Габидуллина Айгуль Суворова Ксения ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ И ДИПЛОМАТИЧЕСКАЯ ПЕРЕПИСКА В МЕЖДУНАРОДНЫХ ОТНОШЕНИЯХ

1. Организация и значение документационного обеспечения дипломатической службы. 2. Составление и оформление документов в системе дипломатической службы. 3. Систематизация документов и контроль за их исполнением. 4. Дипломатическая документация и дипломатическая переписка. План

Дипломатическое делопроизводство представляет собой систему документационного обеспечения дипломатической службы, организацию работы с дипломатическими и служебными документами в системе Министерства иностранных дел. Документационное обеспечение дипломатической службы – система получения и обработки информации, доведение ее до политического руководства страны и использование в целях управления внешнеполитическими процессами. Организация и значение документационного обеспечения дипломатической службы

Общую систему делопроизводства внешнеполитического характера можно разделить на следующие разделы: документационное обеспечение внешнеполитической деятельности главы государства; документационное обеспечение подготовки и заключения двусторонних и многосторонних международных договоров и соглашений; дипломатическая переписка; делопроизводство постоянных представительств государства за границей; документация представителей государства в работе международных организаций, конференций, дипломатических конгрессов; официальная переписка центральных министерств и ведомств РФ с министерствами и ведомствами других стран в пределах предоставленных им полномочий; международная переписка субъектов РФ их официальных органов с органами государственной власти иностранных государств по вопросам международных и внешнеэкономических; материалы, касающиеся работы со средствами массовой информации, продвижение через них официальной позиции государства по тем или иным внешнеполитическим вопросам, публикация официальной информации о международных событиях, официальное издание международных документов.

Документация, предназначенная для внутреннего пользования, которая разрабатывается во внешнеполитическом ведомстве и в его зарубежных представительствах, носит организационно-распорядительный и справочно-информационный характер и включает шесть основных групп документов: переписка с высшими органами государственной власти Российской Федерации (докладные записки Президенту и Председателю Правительства, переписка с Федеральным Собранием, отчеты о выполнении поручений и т.п.); документация организационного характера (положения, уставы, инструкции, положения, определяющие статус как центрального ведомства, так и дипломатических представительств за рубежом, их структурные звенья и порядок работы); документация распорядительная (постановления, распоряжения, приказы по министерству и заграничным представительствам, различные указания, определяющие деятельность структурных подразделений министерства и загранпредставительств); документация справочно-информационная (годовые отчеты, политические письма, шифртелеграммы, докладные записки, справки, записи бесед ); документация по личному составу (приказы по личному составу, личные дела, приказы о назначениях и переводах, характеристики, удостоверения, заполнение трудовых книжек и т.д.); документация, связанная с заявлениями и обращениями граждан.

Наиболее полным документом по делопроизводству является утвержденная в 1989 г. «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ)». В соответствии с требованиями и рекомендациями ГСДОУ разработана «Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации». В соответствии с ее нормами и требованиями в Министерстве иностранных дел разработаны свои инструкции по делопроизводству, включая унифицированные формы документов (УФД), с учетом специфики и требований дипломатической службы.

Система дипломатического документирования носит строго официальный характер, что предусматривает точное следование утвержденным формам документов, обязательное удостоверение всех документов в установленном порядке и в точном соответствии с должностными инструкциями. Формы: послания, личные и вербальные ноты, памятные записки, меморандумы, заявления, а также личные письма, которыми обмениваются официальные лица по вопросам, относящимся к международным отношениям. Документы в целом должны отвечать ряду важнейших требований. Прежде всего это: достоверность целенаправленность убедительность своевременность доступность лаконичность обращенность в будущее

Порядок и особенности оформления и использования документов во многом зависят от их типологии. По способу документирования: письменные документы, изобразительные, графические, фотодокументы, кинодокументы, документы, созданные с помощью компьютерной техники. В зависимости от источника поступления: входящие, исходящие, внутренние. По срокам хранения : документы постоянного хранения, документы долговременного хранения (свыше десяти лет), документы временного (до десяти лет) хранения. По критериям гласности и доступности: секретные, для служебного пользования, обычные документы.

