КАК ПЕРЕЙТИ НА ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ Павел Коптелов Руководитель отраслевого направления Проект компании

ОСОБЕННОСТИ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ФАКТОРИНГЕ

Типовой документооборот в факторинге По факту поставки, Поставщик дожидается возврата от Покупателя и отправляет один экземпляр Торг-12 Фактору (5 дней) Фактор проверяет по формальным признакам и вводит Торг-12 в информационную систему (1 день) Фактор принимает решение об уступке задолженности и выплате финансирования Поставщику, формирует Реестр уступки прав требования, содержащий список уступленных Торг-12 (1 день) Поставщик, Покупатель и Фактор подписывают Реестр уступки прав требования (8 дней) Фактор оплачивает существенную часть стоимости поставки Поставщику (2 дня)

Типовой документооборот в факторинге Итого 17 дней из них 14 дней – обмен бумажными документами

Существующие проблемы Между фактом поставки и выплатой финансирования Фактором проходит 17 дней, как следствие: Сокращается период финансирования и доход Фактора Сдвигаются сроки получения денег Поставщиком Подпись сторонами трехстороннего Реестра уступки прав требования требует администрирования со стороны Фактора Отправка документов почтой приводит к существенным затратам сторон и не гарантирует документы от потери и компрометации

ЭДО как способ решения проблемы Электронные Торг-12 и Счета фактуры имеют юридическую силу, так как они подписаны КЭП и отправлены через Оператора ЭДО Доставка документа получателю происходит в течение 3-7 секунд Стоимость формализованного электронного документа 7 руб* * Для постоплатного тарифного плана Диадока

РЕАЛИЗАЦИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ДЛЯ ФК ЛАЙФ

Система Лайф.doc Лайф.doc это система: реализующая юридически значимый документооборот между Поставщиком, Покупателем и Фактором на базе веб- сервиса Диадок и адаптированная под специфику факторинга интегрирована с веб-сервисом ФК Лайф по учету факторинговых сделок брендирована и продвигается ФК Лайф самостоятельно размещена на отдельном домене находится в едином информационном пространстве с системой Диадок

Специализированный документооборот Передача Фактору Торг-12, подписанных Поставщиком и Покупателем Подпись Реестров накладных Поставщиком, Покупателем и Фактором Выставление Фактором УПД за оказанные услуги

Схема пересылки первичных документов Торг-12 СФ + Торг-12 ЭДО через Диадок ПОСТАВЩИК ПОКУПАТЕЛЬ ФАКТОРИНГОВАЯ КОМПАНИЯ

Интерфейс пересылки документов

Фиксация факта пересылки в протоколе ЭДО

Взаимодействие систем для доставки Торг-12 Фактору Разработаны: пересылка документа в ящик третьей стороны уведомление внешней системы о поступлении нового документа

Схема подписи Реестра уступки прав требования Поставщик подписывает и отправляет документ Дебитору и Фактору Дебитор получает документ и может подписать его или отказать в подписи После того как Дебитор подписал документ, он автоматически направляется к Фактору Фактор подписывает документ и завершает документооборот Фактор может отказать в подписи документа, в этом случае документ считается неподписанным

Взаимодействие систем при подписи Реестра уступки права требования Разработан механизм 3-х сторонней подписи документа

Прозрачная аутентификация При переходе из внешней системы в Диадок

Прозрачная аутентификация При переходе из Диадока во внешнюю систему

Демонстрация бренда Лайф Система ЭДО под брендом Лайф.док Замена логотипов, названий, ссылок, уведомлений Публикация на домене edo-life.ru Фавиконка Логотип Фон + Контакты Уведомления на Аутентификация

Интеграция ЭДО в бизнес-процессы ООО «ФК «Лайф» Магжанов Антон Директор по развитию

Лайф Факторинг первая факторинговая компания в России, которая взяла курс на развитие малого и среднего бизнеса. Мы являемся членом правления Ассоциации Факторинговых компаний России.

