25 ноября 2005"Автоматизированные технологии работы с документами"1 Международные стандарты функциональных требований к системам электронного документооборота Храмцовская Наталья Александровна ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International

25 ноября 2005"Автоматизированные технологии работы с документами"2 Что такое функциональные требования к СЭД Перечисляются функциональные возможности, необходимые для организации юридически значимого электронного документооборота в государственной организации Перечисляются функциональные возможности, необходимые для организации юридически значимого электронного документооборота в государственной организации Требования достаточно общие, без излишней детализации. Требования не определяют технологию Требования достаточно общие, без излишней детализации. Требования не определяют технологию Отдельные общие нефункциональные требования (к производительности, удобству работы и т.п.) Отдельные общие нефункциональные требования (к производительности, удобству работы и т.п.)

25 ноября 2005"Автоматизированные технологии работы с документами"3 Для чего служат государственные требования к СЭД Повышение эффективности расходования государственных средств Повышение эффективности расходования государственных средств Открытая единая техническая политика государства в отношении СЭД Открытая единая техническая политика государства в отношении СЭД Повышение качества продукции и конкурентоспособности отечественных производителей как на внутреннем, так и на внешних рынках Повышение качества продукции и конкурентоспособности отечественных производителей как на внутреннем, так и на внешних рынках

25 ноября 2005"Автоматизированные технологии работы с документами"4 Обязательность требований Ключевой момент – государственные организации имеют право закупать только те СЭД, которые соответствуют требованиям Ключевой момент – государственные организации имеют право закупать только те СЭД, которые соответствуют требованиям Желательно иметь государственную программу сертификации Желательно иметь государственную программу сертификации

25 ноября 2005"Автоматизированные технологии работы с документами"5 Выгоды для государства Поставщики ПО за свой счёт разрабатывают функциональные возможности, необходимые государственным организациям для управления электронными и неэлектронными документами Поставщики ПО за свой счёт разрабатывают функциональные возможности, необходимые государственным организациям для управления электронными и неэлектронными документами Требования заставляют поставщиков ПО учитывать в своих продуктах национальные особенности российского делопроизводства и документооборота. Требования заставляют поставщиков ПО учитывать в своих продуктах национальные особенности российского делопроизводства и документооборота.

25 ноября 2005"Автоматизированные технологии работы с документами"6 Выгоды для государства Поставщики ПО обеспечивают информационную совместимость и возможность взаимодействия закупаемых государством СЭД различных видов и типов. Поставщики ПО обеспечивают информационную совместимость и возможность взаимодействия закупаемых государством СЭД различных видов и типов. Повышается уровень закупаемых государством программных продуктов Повышается уровень закупаемых государством программных продуктов

25 ноября 2005"Автоматизированные технологии работы с документами"7 Выгоды для производителей программного обеспечения Производители ПО вынуждены повышать уровень своих продуктов и приближать его к мировому, что, в итоге, делает их более конкурентоспособными, как на внутреннем, так и на мировом рынке Производители ПО вынуждены повышать уровень своих продуктов и приближать его к мировому, что, в итоге, делает их более конкурентоспособными, как на внутреннем, так и на мировом рынке Соответствие СЭД государственным требованиям даёт ей конкурентное преимущество Соответствие СЭД государственным требованиям даёт ей конкурентное преимущество Возможность планировать работу по развитию своих систем на перспективу Возможность планировать работу по развитию своих систем на перспективу

25 ноября 2005"Автоматизированные технологии работы с документами"8 Выгоды для потребителей Наличие требований значительно упрощает для многих организаций выбор программного обеспечения Наличие требований значительно упрощает для многих организаций выбор программного обеспечения При составлении собственных требований к СЭД и при её выборе как государственные, так и коммерческие организации могут использовать обязательные государственные требования в качестве ориентира При составлении собственных требований к СЭД и при её выборе как государственные, так и коммерческие организации могут использовать обязательные государственные требования в качестве ориентира

25 ноября 2005"Автоматизированные технологии работы с документами"9 Значение требований для учебных заведений Требования показывают: Требования показывают: –каких специалистов ИТ и ДОУ нужно готовить –какие знания нужно дать этим специалистам –направления развития ИТ в государственном секторе Требования могут быть использованы в качестве учебных материалов Требования могут быть использованы в качестве учебных материалов

25 ноября 2005"Автоматизированные технологии работы с документами"10 Текущее состояние дел в мире США - DoD ; DOE-STD ; требования ЦРУ 2005; ANSI/ARMA/AIIM TR США - DoD ; DOE-STD ; требования ЦРУ 2005; ANSI/ARMA/AIIM TR Евросоюз – MoReq, 2001 Евросоюз – MoReq, 2001 Англия - PRO (TNA), 2002 Англия - PRO (TNA), 2002 Германия – DOMEA–Konzept 2.0, 2005 Германия – DOMEA–Konzept 2.0, 2005 Австрия - ELAK 3.0, 2005 Австрия - ELAK 3.0, 2005 Швейцария – GEVER, 2004 Швейцария – GEVER, 2004 Норвегия - NOARK-4, 1999 Норвегия - NOARK-4, 1999 Голландия – ReMANO, 2004 Голландия – ReMANO, 2004 Австралия – VERS, 2003 Австралия – VERS, 2003

