочной информации Разделение прав доступа к полям регистрационных и контрольных карточек в зависимости от полномочий пользователей и статуса документа в его жизненном цикле

Специализированное приложение – обработчик подшивки документов

Специализированное приложение – «Организационно-распорядительный документ»

Основное функциональное назначение СЭД Коллективная и упорядоченная работа над созданием, согласованием, утверждением и исполнением электронных документов Создание и совершенствование электронных регламентов обработки документов Автоматизация процессов обработки документов на основе их моделей (электронных регламентов) Мониторинг и диспетчеризация процессов обработки документов Формирование «хронологии» осуществления процессов и соблюдения регламентов Контроль сроков и качества исполнения работ над документом Обработка отклонений от нормативного хода реализации процессов

Критерии выбора решения для создания СЭД Требования к решению Средства проектирования моделей административных регламентов процессов обработки документов Оповещения о необходимости выполнения работ над документами и о состоянии процессов Отслеживание и фиксация статуса и этапов жизненного цикла документов, накопление данных для «план-факт» анализа Версионный контроль Возможность одновременной работы с бумажными и электронными документами «Электронное визирование» документов с использованием ЭЦП Оптимизация моделей процесса «на ходу» Интеграция со средствами электронной почты для организации исполнения поручений и решений по документам

Графический редактор моделей деловых процессов

Средства мониторинга исполнения деловых процессов

Основное функциональное назначение САУ Передача документов на архивное хранение Ведение номенклатуры дел организации Оформление дел архивного хранения Формирование внутренней описи документов дела Автоматизированное сопоставление дел с «топографией» архива Управление архивным хранением Ведение описи дел архивного фонда Ведение книг выдачи документов и формирование актов, листов использования и карт-заменителей Автоматизированное формирование актов о выделении к уничтожению документов Автоматизированное формирование актов акт о неисправимых повреждениях документов Автоматизированное ведение книги учета поступления и выбытия документов

Критерии выбора решения для создания САУ Требования к решению Иерархическая динамическая классификация документов Хранение документов различных типов и форматов Поддержка механизма «Check-In/Check-Out» Средства экспертизы ЭЦП Выборочное индексирование Атрибутивный и полнотекстовый поиск документов с учетом национальной морфологии языков Штрих-кодовая идентификация документов Автоматически исполняемые сценарии для обслуживания архива Производительные программно-аппаратные средства создания ретроспективных электронных архивов Гарантированное долговременное хранение документов

Сканирование Распределение Распознавание Сохранение изображений текстов документов в по документам документов в системе Оптимальная модель реализации технологической цепочки при потоковом вводе документов АС ДОУ

Требования к технологическим компонентам решения для создания АС ДОУ Унификация и стандартизация методов администрирования протоколов обмена данными и интерфейсов межпрограммного взаимодействия для интеграции с внешними системами и разработки функциональных расширений Шлюзы к стандартным системам передачи данных XML спецификация форматов экспорта/импорта документов Объектно-ориентированный API Средства создания сценариев обработки событий Встроенные средства генерации форм отчетности использование деловой графики и поддержка аналитического инструментария (OLAP/Data Mining) Защита информации от НСД Соответствие требованиям руководящих документов и использование сертифицированных средств криптографической защиты информации

Средства генерации форм отчетности

Регистрация событий и средства аудита журналов регистрации

Основные выводы Решайте проблему комплексно Осознайте необходимость создания организационного и методологического обеспечения системы Интегрируйте в систему лучшие информационные технологии Стремитесь к стандартизации своих решений Добивайтесь уменьшения риска морального старения системы Доверяйте решение профессионалам

Старостин Ефим Николаевич Директор департамента программного обеспечения ОАО «ОПТИМА» Россия, , Москва, Рубцовская наб., д. 3, стр.1 Тел.: +7 (095) Факс: +7 (095)