Схема работы бизнеса клиентов; дебиторов; профинансированных накладных

Цели и требования бизнеса Ключевые цели: ускорение бизнес-процессов; повышение прозрачности бизнеса; увеличение удобства работы Клиентов и сотрудников Лайф Факторинг; получение конкурентного преимущества. Требования бизнеса: автоматизировать предоставление документов и обмена сообщениями между факторинговой компанией и Клиентами; частично отказаться от использования бумажного документооборота; ускорить процедуру финансирования Клиентов за счет упрощения операционных процедур; предоставить Клиентам максимальную прозрачность за счет создания гибкой системы отчетности.

ЦЕЛИЗАДАЧИ 1. Разработать уникальный продукт на рынке факторинга Создать собственную электронную площадку с учетом требований бизнеса 2. Обеспечить высокую отказоустойчивость новой системы 3. Обеспечить качественное сопровождение системы Перейти на сопровождение системы собственными силами, 4. Наращивать функционал системы по требованиям бизнеса Перейти к заранее планируемым итерационным обновлениям функционала системы 5. Получить возможность самостоятельной доработки системы Получить необходимый опыт и знания для начала самостоятельных «точечных» доработок системы 6. Обеспечить юридическую значимость электронного документооборота Построить систему совместно с крупным оператором ЭДО Внутренние цели создания системы

Выбор исполнителей Основные сложности выбора: Большое количество вендоров и операторов ЭДО на рынке; Отсутствие опыта создания аналогичных систем на базе ЮЗДО в ФК; Ограничения бюджета. Основные критерии выбора: Функциональная зрелость, юзабилити и стоимость решения; Широкая известность вендора и оператора ЭДО на рынке; Опыт реализации аналогичных продуктов; Готовность решить задачи до конца 2014 года. Наш выбор: InterBank RS +

Комплексное обследование. Февраль – май 2014 ЗАО «Эр-Стайл Софтлаб» проведено комплексное обследование бизнес-процессов ФК, детализированы основные задачи: Выбор схемы интеграции с системой ЭДО Диадок Определение необходимых объектов (Актов, ТОРГ-12, счетов-фактур) и соответствующего документооборота. Выбор схемы интеграции интеграции Интернет-факторинга и мастер системы Лайф Фактор (репликация клиентов, генеральных договоров, договоров поставки и т.д., получения данных для отчетов). Описание механизма печати необходимых документов из Интернет- факторинга. Комплексное обследование Подготовка и согласование ТЗ Реализация проекта

Схема обмена данными

Схема обмена данными (продолжение) п/п Объект Накладные; УПД УПД по комиссиям. Открытые ключи клиентов; данные текущей сессии; Подписанные накладные; Подписанные УПД; Подписанные УПД по комиссиям. Открытые ключи клиентов; Данные текущей сессии УПД (в формате 1С) Оплата Подписанные реестры; Справочник клиентов; Справочник договоров; Отчеты; Статусы документов

Основные интеграционные решения Синхронный вызов методов API Диадок по протоколу https: -передача реестра накладных; -загрузка Торг-12 и счетов-фактур. Асинхронный вызов методов веб сервиса на стороне ИФ по протоколу https: -уведомление о пересылке в ящик ФК новых Торг-12 и СФ; -уведомление о смене статуса пересланных документов, а также документов полученных из Интернет факторинга. Вызов методов веб сервисов на стороне Лайф Фактор, развернутых на базе СУБД Sybase ASE 12.7: новый инструментарий создания Web-сервисов обеспечил быстрое и легкое создание полнофункциональных Web- сервисов класса Enterprise.

Результаты Все технические задачи выполнены Опытная эксплуатация завершена Все клиенты Лайф Факторинг переведены на ЭДО

Показатель Бумажный документооборот ЭДОЭкономия Прямые затраты сторон на генерацию и доставку документов, руб **1 200*** Сроки доставки документов 3-7 дней курьерская доставка 3-7 секунд Существенная Время сотрудников на обработку документов* 100% 20%80% времени ** при 140 сделках на клиента в год, обмене документами раз в неделю и средней стоимости доставки 750 руб. *** стоимость внедрения и эксплуатации ЭДО, включая трудозатраты со стороны ФК Лайф Результат на одного клиента в год по результатам опытной эксплуатации за 2014 г.

Спасибо за внимание! Коптелов Павел Руководитель отраслевого направления доб diadoc.ru Проект компании Магжанов Антон Директор по развитию (495)