Тема 2. Этапы управления проектом ( группы процессов управления проектом ) 2.1. Процессы инициации проекта 2.2. Процессы планирования 2.3. Процессы исполнения. - презентация

1 Тема 2. Этапы управления проектом ( группы процессов управления проектом ) 2.1. Процессы инициации проекта 2.2. Процессы планирования 2.3. Процессы исполнения 2.4. Процессы контроля и мониторинга 2.5. Процессы завершения проекта © Кокодей Т. А.,

2 Стандарт РФ « Проектный менеджмент. Требования к управлению проектом » ГОСТ Р Стандарт PMBoK (PMI USA) 1. Процесс инициации проекта 1. Группа процессов инициации 2. Процессы планирования проекта 2. Группа процессов планирования 3. Процесс организации исполнения проекта 3. Группа процессов исполнения 4. Процесс контроля исполнения проекта 4. Группа процессов мониторинга и контроля 5. Процесс завершения проекта 5. Группа процессов завершения Пять этапов – обязательных ( групп ) процессов - управления проектами Жизненный цикл проекта это : последовательность фаз / этапов проекта ( инициация, планирование, исполнение, контроль, завершение ) - период времени от зарождения идеи проекта до его завершения

3 Этапы управления проектами: 1. Чётко определить и начать проект (что будет выполнено?). 2. Спланировать реализацию того, что решили на этапе инициации (как это будет выполнено?). 3. Выполнить. 4. В процессе выполнения плана необходимо наблюдать и контролировать прогресс по проекту, бюджет и сроки (Достигается ли цель в срок и в рамках бюджета?). 5. Закрыть проект как успешный или неудачный (цель достигнута или не достигнута?) и мониторинга

4 Стандарт РФ « Проектный менеджмент. Требования к управлению проектом » ГОСТ Р Стандарт PMBoK (PMI USA) Управление содержанием проекта Управление сроками проекта Управление затратами в проекте Управление стоимостью проекта Управление персоналом проекта Управление человеческими ресурсами проекта Управление поставками проекта Управление рисками проекта Управление обменом информацией в проекте Управление коммуникациями проекта Управление качеством в проекте Управление качеством проекта Управление заинтересованными сторонами проекта Управление интеграцией проекта Подсистемы управления проектом / области знаний (Чем управляет руководитель проекта?)

5 Полная таблица из PMBoK, пятое издание 2013 г. mooc/lesson01/story_content/external_files/PMB OK5_Tab_3-1.jpg

6 I. Процесс инициации проекта (по РФ ГОСТ Р и PMBoK) Проект должен начинаться с процесса инициации - формального санкционирования нового проекта (входит в подсистемы управление интеграцией и управление заинтересованными сторонами проекта). Цель процесса: формальное открытие проекта. Выходы процесса : - наименование проекта; - причины инициации проекта (идентификация заинтересованных сторон); - цели и продукты проекта ; - дата инициации проекта; - заказчик проекта; - руководитель (менеджер) проекта; -куратор (спонсор) проекта. По PMBoK вышеуказанная информация обязательно документируется в Уставе проекта и реестре заинтересованных лиц.

7 Инициация проекта - наименование проекта; - причины инициации проекта - цели и продукты проекта; - дата инициации проекта; - заказчик проекта; - руководитель (менеджер) проекта; - куратор (спонсор) проекта. Входы - методы выбора проектов ; - экспертные оценки и др. - описание продукта ; - стратегический план ; - критерии выбора проектов ; - историческая информация и др. Методы и средства Выходы ( обязательны ) РФ ГОСТ Р регламентирует только необходимость наличия самого процесса инициации и перечень его выходов. Свобода выбора входов, методов и средств. Формальные документы - устав проекта и реестр заинтересованных сторон необязательны. PMBoK предполагает обязательное составление документов : -Устава проекта – формально санкционирует проект ( решение реализовать и финансировать проект ) и даёт краткое содержание ( аннотацию ) плана проекта. -Реестра заинтересованных сторон – содержит ключевую информацию о физических лицах или организациях, на которые влияет проект. Документы по PMBoK : Устав, Реестр заинтересованных лиц