Защита государственной тайны и обеспечение конфиденциальности делопроизводства во всех структурах и подразделениях дипломатической службы осуществляются в соответствии с федеральными законами «О безопасности» и «О государственной тайне», а также внутриведомственными распоряжениями и инструкциями. Перечень сведений конфиденциального характера государственного уровня утвержден специальным Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г В них сформулированы принципы обеспечения конфиденциальности делопроизводства: персональная ответственность дипломатического служащего за сохранение государственной и служебной тайны, за обеспечение конфиденциальности служебной информации; сокращение до минимума круга лиц, имеющих доступ к до­ кументам и базам данных рамками служебной необходимости; систематический контроль за сохранностью и прохождением документов по служебным каналам.

В зависимости от важности, ценности и ведомственной принадлежности сведений тайна подразделяется на: Государственная тайна охватывает сведения, касающиеся деятельности государства в военной, внутри- и внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной областях, распространение которых может нанести серьезный ущерб безопасности Российской Федерации. Служебная тайна охраняемая государством в любой области политики, управления, науки, техники, производства информация, разглашение которой может нанести ущерб интересам государства, отдельного ведомства или частного лица.

В настоящее время действует стандарт (ГОСТ Р в редакции от г.), который устанавливает обязательные для всех видов и разновидностей официальных документов требования в части: состава реквизитов документов; оформления реквизитов документов; бланков и оформления документов; изготовления, учета, использования и хранения бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Составление и оформление документов в системе дипломатической службы

Полный формуляр-схема построения такого документа включает в себя следующие основные реквизиты: Государственный герб Российской Федерации. Код формы документа. Наименование организации. Справочные данные об организации. Наименование вида документа. Дата документа. Регистрационный номер документа. Ссылка на регистрационный номер и дату документа. Место составления документа. Гриф ограничения доступа к документу. Адресат. Гриф утверждения документа. Резолюция. Заголовок к тексту. Отметка о контроле. Отметка о наличии приложения. Подпись. Гриф согласования документа. Печать. Отметки.

Порядок прохождения дипломатических и служебных документов в системе Министерства иностранных дел предусматривает ряд этапов: I. I. прием, первичная обработка и разметка; II. II. регистрация и рассмотрение документов на уровне руководителя соответствующего структурного подразделения; III. III. направление документа исполнителю; IV. IV. исполнение документа и контроль за его исполнением; V. V. списание в дело исполненных документов для хранения с последующей передачей в архив. При регистрации документов на них ставится особый регистрационный штамп, включающий порядковый номер поступающего документа, дату поступления, количество листов документа. Систематизация документов и контроль за их исполнением

Нумерация писем, телеграмм, факсов, других входящих и исходящих документов ведется, как правило, в пределах календарного года арабскими цифрами. Нумерация писем, телеграмм, факсов, других входящих и исходящих документов ведется, как правило, в пределах календарного года арабскими цифрами. Предварительное рассмотрение входящих документов включает также распределение всех документов на два основных потока: Предварительное рассмотрение входящих документов включает также распределение всех документов на два основных потока: для доклада руководству министерства; для доклада руководству министерства; на рассмотрение непосредственно в заинтересованные структурные подразделения министерства без резолюции руководства. на рассмотрение непосредственно в заинтересованные структурные подразделения министерства без резолюции руководства.

