Академия государственного управления при президенте Республики Казахстан Управление временем Составитель: Шаханов Елтай Айтымышевич профессор кафедры Философии. - презентация

1 Академия государственного управления при президенте Республики Казахстан Управление временем Составитель: Шаханов Елтай Айтымышевич профессор кафедры Философии и методологии управления, кандидат философских наук, доцент

2 План 1 Преимущества последовательной организации времени 2 Принцип Эйзенхауэра: что важно, что срочно? 3 Рабочий протокол 4 Расстановка приоритетов: Сначала А, затем В и уж только потом С 5 Метод планирования Alpen!

3 Двадцать преимуществ последовательной организации времени 1. Концентрация на существенном 2. Снижение распыления сил и средств 3. Отграничение важных от менее важных дел 4. Решение о приоритетных заседаниях и делегациях 5. Хорошая память 6. Рационализация в результате объединения заданий 7. Уменьшение неполадок и прерываний и управление ими 8. Снижение стрессов 9. Невозмутимость в случае непредусмотренных результатов 10. Самодисциплина при выполнении заданий 11. Планирование предстоящего дня 12. Распорядок в ходе дня 13. Обзор и ясность в выполнении заданий 14. Согласованность заданий на следующий рабочий день 15. Повышение самоконтроля 16. Выигрыш времени благодаря методичной работе 17. Переживание успеха в конце рабочего дня 18. Достижение целей дня 19. Высокое удовлетворение и мотивация 20. Повышение работоспособности

4 Принцип Эйзенхауэра: что важно, что срочно? Важной помощью при целевом планировании является принцип Эйзенхауэра: умение отличать срочность, с одной стороны, и важность - с другой. Не все, что срочно, так же важно! Каждый знаком с ситуацией, когда того, кто громче всех кричит или является наиболее влиятельным человеком, обслуживают раньше всех, как будто только для того, чтобы его успокоить. Такая ситуация представляет опасность для достижения Вашей цели. В конце концов Вы должны ориентироваться на свое дело, а не на того, кто мешает. С разъяснением важнейших и / или срочных дел (заданий, решений) Вы становитесь более рациональными, а это означает, что Вы поступаете правильно. Встречаются дела срочные и несрочные, следовательно, Вы должны их или немедленно выполнить, или отложить на время. Расстановка приоритетов препятствует распылению на неважном. Расстановка приоритетов помогает не забывать важные дела.

5 Ваши действия С помощью принципа Эйзенхауэра Вы немедленно решаете, принимаетесь ли Вы за задание тотчас, позднее или совсем не выполняете его. В зависимости от степени срочности и важности задания Вы можете очень просто определить момент времени его выполнения. Задания, которые одновременно важны и срочны, дают Вам при качественном и своевременном выполнении очень много преимуществ. Эти задания Вы должны выполнять сами и немедленно. Задания, которые важны именно для Вас, но не срочны, Вы должны планировать и выполнять позднее. Задания, которые являются срочными, но для Вас не важны, Вы должны по возможности перепоручать или, если это невозможно, выполнять по мере возможности. На задания, которые не важны и не срочны, Вы не должны тратить свое время. Сложите их в папку для бумаг. Часто такие дела решаются сами собой.

6 Рабочий протокол Многие чувствуют себя в конце рабочего дня или рабочей недели измученными и усталыми и, несмотря на это, все равно думают, что мало достигли и сделали. Здесь рабочий протокол играет важную роль: Вам дается точная справка о том, что Вы сделали, когда и где. Для чего нужен рабочий протокол? Рабочий протокол создает Вам обзор, на что, собственно говоря, Вы потратили свое время. С его помощью Вы можете определить, есть ли у Вас приоритеты и в чем они заключаются. Вы можете проверить, согласованы ли приоритеты с Вашими собственными желаниями и целями. Ваши действия Выберите два определенных дня и запишите, что Вы сделали за эти дни. Достаточно один раз составить рабочий протокол, чтобы очень быстро понять, следуете ли Вы своим приоритетам.

