ТЕМА ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ОБРАБОТКИ ТАБЛИЧНОЙ ИНФОРМАЦИИ лекции – 8 час., лаб.работы - 12 ч. 1 Вардомацкая Е.Ю., 2013

Лекция 2. Основы работы с ТП MS Excel План лекции Основные понятия программ для обработки электронных таблиц (ЭТ) Построение и форматирование таблиц Вычисления в электронных таблицах Встроенные функции Средства деловой графики Вардомацкая Е.Ю., 20132

История появления табличных процессоров 1979 г. - первый процессор электронных таблиц VisiCalc для ПК Apple II 1982 г. - Lotus Super Culc, QutroPro для OC MS DOS 1987 г. – ТП MS Excel от Microsoft Вардомацкая Е.Ю., 20133

4 Интерфейс ТП MS Excel Вардомацкая Е.Ю., 2013

5 Расширения файлов ТП MS Excel :.XLS - файл рабочей книги. XLC - файл деловой графики. XLM - файл макротаблицы. XLT - файл шаблона. XLA - файл дополнительных макрокоманд. XLB - файл описания пиктографического меню. XLL - файл библиотеки Вардомацкая Е.Ю., 2013

6 Вызов команд в ТП MS Excel с помощью командного (основного) меню; посредством пиктографического меню; из контекстно-зависимого (динамического) меню; при помощи «горячих» клавиш – комбинаций клавиш, позволяющих вызвать любую команду меню. Вардомацкая Е.Ю., 2013

7 1. Основные понятия электронных таблиц Электронная таблица (ЭТ) Табличный процессор (ТП) Рабочая книга, лист Ячейка Адрес ячейки Диапазон Блок Ссылка на ячейку Вардомацкая Е.Ю., 2013

Электронная таблица – это интерактивная система обработки данных, представляющая собой прямоугольную таблицу, ячейки которой могут содержать числа, текстовые данные или формулы, задающие зависимость значения ячейки от других ячеек. Электронная таблица представляет собой двумерный массив из столбцов и строк. Вардомацкая Е.Ю., 20138

Табличный процессор (ТП) это набор языковых и программных средств, предназначенный для создания электронных таблиц, заполнения их данными и последующей их обработки. Вардомацкая Е.Ю., 20139

Обработка табличных данных в Excel - это · проведение различных вычислений с помощью формул и встроенных функций; · визуализация данных средствами делово графики; · обработка данных в списках (Сортировка, Автофильтр, Расширенный фильтр, Форма, Итоги, Сводная таблица и …); · решение задач оптимизации («Подбор параметра», «Поиск решения», Сценарии «что – если» и др. задачи); · статистическая обработка данных, анализ и прогнозирование (cтатистические функции, инструменты анализа из надстройки "Пакет анализа"). Вардомацкая Е.Ю.,

автоматизация вычислений (VBA) макросы, процедуры и функции пользователя Таким образом, ТП Excel является не только средством автоматизации расчетов, но и средством моделирования различных ситуаций. Вардомацкая Е.Ю.,

Рабочая книга ТП MS Excel Основной объект Excel который состоит из рабочих листов (по умолчанию - 3, максимум - 255), сохраняется в едином файле, имеющем по умолчанию расширение *.xls (файл-таблица). Основные операции с книгой: Открыть/закрыть книгу Добавить, удалить листы книги Переименовать листы Изменить порядок расположения листов в книге Вардомацкая Е.Ю.,

Рабочий лист ТП Excel 13 Электронный аналог разграфленного на клетки листа бумаги, где могут размещаться таблицы и текстовые пояснения к ним. Лист разделен на строки и столбцы и служит основой для выполнения вычислений. Число столбцов (2 8 ) (A, … EF, …) Число строк (2 16 ) (1, 2, … ) Вардомацкая Е.Ю., 2013

Ячейка (меню Формат ячейки) область на пересечении строки и столбца рабочего листа. Может содержать: текст ; числовые значения в соответствующем формате формулы ** графические объекты (спарклайны) ТП Excel 2010 На рабочем листе (2 8 x 2 16 = 2 24 ) ячеек 14 Вардомацкая Е.Ю., 2013

Содержимое ячейки Меню Вставка ==> Спарклайны 15 Вардомацкая Е.Ю., 2013

Адрес ячейки – определяет местоположение любой ячейки в рабочей книге ТП MS Excel поддерживает два формата адресации ячеек: Формат A1 : например, B5, G77, AR300 ; А1:А5 (диапазон ячеек), C1:Е5 (блок ячеек) = =Лист1!В3; = [Задачи]Лист2!B2. Вардомацкая Е.Ю.,