номинативный (по разновидности документов): вербальные и личные ноты, справки и т.п.; номинативный (по разновидности документов): вербальные и личные ноты, справки и т.п.; авторский (по авторам документов дела): документы Коллегии министерства, министра, заместителей министра, начальников департаментов и т.д.; авторский (по авторам документов дела): документы Коллегии министерства, министра, заместителей министра, начальников департаментов и т.д.; корреспондентский (по названию корреспондента): переписка с посольствами стран, входящими в ведение того или иного территориального департамента; корреспондентский (по названию корреспондента): переписка с посольствами стран, входящими в ведение того или иного территориального департамента; предметно-вопросный (группируются документы по одному конкретному вопросу): переписка с Министерством культуры Российской Федерации о создании Российского культурного центра в столице одного из иностранных государств; предметно-вопросный (группируются документы по одному конкретному вопросу): переписка с Министерством культуры Российской Федерации о создании Российского культурного центра в столице одного из иностранных государств; хронологический: годовые отчеты, квартальные политические письма, поступающие из посольств. хронологический: годовые отчеты, квартальные политические письма, поступающие из посольств. Документы группируются в отдельные дела по следующим принципиальным признакам:

Главное структурное подразделение, которое разрабатывает общую номенклатуру дел министерства, обеспечивает хранение дел и оперативное использование документов; разрабатывает общую номенклатуру дел министерства, обеспечивает хранение дел и оперативное использование документов; разрабатывает и внедряет унифицированные формы документов Министерства; разрабатывает и внедряет унифицированные формы документов Министерства; осуществляет экспедиционную обработку и регистрацию документов; осуществляет экспедиционную обработку и регистрацию документов; обеспечивает своевременное поступление к руководству министерства документов, их разметку в подразделениях, контроль за правильностью их оформления; обеспечивает своевременное поступление к руководству министерства документов, их разметку в подразделениях, контроль за правильностью их оформления; осуществляет контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки; осуществляет контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки; осуществляет контроль за работой с документами в структурных подразделениях министерства и в его загранучреждениях, обеспечивает правильность формирования и оформления дел, подлежащих сдаче в архив; осуществляет контроль за работой с документами в структурных подразделениях министерства и в его загранучреждениях, обеспечивает правильность формирования и оформления дел, подлежащих сдаче в архив; ведет работу по письмам и заявлениям граждан. ведет работу по письмам и заявлениям граждан. В его состав входит целый ряд специализированных отделов: отдел документационного обеспечения; отдел коллегии и контроля; отдел координации; отдел информационного обеспечения загранпредставительств; отдел по работе с письмами и личными обращениями; личная канцелярия министра; несекретная канцелярия; секретная канцелярия; центральное машбюро. Генеральный секретариат

Документирование это запись политической и дипломатической информации на различных носителях по установленным правилам в целях ее последующего использования. Различаются две основные категории документов носителей информации: официальные документы, посредством которых осуществляются письменные сношения между государствами и другими субъектами международных отношений; внутренние документы, обеспечивающие деятельность органов государственной власти, различных ведомств, организаций и учреждений в сфере внешней политики. Дипломатическая документация и дипломатическая переписка Дипломатическая документация и дипломатическая переписка

ведется между суверенными государствами, другими полноправными субъектами международного права и их полномочными представителями требует строгого учета правового равенства партнеров, взаимного уважения и корректности отличается соблюдением целого ряда особых норм международно-правового характера, протокольных требований, а также устоявшихся обычаев и традиций Дипломатическая переписка

Обращение. Оно указывает на должность или официальный титул адресата. Комплименты. Это выражения вежливости, которыми начинается и/или завершается письмо, послание, нота или любой другой документ. Основное предметное содержание документа. Оно состоит из смыслового ядра, включающего фактическое содержание и аргументационную часть. Подпись. Личная подпись удостоверяет документ, следует сразу же после заключительного комплимента. включают целый ряд элементов (реквизитов): Дипломатические документы включают целый ряд элементов (реквизитов):

