Основные цели внедрения : построение единого информационного пространства для работы Предприятия и подразделений; обеспечение сквозного документооборота; обеспечение автоматизированного контроля за прохождением документов с момента их создания до завершения исполнения; своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах; обеспечение автоматизированного контроля за своевременным исполнением документов, поручений и указаний руководства, оперативное получение информации о состоянии исполнения.

Современные проблемы управления Острый дефицит ресурсов (временных, кадровых, материальных) Растущее количество документов: на всех уровнях, во всех подразделениях Информационный «голод» «Зоопарк» информационных систем усложняет поиск информации и процесс принятия решений, приводит к дублированию информации Ускорение и усложнение цикла принятия решений Отсутствие обратной связи для проверки результатов деятельности

I этап внедрения: внедрения СЭД в канцелярии, секретариат, топ- менеджмент Предприятия внедрение электронного архива

Что получим в результате? 5 - Создание документов - Регистрация документов - Формирование резолюций и поручений - Отправка документов на исполнение и ознакомление - Контроль исполнительской дисциплины - Организация архивного хранения и резервного копирования информации Более 90 видов, отображающих информацию: - По журналам регистрации - По видам документов - По тематическим рубрикам - По статусам документов - В разрезе исполнителей - В разрезе сроков исполнения - По авторам документов и т.д.

Участие руководителей в электронном документообороте работа с документами с помощью помощника работа с документами самостоятельно

Работа «самостоятельно» автоматическое формирование списка документов для отправки на iPad принятия решений и синхронизация автоматическая отправка изменений в систему

Работа «через помощника» помощник руководитель принятия решения помощник отправка документа по назначению

II этап внедрения: создание рабочих мест «делопроизводителей» во всем подразделении

III этап внедрения: расширенное внедрение СЭД - установка СЭД на рабочее место каждого ИТР-сотрудника IV этап внедрения: запуск СЭД в дочерних предпритиях

мобильность руководителей создание мобильных рабочих мест (приложение iDocs) на планшеты iPad

V этап внедрения: полный отказ от ведения бумажных журналов и переход к регистрации всей без исключения входящей и исходящей корреспонденции

Делопроизводство Архивное дело Обращения граждан Гербовые бланки Управление персоналом Договоры ЭЦП Потоковое сканирование Нормативные документы Задания СМК Управление сайтом CMS вер 5 Делопроизводство Архивное дело Обращения граждан Гербовые бланки Управление персоналом Договоры ЭЦП Потоковое сканирование Нормативные док-ты Задания вер 4 Делопроизводство Архивное дело Обращения граждан Гербовые бланки Управление персоналом Договоры ЭЦП вер 3 Делопроизводство Архивное дело Обращения граждан мобильные приложения вер 2 Делопроизводство Архивное дело вер 1 Эволюция СЭД

Пилотный проект: Выявление основных потребностей и особенностей Настройка основных параметров системы под заказчика Полномасштабное аналитическое обследование Интервьюирование ключевых представителей процесса обработки электронных документов Обследование ИТ инфраструктуры Составление и согласования технического задания для проекта Определение пакета документации Основные вехи внедрения

Безопасность 15 Система безопасности проверенная временем Многоуровневая модель системы безопасности – «best practice» Исчерпывающий набор средств Безопасности: - Сертификация и ID файлы - Каталог контроля доступа и ролей -Шифрование на уровне сервера и клиента - Цифровая подпись - Антивирусная защита - Многоролевое администрирование - Возможность ограничения программирования

Формирование стоимости СЭД Оборудование Лицензии Стоимость платформы Стоимость решения Услуги по внедрению Услуги по сопровождению 16

Можно ли ожидать отдачу от внедрения? Компенсирует ли удобство отдельных людей и коллективов вложенные инвестиции? Можно ли оценить потенциальный эффект до внедрения? Как оценить, оказывает ли СЭД воздействие на бизнес? («благодаря или вопреки»?) Гипотеза: СЭД как правило, дорогостоящая затея...