8 Элементы устава проекта Содержание элемента Дата инициации, руководитель проекта, наименование проекта г., ФИО, « Модернизация спорткомплекса СевГУ » Причины инициации проекта ( почему проект важен, какую проблему решает ) Устаревшая инфраструктура и оборудование спорткомплекса, затрудняющая качественную спортивную подготовку студентов СевГУ Цели ; продукты / результаты проекта и критерии их оценки ( требования к ним ) Модернизировать спорткомплекс ; современный стадион, тренажёрный зал и бассейн Общее описание проекта, контрольные события расписания, длительность проекта Проект будет включать модернизацию тренажёрного зала ( к ), расширение и модернизацию стадиона ( к ) и постройку бассейна ( к ) на территории студгородка ; длительность проекта – 1 год. Высокоуровневые риски Сокращение финансирования Мин Обр, ликвидация СевГУ Оценка бюджета проекта 0,5 млрд. руб. Список заинтересованных сторон ( заказчик, руководитель, куратор и др.), роли Мин Обр, СевГУ, студенты, ППС, др. Пример 1: Элементы Устава проекта « Модернизация спорткомплекса СевГУ »

9 Элементы устава проекта Содержание элемента Дата инициации и завершения, руководитель проекта, наименование проекта – , ФИО, « Разработка информационной системы управления персоналом ( ИСУП ) ОАО « Татнефть » Причины инициации проекта ( почему проект важен, какую проблему решает ) Отсутствует информационная система управления персоналом, персонал работает с традиционными инструментами ( бумажными отчетами и т. п.), что приводит к снижению эффективности управления и производства. Цели -оптимизация управления персоналом -повышение эффективности производства и труда -снижение транзакционных издержек ( сбора и обработки инфо, принятия решений, заключения контрактов и др.) Продукты / результаты проекта ( требования к ним ) 1. Информационная система управления персоналом, в т. ч : - инструмент для планирования персонала -справочник кадров ОАО « Татнефть » ( реестр требований к информационной системе ) 2. Эксплуатационная документация 3. Документ с описанием бизнес - процессов управления персоналом Пример 2: Элементы Устава проекта «Разработка информационной системы управления персоналом (ИСУП) ОАО «Татнефть»»

10 Общее описание проекта, контрольные события расписания Проект включает : документацию текущих бизнес - процессов управления персоналом ; сбор и анализ требований работников отдела кадров и руководства к информационной системе управления персоналом ( ИСУП ); формирование тех. задания на разработку ИСУП ; разработку справочника кадров ; разработку и тестирование ИСУП ( готовый продукт к ); разработку эксплуатационной документации и обучающих курсов ; обучение персонала ( персонал обучен к ); внедрение в эксплуатацию ИСУП ; Высокоуровневые риски-Превышение бюджета проекта -Несоблюдение сроков реализации проекта -Недополученные финансирования проекта -Несоответствие качества ИСУП оговоренным требованиям -Сопротивление персонала изменениям ( нежелание осваивать и пользоваться ИСУП ) -Банкротство предприятия и т. д. Оценка бюджета проекта 5 млн. руб. Список заинтересованных сторон ( заказчик, руководитель, куратор и др.), роли Руководство предприятия, отдел кадров, руководитель проекта, проектная команда, сотрудники компании, клиенты компании и др.

