Система бюджетирования и управления финансами предприятия Выступающий: Сафиулин Алексей Ведущий специалист группы продвижения КСУ НПО «Компьютер» - презентация

1 Система бюджетирования и управления финансами предприятия Выступающий: Сафиулин Алексей Ведущий специалист группы продвижения КСУ НПО «Компьютер»

2 О разработчике С 1988 года на рынке информационных технологий Штат компании человек Статус Microsoft Gold Certified Partner СМК сертифицирована на соответствие ISO 9001:2008 Технологии разработки, внедрения, сопровождения ПО сертифицированы по системе ГАЗПРОМСЕРТ Основные сферы деятельности: Разработка и внедрение информационных систем управления для средних и крупных организаций, в том числе со сложной территориально- распределенной структурой система Prestima, КАС «Бизнес Люкс» Создание систем электронного документооборота и управления взаимодействием для средних и крупных организаций на базе системы DIRECTUM Разработка инструментария для построения финансово-учетных систем и систем электронного документооборота IS-Builder Консалтинг в сфере управленческого учета, постановки бюджетирования, оптимизации бизнес-процессов Обучение пользователей, администраторов и разработчиков Генеральный директор Нигматулин Г.Т.

3 Крупные проекты в области бюджетирования и управления финансами ООО «Газпром трансгаз Чайковский» Обслуживание газопроводов (более 100 рабочих мест в 40 ЦФУ и 19-ти филиалах) ОАО «Удмуртнефтепродукт» Оптовая и розничная торговля нефтепродуктами (более 50 рабочих мест в Управлении и 11-ти филиалах) «АВИСМА» филиал ОАО «Корпорация ВСМПО-АВИСМА» Производство титановой продукции (более 130 рабочих мест) ОАО «Гипротюменнефтегаз» Проектный институт (более 20 рабочих мест) ООО «КОМОС ГРУПП» Агрохолдинг (более 30 рабочих мест в Управляющей компании и на 12-ти предприятиях) Полный список клиентов на сайте

4 Традиционные варианты работы при отсутствии специализированного программного продукта Использование локального офисного ПО (Excel, Access) в отделах планирования Планирование силами планово-экономического и финансового отделов без подключения ЦФО Планирование только основных финансовых бюджетов, отсутствие планирования операционных бюджетов Планирование только одного-двух вариантов бюджетов на год Согласование проектов бюджетов в бумажном виде Ручной сбор факта исполнения бюджетов в локальном офисном ПО (Excel)

5 Проблемы традиционных вариантов работы Высокая трудоемкость и длительность процесса планирования Планирование с низкой степенью детализации Отсутствие возможности анализа в режиме «Что будет, если …?» Отсутствие оперативного контроля исполнения бюджетов и определения причин и виновников отклонений Запаздывание корректирующих действий Сложность сопоставления плановых и учетных данных из-за несоответствия структуры статей бюджетов структуре статей затрат ГДЕ ПРОБЛЕМЫ? ЧТО НЕОБХОДИМО?

6 Структура системы Prestima Бюджетирование Управление финансами Расчеты по договорам Управление показателями эффективности Корпоративная отчетность OLAP-отчеты Механизм интеграции Территориально распределенная работа Инструмент разработки IS-Builder

7 Процесс бюджетного управления 5 Определение структуры Разработка бюджетной структуры Планирование и согласование Определение плановых значений элементов бюджетов 3 4 Бюджетирование Prestima 1 2 Исполнение Учет фактических операций в разрезе ЦФО, статей бюджетов по периодам планирования Контроль Текущий план-фактный контроль выполнения бюджетов Анализ и корректировка Анализ план-фактных отклонений, выявление причин, выработка управленческих воздействий

8 Решаемые бизнес-задачи Формирование сложной, многоуровневой бюджетной структуры выделение центров финансовой ответственности определение перечня оперативных и финансовых бюджетов предприятия и взаимосвязей между ними определение разрезов планирования, разработка структуры бюджетов Обеспечение использования единой методики планирования для всех ЦФО общие принципы и методы сбора плановых данных единый регламент, описывающий порядок взаимодействия центров финансовой ответственности в процессе составления и исполнения бюджетов единые формы корпоративной отчетности Организация сбора исходных данных для планирования из различных источников разработка механизмов сбора данных для формирования плана из различных источников определение алгоритмов обработки полученных данных для расчета плана Контроль исполнения бюджетов выделение целевых показателей для контроля недопущение превышения лимитов средствами системы Анализ и прогнозирование выполнения бюджетов выделение ключевых показателей эффективности проведение план-фактного анализа средствами системы Мотивация сотрудников на выполнение бюджетов персонификация ответственности за исполнение бюджетов выделение показателей мотивации