Отправные положения Часто ИТ-директор это ИТ-специалист, а не директор, который принимает участие в развитии бизнеса Финансовый директор относится к ИТ как к неизбежной статье затрат без видимого результата Рецептом исправления сложившейся ситуации может стать диалог между бизнесом и ИТ Необходимость определения экономического эффекта от реализации СЭД повышает важность самого процесса расчета: –ИТ-специалист начинает думать, как финансист –Финансист более критично оценивает возможности СЭД Взаимоотношения ИТ и бизнеса

Отправные положения «Хотя к сегодняшнему дню не выработано каких-либо методик, позволяющих достоверно вычислить абсолютный экономический эффект от реализации СЭД, этот показатель будет нулевым или даже более того отрицательным» «Руководство, и прежде всего финансовое, ждет от управляющего директора описания проекта: зачем он нужен и что даст его реализация? И если получить четкий и ясный ответ на данные вопросы не удается, то решение будет отрицательным» Четкий ответ сводится к двум вещам. –Первое получает ли компания возможность сократить затраты (например, за счет увольнения нескольких человек). –Второе получает ли компания новый рынок или его долю (тогда система становится источником дохода, который нужно сопоставить с расходами на ее внедрение) 1. Позиция финансового директора

Отправные положения «Эффективность внедрения СЭД можно рассчитать, и ее можно рассматривать как синоним слова удовлетворенность» Что может быть измерено (для примера): –ускорение процесса подготовки отчетности –увеличение числа клиентов Т.е. требуется наглядное представление цели и критериев ее достижения «Если же проект являлся лишь данью моде и никто не имел четкого представления о том, что он даст в итоге, то тогда эффективность, несомненно, будет крайне низкой» 2. Альтернативный подход Вывод: даже если прямой экономический эффект не может быть посчитан, выгода достижима и может быть измерена

Отправные положения Цена несвоевременного представления регулятивных документов Цена потерь ответственных документов Цена потерь на задержках доставки критических документов Цена неверных решений 3. Какова цена неэффективного управления документами? Какова цена отсутствия СЭД? Цену легко посчитать после конкретных свершившихся фактов...

Подходы к измерению эффекта Воздействие информационных технологий на бизнес принято рассматривать в 4-х измерениях: –возможности создания дополнительных ценностей для заказчиков и рынка; –сокращение затрат (обеспечение процессов: материальные ресурсы, хранение, передача, пространство); –минимизация рисков (рыночных, финансовых, правовых, операционных) –новые возможности ведения бизнеса (инновации) Источник: Marchand's Strategic Information Alignment FrameWork. Compelling with Information, Donald Marchand (2000)

За что компания готова платить деньги? Финансовая ориентированность –Сокращение издержек –Рост прибыли –Рост производительности –Интенсификация Клиентоориентированность Улучшение сервиса. Лидерство в отрасли Повышение конкурентоспособности Ускорение отклика Ориентированность на минимизацию рисков Управление рисками Соответствие внешнему регулированию Обеспечение непрерывности бизнеса

Повышение эффективности, как сокращение издержек 1.Экономия стоимости ресурсов и материалов 2.Сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников организации 3.Ускорение информационных потоков 4.Повышение продуктивности работы сотрудников Организации Вывод по гипотезе: Критерии эффективности не являются универсальными. Поэтому расчеты экономической эффективности всегда индивидуальны.

1. Экономия стоимости ресурсов и материалов Первым, самым наглядным и очевидным следствием внедрения СЭД является сокращение затрат на: –Копирование и размножение документов (расходы на бумагу, расходные материалы) –Доставка документов в бумажном виде –Приобретение и обновление копировально-множительного оборудования –Содержание архивов бумажных документов.