Адрес ячейки Формат R1C1 (R=Row=Строка, С=Column=столбец): например, R5C8 (Н5), R3C2 (B3). 17 Вардомацкая Е.Ю., 2013

18

Изменение стиля адресации ячеек (стиля ссылки) MS Excel 2003: меню Сервис ==> команда Параметры ==> вкладка Общие ==> Стиль ссылок R1C1 19 Вардомацкая Е.Ю., 2013

MS Excel 2007/2010: кнопка Офис (Файл) ==> Параметры Excel ==> Формулы ==> Стиль ссылок R1C1 20 Вардомацкая Е.Ю., 2013

Типы данных ячеек ТП MS Excel Числовые данные Текстовые (символьные данные Логические данные Даты Формулы Функции Массивы Объекты OLE Вардомацкая Е.Ю.,

Форматы ячеек ТП MS Excel Каждому типу данных соответствует свой формат ячеек. По умолчанию используется формат «Общий». Меню Формат==>Ячейки… ==>Число Вардомацкая Е.Ю.,

Операции с ячейками Содержимое ячеек можно Удалять Копировать меню Правка Перемещать Присваивать имена - меню Вставка ==> Имя ==> Определить Вардомацкая Е.Ю.,

2. Построение и форматирование таблиц Технология создания электронной таблицы: 1. Проектирование и разработка форм выходных документов (на бумаге), и алгоритмов получения расчетных данных. 2. Разработка электронной таблицы: создание заголовка, шапки, внесение формул в расчетные колонки. 3. Ввод данных и получение расчетных значений. 4. Сохранение таблицы на внешнем носителе. 5. Вывод таблицы на печать. Вардомацкая Е.Ю.,

К операциям форматирования таблиц относятся : изменение числовых форматов или формы представления чисел; изменение ширины столбцов; выравнивание текста и чисел в ячейках; изменение шрифта и цвета; выбор типа и цвета границы; заливка ячеек. Меню Формат Вардомацкая Е.Ю.,

К операциям редактирования таблиц относятся: удаление и вставка строк, столбцов, ячеек; копирование и перемещение ячеек и блоков ячеек; редактирование текста и чисел в ячейках Меню Вставка, Меню Формат Вардомацкая Е.Ю.,

Упрощение ввода данных 1. Копирование (Меню Правка ==> Копировать, Меню Правка ==> Вставить) 2. Автозаполнение (Меню Сервис ==> Параметры ==> Списки) 3. Ввод прогрессий (Меню Правка ==> Заполнить ==> Прогрессия) Вардомацкая Е.Ю.,

Пример Вардомацкая Е.Ю.,

3. Вычисления в таблицах Производятся по формулам = + формула - Вардомацкая Е.Ю.,

30 Текст Ссылка на ячейку Операторы Арифметически е +, -, *, /, %, ^ Текстовые & Сpавнения =, , >, =,

Операторы ссылок : (двоеточие) – ставится между ссылками на первую и последнюю ячейки диапазона или блока, например, B5:B15 или В5:Е15 ; (точка с запятой) – оператор объединения, объединяет несколько ссылок в одну ссылку, например, =СУММ(B5:B15;D5:D15) ( пробел ) – оператор пересечения множеств, служит для ссылки на общие ячейки двух диапазонов (блоков), например, (B7:D7 C6:C8) 31

Ссылки на ячейку ЭТ Cсылка – это указание адреса ячейки в формуле или функции ТП Excel. Различают (формат А1) : Относительную ссылку на ячейку A3, D4 Абсолютную ссылку на ячейку $A$4, $A$2 Смешанную ссылку на ячейку $A3, B$2 32 Вардомацкая Е.Ю., 2013

Формат R1C1 RC - относительная ссылка на текущую ячейку R2C2 - то же самое, что $B$2 (абсолютная ссылка) RC5 - ссылка на ячейку из пятого столбца в текущей строке RC[-1] - ссылка на ячейку из предыдущего столбца в текущей строке RC[2] - ссылка на ячейку, отстоящую на два столбца правее в той же строке R[2]C[-3] - ссылка на ячейку, отстоящую на две строки ниже и на три столбца левее от текущей ячейки и т.д. 33 Вардомацкая Е.Ю., 2013

Примеры формул расчета ЭТ = A2+A3 = A2*A3+B2 = (A2+A3)*$B$10 +(A2+A3)*$B$10 Вардомацкая Е.Ю.,