9 Определение структуры бюджетов Бюджет продаж Бюджет производственных запасов Бюджет производства Бюджет общепр. расходов Бюджет прямых затрат на материалы Бюджет прямых затрат на оплату труда Бюджет закупок Бюджет коммерческих расходов Бюджет управленческих расходов Инвестиционный бюджет БДДС БДР ББЛ Основные бюджеты

10 Модель построения бюджетов на примере бюджета доходов и расходов ЦФО ( О тдел капитального строительства) Статьи затрат (Материалы на строительство) Подразделения (Ремонтная бригада) Оптимистичный бюджет Сбалансирован ный бюджет Пессимистичный бюджет Модель дает однозначный ответ на основные вопросы бюджетирования: КТО? Перечень ЦФО, которые участвуют в планировании ЧТО? Набор статей затрат, в разрезе которых строится бюджет НА КОГО? Производственные подразделения, потребляющие ресурсы Варианты бюджета Изменение бюджетов во времени

11 Пример структуры БДР Система Prestima позволяет строить сложные иерархические структуры, охватывающие все уровни планирования на предприятии.

12 Планирование бюджетов Плановые мероприятия Формы планирования Формы Excel Расчет В модуле «Бюджетирование» системы Prestima применяются 4 основных способа ввода плановых значений бюджета в зависимости от: КАК ВВЕСТИ ПЛАНОВЫЕ ЗНАЧЕНИЯ В СИСТЕМУ ? Стадии планирования Направления планирования Роли пользователя

13 Плановые мероприятия Плановые мероприятия Формы планирования Формы Excel Расчет Плановые мероприятия Сбор отдельных бюджетных заявок на начальных этапах планирования «Снизу-вверх» ЦФО Исполнители НазначениеНаправление планированияКем используется? Собираются данные о потребности всех подразделений и филиалов в финансировании. Планы могут быть детализированы вплоть до объектов титульного списка и номенклатуры.

14 Расчет значений статей бюджетов Плановые мероприятия Формы планирования Формы Excel Расчет Плановые мероприятия Автоматический расчет плановых значений бюджетов по условно-постоянным затратам «Снизу-вверх» «Сверху-вниз» Отдел планирования НазначениеНаправление планированияКем используется? Настраиваются алгоритмы для автоматического расчета условно- постоянных затрат (налоги, отчисления, сборы и т.д.).

15 Формы планирования Плановые мероприятия Формы планирования Формы Excel Расчет Плановые мероприятия Многоуровневое планирование с возможностью разделения по правам «Снизу-вверх» «Сверху-вниз» Все участники планирования НазначениеНаправление планированияКем используется? Средство построения системы многоуровнего планирования и консолидации бюджетов. В формах реализована иерархия бюджетной структуры и разделение прав участников планирования.

16 Формы Excel Плановые мероприятия Формы планирования Формы Excel Расчет Плановые мероприятия Корректировка сводных данных на верхних уровнях планирования «Сверху-вниз» Руководство Отдел планирования НазначениеНаправление планированияКем используется? Средство консолидации и визуального представление сводного бюджета. Формы Excel позволяют корректировать показатели эффективности работы организации.

17 Согласование бюджетов Оформление задачи в DIRECTUM Для автоматизации процесса согласования бюджетных заявок и утверждения лимитов пользователи системы могут использовать систему DIRECTUM. При этом задачи могут оформляться как в «бесшумном режиме», так и сопровождаться комментариями пользователя. Процесс согласования заявок и утверждения лимитов может иметь чрезвычайно сложную структуру и порядок прохождения. Для автоматизации этой части используются средства настройки типовых маршрутов системы DIRECTUM. Взаимодействие между пользователями в процессе распределения утвержденных лимитов 54321