ноты (вербальные и личные); Вербальная нота. Исходит непосредственно от Министерства иностранных дел или загранпредставительства. Личная нота. Адресуется конкретному лицу и пишется в первом лице от имени подписавшего ноту. Личная нота. Адресуется конкретному лицу и пишется в первом лице от имени подписавшего ноту. памятные записки; Ее цель - подчеркнуть важность сделанного заявления или обращения с просьбой, предупредить возможность неправильного толкования или неправильного понимания изложенного устно. Памятная записка, как правило, вручается лично в ходе беседы. меморандумы; Это документ, детально излагающий ту или иную проблему принципиальной важности и имеющий своей целью проведение дальнейших как правило межгосударственных переговоров. Это документ, детально излагающий ту или иную проблему принципиальной важности и имеющий своей целью проведение дальнейших как правило межгосударственных переговоров. заявления, послания и письма на уровне государственного руководства (глав государств и правительств, руководителей внешнеполитических ведомств); полуофициальная переписка (личные письма полуофициального характера). К важнейшим документам дипломатической переписки относятся:

По структуре договор состоит из следующих элементов: По структуре договор состоит из следующих элементов: название; название; преамбула; преамбула; основная часть, которая делится на статьи и разделы, которые могут иметь собственные наименования; основная часть, которая делится на статьи и разделы, которые могут иметь собственные наименования; заключительная часть, содержащая условия его вступления в силу и прекращения действия, указание об аутентичности (подлинности) текстов на языках, на которых составлен договор; заключительная часть, содержащая условия его вступления в силу и прекращения действия, указание об аутентичности (подлинности) текстов на языках, на которых составлен договор; подписи сторон, которые располагаются друг против друга или одна под другой. подписи сторон, которые располагаются друг против друга или одна под другой. Тексты договоров печатаются на особой договорной бумаге, прошнуровываются специальной тесьмой национальных цветов соответствующего государства и скрепляются сургучной печатью с гербовым оттиском. Международные договоры могут иметь приложение в виде протоколов, правил, обменных писем и др. Международный договор

годовые политические отчеты; годовые политические отчеты; квартальные политические письма; квартальные политические письма; шифртелеграммы; шифртелеграммы; информационно-справочные материалы; информационно-справочные материалы; политические характеристики политических, общественных деятелей страны пребывания, представителей делового мира, культуры, дипломатии; политические характеристики политических, общественных деятелей страны пребывания, представителей делового мира, культуры, дипломатии; обзоры печати, касающиеся конкретного события в политической жизни страны пребывания или в двусторонних отношениях; обзоры печати, касающиеся конкретного события в политической жизни страны пребывания или в двусторонних отношениях; записи бесед руководителей загранучреждений и других дипломатических сотрудников; записи бесед руководителей загранучреждений и других дипломатических сотрудников; консульские статистические отчеты и переписка по консульским вопросам. консульские статистические отчеты и переписка по консульским вопросам. Делопроизводство внешнеполитического характера включает также документы, которые составляются в дипломатических и консульских учреждениях, а также в представительствах при международных организациях и которые предназначаются для внутреннего пользования:

Современная дипломатия, будучи в конечном счете, сложной управленческой системой, диктует новые, гораздо более жесткие требования к дипломатическим документам, их структуре, характеру изложения материала, подбору информационных источников, выводам и рекомендациям. Сегодня на первый план выходят такие черты дипломатических документов как убедительность, своевременность и доступность. В немалой степени эти цели достигаются посредством грамотной и эффективной организацией документооборота и делопроизводства в системе дипломатической службы, постоянным контролем за накоплением, обработкой, хранением и эффективным использованием информации.

Унифицированные системы документации. Система организа­ ционно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р М., Борунков А.Ф. Дипломатический протокол в России и диплома­ тический этикет. М., Вуд Дж., Сорре Ж. Дипломатический церемониал и протокол. М., Делопроизводство в системе государственного управления. Учебно-практическое пособие. М., Ковалев А.Г. Азбука дипломатии. М., Молочное Ф.Ф. Дипломатический протокол и дипломатическая практика. М., Попов В.И. Современная дипломатия: Теория и практика. Курс лекций. Часть 1. Дипломатия наука и искусство. М., Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. М., Литература