Туманова Наталья Леонидовна, Руководитель Организационного управления Московской областной Думы, доцент, кандидат юридических наук Опыт организации документационного управления в Московской областной Думе

Формирование рациональных, конкретных правил и процедур работы институтов представительной, исполнительной, судебной властей, производства, науки и образования в области работы с документами.

Документированная информация составляет основу управления. Эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества.

Изучение правовых аспектов документированной информации в условиях внедрения новых информационных технологий, компьютерной техники, телекоммуникационных сетей, признания информации важнейшим ресурсом управления служат наглядным примером адекватной реакции на вызовы времени и представляют большую ценность.

Единая Система Управления Документами Единая Система Управления Документами должна представлять собой инструментарий, позволяющий пользователям возможности для решения конкретных задач, и включать следующие основные подсистемы. · · · · - · · · · · Подсистема "Работа с Документами" Регистрация Передача Контроль исполнения Подсистема "Электронный Архив" Системати зация Поиск Извлечение и передача Подсистема Создания документов Сканирование Распознавание Редактирование

Автоматизация законодательного процесса - тема чрезвычайно актуальна, поскольку автоматизации любого рода деятельности, в особенности такой сложноформализуемой, как законодательная, является средством ускорения соответствующих процессов, средством облегченного доступа к законодательной информации и, как закономерное следствие - способствует более широкой осведомленности, доступу и участию граждан Российской Федерации в законодательном процессе.

Появление электронного документа ставит перед документоведами и архивистами ряд проблем, требующих целого комплекса научных исследований, обучения, дополнения методических рекомендаций, правил и инструкций, ставит вопрос о переходе к ведению в организациях части малоценной для архивного хранения документации в электронном виде.

В Московской областной Думе уделяется серьезное внимание организации электронного документооборота. Проведена большая работа, которая завершилась значительным сокращением бумажного документооборота при проведении заседаний Думы.

Автоматизированная система ведения заседаний, являющаяся частью информационно-коммуникационного комплекса Думы. Частично используется вместо бумажных документов их электронный вид (в файловом обмене между подразделениями аппарата Московской областной Думы, автоматизированной системы ведения заседаний Думы).

Специалистами Организационного управления Думы проводится работа по учету текущей корреспонденции, подготовке проектов резолюций, учету за состоянием документов, находящихся в работе и списание «в дело» отработанных документов. Эта работа проводится с помощью системы электронного документооборота Компании ЭОС «Дело 8.9».

За 2007 год общий документооборот в Думе составил документа (2006 год – ; 2005 год ; 2004 год ; 2003 год – ; 2002 год ), в том числе: входящие (регистрируемые и учитываемые) , исходящие , из них: рассылка , другие виды

Во всех 378 городских и сельских поселениях Московской области утвержден Порядок рассмотрения обращений граждан в органах местного самоуправления каждого муниципального образования.

Создано правовое поле, гарантирующее свободный диалог граждан и власти. В Московскую областную Думу в 2007 году поступило 796 писем (в том числе с сайта Московской областной Думы) с предложениями, заявлениями, ходатайствами, жалобами, просьбами от жителей 59 муниципальных образований Московской области. Из них свыше 650 обращений взяты на контроль, в том числе все коллективные и 14 повторных.

В 2007 году осуществлялась деятельность Организационного управления по работе с архивными документами. В электронном виде архив Московской областной Думы на сегодняшний день только инсталлирован и еще не действует. (Предполагается «пилотный запуск» электронного архива Думы).

Большой объем документооборота Думы потребовал внедрения в ее деятельность электронного документооборота. Система автоматизированного делопроизводства и документооборота (далее САДД) «Дело» начала работать в тестовом режиме в 2003 году.

Первоначально работы велись на 6 рабочих местах, в течение месяца были подключены еще 15 рабочих мест. В начале 2004 года Дума перешла на регистрацию документов в САДД «Дело» на 21 рабочем месте.

В настоящее время в системе автоматизированного делопроизводства и документооборота «Дело» имеется 59 рабочих мест. В соответствии с поданными заявками на обеспечение рабочими местами электронного документооборота будет приобретено дополнительно 30 рабочих мест.

В САДД «Дело» происходит регистрация всех документов, обрабатываемых общим отделом Организационного управления, что позволяет получать различные отчетные формы о текущем состоянии дел. В Думе в октябре - ноябре 2007 г. внедрен новый релиз программного обеспечения САДД «Дело-8.9», учитывающий современные технологии электронного документооборота.

САДД «Дело» предполагает помимо заполнения регистрационной карточки документа его прикрепление к этой карточке в электронном виде. На текущий момент документы в электронном виде не прикрепляются. Отсутствие цифровой подписи не позволяет произвести аутентификацию документа.

В рамках областной целевой программы «Электронное Подмосковье», установлено рабочее место по поточному сканированию, которое позволяет сканировать бумажный документ с последующим его прикреплением к регистрационной карточке. Этот вариант электронного документооборота тоже вскоре будет эксплуатироваться в пилотном режиме.

В связи с расширением круга пользователей и увеличением потока документов в САДД «Дело» установлен новый сервер и при участии компании, обслуживающей САДД «Дело», произведен перенос базы данных на новый сервер без остановки работы в системе. С целью предотвращения потери данных систематически производится сохранение баз данных.

По мере поступления вопросов по новому релизу «Дело 8.9» даются консультации по работе САДД «Дело», решаются проблемы, связанные со сбоями, возникающими при наладке новой локальной вычислительной сети в здании Думы и касающиеся работе в системе электронного документооборота.