18 Исполнение бюджетов Оформление задачи в DIRECTUM Первичные документы Расчет бюджета Источником формирования фактических данных может служить информация, отраженная в любых других модулях системы (Управление финансами, Расчеты по договорам). В этом случае при формировании документа пользователь напрямую указывает к исполнению какой статьи бюджета он относится. Ввод данных «вручную» Оформляются документы «Приход по банку» или «Расход по банку» В табличной части определен перечень статей БДДС по которым производится оплата через банк

19 Исполнение бюджетов Оформление задачи в DIRECTUM Первичные документы Расчет бюджета Расчет значений статей бюджета включает в себя сбор фактических данных из других учетных систем, таблиц MS Excel, модулей системы Prestima в автоматическом режиме. Этот вариант является основным средством сбора фактических данных. Ввод данных «вручную» Хранилище данных системы Prestima Модуль «Бюджетирование» Бизнес-решение «Бюджетирование и Финансы» Способы расчета статей бюджета Данные бухгалтерского и управленческого учета Модуль «Управление финансами» cистемы Prestima

20 Исполнение бюджетов Оформление задачи в DIRECTUM Первичные документы Расчет бюджета Данные о фактическом выполнении бюджета могут вводится в модуль «Бюджетирование» вручную, посредством форм планирования. Ввод данных «вручную»

21 Контроль исполнения бюджетов Оформление задачи в DIRECTUM Первичные документы Показатели эффективности Оперативный контроль исполнения БДДС, например, реализован в финансовых документах системы. В случае превышения лимитов при оформлении заявки на финансирование, платежного поручения или расхода по банку система может выдать предупреждение или жестко запретить проведение документа. Оформляется заявка на финансирование Указывается статья бюджета, по которой будут расходоваться денежные средства Система не позволяет реализовать операцию, если сумма заявки превышает утвержденный в бюджете лимит

22 Контроль исполнения бюджетов Оформление задачи в DIRECTUM Первичные документы Показатели эффективности Модуль «Управление показателями эффективности» - средство анализа верхнего уровня, работающее с любыми источниками данных. Модуль обладает широким набором средств графического представления информации и призван автоматизировать рабочие места топ- менеджмента организации. Управление показателями эффективности (KPI)

23 Контроль исполнения бюджетов Оформление задачи в DIRECTUM Анализ исполнения бюджета Корректировка В системе Prestima представлен широкий спектр средств анализа плановых и фактических значений. В зависимости от поставленных задач могут использоваться средства OLAP-анализа, таблицы MS Excel, аналитические отчеты в Crystal Reports. Управленческая отчетность Корпоративная отчетность Аналитическая отчетность Отчеты в Crystal Reports EXCEL Регламентированные шаблоны Решаемые задачи Используемые инструменты Prestima

24 Контроль исполнения бюджетов Оформление задачи в DIRECTUM Анализ исполнения бюджета Корректировка Многовариантность планирования системы Prestima позволяет хранить историю изменения плановых значений, формировать разные версии бюджетов в зависимости от изменения сценарных условий (например инфляции или конъюнктуры рынка), в т.ч. делать это в течении бюджетного периода.

25 Управление финансами Заявки на финансирование Ожидаемые финансовые поступления Платежный календарь Фактическое движение денежных средств план факт

26 Решаемые бизнес-задачи Поддержка использования в компании единой методики оперативного финансового планирования, в том числе на предприятиях с территориально-распределенной структурой: единый порядок регистрации заявок на финансирование и поступлений денежных средств; единые процедуры согласования платежей. Контроль соответствия платежей утвержденному лимиту по статьям БДДС: соотнесение каждого платежа со статьей бюджета; определение допустимых размеров превышения; недопущение сверхлимитных платежей. Формирование платежного календаря, позволяющего оценить ожидаемую платежеспособность компании, максимально эффективно распределить денежные средства предприятия, спрогнозировать «кассовые разрывы» и своевременно принять необходимые управленческие решения; контроль непроведенных и просроченных платежей. Регистрация всех видов оплаты при расчетах с организациями-партнерами: ввод первичных документов по поступлению и выбытию денежных средств, организация передачи данных по движению денежных средств между структурными подразделениями и ответственными за процессы оперативного финансового управления. Организация сбора оперативных данных по движению денежных средств: разработка механизмов сбора данных по факту выполнения поступлений и платежей из различных источников (учетные системы, «Клиент-банк», таблицы Excel и Access); определение алгоритмов обработки полученных данных; формирование единых форм корпоративной отчетности.