7 Сначала А, затем В и уж только потом С Если мы хотим достичь своих целей, важно расставить приоритеты. Как часто мы распыляемся и растрачиваем наше время по мелочам! В конце дня мы спрашиваем себя - что мы собственно сделали? Приоритет означает, что имеется некоторое преимущество. Как правило, мы расставляем приоритеты по трем ступеням: А, В и С. Если мы выполняем сначала задание с приоритетом А, мы достигаем здесь лучшего резуль­тата, большей выработки и большего успеха. Уясните для себя следующее : Отдавая предпочтение А-заданиям, Вы тратите 15 % собственного времени, достигая при этом 65 % выработки, т. е. 2 / 3 от возможных результатов. Выполняя В-задания, Вы тратите 20 % своего времени и достигаете 20 % своей выработки. Если Вы выполняете задания С, то Вы получаете только ничтожную часть результатов. При этом Вы тратите 65 % своего времени, достигнув всего лишь 15 % возможного результата. Используйте свое время оптимально для заданий А, В и С. Тогда Вы достигнете 100 %- результата. Но ни в коем случае не тратьте большую часть Вашего времени на задания С. В противном случае Вы никогда не придете к 100 %-му результату!

8 Как Вы расставляете приоритеты? Расположите все выполняемые задания Вашего рабочего протокола по их значимости, т. е. важности (но не по их срочности). 1 Задания А обрабатывайте в первую очередь! 15 % заданий являются заданиями А, т. е. это те задания, на которые Вы ежедневно должны тратить около 15 % своего времени. А задания имеют в планировании времени абсолютное преимущество. Они достигают тем самым высокой рациональности (около 65 % Вашей выработки). 2 Задания В перепоручайте! Средние задания, задания В, составляют 20 % от общего числа заданий. Здесь следует обдумать, какие задания Вы сами можете выполнить, а какие перепоручить. Вы не должны ни в коем случае пренебрегать на основе В-заданий заданиями А. Для заданий В Вы должны запланировать около 20 % рабочего времени. 3 Задания С - рутина. Остающееся рабочее время (65 %) запланируйте для выполнения ежедневных рутинных заданий. Это время Вы должны попытаться сэкономить, чтобы использовать для завершения затянувшихся дел. Чем больше заданий С Вы можете отсрочить, тем лучше. Нередко они выполняются сами собой. Всегда думайте о том, что срочность уступает важности

9 Планируйте день с Alpen! Одним из важнейших инструментов для эффективной работы является план дня. Реалистичный план дня содержит, в принципе, только то, что Вы в этот день хотите, должны и, прежде всего, также можете выполнить. Чем больше поставленных целей Вы считаете достижимыми, тем больше Вы мобилизуете свои силы и концентрируете их на достижении этих целей. Для чего нужен план дня? Он содержит все действия, которые Вы хотите выполнить за один день, а также дает возможность выполнять их в имеющееся в Вашем распоряжении время. Он создает Вам быстрый обзор и дает убедиться, что Вы ничего не забыли. Вы концентрируете взгляд на существенном. Тем самым Вы преодолеваете опасность рассредоточивания себя! Что означает планирование дня по методу Alpen? Если Вы откровенно считаете, что работа Вас душит, не отчаивайтесь! Действуйте по методу Alpen. Метод Alpen помогает Вам систематически планировать Ваш день, в пять ступеней. Метод относительно прост и требует после некоторой тренировки в среднем ежедневно не больше 5-10 минут. Метод Alpen достаточно легок в использовании, потому что каждая заглавная буква соответствует одной задаче.

10 Метод Alpen помогает: А В се написать L О ценить продолжительность Р З арезервировать время Е В ыбрать приоритет N О существлять последующий контроль 1 Все записать Запишите все активные действия. К этому относятся задания, сроки, дневная работа, незаконченность. 2 Оценить продолжительность Для всех видов деятельности оцените, сколько вре­мени необходимо для ее осуществления. 3 Зарезервировать время Считается правилом, что Вы планируете только 60 % своего рабочего времени, а 40 % оставляете в запасе для непредвиденных дел (60 : 40). Если Вам это кажется завышенным требованием, поработайте в течение некоторого времени по этому правилу, а затем проверьте, какое соотношение, по Вашему мнению, будет верным для Вас. 4 Выбрать приоритет Расставьте приоритеты, кратко обсудите, поручите задания и установите сроки. 5 Осуществлять последующий контроль В конце рабочего дня проверьте свой план. Все невыполненные задания перенесите или на один из предстоящих дней или в свой список активных действий