25 ноября 2005"Автоматизированные технологии работы с документами"11 США – проект версии 3 стандарта DoD опубликован в ноябре 2005 года, принятие ожидается в 2006 году США – проект версии 3 стандарта DoD опубликован в ноябре 2005 года, принятие ожидается в 2006 году Евросоюз - стандарта MoReq2 с программой сертификации выйдет в 2007 году Евросоюз - стандарта MoReq2 с программой сертификации выйдет в 2007 году Англия - закрытие программы сертификации по стандарту PRO, и переход на MoReq2 Англия - закрытие программы сертификации по стандарту PRO, и переход на MoReq2 Норвегия – завершается разработка NOARK5 Норвегия – завершается разработка NOARK5 Германия – ежегодное обновление концепции DOMEA Германия – ежегодное обновление концепции DOMEA Перспективы и направления развития стандартов

25 ноября 2005"Автоматизированные технологии работы с документами"12 Перспективы и направления развития стандартов Интеграция систем электронного документооборота (ERMS) и электронно-информационных систем (EDMS) Интеграция систем электронного документооборота (ERMS) и электронно-информационных систем (EDMS) Усиление роли специалистов ДОУ («системных технологов») в администрировании СЭД Усиление роли специалистов ДОУ («системных технологов») в администрировании СЭД Использование языка XML Использование языка XML Модульная структура Модульная структура

25 ноября 2005"Автоматизированные технологии работы с документами"13 Стандарт MoReq2 (Евросоюз) Разработка финансируется правительством Евросоюза Разработка финансируется правительством Евросоюза Концепция новой версии одобрена на конференции DLM-форума в Будапеште в октябре 2005 года Концепция новой версии одобрена на конференции DLM-форума в Будапеште в октябре 2005 года Предполагается, что разработка MoReq2 будет завершена к 2007 году, при этом появится отсутствующая сейчас программа сертификации программных продуктов на соответствие требованиям стандарта Предполагается, что разработка MoReq2 будет завершена к 2007 году, при этом появится отсутствующая сейчас программа сертификации программных продуктов на соответствие требованиям стандарта

25 ноября 2005"Автоматизированные технологии работы с документами"14 Содержание MoReq 1.Введение 2.Обзор требований к СЭД 3.Классификационная схема(электронная номенклатура дел) 4.Средства обеспечения безопасности документов 5.Хранение в течение установленного срока, передача и уничтожение документов 6.Ввод документов в систему 7.Идентификаторы объектов 8.Поиск, извлечение и вывод документов 9.Административные функции 10.Другие функциональные возможности 11.Нефункциональные требования 12.Требования к метаданным 13.Эталонная модель

25 ноября 2005"Автоматизированные технологии работы с документами"15 MoReq2: планы разработки Усилить ключевыми разделы MoReq и добавить четко сформулированные требования в отношении новых аспектов разработки и применения СЭД Усилить ключевыми разделы MoReq и добавить четко сформулированные требования в отношении новых аспектов разработки и применения СЭД Обеспечить проверяемость требований, разработать документы, позволяющие проводить тестирование ПО на соответствие требованиям Обеспечить проверяемость требований, разработать документы, позволяющие проводить тестирование ПО на соответствие требованиям Разбить требования на модули, с тем, чтобы облегчить их использование в различных условиях. Разбить требования на модули, с тем, чтобы облегчить их использование в различных условиях.

25 ноября 2005"Автоматизированные технологии работы с документами"16 Новые опциональные модули требований в MoReq2 Интеграция с системой управления контентом Интеграция с системой управления контентом Работа с тематическими делами Работа с тематическими делами Распределенные системы Распределенные системы Удаленная/автономная работа Удаленная/автономная работа Процессы хранения документов Процессы хранения документов Сканирование Сканирование Интеграция с факс-системой Интеграция с факс-системой Расширенные средства поиска Расширенные средства поиска

25 ноября 2005"Автоматизированные технологии работы с документами"17 Приоритеты при разработке Доработка базовых требований, включая оценку соответствия стандарту ISO Доработка базовых требований, включая оценку соответствия стандарту ISO Интеграция с системами управления контентом, в т.ч. управление размещёнными на веб-сайтах материалами Интеграция с системами управления контентом, в т.ч. управление размещёнными на веб-сайтах материалами Управление неэлектронными (физическими) документами и гибридными делами Управление неэлектронными (физическими) документами и гибридными делами Workflow, работа с тематическими делами Workflow, работа с тематическими делами

25 ноября 2005"Автоматизированные технологии работы с документами"18 Национальное введение в MoReq2 («нулевая» глава) Каждая страна сама будет решать, что войдёт в «нулевую» главу. Скорее всего, эта глава будет содержать: –Влияние национального законодательства –Влияние национальных традиций в области делопроизводства и документооборота (например, в отношении документирования транзакций, регистрации и т.п.) –Перевод терминов и т.п.