11 По MPBoK (2013 г.) на этапе инициации : - Процесс 4.1 « Разработка Устава проекта » входит в управление интеграцией проекта ; - Процесс 13.1 « Идентификация заинтересованных сторон » входит в управление заинтересованными сторонами. Выход процесса - реестр, в котором указан : -Список заинтересованных сторон -Интересы заинтересованных сторон ( ожидания и требования от проекта ) -Классификация заинтересованных сторон по степени их влияния на проект и заинтересованности в нём ( по матрице интереса и власти, можно ввести шкалу от 0 до 10) -Информация, которую необходимо предоставить заинтересованным сторонам ( способ предоставления и сроки ) -Потенциальные стратегии, чтобы завоевать поддержку или убрать препятствие заинтересованных сторон ( Подсистемы управления ) Этапы проекта ( подсистемы управления ) Этапы проекта

12 Заинтересованные стороны проекта – это лица или организации, интересы которых могут быть затронуты в ходе реализации проекта. Персонал проекта – это команда проекта, она состоит из менеджера проекта, команды управления проектом и остальных членов команды, которые выполняют работу по проекту

13 Пример команды проект Куратора ( спонсор ) проекта представителя высшего руководства, который хоть и не вникает в тонкости текущего положения дел в проекте, но контролирует его ход, следит, чтобы проект соответствовал стратегическим целям компании, а если у менеджера проекта не хватает полномочий, помогает ему своим авторитетом.

14

15 Типовые заинтересованные стороны проекта и их интересы ( для включения в реестр заинтересованных сторон )

16

17 Основные процессы планирования по РФ ГОСТ Р и PMBoK (2013) 1. Процесс планирования содержания проекта 2. Процесс разработки расписания 3. Процесс планирования бюджета проекта 4. Процесс планирования персонала проекта 5. Процесс планирования закупок в проекте 6. Процесс планирования реагирования на риски 7. Процесс планирования обмена информацией в проекте ( коммуникаций ) 8. Процесс планирования управления изменениями в проекте ( регламентирован только в РФ ГОСТ Р ) 9. Процесс планирования управления качеством проекта ( PMBoK, 2013 ) 10. Процесс планирования управления заинтересованными сторонами ( PMBoK 2013 ) 11. Процесс разработки плана управления проектом ( интеграция всех планов )

18 Полная таблица из PMBoK, пятое издание 2013 г. mooc/lesson01/story_content/external_files/PMB OK5_Tab_3-1.jpg

19 Группа процессов планирования (PMBoK) Планирование управления стейкхолдерами

20 II. Процессы планирования проекта по РФ ГОСТ Р Процесс планирования содержания проекта Цель процесса: определение требований проекта и состава работ проекта. Выходы процесса: а) требования к проекту со стороны заказчика, других заинтересованных сторон проекта, а также законодательства и нормативных актов определены, проанализированы на предмет возможности их выполнения, согласованы с заказчиком проекта и документированы; б) определены, согласованы с заказчиком и документированы ключевые данные по продукту проекта, а именно: 1) назначение, свойства и характеристики продукта; 2) критерии и методы приемки продукта проекта и его составных частей; 3) допущения и исключения, касающиеся продукта проекта; 4) определены, согласованы с заказчиком и документированы работы проекта, а также допущения и исключения, касающиеся работ проекта.

21 2 Процесс разработки расписания Цель процесса: определение дат начала и окончания работ проекта, ключевых событий, этапов и проекта в целом. Выходы процесса: - определены взаимосвязи между работами проекта; - проведена оценка длительности работ проекта; - определен и утвержден график привлечения ресурсов, необходимых для выполнения проекта в срок; - определено и документировано расписание проекта; - утвержден базовый календарный план проекта.

22 3 Процесс планирования бюджета проекта Цель процесса: определение порядка и объема обеспечения проекта финансовыми ресурсами. Выходы процесса: - определена и документирована структура статей бюджета проекта, позволяющая контролировать затраты на проект в ходе его реализации; - определена плановая стоимость всех ресурсов проекта (материальных и людских) с учетом всех известных ограничений на их использование; - определена стоимость выполнения работ проекта; - утвержден базовый бюджет проекта; - определен и документирован порядок поступления денежных средств в проект.

23 4 Процесс планирования персонала проекта Цель процесса: определение порядка обеспечения проекта человеческими ресурсами. Выходы процесса: - определены и документированы роли участников проекта, их функции и полномочия; - определен численный и квалификационный состав команды проекта, а также требования к условиям труда; - персонально определены основные члены команды проекта.