27 Формирование платежного календаря 21 Оформление задачи в DIRECTUM Платежный календарь Включение ожидаемых финансовых поступлений и согласованных заявок на финансирование в оперативный план движения денежных средств осуществляется финансистами компании через платежный календарь. Платежный календарь это основной инструмент оперативного финансового планирования, представляющий собой специальный интерфейс, который позволит максимально эффективно распределить денежные средства, оценить ожидаемую платежеспособность компании, спрогнозировать «кассовые разрывы» и своевременно принять необходимые управленческие решения

28 Проведение платежей Прочие виды оплаты Банковские платежи На основании заявок на финансирование, распределенных в платежном календаре, автоматически формируются платежные поручения для перечисления денежных средств с расчетных счетов предприятия. Посредством механизма интеграции с программой «Клиент-Банк» созданные платежные поручения могут быть автоматически в электронном виде переданы в банк предприятия, а информация о проведенных платежах передана обратно в модуль. 21 Механизм интеграции Платежный календарь Система «Клиент- Банк» Платежные поручения

29 Проведение платежей Прочие виды оплаты Банковские платежи Регистрируются документы по всем прочим видам оплаты (ценные бумаги, касса, взаимозачеты). Для каждого учетного документа модуля предусмотрен автоматический подбор заявок на финансирование и ожидаемых поступлений, что позволяет своевременно отслеживать исполнение платежей и поступлений, и оперативно корректировать финансовый план на предстоящий период. 21 Оформляются документы по прочим видам оплаты – ценные бумаги, касса, взаимозачеты В табличной части определяется перечень заявок или поступлений, которым производится оплата

30 Расчеты по договорам Договоры Этапы договоров Доп. соглашения Заказы Выполнение договоров Оплата договоров Контроль и анализ данных по договорам

31 Решаемые бизнес-задачи Структурированный учет договоров: детальный учет в необходимых разрезах - организация, договор, этап, допсоглашение, заказ, номенклатура материальных ценностей (МЦ) или состав услуг и т.д.; отражение условий исполнения обязательств по договорам (необходимость предоплаты, сроки отгрузки или оплаты по факту и т.д.). Оперативный учет выполнения и оплаты обязательств по договорам: учет выполнения и оплаты заказов на закупку, реализацию МЦ и услуг, работ по этапам договоров и прочего выполнения обязательств по всем видам договоров (например, по кредитным или лизинговым договорам); формирование данных о планируемых платежах и поступлениях с учетом условий договоров и текущего выполнения обязательств. Контроль и анализ данных по договорам, подготовка отчетности с различной детализацией данных: подбор поставщика или подрядчика (субподрядчика), определение условий для заключения договора с покупателем или заказчиком на основании данных о ценах, предыдущих заключенных договорах и т.д.; своевременность и объемы отгрузки и оплаты при закупке и реализации МЦ и услуг, выполнении работ по договорам и прочих обязательств по всем видам договоров; анализ дебиторской и кредиторской задолженности: списки дебиторов и кредиторов, акты сверки расчетов и т.д.; реестры накладных, актов, счетов-фактур, платежных документов, отчеты по выполнению обязательств по договорам и т.д.

32 Ведение реестра договоров 21 Оформление задачи в DIRECTUM Договоры Этапы договоров Одной из ключевых задач управления расчетами по договорам является формирование единой базы всех договоров, заключаемых на предприятии. При этом для ведения управленческого учета актуально отражение реквизитов, соответствующих специфике договорной деятельности, для последующего анализа данных в необходимых разрезах. Заказы 3

33 Ведение реестра договоров Оформление задачи в DIRECTUM Договоры Этапы договоров В рамках договора могут выделяться этапы, характеризующиеся содержанием работ, сроками и стоимостью. Заказы 213

34 Ведение реестра договоров Оформление задачи в DIRECTUM Договоры Этапы договоров При учете договоров на закупку или реализацию МЦ и услуг дополнительно может учитываться наличие допсоглашений и конкретных заказов, отражающих спецификацию на отгрузку МЦ или оказание услуг. Заказы 213

35 Выполнение и оплата по договорам Оформление задачи в DIRECTUM Выполнение Оплата Документ выполнение наших обязательств по договорам служит для отражения всех видов наших обязательств (поставка, оказание услуг и пр.), а документ выполнение обязательств партнеров по договорам - обязательства организации-партнера. В документах указываются дата, организация, договор, вид выполнения обязательства и сумма выполнения. 213