25 ноября 2005"Автоматизированные технологии работы с документами"19 Новая версия стандарта DoD Разрабатывается Министерством обороны США Разрабатывается Министерством обороны США Имеет программу сертификации (с 1999 года). Ряд сертифицированных продуктов представлен на российском рынке. Имеет программу сертификации (с 1999 года). Ряд сертифицированных продуктов представлен на российском рынке. Неофициальный национальный стандарт США Неофициальный национальный стандарт США

25 ноября 2005"Автоматизированные технологии работы с документами"20 Сравнение версий Версия 2 Версия 3 Число глав 46 Число страниц Терминов96138 Аббревиатур4960 XML-схемы нет13

25 ноября 2005"Автоматизированные технологии работы с документами"21 2. Обязательные требования 2.2. Детальные требования Разработка плана размещения документов (т.е. электронной номенклатуры дел) Разработка плана размещения документов (т.е. электронной номенклатуры дел) Управление сроками хранения и решением судьбы документов по истечении срока хранения Управление сроками хранения и решением судьбы документов по истечении срока хранения Регистрация документов в системе Регистрация документов в системе Регистрация сообщений электронной почты Регистрация сообщений электронной почты Регистрация документов, которые впоследствии будут передаваться на архивное хранение в NARA Регистрация документов, которые впоследствии будут передаваться на архивное хранение в NARA Хранение документов в системе Хранение документов в системе Управление процессом хранения и важнейшими документами Управление процессом хранения и важнейшими документами Управление доступом Управление доступом Аудит системы Аудит системы Требования к составным системам (у которых модуль управления документами – отдельный) Требования к составным системам (у которых модуль управления документами – отдельный) Требования к управлению системой Требования к управлению системой Дополнительные базовые требования Дополнительные базовые требования

25 ноября 2005"Автоматизированные технологии работы с документами"22 Новые главы стандарта Глава 3 – Управление секретными документами Глава 3 – Управление секретными документами Глава 4 – Закон о защите персональных данных (Privacy Act) и закон о свободе доступа к государственной информации (FOIA) Глава 4 – Закон о защите персональных данных (Privacy Act) и закон о свободе доступа к государственной информации (FOIA) –4.1. Управление документами, возникающими при исполнении требований закона о защите персональных данных (обязательны только для систем управления SOR-документами) –4.2. Управление документами, возникающими при исполнении требований закона о свободе доступа к государственной информации (обязательны только для СЭД, поддерживающих исполнение требований FOIA) Глава 5 – Передача документов Глава 5 – Передача документов

25 ноября 2005"Автоматизированные технологии работы с документами"23 Ситуация в России Собственные требования к СЭД отсутствуют, хотя регулярно выделяются бюджетные средства на их разработку Собственные требования к СЭД отсутствуют, хотя регулярно выделяются бюджетные средства на их разработку Важнейшие мировые стандарты требований на русский язык не переведены, и известны только узкому кругу лиц Важнейшие мировые стандарты требований на русский язык не переведены, и известны только узкому кругу лиц Пора осваивать мировой опыт, обогащая его собственными идеями, отражающими особенности делопроизводства и документооборота в России Пора осваивать мировой опыт, обогащая его собственными идеями, отражающими особенности делопроизводства и документооборота в России

25 ноября 2005"Автоматизированные технологии работы с документами"24 Кто должен принять участие в разработке требований Представители государственных организаций (службы ДОУ, ИТ, ИБ) Представители государственных организаций (службы ДОУ, ИТ, ИБ) Представители производителей и поставщиков СЭД Представители производителей и поставщиков СЭД Специалисты в области делопроизводства, архивного дела, информационных технологий Специалисты в области делопроизводства, архивного дела, информационных технологий Юристы Юристы Кто-то ещё? Кто-то ещё?

25 ноября 2005"Автоматизированные технологии работы с документами"25 Как грамотно использовать требования к СЭД Введение обязательных государственных требований: Введение обязательных государственных требований: –не должно остановить нормально хода закупок ПО государственными организациями, –не должно привести к снижению конкуренции на «государственной» части рынка СЭД и её монополизации Все новые СЭД должны быть способны экспортировать документы и их метаданные в установленном государством стандартном формате (форматах) Все новые СЭД должны быть способны экспортировать документы и их метаданные в установленном государством стандартном формате (форматах) Требования должны ужесточаться постепенно Требования должны ужесточаться постепенно

25 ноября 2005"Автоматизированные технологии работы с документами"26 Вывод: Пора приниматься за дело!

25 ноября 2005"Автоматизированные технологии работы с документами"27 ЭЛЕКТРОННЫЕ ОФИСНЫЕ СИСТЕМЫ г. Москва, ул. Электрозаводская, 52 Телефон/факс: Электронная почта: Отдел консультационных услуг: СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ

25 ноября 2005"Автоматизированные технологии работы с документами"28 Вопросы?