Запознаване с функционалността на Microsoft Excel 2007 Гл.ас. д-р Малинка Иванова Югозападен университет Н. Рилски- Благоевград. - презентация

1 Запознаване с функционалността на Microsoft Excel 2007 Гл.ас. д-р Малинка Иванова Югозападен университет Н. Рилски- Благоевград

2 Повече редове и колони За да ви позволи да преглеждате големи количества данни в работни листове, Office Excel 2007 поддържа до 1 милион реда и 16 хиляди колони за един работен лист По-конкретно, мрежата на Office Excel 2007 е реда по колони, което ви предоставя с 1 500% повече редове и 6 300% повече колони, отколкото в Microsoft Office Excel 2003

3 Office теми и стилове на Excel В Office Excel 2007 можете бързо да форматирате данните във вашия работен лист, прилагайки тема и използвайки специфичен стил Темите могат да се споделят между други програми, като например Microsoft Office Word и Microsoft Office PowerPoint, докато стиловете са предназначени да променят формата на специфични за Excel елементи, като например таблици на Excel, графики, обобщени таблици, фигури и диаграми

4 Прилагане на тема Темата е предварително зададен набор от цветове, шрифтове, линии и ефекти на запълване, които може да се прилагат към цялата ви работна книга или към определени елементи, като например диаграми или таблици

5 Използване на стилове Стилът е предварително зададен, базиран на тема формат, който можете да използвате, за да промените вида на таблици, графики, обобщени таблици, фигури или диаграми на Excel

6 Лесно писане на формули Преоразмеряема лента за формули Лентата за формули автоматично се преоразмерява, за да се нагоди към дълги, сложни формули Автодовършване на функции С автодовършването на функции можете бързо да пишете правилния синтаксис на формула Структурирани препратки В допълнение към препратките към клетки, като например A1 и R1C1, Office Excel 2007 предоставя структурирани препратки, които препращат към наименувани диапазони и таблици, във формули

7 Подобрено сортиране и филтриране Можете да филтрирате данни по цвят или по дати да показвате повече от 1000 елемента в падащия списък "Автофилтър да избирате множество елементи за филтриране да филтрирате данни в обобщени таблици

8 Нов външен вид за диаграми Повече цветове Шаблони на диаграми Съвременен външен вид с OfficeArt Визуално извличане на елементи на диаграма

9 Нови файлови формати XML базиран файлов формат - В 2007 Microsoft Office system Microsoft въвежда нови файлови формати за Word, Excel и PowerPoint, познати като форматите на Office Open XML XML файлови формати – файлов формат без макроси (.xlsx) – базираният на XML и с разрешени макроси файлов формат на Office Excel 2007 (.xlsm) – файловият формат на Office Excel 2007 за шаблони на Excel (.xltx) – файловият формат с разрешени макроси на Office Excel 2007 за шаблони на Excel (.xltm)

10 Двоичен файлов формат на Office Excel 2007 Office Excel 2007 въвежда също двоична версия на сегментирания, компресиран файлов формат за големи или сложни работни книги Този файлов формат – двоичният (или BIFF12) файлов формат на Office Excel 2007 (.xls) може да се използва за оптимална производителност и обратна съвместимост

11 Съвместимост с по-ранни версии на Excel В по-ранни версии на Excel можете да инсталирате актуализации и конвертори, за да отваряте работна книга на Office Excel 2007, така че да можете да я редактирате, да я записвате и да я отваряте отново в Office Excel 2007, без загуба на никакви специфични за Office Excel 2007 функционалност или характеристики

12 Основна лента с инструменти Лентата е съставена от различни раздели Всеки раздел е свързан с конкретни функции Разделът Home – първият раздел отляво, съдържа ежедневните често използвани команди Командите са организирани в малки свързани групи - например, командите за работа с клетки са в групата Cells.

13 Работни книги и работни листове При стартиране на Excel се отваря файл, наричан работна книга Всяка нова работна книга идва с три работни листа Всеки работен лист има име в своя раздел на лист - Sheet1, Sheet2 и Sheet3 Добра идея е листовете да се преименуват, за да може информацията върху всеки лист да бъде по-лесна за разпознаване При необходимост могат да се добавят листове или да се изтриват

14 Преименуване на лист

15 Създаване на нова работна книга

16 Колони, редове и клетки Работните листове са разделени на колони, редове и клетки Колоните са разположени вертикално отгоре надолу в работния лист, редовете са хоризонтално отляво надясно в работния лист, клетката е мястото, където се срещат един ред и една колона Всяка колона има заглавие по азбучен ред отгоре. Първите 26 колони са с буквите от A до Z. Всеки работен лист съдържа общо колони, така че след Z буквите започват отново по двойки от AA до AZ. След AZ двойките букви започват отново с колони BA до BZ и т. н., завършвайки с XFD Всеки ред също има заглавие. Заглавията на редове са числа от 1 до Заглавията по азбучен ред на колоните и числовите заглавия на редовете, определят мястото на клетката върху работния лист Заглавията се обединяват, за да образуват адреса на клетката, наречен също препратка към клетка