36 Выполнение и оплата по договорам Оформление задачи в DIRECTUM Выполнение Оплата Информация об оплате договоров отражается в документах оплата наших обязательств по договорам и оплата обязательств партнеров по договорам (в т.ч. в валюте). Сведения об оплате в данные документы может попадать из модуля «Управление финансами». 213

37 Контроль и анализ данных по договорам Модуль «Расчеты по договорам» с помощью аналитических отчетов позволяет: подобрать поставщика, определить условия для заключения договора с покупателем на основании информации в прайс-листах, ранее заключенных договорах, оформленных заказах; отслеживать своевременность и объемы отгрузки и оплаты по договорам на основании указанных условий расчетов, документов по выполнению и оплате обязательств; формировать отчеты для анализа расчетов с организациями: сводные или отдельно по договору, закупкам или продажам. 213

38 Организация работы в территориально-распределенной структуре Оформление задачи в DIRECTUM Репликация Терминальный доступ Работа при территориально - распределенной структуре в системе Prestima может быть организована в режимах терминального доступа и репликации. Репликация – работа в режиме off-line с автоматизированным контролем целостности данных, изменяемых на разных серверах, в т.ч. на нестабильных каналах связи с низкой пропускной способностью. Терминальный доступ – работа в режиме on-line на стабильных каналах связи при необходимости мгновенного обмена информацией.

39 Варианты внедрения решения Внедрение cистемы Prestima Типовое решение ОбучениеКонсультации Индивидуальное решение Типовое решение Адаптация + Консалтинг

40 Этапы внедрения Prestima максимальное участие поставщика Технологии разработки и внедрения программных продуктов группы компаний НПО «Компьютер» сертифицированы по системам ISO 9001:2001 и ГАЗПРОМСЕРТ Обучение администраторов Обучение ведущих пользователей Бизнес-консалтинг Разработка проектных решений Проектирование системы Настройка и модификации системы Тестовая эксплуатация Развертывание системы на рабочих местах Обучение рядовых пользователей Настройка системы Опытная эксплуатация Консультации пользователей и администраторов Оценка качества внедрения Опытная эксплуатация

41 Услуги по консалтингу и внедрению Бизнес-консалтинг Разработка бюджетной структуры Изучение и анализ бизнес-процессов «как есть» Моделирование бизнес-процессов «как будет» Проведение обучения ведущих пользователей предметной области бюджетирования Разработка бюджетных регламентов Оценка эффективности внедрения Внедрение Проведение обучения и аттестации ведущих пользователей работе в систему Prestima Проведение обучения и аттестации администраторов администрированию системы Prestima Разработка и согласование проектных решений Настройка и модификация системы согласно проектным решениям Установка системы на рабочие места пользователей Проведение обучения и аттестации пользователей работе в системе Prestima Консультирование пользователей и администраторов по работе в системе

42 Эффект от внедрения Prestima Менеджеры высшего звена Возможность прогнозирования финансового состояния компании Повышение прозрачности процессов управления доходами и расходами предприятия Возможность проведения оперативного анализа исполнения планово-контрольных показателей в любой момент времени Увеличение времени реакции на изменения экономических условий функционирования предприятия Топ-менеджмент экономического блока Снижение трудоемкости анализа исполнения бюджетов предприятия Сокращение трудоемкости формирования отчетности Уменьшение ошибок при обобщении планов производственных подразделений Сокращение объемов сверхбюджетных платежей Топ-менеджмент экономического блока Сокращение трудоемкости формирования и корректировки бюджета Сокращение сроков и трудоемкости сбора данных о выполнении бюджетов с максимально возможной детализацией своевременное принятие решений по оптимизации бюджетных показателей Сокращение трудоемкости формирования управленческой/корпоративной отчетности по плановым и фактическим данным

43 Преимущества Prestima Реальное повышение эффективности работы как руководителей, так и рядовых пользователей Широкий функционал системы Prestima Инструмент разработки IS-Builder Организация территориально-распределенной работы Высокая масштабируемость системы Бесшовная интеграция с системой DIRECTUM Качественное внедрение Приемлемая стоимость

44 Спасибо за внимание! Ваши вопросы? , г. Ижевск, ул. К.Маркса, д.2 тел. (3412)