35 ПримерПример использования ссылок в формулах расчета ЭТ В ячейках листа Excel расположены следующие данные : Определить, какие значения принимают ячейки D1, D2, C2 при копировании формулы, введенной в ячейку C1, если формула имеет вид: =A1*B1; =$A$1*$B$1; =A$1*B$1; Вардомацкая Е.Ю., 2013

1. C1 =A1*B1 Значения в ячейках 36 Вардомацкая Е.Ю., 2013

2. C1 =$A$1*$B$1 Значения в ячейках 37 Вардомацкая Е.Ю., 2013

38 3. C1 =A$1*B$1 Значения в ячейках Вардомацкая Е.Ю., 2013

Функция в ТП MS Excel – это объединение нескольких вычислительных операций над значениями, выступающими как аргументы, для решения определенной задачи. Аргументы функции (числовые значения, ссылки на ячейки, диапазоны, имена, текстовые строки, выражения и вызовы других функций) – значения исходных данных для функции, используемые для выполнения операций или вычислений. 4. Встроенные функции ТП MS Excel Вардомацкая Е.Ю.,

Формат встроенной функции = Функция (список аргументов) аргументы: числовые значения, ссылки на ячейки, диапазоны, имена, текстовые строки, выражения и вызовы других функций. =CУММ(В2:B5) =МУМНОЖ(H2:J5;G2:G4) Вардомацкая Е.Ю.,

Характеристика категорий функций ТП MS Excel Финансовые – функции для осуществления типичных финансовых расчетов Дата и время – функции для анализа и работы со значениями даты и времени в формулах Математические – функции для осуществления типичных финансовых расчетов Статистические – функции для выполнения статистического анализа диапазонов данных Ссылки и массивы – функции для выполнения поиска в списках или таблицах Вардомацкая Е.Ю.,

Вардомацкая Е.Ю., Работа с базой данных - функции для работы со списками, Текстовые - функции для выполнения действий над строками текста, Логические – функции для проверки выполнения одного или нескольких условий, Проверка свойств и значений - функции для проверки свойств и значений данных, вводимых в ячейки, Инженерные - функции для выполнения инженерного анализа. Информационные - для определения типа данных, хранимых в ячейке

В ТП MS Excel 2010 Аналитические – для обработки и анализа многомерных массивов данных (OLAP-анализ) Совместимость – статистические функции для совместимости с Excel 2007 и более ранних версий Функции, определенные пользователем (Visual Basic For Applications) Вардомацкая Е.Ю.,

Мастер функций меню Вставка ==> Функция ; кнопка c пиктограммой Вставка функции. горячие клавиши Вардомацкая Е.Ю.,

Окно Мастера фукнций Вардомацкая Е.Ю.,

5. Деловая графика «Деловая графика» (Диаграммы) – это графическое представление взаимосвязей между рядами данных для облегчения их сравнения. Ряд данных - группа связанных точек диаграммы, построенной на основе значений одной строки или столбца таблицы. В зависимости от места расположения можно создавать Внедренные диаграммы Диаграммы в формате полного экрана Вардомацкая Е.Ю.,

Средства деловой графики Диаграммы ГистограммаЛинейчатаяГрафикКруговаяТочечнаяПузырьковаяКольцевая 47 Вардомацкая Е.Ю., 2013

Средства деловой графики 48 Вардомацкая Е.Ю., 2013

Мастер диаграмм Вызывается специальной кнопкой на панели Стандартная из меню Вставка ==> Диаграмма Вардомацкая Е.Ю.,

Основное назначение ЭТ - это хранение и обработка числовой информации. Интерфейс Excel достаточно прост и дружелюбен и предоставляет пользователю широкий набор элементов управления (панели, команды, пиктограммы, простой доступ к справочной информации через специальное меню Помощь), значительно облегчающих работу. Заключение Вардомацкая Е.Ю.,

ЛИТЕРАТУРА 1. Вардомацкая Е.Ю., Окишева Т.Н. Информатика. В двух частях. Часть II. Excel. Учебное пособие. Витебск, с., стр Вардомацкая Е.Ю., «Компьютерные информационные технологии»: лабораторный практикум в двух частях. Часть 1, Витебск, 2009 – 95 c., стр Вардомацкая Е.Ю.,

52 БЛАГОДАРЮ ЗА ВНИМАНИЕ ! ВОПРОСЫ ? Вардомацкая Е.Ю., 2013