17 Поле за име Препратката към клетка на активната клетка се показва също в Полето за име в горния ляв ъгъл на работния лист Поглеждайки в полето за име, можете да видите препратката към клетка на активната клетка Бихте се загубили, ако препратката към клетка не ви съобщава къде се намирате Важно е да знаете препратката към клетка, ако трябва да кажете на някого къде се намират или къде трябва да се въведат конкретни данни в работния лист

18 Въвеждане на данни Могат да се въвеждат два основни вида данни в клетки на работен лист: числа и текст Excel може да се използва, за да се създават бюджети, да се работи с данъци или да се записват оценки на студенти Excel може да се използва, за да се вписват продукти, които се продават или да се записва посещаемост на студенти Excel може да се използва за проследяване на ежедневни задачи

19 Когато въвеждате данни, добра идея е да започнете с въвеждане на заглавия отгоре на всяка колона, така че всеки, който споделя вашия работен лист, да може да разбере какво означават данните Често ще искате да въвеждате и заглавия на редове Преминаването от клетка към клетка – чрез клавиша TAB, преминаването надолу чрез клавиша ENTER

20 Въвеждане на дати и часове Excel подравнява текста в лявата страна на клетките, но подравнява надясно датите За да въведете дата в колона B – колоната "Дата", трябва да използвате наклонена черта или тире, за да отделите частите: 16/7/2009 или 16-юли-2009 Ако трябва да въведете час, въведете числата, интервал и след това "a" или "p" – например, 9:00 p. Ако въведете само число, Excel разпознава час и го въвежда като AM

21 Въвеждане на числа За да въведете дроб, оставете интервал между цялото число и дробта - например, 1 1/8. За да въведете дроб, въведете първо нула - например, 0 1/4. Ако въведете 1/4 без нулата, Excel ще интерпретира числото като дата, 4 януари Ако въведете (100), за да укажете отрицателно число посредством скоби, Excel ще покаже числото като -100

22 Редактиране на данни Два начина за редактиране на информацията в клетка: – Щракнете двукратно върху клетката. След това я редактирайте. – Щракнете в клетката и след това щракнете в лентата за формули. не забравяйте да натиснете клавиша ENTER или TAB, така че промените да се запазят

23 Премахване на форматиране При изтриване на форматирани данни не се премахва форматирането от клетката Премахване на форматирането на клетка – Editing>Clear All (Clear Formats, Clear Contents, Clear Comments)

24 Вмъкване на колона/ред Вмъкване на колона - ако ще се вмъква колона между колони C и D, трябва да щракнете върху клетка в колона D, отдясно на новото местоположение След това, в раздела Home, в групата Cells се щраква върху Insert, в падащото меню се избира Insert Sheet Columns Вмъкване на ред - за да се вмъкне нов ред между ред 5 и ред 6, се щраква в клетка на ред 6 След това в групата Cells се щраква върху Insert, в падащото меню се избира Insert Sheet Rows Excel дава на новата колона или ред заглавието, изисквано от тяхното място, и променя заглавията на колоните или редовете по-нататък

25 Форматиране на информация video

26 Въвеждане на формули Формулите на Excel започват винаги със знак за равенство (=), следва формулата

27 Въвеждане на формули

28 Копиране на формули Черното кръстче от клетката се плъзга до клетката, в която ще бъде копирана формулата След като формулата се копира, се появява бутонът Auto Fill Options с някои опции за форматиране

29 Препратки към клетки

30 Работа с препратки Excel автоматично актуализира сумата в клетка D5 от 5,25 (при прибавяне на 0,45) на 5,7 Актуализира се и общата средна стойност в клетка D7 - Excel може да направи това, защото оригиналната формула =Average(D3:D6) в клетка D7 съдържа препратки към клетки

31 Работа с препратки

32 Типове препратки Относителна - Всяка относителна препратка към клетка във формула автоматично се променя, когато формулата се копира в цяла колона или в цял ред Абсолютна - Абсолютната препратка към клетка е фиксирана, не се променя, ако се копира формула от една клетка в друга Смесена - има или абсолютна колона и относителен ред, или абсолютен ред и относителна колона – $C4 (абсолютна препратка към колона и относителна към ред) Променят се относителните препратки към клетки Абсолютни препратки към клетки

33 Използване на функции във формули

34 Грешки ##### - Колоната не е достатъчно широка, за да покаже съдържанието на клетката #REF! - Препратка към клетка не е валидна, Клетките може да са изтрити или заместени #NAME? - не се разпознава името на функцията Video_math

35 Създаване на таблица

36 Създаване на обобщена таблица (Pivot Table) - отчет

37

38 Изграждане на отчет

39 Извършване на сортиране

40 Добавяне на филтър

41 video

42 Анализиране на данни чрез графики video

43 Преглед преди разпечатване video