ПоказательЧисловое выражение показателя Сокращение затрат на копирование документовМинимум 10 раз Степень использования бумажных носителей информации сокращается на 40% Сокращение затрат на расходные материалы для принтеров и копировальных аппаратов при обработке входящих и исходящих документов до 3-х раз Снижение затрат на хранение бумажных документов, за счет перевода их в электронную форму на 80% Оценка показателей эффективности применения СЭД по фактору «Экономия стоимости ресурсов и материалов»

2. Сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников организации Более существенным фактором снижения затрат организации в результате внедрения СЭД может быть экономия рабочего времени сотрудников организации. Всю работу сотрудников организации с документами можно разделить на две части: –Творческая, производительная часть работы –Рутинная, непроизводительная часть работы

Типовые примеры издержек Компании тратят $20 на создание одного документа, $120 на выявление ошибочного документа и $220 на восстановление потерянного документа. 7,5% всех документов теряются, 3% оставшихся создаются ошибочно Специалисты тратят 5-15% своего времени на чтение информации и до 50% на поиск ее Источник: PriceWaterhouseCoopers

ПоказательЧисловое выражение показателя Время регистрации одного документаНе более 1 минуты Исключение случаев множественной перерегистрации документов в подразделениях организации 100% Исключение случаев множественного ввода и дублирования документов в подразделениях организации 100% Время поиска документов по известным атрибутам.не более 1 минуты, или сокращение трудозатрат на поиск на 40% Время поиска документа с неизвестными атрибутами.не более 1 минуты, или сокращение трудозатрат на поиск на 40% Время выполнения контрольных операций по документам и поручениям не более 1 минуты, или сокращение трудозатрат на поиск на 40% Оценка показателей по фактору «Сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников организации»

Вывод Вклад данного фактора в экономический эффект прямо пропорционален числу участников электронного документооборота организации. Чем больше сотрудников пользуется в своей работе СЭД, тем более масштабны и значимы результаты экономии Эффективность системы электронного документооборота Доля сотрудников, работающих с электронными документами в % Регистрация и учет бумажных документов 2.Смешанный документооборот 3.Электронный документооборот 4.Корпоративный электронный документооборот

Смена приоритетов 31 Кризисные акценты: -Гибкость и оперативность -Быстрые проекты с прозрачной окупаемостью -Сокращение персонала -наименее популярная мера, задача – сохранить команду -Поиск технологических способов снижения затрат: виртуализация, СЭД, ТОРо, BI, SaaS и пр. Ключевые фокусы 2014 (опрос CNews Analytics): корпоративные хранилища данных централизация ИТ-систем облака система электронного документооборота проекты информационной безопасности

Перспективы развития системы 32

33 Тренды рынка СЭД Новые классы задач Новые типы пользователей Новые способы доступа Новые модели использования

34 Новые классы задач – от ДОУ к комплексной СЭД/ECM

Новые способы доступа Делопроизводители Конечные исполнители Top management Владельцы процессов Контрагенты Аналитики Рабочие группы Приложения …

36 Новые способы доступа Outlook, MS Office On-line коммуникация … Бизнес графика WEB сервис Корпоративный портал Монитор процесса Облегченный интерфейс Полнофункциональный АРМ

Рынок требует наличие широкой номенклатуры законченных приложений на единой платформе корпоративной СЭД Интерес к использованию технологий Enterprise2.0 Интеграция с инструментами социализации Базы знаний On-line коммуникации Облачные архитектуры Перенос базовой инфраструктуры ИС в Облако – IaaS Хостинг платформы СЭД – PaaS Хостинг приложений - SaaS Новые модели использования

Офис будущего Сотрудники будут работать с ИС предприятия с помощью личных инструментов (клиентского ПО) с личных устройств Эти инструменты будут выбирать люди «под себя», как они сейчас выбирают под себя смартфоны и планшеты Корпоративные ИТ - Бизнес-правила предприятия, и его информационные активы будут храниться в корпоративных сервисах, поддерживающих работу с любым личным инструментом

Дальнейшее развитие СЭД Комплексное решений для автоматизации всех классов задач на базе единой платформы –Электронный архив –+ BPM –+ ДОУ –+ Специализированные приложения (управление совещаниями, согласование, управление договорами управление проектами, HelpDesk, обращения граждан…) –+ Мощные средства быстрой разработки без программирования Набор специализированных клиентов: –АРМ руководителя – планшет, Notebook –АРМ исполнителя – , мобильный ассистент –Удаленный пользователь контрагент – портал –BPM мониторинг –Бизнес аналитика 39

40 Спасибо за внимание!