11 Планирование времени Планирование времени, на компьютере или на бумаге, - это нечто большее, чем простой календарь сроков. Оно является своего рода руководством. Планирование времени включает сроки, список активных действий, приоритеты, распорядок дней, обзоры недели и / или месяца, обзоры года и прочую важную информацию. Кроме того, ему присуща многофункциональность: его можно использовать как календарь сроков, записную книжку, инструмент планирования, помощь для напоминания, адресную книгу, накопитель идей и инструмент контроля. Какие преимущества предлагают календарные планы? Они дают обзор предстоящих заданий (список активных действий) и запланированных сроков (план дня, месяца и года). Они служат инструментом планирования, позволяя расставлять приоритеты предстоящих активных действий и принимать затем во внимание задания в Вашем планировании дня или месяца. Так как Вы наметили контакты и активные действия на конкретные сроки, то для Вас в конце дня, недели или месяца не составит труда подвести баланс. Вы очень быстро сможете определить, какие зада­ния выполнены, а какие еще предстоит выполнить. Календарный план поддержит Вас при последующем контроле.

12 Ваши действия 1 Все значимые для Вас активные действия Вы регистрируете в специальном списке. 2 Вы систематизируете активные действия, отличительными чертами которых являются сроки окончания и логическое единство. 3 Вы оцениваете время выполнения отдельных активных действий. 4 Вы расстанавливаете приоритеты. 5 Вы вносите сроки в план дня, месяца, года. Сроки в плане месяца или года носят напоминающий характер. 6 Вы планируете свой день. Распорядок следующего дня Вы составляете накануне. Благодаря этому Вы получаете прозрачность и ясность в требованиях следующего дня. За основу берите свой список активных действий. В нем Вы увидите, к какому сроку должно быть выполнено задание и какова степень его важности. 7 Вы осознанно оставляете 40 % времени в день не занятым для непредвиденного. 8 Активные действия, контакты, которые Вы еще не смогли/не хотели конкретно обозначить сроками, запишите в список активных действий без сроков. 9 В конце дня Вы проверяете свой суточный план. Все не достигнутые цели дня учитываются еще раз при последующем планировании дня. 10 Вы проверяете свой список активных действий тогда, когда Вам это удобно, например, раз в неделю. Все выполненные активные действия получают статус «Выполнено», всем активным действиям, сроки которых уже истекли и которые еще не выполнены, нужно проставить новые сроки.

13 С ПИСОК ЗВОНИВШИХ ПО телефону Кто хочет эффективно расходовать свое время, должен также вести список звонков по телефону. В нем фиксируются все входящие звонки и определяется, что нужно делать. Список звонков по телефону обусловливает целый ряд преимуществ: устраняет привычку все записывать на листках бумаги и систематизирует звонки; сразу направляет в определенное русло важную информацию; может, когда Вы в дороге, известить, что прислан факс. Это избавляет от тягостных дополнительных вопросов, разговоров по телефону и экономит затраты. Ваши действия Поручите кому-нибудь в Ваше отсутствие вносить в список все входящие звонки. Естественно, Вы можете такой список вести сами и для коллеги, и для руководителя. Обратите внимание на то, чтобы было видно: кто и когда звонил; номер телефона, по которому Вы можете связаться со звонившим; что хотел звонивший; какими активными действиями Вы отреагировали на звонок.

14 С ПИСОК активных действий В списке активных действий Вы определяете все задания, которые находятся под Вашей ответственностью. Он служит для того, чтобы: устранить привычку все записывать на листках бумаги и наглядно представлять все еженедельные задания; концентрировать свои усилия, препятствуя их распылению; постоянно напоминать о главных задачах. Ваши действия 1 Запишите любые активные действия, за которые Вы ответственны, в список. 2 Отметьте срок окончания каждого действия. 3 Расставьте для каждого действия приоритеты. 4 Проверьте при регулярном планировании дней, недель и месяцев свой список. Добавьте новые активные действия. Решенные задачи получают статус «Выполнено». Активным действиям, срок окончания которых уже превышен, назначьте новый срок. 5 Активные действия, за которые Вы ответственны, но которые не обязательно должны быть выполнены самостоятельно, Вы можете в случае необходимости перепоручить кому-нибудь другому. Однако за отслеживание сроков отвечаете по-прежнему Вы.