24 5 Процесс планирования закупок в проекте Цель процесса: определение порядка и объема обеспечения проекта продукцией и услугами, приобретаемыми у сторонних организаций. Выходы процесса: а) проведен анализ необходимости закупки продукции и услуг для достижения целей проекта; б) в случае если по результатам анализа принято решение о целесообразности закупок продукции и/или услуг в проекте, то: 1) определены требования к закупаемой продукции (услугам), в том числе ограничения по стоимости и срокам поставки; 2) определены требования к приемке закупаемой продукции (услугам); 3) запланированы мероприятия по выбору и оценке поставщиков на основе определенных критериев.

25 6 Процесс планирования реагирования на риски Цель процесса: определение основных рисков проекта и порядка работы с ними. Выходы процесса: - выявлены и документированы риски проекта; - проведены оценка и ранжирование по вероятности и степени влияния на результат проекта всех идентифицированных рисков; - разработаны мероприятия по изменению вероятности и степени влияния наиболее значимых рисков, а также созданы планы реагирования на случай возникновения таких рисков; - учтены результаты разработки упреждающих мероприятий по реагированию на риски в связанных с ними планах.

26 7 Процесс планирования обмена информацией в проекте Цель процесса: определение порядка обмена информацией между лицами, участвующими в реализации проекта и заинтересованными в результатах проекта. Выходы процесса: - определены все участники информационного обмена, а также их потребности в информации; - определены методы и средства распространения информации по проекту; - определена процедура разработки, согласования, утверждения, распространения проектных документов; - определены место и правила хранения информации по проекту.

27 8 Процесс планирования управления изменениями в проекте Цель процесса: определение порядка работы с изменениями в проекте. Выходы процесса: а) определен и документирован процесс работы с изменениями в проекте, а именно: 1) выявление изменений; 2) согласование и утверждение изменений; 3) организация учета версий документов и продуктов проекта; 4) доведение информации об изменениях до заинтересованных сторон.

28 III. Процесс организации исполнения проекта по РФ ГОСТ Р Цель процесса: организация выполнения проекта согласно разработанным планам. Выходы процесса: - выполнены запланированные работы; - получены продукты проекта; - осуществлены изменения согласно принятым в проекте правилам; - выполнены намеченные корректирующие и предупреждающие действия; - актуализированы документы по управлению проектом.

29 Полная таблица из PMBoK, пятое издание 2013 г. mooc/lesson01/story_content/external_files/PMB OK5_Tab_3-1.jpg

30 Группа процессов исполнения (PMBoK)

31 VI. Процесс контроля исполнения проекта по РФ ГОСТ Р Цель процесса : проверка соответствия процессов и продукта проекта установленным требованиям. Выходы процесса : - документированы результаты регулярной проверки состояния проекта, в частности отклонения от планов, и проанализированы с целью определения причин отклонений; - произведена оценка соответствия продукта проекта требованиям к нему; - сформированы корректирующие и предупреждающие действия по результатам проверки; - отчеты о выполнении работ проекта соответствуют утвержденной системе отчетности по проекту.

32 Полная таблица из PMBoK, пятое издание 2013 г. mooc/lesson01/story_content/external_files/PMB OK5_Tab_3-1.jpg

33 Группа мониторинга и контроля (PMBoK)

34 V. Процесс завершения проекта по РФ ГОСТ Р Цель процесса : формальное закрытие проекта. Выходы процесса : - проведена и документально оформлена приемка продукта проекта заказчиком; - проведено закрытие всех договоров по проекту (в случае их наличия); - документировано окончание проекта; - сформирован архив проекта; - команда проекта и основные заинтересованные стороны проинформированы об окончании проекта.

35 Полная таблица из PMBoK, пятое издание 2013 г. mooc/lesson01/story_content/external_files/PMB OK5_Tab_3-1.jpg

36 Взаимодействие групп процессов управления проектами (MPBoK)